Rechnung schreiben als Freiberufler | Vorlage & Muster

Rechnung für Freiberufler – Vorlage & Muster

27. Mai 2024 / 6 Min /
Rechnung für Freiberufler Vorlage

Gerade als Freiberufler ist eine ordentliche und vollständige Rechnung das A & O. Damit das Finanzamt das Rechnungsdokument auch als Beleg anerkennt, müssen Freiberufler bei der Erstellung einiges beachtet werden. In diesem Beitrag finden Freiberufler nicht nur eine praktische Rechnungsvorlage für Word, OpenOffice und als PDF. Wir haben außerdem alle Infos rund um die Freiberufler-Rechnung gesammelt und stellen nützliche Tipps und Tricks für eine professionelle Rechnungserstellung vor.

Was bedeutet Rechnung? Definition

Der Begriff „Rechnung“ (auch „Faktura“ genannt) bezeichnet ein Dokument, das eine Forderung über erbrachte Lieferungen oder Leistungen enthält. Dabei ist es gleichgültig, wie die Rechnung bei der Erstellung betitelt wird. Andere Bezeichnungen anstelle von „Rechnung“ sind beispielsweise:

  • Abrechnung
  • Quittung
  • Zahlungsaufforderung
  • Gegenrechnung
  • etc.

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Rechnungen können entweder in Papierform oder – insofern der Empfänger zustimmt – elektronisch ausgestellt werden.

Pflichtangaben einer Rechnung für Freiberufler

Bei der Rechnungsstellung gibt es einiges zu beachten. Zum Beispiel müssen die Inhalte dem Gesetz entsprechen. Die Pflichtangaben auf einer Rechnung sind in § 14 Absatz 4 Umsatzsteuergesetz geregelt. Hinzu kommen noch freiwillige Angaben, die den Zahlungsverkehr erleichtern. Etwa die Angabe der Bankverbindung, auf die der fällige Betrag überwiesen werden soll:

  1. Name und Anschrift des Rechnungserstellers
  2. Name und Anschrift des Empfängers
  3. Einmalige Kunden- und Rechnungsnummer
  4. Rechnungsdatum
  5. Leistungsdatum oder Zeitraum
  6. Betreff
  7. Beschreibung der Dienstleistung
  8. Nettopreis
  9. Umsatzsteuer (Prozentsatz und Betrag)
  10. Gesamtbetrag
  11. Angabe der Zahlungsfrist
  12. Steuer-ID oder USt-IdNr.
  13. Kontaktdaten des Rechnungsstellers und Bankdaten
Rechnung Vorlage Pflichtangaben Rechnung

Neben den notwendigen und freiwilligen Inhalten einer Rechnung sollten Freiberufler zudem beachten, dass sie die Rechnung innerhalb einer Frist von sechs Monaten nach der erbrachten Leistung ausstellen müssen.

Gesetzliche Pflichtangaben nach § 14 UStG einer Rechnung für Freiberufler
Diese Pflichtangaben gehören in jede Rechnung

Weniger Angaben auf Kleinbetragsrechnungen

Eine Forderung für Leistungen, die mit einem Wert von bis zu 250 Euro in Rechnung gestellt wird, bezeichnet man als „Kleinbetragsrechnung„. Im Gegensatz zur regulären Rechnung für Freiberufler enthält die Kleinbetragsrechnung weniger Angaben, um den gesetzlichen Anforderungen nach § 33 UStDV (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung) gerecht zu werden:

  • Name und Anschrift des Leistungserbringers
  • Rechnungsdatum
  • Menge und Art der erbrachten Leistung
  • Entgelt sowie den darauf entfallenen Steuerbetrag und Steuersatz

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Die Umsatzsteuer muss nicht immer angegeben werden

Obwohl die Umsatzsteuer zu den gesetzlichen Pflichtangaben gehört, muss sie in sogenannten „Kleinunternehmerrechnungen“ nicht ausgewiesen werden. Wichtig ist allerdings, dass Kleinunternehmer in der Rechnung auf § 19 UStG hinweisen. Das ist beispielsweise mit folgenden Formulierungen möglich:

  • „Nach § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
  • „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“
  • „Als Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG berechne ich keine Umsatzsteuer.“
  • „Der ausgewiesene Rechnungsbetrag enthält nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer.“

Alle Infos sowie eine Vorlage zur Kleinunternehmerrechnung finden Freelancer und Freiberufler in unserem Artikel: Kleinunternehmerrechnung für Freiberufler

Vorlage Rechnung für Freiberufler kostenlos herunterladen

So verwenden Freiberufler unsere Rechnungsvorlage

Wir haben unsere Rechnungsvorlage so aufgebaut, dass Freiberufler sie unkompliziert mit den Textverarbeitungsprogrammen OpenOffice sowie Microsoft Word verwenden können. Alternativ steht ein PDF-Download bereit. Das Dokument kann anschließend mit einem entsprechenden Verarbeitungsprogramm angepasst werden.

Bei der Bearbeitung der Vorlage müssen Freiberufler darauf achten, dass sie ihr eigenes Logo und auch sonst die eigenen Daten einfügen – etwa die korrekte Kundenanschrift oder die eigene Absenderadresse. Auch die korrekten Bankdaten dürfen nicht fehlen.

Beachte: Bei der Verwendung einer Rechnungsvorlage müssen Freiberufler bedenken, dass die Rechnungsnummer manuell fortlaufend eingetragen wird, damit sie GoBD-konform ist. Anders als ein entsprechendes Steuer-Tool denkt unsere Vorlage nicht von allein an individuell fortlaufende Rechnungsnummern.

Weitere Rechnungsarten

Neben der generellen Ausgangsrechnung gibt es noch weitere Rechnungsarten, die Freiberufler kennen sollten:

Deshalb sollten Fehler auf Rechnungen vermieden werden

Rechnungen sind wichtige Dokumente, die unbedingt fehlerfrei sein müssen. Tippfehler, eine falsche oder veraltete Rechnungsnummer oder andere fehlerhafte Angaben sollten Freiberufler vermeiden, damit die Rechnung einerseits gesetzeskonform ist und der Vorsteuerabzug nicht gefährdet wird. Auf der anderen Seite sorgt eine fehlerfreie Rechnung dafür, dass der Kunde den Rechnungsbetrag am Ende auch bezahlt und ein Inkasso-Verfahren damit hinfällig wird. Diese Angaben müssen immer geprüft werden:

  • Rechnungsnummer: Ist sie einmalig und fehlerfrei?
  • Stundensatz: Spiegelt der Stundensatz den eigenen Marktwert wider?
  • Leistungen: Wurden die erbrachten Leistungen korrekt aufgeführt und berechnet?
  • Name und Anschrift: Sind Name und Anschrift des Rechnungsempfängers und -ausstellers korrekt?
  • Rechnungsdatum: Ist das Rechnungsdatum korrekt und aktuell?
  • Bankverbindung: Stimmt die eigene IBAN sowie BYC?
  • Zahlungsziel: Wurde eine Frist von mindestens sieben, in der Regel aber 14 bis 30 Tagen angegeben?

Sollten Freiberuflern bei der Rechnungserstellung dennoch ein Fehler unterlaufen, gibt es immer noch die Möglichkeit, eine Rechnungskorrektur durchzuführen. Noch einfacher ist es aber, auf ein Tool für die Buchhaltung zurückzugreifen.

FAQ

Was muss bei einem Freiberufler auf der Rechnung stehen?

Freiberufler und Freelancer erstellen Rechnungen wie andere Selbstständige bzw. Unternehmen auch. Wichtige Angaben, die nicht fehlen dürfen, sind: 1. Einmalige und fortlaufende Rechnungsnummer. 2. Name und Anschrift des Kunden sowie der eigene Name und die eigene Anschrift. 3. Rechnungsdatum. 4. Nettobetrag, Mehrwertsteuer und Prozentsatz sowie Bruttobetrag. 5. Menge und Art der Leistungen. 6. Leistungsdatum oder -zeitraum. 7. Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID.

Welche Steuernummer muss auf die Freiberufler-Rechnung?

In der Gründungsphase darf noch die private Steuer-ID des Freiberuflers angegeben werden. Sobald das Finanzamt eine spezifische Steuernummer vergibt, sollte diese angegeben werden. Alternativ und bei Geschäften innerhalb der EU bietet sich die Umsatzsteuer-ID an. Die USt-IdNr. wird vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben. Beide Steuernummern müssen nicht auf der Rechnung angegeben werden. Zum Beispiel reicht bei Dienstleistungen innerhalb Deutschlands die geschäftliche Steuer-ID, bei Geschäften innerhalb der EU die USt-IdNr.

Sind Freiberufler von der Umsatzsteuer befreit?

Freiberufler müssen so, wie andere Selbstständige auch, die Umsatzsteuer abführen. Das gilt für alle, die im laufenden Geschäftsjahr (ab dem Gründungstag) weniger als 22.000 Euro verdienen und im folgenden Geschäftsjahr nicht mehr als 55.000 Euro einnehmen werden. Dann fallen Freiberufler unter die Regelung für Kleinunternehmer und müssen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Wer mehr verdient, muss die Steuer hingegen in der Rechnung ausweisen.

Wann muss keine Steuernummer auf die Rechnung?

Bei sogenannten Kleinbetragsrechnungen muss die Steuer-ID bzw. Umsatzsteuer-ID nicht angegeben werden. Das ist dann der Fall, sobald der Rechnungsbetrag unter 250 Euro liegt. Steuerbefreite Freiberufler (Kleinunternehmer) müssen zudem mit einem Hinweis auf der Kleinbetragsrechnung vermerken, dass sie nach § 19 UStG von der Verrechnung der Umsatzsteuer befreit sind.

Wie viel darf man freiberuflich steuerfrei verdienen?

Egal ob Freiberufler oder Gewerbetreibender: Ledige, die mehr als den Grundfreibetrag in Höhe von 11.604 (2024) einnehmen, müssen Einkommenssteuern zahlen. Zu den Einnahmen gehören beispielsweise Einkünfte aus dem Freiberufler-Business sowie Zinserträge oder Mieteinnahmen. Aber auch Festangestellte, die nebenbei als Freiberufler oder Freelancer tätig sind, müssen ab dem Grundfreibetrag Steuern zahlen. Darunter fällt keine Einkommenssteuer an.

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