Gerade als Freiberufler ist eine ordentliche und vollständige Rechnung das A & O. Wer wissen möchte, auf was dabei geachtet werden sollte, findet hier nicht nur eine Vorlage, sondern auch Tipps & Tricks für eine professionelle Rechnungserstellung.
Vorlage Rechnung
Eine Rechnung ist ein Dokument, in dem ein Unternehmer seinen Kunden über das fällige Entgelt aufgrund des Kaufvertrags informiert. Allerdings ist es nicht zwingend erforderlich, dass das Dokument im Geschäftsverkehr auch explizit als „Rechnung“ bezeichnet wird. Stattdessen kann die Rechnung beispielsweise auch Quittung oder Abrechnung benannt werden.
Rechnung müssen entweder in Papierform oder – insofern der Empfänger zustimmt – elektronisch ausgestellt werden. In einer Rechnung werden Lieferungen oder sonstige Leistungen an einen Kunden abgerechnet. Sie muss daher alle wichtigen Angaben zur Leistung, Zahlung, Verkäufer und Kunden enthalten.
Inhalte der Rechnung für Freelancer
Pflichtangaben in der Rechnung
- Name und Adresse des Rechnungsstellenden
- Name und Adresse des Empfängers
- Kundennummer und Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Betreff
- Beschreibung der Dienstleistung
- Nettopreis
- Umsatzsteuer
- Gesamtbetrag
- Angabe der Zahlungsfrist
- Kontodaten des Rechnungsstellers
Erklärung zu Pflichtangaben
Es gibt verschiedene Pflichtangaben, die in einer Rechnung enthalten sein müssen – ohne diese Angaben ist sie nicht rechtsgültig. Im schlimmsten Fall bezahlt der Kunde kein Geld oder zögert die Zahlung lange Zeit hinaus. Das kann für Selbstständige nicht nur zu Liquiditätsschwierigkeiten führen, sondern kann auch viele Nerven kosten. Damit das erst gar nicht passiert, sollte unbedingt darauf geachtet werden, eine sorgfältig erstellte Rechnung zu verschicken. Damit bei der Rechnungserstellung nichts schiefgeht, sollten sich Freelancer ausreichend Zeit für die Erstellung einer entsprechende Rechnungsmaske nehmen. Das spart langfristig gesehen viel Zeit und durch das Muster sind auch alle relevanten Angaben berücksichtigt worden.
Die Umsatzsteuer ist ein weiterer wichtiger Punkt und muss auf jeder Rechnung ein angegeben sein. Freelancer sollten immer wissen, mit welchem Umsatzsteuersatz sie ihre Leistungen versteuern müssen.
Kommen wir nun zur Rechnungsnummer: Diese muss fortlaufend und lückenlos vergeben werden. Aufgrund der Rechnungsnummer ist im Rahmen einer eventuellen Steuerprüfung eine eindeutige Identifizierung der Zahlungsströme möglich.
Freiberufler müssen nicht nur Rechnungen stellen, um ihr Honorar zu erhalten, sondern auch, um ihre Einnahmen gegenüber dem Finanzamt zu belegen. Damit die Rechnung vom Finanzamt anerkannt werden kann, ist es wichtig, dass sie der Form entspricht und die genannten Angaben enthält.
Fehler auf Rechnungen vermeiden
Rechnungen sind wichtige Dokumente, die unbedingt fehlerfrei sein müssen. Im schlimmsten Fall bekommen Freiberufler ihr Geld nicht, denn wenn ein Kunde eine fehlerhafte Rechnung erhält, muss er diese nicht bezahlen. Das gilt zum Beispiel dann, wenn die Beträge nicht richtig aufgeschlüsselt sind oder wenn die Umsatzsteuer mit einem falschen Prozentsatz angenommen wurde. Werden solche Fehler vermieden, müssen so bald keine Rechnungen mehr storniert werden.
Wird der Steuerbetrag falsch auf der Rechnung angegeben, ergeben sich für beide Beteiligten mehrere Möglichkeiten: Zum einen, kann es vorkommen, dass der Kunde die Rechnung gar nicht erst akzeptiert und die Rechnung storniert wird und zum anderen wird vielleicht ein zu geringer Steuerbetrag ausgewiesen. Dann müssten beide Parteien den noch offenen Betrag leisten und das hinterlässt einen faden Beigeschmack – auf beiden Seiten.
Wurde beispielsweise zu viel Steuer angegeben und der Kunde hat diese bereits gezahlt, muss der Mehrbetrag abgeführt werden oder es müssen beide Parteien den Steuerbetrag berichtigen. Auf der einen Seite ist das die Vorsteuer, auf der anderen Seite die Umsatzsteuer. In jedem Fall sind die Stornierung und Neuerstellung der Rechnung sicherlich der einfachere Weg.
