Rechnung für Freiberufler – Vorlage & Muster

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Vorlage Rechnung

Rechnung für Freiberufler

Inhalt des Artikels:

  1. Inhalte der Rechnung für Freelancer
  2. Pflichtangaben in der Rechnung
  3. Erklärung zu Pflichtangaben
  4. Fehler auf Rechnungen vermeiden

Unter dem Begriff Rechnung versteht man jedes Dokument, in dem ein Unternehmer seinen Kunden über das aufgrund des Kaufvertrags fällige Entgelt informiert. Allerdings ist es nicht zwingend erforderlich, dass das Dokument im Gechäftsverkehr auch explizit als „Rechnung“ bezeichnet wird. Stattdessen kann die Rechnung beispielsweise auch als Quittung oder Abrechnung benannt sein.

Rechnung müssen entweder in Papierform oder – insofern der Empfänger zustimmt – elektronisch ausgestellt werden. In einer Rechnung werden Lieferungen oder sonstige Leistungen an einen Kunden abgerechnet. Sie muss daher alle wichtigen Angaben zu Leistung, Zahlung, Verkäufer und Kunden enthalten. Arbeiten Sie als Freelancer, müssen Sie Ihrem Kunden für jeden Auftrag eine Rechnung schreiben.

Inhalte der Rechnung für Freelancer

Pflichtangaben in der Rechnung

  1. Name und Adresse des Rechnungsstellenden
  2. Name und Adresse des Empfängers
  3. Kundennummer und Rechnungsnummer
  4. Rechnungsdatum
  5. Betreff
  6. Beschreibung der Dienstleistung
  7. Nettopreis
  8. Umsatzsteuer
  9. Gesamtbetrag
  10. Angabe der Zahlungsfrist
  11. Kontodaten des Rechnungsstellers

Erklärung zu Pflichtangaben

Es gibt verschiedene Pflichtangaben, die in einer Rechnung enthalten sein müssen. Ohne diese Angaben ist die Rechnung nicht rechtsgültig. Im schlimmsten Fall bezahlt der Kunde Ihnen kein Geld oder zögert die Zahlung lange Zeit hinaus. Dies kann Sie in Liquiditätsschwierigkeiten bringen. Achten Sie daher immer darauf, eine sorgfältig erstellte Rechnung zu verschicken. Machen Sie sich die Mühe und nehmen Sie sich die Zeit dafür, eine entsprechende Rechnungsmaske zu erstellen. Auf die können Sie dann immer wieder zurückgreifen und können sicher sein, dass Sie alle relevanten Angaben berücksichtigt haben.

Die Umsatzsteuer ist auf Ihrer Rechnung ein besonders wichtiger Punkt. Sie sollten immer wissen, mit welchem Umsatzsteuersatz Sie Ihre Leistungen versteuern müssen.

Noch ein Wort zur Rechnungsnummer: Diese muss fortlaufend und lückenlos vergeben werden. Aufgrund der Rechnungsnummer ist im Rahmen einer eventuellen Steuerprüfung eine eindeutige Identifizierung der Zahlungsströme möglich.

Freiberufler müssen nicht nur Rechnungen stellen, um ihr Honorar zu erhalten, sondern auch, um ihre Einnahmen gegenüber dem Finanzamt zu belegen. Damit die Rechnung vom Finanzamt anerkannt werden kann, ist es wichtig, dass sie der Form entspricht und die genannten Angaben enthält.

Fehler auf Rechnungen vermeiden

Rechnungen sind wichtige Dokumente, die unbedingt fehlerfrei sein müssen. Im schlimmsten Fall bekommen Sie Ihr Geld nicht – wenn ein Kunde eine fehlerhafte Rechnung erhält, muss er diese nicht bezahlen. Das gilt zum Beispiel, wenn die Beträge nicht richtig aufgeschlüsselt sind oder wenn die Umsatzsteuer mit einem falschen Prozentsatz angenommen wurde. Werden die folgenden Fehler vermeiden, müssen so bald keine Rechnungen mehr storniert werden.

Wird der Steuerbetrag falsch auf der Rechnung angegeben, ergeben sich für beide Beteiligten mehrere Möglichkeiten. Zum einen, kann es sein, dass der Kunde die Rechnung gar nicht erst akzeptiert und die Rechnung störniert wird. Dann muss ein neues Exemplar ausgestellt werden. Zum anderen wird vielleicht ein zu geringer Steuerbetrag ausgewiesen, dann müsste beide Parteien den noch offenen Betrag leisten.

Wurde aber zu viel Steuer angegeben und der Kunde hat diese bereits gezahlt, muss der Mehrbetrag abgeführt werden oder es müssen beide Parteien den Steuerbetrag berichtigen. Auf der einen Seite ist das die Vorsteuer, auf der anderen Seite die Umsatzsteuer. In jedem Fall ist die Störnierung und Neuerstellung der Rechnung sicherlich der einfachere Weg.

Über den Autor

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