Gesetzliche Pflichtangaben auf Rechnungen

Für das Ausstellen von Rechnungen gelten einige Pflichtangaben. In § 14 UStG wird geregelt, welche Angaben in einer korrekten Rechnung enthalten sein müssen, damit diese für das Finanzamt im Fall einer Prüfung nachvollziehbar ist. In diesem Artikel zeigen wir auf, welche Angaben zwingend auf einer Rechnung aufgeführt werden müssen.

Pflichtangaben auf Rechnungen nach § 14 UStG:

Die meisten Unternehmen, Freelancer und Freiberufler wissen, dass das Finanzamt bei unvollständigen Rechnungsangaben kein Pardon kennt und Verstöße gegen die Formvorschriften den Vorsteuerabzug gefährden. Umso erschreckender ist es, wie viele fehlerhafte Rechnungen dennoch im Umlauf sind. Damit Selbstständigen kein Fehler mehr unterläuft, haben wir die wichtigsten formalen Ansprüche an eine Rechnung (auch E-Rechnung) nachfolgend zusammengefasst.

Was muss eine Rechnung enthalten?

• Name und Anschrift von Leistungserbringer und Leistungsempfänger (Auftraggeber und Kunde)
• Steuer-ID oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum
• Einzigartige und fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der Leistung bzw. gelieferten Gegenstände
• Zeitpunkt von Lieferung oder Leistung (sofern das Leistungsdatum nicht dem Rechnungsdatum entspricht)
• Rechnungsbetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen (Netto-Betrag, Steuersatz und Brutto-Betrag)

Je nach Unternehmen und Anwendungsfall können weitere Pflichtangaben auf Rechnungen hinzukommen. Zum Beispiel erfolgt bei Rechnungen an Privatpersonen ein Hinweis, dass sie diese zwei Jahre lang aufbewahren müssen. Handelt es sich hingegen um eine Gutschrift (umgekehrte Rechnung), muss die Bezeichnung „Gutschrift“ in der Rechnung nach § 14 UStG angegeben sein. Weitere mögliche Pflichtangaben können sein:

• Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
• Bei Lieferungen neuer Fahrzeuge an Abnehmer ohne USt-IdNr. Angaben nach § 1b Abs. 2 und 3 UstG
• Bei Schlussrechnung: vorher vereinnahmte Teilentgelte auf die entfallende Steuerbeträge absetzen, falls über Teilentgelte Rechnungen ausgestellt worden sind
• Hinweis auf Anwendung der Differenzbesteuerung bei einer Reiseleistung oder Gebrauchtwaren

Lese-Tipp: In unserer kostenlosen Rechnungs-Vorlage haben wir bereits alle gesetzlichen Pflichtangaben berücksichtigt.

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Was passiert, wenn eine Rechnung fehlerhaft ist?

Enthält eine Rechnung nicht oder nur teilweise die benannten gesetzlichen Pflichtangaben, können u.a. der Vorsteuerabzug oder die komplette Rechnung als Betriebsausgabe vom Finanzamt nicht anerkannt werden. Dann drohen gegebenenfalls hohe Steuernachzahlungen. Daher sollte eine auszustellende bzw. eingehende Rechnung stets auf ihre Vollständigkeit geprüft werden.

Kleinbetragsrechnung

Rechnungssummen, deren brutto Rechnungssummen unter 250 Euro liegen, zählen als Kleinbetragsrechnungen. Laut § 33 UStDV bestehen für diese Rechnungen geringere Anforderungen.

Folgende Pflichtangaben müssen auf Kleinbetragsrechnungen stehen:

• vollständiger Name und die Anschrift des Rechnungsausstellers
• Ausstellungsdatum der Kleinbetragsrechnung
• Leistungsbeschreibung (Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung)
• Entgelt und entfallenden Steuerbetrag
• anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Sonderregelung für Kleinunternehmer

Unternehmen, die im vergangenen Jahr einen Umsatz von weniger als 25.000 Euro erzielt haben und im laufenden Jahr eine Umsatzgrenze von bis zu 100.000 Euro nicht überschreiten, können als sogenannte Kleinunternehmer eine vereinfachte Steuererklärung abgeben.

Dann sind sie jedoch auch nicht mehr zur Erhebung der Umsatzsteuer beim Kunden berechtigt. Für das Ausstellen einer Rechnung bedeutet das, dass anstelle der errechneten Steuer bzw. des Mehrwertsteuersatzes ein Hinweis auf „Umsatzsteuerfreie Leistungen gemäß § 19 UStG“ vermerkt werden muss.

Welche Regeln gelten für Privatrechnungen?

Auch wer als Privatperson einmalig etwas verkauft oder eine Dienstleistung erbringt und daraus keine wiederkehrenden Einnahmen erzielt, ist berechtigt, dafür eine Rechnung zu stellen. Beispielsweise, wenn eine Aufforderung vom Käufer dazu kommt. Privatrechnungen unterliegen keiner Formvorschrift und müssen auch keine Pflichtangaben enthalten. Sinnvoll sind jedoch folgende Elemente:

• Name und Anschrift vom Verkäufer
• Name und Anschrift des Käufers
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Zeitpunkt des Verkaufs
• Menge und Beschreibung der Ware / Dienstleistung
• Hinweis auf Privatverkauf

Außerdem muss bei einem Privatverkauf beachtet werden, dass auf der Privatrechnung keine Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer ausgewiesen werden darf.