Pflichtangaben auf der Rechnung | Alle Informationen & Tipps

Gesetzliche Pflichtangaben auf Rechnungen

1. Dezember 2023 / 4 Min /

Für das Ausstellen von Rechnungen gelten einige Pflichtangaben. In § 14 UStG wird geregelt, welche Angaben in einer korrekten Rechnung enthalten sein müssen, damit diese für das Finanzamt im Fall einer Prüfung nachvollziehbar ist. In diesem Artikel zeigen wir auf, welche Angaben zwingend auf einer Rechnung aufgeführt werden müssen.

Die meisten Unternehmen, Freelancer und Freiberufler wissen, dass das Finanzamt bei unvollständigen Rechnungsangaben kein Pardon kennt und Verstöße gegen die Formvorschriften den Vorsteuerabzug gefährden. Umso erschreckender ist es, wie viele fehlerhafte Rechnungen dennoch im Umlauf sind.

Pflichtangaben für Rechnungen laut § 14 UStG:

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • (finanzamtbezogene) Steuernummer oder (die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte) Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, Handelsvertreter-, Güterbeförderungs- und Bearbeitungsleistungen: USt-IdNr. des Kunden
  • Fortlaufende und eindeutige Rechnungsnummer
  • Leistungsbeschreibung (Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung)
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
  • Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
  • Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
  • Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung
  • Bei Lieferungen neuer Fahrzeuge an Abnehmer ohne Ust-IDNr. Angaben nach § 1b Abs. 2 und 3 UstG
  • Bei Schlussrechnung: vorher vereinnahmte Teilentgelte auf die entfallende Steuerbeträge absetzen, falls über Teilentgelte Rechnungen ausgestellt worden sind
  • Hinweis auf Anwendung der Differenzbesteuerung (Reiseleistung, Gebrauchtwaren)
  • Hinweis auf Aufbewahrungspflicht bei Privatpersonen (zwei Jahre)

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Enthält eine Rechnung nicht oder nur teilweise die benannten gesetzlichen Pflichtangaben, können u.a. der Vorsteuerabzug oder die komplette Rechnung als Betriebsausgabe vom Finanzamt nicht anerkannt werden. Dann drohen gegebenenfalls hohe Steuernachzahlungen. Daher sollte eine auszustellende bzw. eingehende Rechnung stets auf ihre Vollständigkeit geprüft werden. Als Empfänger dürfen fehlende Angaben auf einer Rechnung auf gar keinen Fall selbst ergänzt oder korrigiert werden. Laut § 14 (4) UStG hat der Empfänger Rechtsanspruch auf eine vollständig und fehlerfrei ausgestellte Rechnung.

Die Aufbewahrungspflicht von eingehenden sowie gestellten Rechnungen beträgt für Unternehmen 10 Jahre.

Kleinbetragsrechnung

Rechnungssummen, deren brutto Rechnungssummen unter 250 Euro liegen, zählen als Kleinbetragsrechnungen. Laut § 33 UStDV bestehen für diese Rechnungen geringere Anforderungen.

Folgende Pflichtangaben müssen auf Kleinbetragsrechnungen stehen:

  • vollständiger Name und die Anschrift des Rechnungsausstellers
  • Ausstellungsdatum der Kleinbetragsrechnung
  • Leistungsbeschreibung (Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung)
  • Entgelt und entfallenden Steuerbetrag
  • anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Sonderregelung für Kleinunternehmer

Unternehmen, die im vergangenen Jahr einen Umsatz von 22.000 € erzielt haben und im laufenden Jahr eine Umsatzgrenze von bis zu 50.000 € nicht überschreiten, können als sogenannte Kleinunternehmer eine vereinfachte Steuererklärung abgeben. Dann sind sie jedoch auch nicht mehr zur Erhebung der Umsatzsteuer beim Kunden berechtigt. Für das Ausstellen einer Rechnung bedeutet das, dass anstelle der errechneten Steuer bzw. des Mehrwertsteuersatzes ein Hinweis auf „Umsatzsteuerfreie Leistungen gemäß § 19 UStG“ vermerkt werden muss.

Welche Regeln gelten für Privatrechnungen?

Auch wer als Privatperson einmalig etwas verkauft oder eine Dienstleistung erbringt und daraus keine wiederkehrenden Einnahmen erzielt, ist berechtigt, dafür eine Rechnung zu stellen. Beispielsweise, wenn eine Aufforderung vom Käufer dazu kommt. Privatrechnungen unterliegen keiner Formvorschrift und müssen auch keine Pflichtangaben enthalten. Sinnvoll sind jedoch folgende Elemente:

  • Name und Anschrift vom Verkäufer
  • Name und Anschrift des Käufers
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Zeitpunkt des Verkaufs
  • Menge und Beschreibung der Ware / Dienstleistung
  • Hinweis auf Privatverkauf

Außerdem muss bei einem Privatverkauf beachtet werden, dass auf der Privatrechnung keine Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer ausgewiesen werden darf.

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