Kleinunternehmer-Rechnung für Freiberufler – Vorlage & Muster

Tipps und kostenlose Vorlage für eine Kleinunternehmerrechnung als PDF, ODT, ODS, MS Word oder MS Excel Datei

Vorlage Kleinunternehmerrechnung

Inhalt des Artikels:

1. Wann ist man Kleinunternehmer?
2. Was muss auf der Rechnung für Kleinunternehmer stehen?
3. Pflichtangaben
4. Übermittlung von Rechnungen
5. Aufbewahrung von Rechnungen

Wann ist man Kleinunternehmer?

Als Kleinunternehmer gelten Unternehmer, deren Umsatz im vorangegangenen Jahr einen Betrag von 22.000 Euro nicht überstiegen hat und deren Umsatz im laufenden Jahr 50.000 Euro aller Voraussicht nach nicht übersteigen wird. Gemäß der Kleinunternehmerregelung müssen Sie keine gesonderte Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen. Wenn Sie die Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen dennoch ausweisen, können Sie auch die Vorsteuer gegenüber dem Finanzamt geltend machen. Allerdings ist zu beachten, dass der Verzicht auf die Umsatzsteuerbefreiung für fünf Kalenderjahre bindend ist.

Aber auch Kleinunternehmer sind Unternehmer und müssen die beschriebenen Rechnungspflichtangaben beachten. Einzige Besonderheit ist es, dass die Angaben zum Steuerausweis entfallen.

Was muss auf der Rechnung für Kleinunternehmer stehen?

Was die Rechnungsstellung angeht im Sinne der Kleinunternehmerregelung, so hat der Unternehmer hier die gleichen Pflichtangaben einzuhalten, wie jeder andere Unternehmer auch. Das bedeutet, dass folgende Pflichtangaben auch auf der Kleinunternehmerrechnung zu finden sein müssen:
 

Pflichtangaben

1. Name und Adresse des Rechnungsstellenden
2. Name und Adresse des Rechnungsempfängers
3. Kundennummer, Rechnungsnummer und Rechnungdatum
4. Betreffzeile
5. Umfang und Art der Leistung
6. der insgesamt zu zahlende Betrag
7. Angabe der Zahlungsfrist
8. Kontodaten des Rechnungsstellers

Übermittlung von Rechnungen

Grundsätzlich müssen Rechnungen auf Papier an den Empfänger verschickt werden. Eine elektronische Übermittlung ist nur dann möglich, wenn der Empfänger seine Zustimmung gibt. Die Form der Zustimmung ist allerdings nicht vorgeschrieben. Es muss lediglich ein schlüssiges Einvernehmen zwischen Rechnungssteller und Empfänger vorliegen. Die gültige Rechnung muss einige Voraussetzungen erfüllen.

• Die Rechnung muss echt sein – sie muss also die Identität des Rechnungsstellers unzweifelhaft wiedergeben
• Die Rechnung muss unversehrt sein – sie darf also nachträglich nicht verändert werden
• Der Empfänger muss die Rechnung lesen können

Aufbewahrung von Rechnungen

Sowohl Ausgangs- wie auch Eingangsrechnungen müssen über einen Zeitraum von zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung gestellt wurde. Wichtig ist, dass die Rechnungen über den gesamten Zeitraum hinweg gut lesbar bleiben. Deshalb müssen von Rechnungen auf Thermopapier Papierkopien angefertigt werden. Dasselbe gilt für Rechnungen, die per Fax oder per Email auf Thermopapier empfangen wurden.

Privatpersonen müssen Rechnungen für Leistungen mit einem Grundstück erhalten, diese sind dann ebenfalls verpflichtet die Rechnungen zwei Jahre aufzubewahren. Elektronische Ausgangsrechnungen und auch Rechnungen, die Ihnen elektronisch übermittelt wurden, sind ebenso elektronisch zu archivieren. Bewahren Sie Ihre elektronischen Eingangsrechnungen nicht in der originalen elektronischen Form auf, verlieren Sie die Berechtigung zum Vorsteuerabzug.