Kleinunternehmerregelung | Vor- und Nachteile | Folgen

Kleinunternehmerregelung für Freiberufler

15. Dezember 2023 / 5 Min /

Um Gründern mit geringem Umsatz bürokratischem Aufwand zu ersparen und die Steuererklärung zu erleichtern, gibt es die Kleinunternehmerregelung. Doch nicht für jeden Gründer lohnt sich diese gesonderte Steuerregelung.

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung beschreibt eine Vereinfachungsregelung des Umsatzsteuerrechts, das für kleine Unternehmen und Selbstständige mit geringem Umsatz gilt. Selbstständig Tätige, die diese Regelung in Anspruch nehmen, können sich die Umsatzsteuervoranmeldung ersparen, da ein sog. Kleinunternehmer diese nicht ausweisen muss und demnach keine Abführung der Umsatzsteuer an das Finanzamt anfällt. Dadurch entfällt jedoch auch der Vorteil, die ausgewiesene Umsatzsteuer in Form der Vorsteuer vom Finanzamt zurückzufordern.

Kleinunternehmerregelung Überblick

Obwohl die Begrifflichkeiten eventuell für Verwirrung sorgen, haben die Kleinunternehmerregelung und das Kleingewerbe nichts miteinander zu tun. Der Begriff Kleingewerbe stammt aus dem Handelsgesetzbuch und umfasst alle Gewerbebetriebe, die nicht im Handelsregister aufgeführt werden müssen. Die Kleinunternehmerregelung betrifft ausschließlich das Umsatzsteuergesetz (kurz UStG).

Wer kann die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen?

Ein Kleinunternehmer definiert sich durch seinen Umsatz und muss nach §19 im Umsatzsteuergesetz außerdem folgende Punkte erfüllen:

  • Im Vorjahr darf der Umsatz die Grenze von 22.000 Euro brutto (also inklusive der Umsatzsteuer!) nicht überschreiten
  • Der voraussichtliche Umsatz des aktuellen Geschäftsjahrs darf maximal 50.000 Euro brutto (inklusive des Umsatzsteuersatzes) betragen

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Treffen beide Punkte zu, kann ein Unternehmer von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen. Dank §19 Abs. 2 UStG hat jeder Kleinunternehmer das Wahlrecht zwischen der Kleinunternehmerregelung und der Regelbesteuerung. Dementsprechend kann sich ein Unternehmer wieder dazu entscheiden, die Umsatzsteuerbefreiung nicht mehr in Anspruch zu nehmen. Der Antrag ist jedoch nur zum Anfang eines Kalenderjahres möglich und gilt für einen Gesamtzeitraum von fünf Jahren. Erst nach Ablauf der fünf Jahre ist der erneute Wechsel zur Kleinunternehmerregelung möglich.

Wie kann die Kleinunternehmerregelung angemeldet werden?

Innerhalb der oben genannten Grenzen von 22.000 Euro pro Kalenderjahr gilt zunächst jeder Unternehmer als Kleinunternehmer. Jedoch hat dabei jeder das Wahlrecht zwischen der normalen Regelbesteuerung und der Kleinunternehmerregelung. Im Rahmen eines Fragebogens zur steuerlichen Erfassung, den jeder Unternehmer bei der Aufnahme der gewerblichen Tätigkeit ausfüllen muss, wird erfragt, welche Besteuerung er in Anspruch nehmen will. Es empfiehlt sich, diesen Antrag des Finanzamts mit dem Steuerberater auszufüllen. Alternativ gibt es eine Hilfestellung des Finanzamts in Form einer PDF, mit welcher das Ausfüllen des mehrseitigen Antrags erleichtert werden soll.

Falls ein Kleinunternehmen die Regelung zu einem späteren Zeitpunkt erst in Anspruch nehmen möchte, reicht ein formloses Schreiben für das Finanzamt. In diesem muss lediglich der Wunsch nach dem Besteuerungswechsel geäußert werden.

Was muss ein Kleinunternehmer bei der Steuererklärung beachten?

Der Kleinunternehmer muss keine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung erstellen, da er weder die Umsatzsteuer in einer Rechnung ausweisen noch die Vorsteuer gegenüber dem Finanzamt geltend machen darf. Um dennoch einen Nachweis für das Finanzamt zu erbringen, ist der Kleinunternehmer dazu verpflichtet, im Rahmen seiner Gewinnermittlung eine Umsatzsteuererklärung abzugeben. Diese enthält Angaben zur Höhe seiner erzielten Umsätze. Auf deren Grundlage kann das Finanzamt prüfen, ob die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllt werden.

Des Weiteren sind ebenfalls bis zum 31.05. eines jeden Kalenderjahres die Gewerbesteuer- und Einkommenssteuererklärung und die Einnahme-Überschuss-Rechnung (kurz EÜR) beim Finanzamt abzugeben.

Welche Vor- und Nachteile hat die Kleinunternehmerregelung?

Vorteile

  • erleichtert die Buchhaltung
  • Umsatzsteuervoranmeldung fällt weg
  • Preisvorteil bei Privatkunden durch Wegfall der Umsatzsteuer → Wettbewerbsvorteil

Nachteile

  • Vorsteuer kann nicht auf Ausgaben geltend gemacht werden
  • Einschränkung durch die Obergrenze von 22.000 Euro (inkl. anfallender Umsatzsteuer)

Die Kleinunternehmerregelung eignet sich nicht für jedes Geschäftsmodell, weswegen die Vor- und Nachteile subjektiv sein können.

Für wen lohnt sich diese Regelung?

Die Regelung lohnt sich, wenn

  • Unternehmer mit ihrem Geschäftsmodell hauptsächlich Privatkunden ansprechen. Sie können ihr Produkt oder ihre Dienstleistung zu einem günstigeren Preis anbieten, da keine Umsatzsteuer anfällt.
  • Unternehmer einen geringen Wareneinsatz und geringe Ausgaben haben (kein Firmenwagen, keine Geschäftsaustattung, etc.), da die an den Verkäufer der Waren gezahlte Umsatzsteuer nicht vom Finanzamt zurückgeholt werden kann. Betriebsmittel werden somit teurer für Unternehmer, für die die Kleinunternehmerregelung gilt.
  • Unternehmer, die nebenberuflich in die Selbstständigkeit starten wollen.

Die Regelung lohnt sich nicht, wenn

  • Unternehmer hauptsächlich mit Geschäftskunden arbeiten. Denn Produkte und Dienstleistungen sind für Geschäftskunden umsatzsteuerpflichtig. Bei der Kleinunternehmerregelung haben die Kunden nicht die Möglichkeit, sich die Umsatzsteuer vom Finanzamt erstatten zu lassen.
  • Unternehmer hohe Geschäftsausgaben in Form von Investitionen und Warenanschaffung haben.
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Wie sieht die Rechnung eines Kleinunternehmers aus?

Im Gegensatz zum „normalen“ Unternehmer, darf der Kleinunternehmer weder den anzuwendenden Steuersatz noch entsprechende Steuerbeträge auf seinen Rechnungen ausweisen. Außerdem ist der Unternehmer verpflichtet, die Kleinunternehmerregelung in einer selbst gewählten Form auf der Rechnung anzugeben. Falls er dies nicht tut, droht Ärger mit dem Finanzamt und es kann zu Verzögerungen bei Zahlungen von Kunden kommen.

Ansonsten gleichen die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben einer Kleinunternehmer-Rechnung denen anderer Unternehmer.

Was passiert beim Überschreiten der Obergrenze?

Sobald der Unternehmer die Umsatzgrenze überschreitet, fällt der Kleinunternehmer-Status weg. Problematischer ist es, wenn sich bei der Steuererklärung für das Vorjahr herausstellt, dass der umsatzsteuerpflichtige Umsatz die Grenze von 22.000 Euro überschritten hat. Dann wird der Kleinunternehmer-Status rückwirkend aberkannt, der Unternehmer muss die Rechnungen neu erstellen und im Zweifel muss er die Umsatzsteuer aus eigener Tasche bezahlen.

Fazit

Vor allem für den Anfang ist die Kleinunternehmerregelung für Gründer oft hilfreich. Sie spart Zeit und Nerven bei der Buchhaltung, sodass der Unternehmer sich eher auf sein Kleinunternehmen fokussieren kann. Ob die Nutzung der Regelung Sinn gibt, kommt jedoch stark auf den Einzelfall an. Hier empfiehlt es sich auf jeden Fall einen Steuerberater zu Rate zu ziehen.

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