Rechnungskorrektur: So geht`s richtig!

Rechnungskorrektur: So korrigieren Freelancer ihre Rechnungen richtig!

8. Dezember 2023 / 4 Min /

Selbständige, Freiberufler und Unternehmer sind grundsätzlich dazu verpflichtet, erbrachte Leistungen gegenüber dem Kunden mit einer Rechnung abzurechnen. Dabei kann es auch mal zu Fehlern kommen. Wie diese richtig korrigiert werden, haben wir im Folgenden zusammengefasst.

Freelancer müssen erbrachte Leistungen ihren Kunden in Rechnung stellen. Ist der Kunde selbst Unternehmer, benötigt er die Rechnung als Nachweis, um sich die ausgewiesene Umsatzsteuer vom Finanzamt erstatten zu lassen.

Für den Vorsteuerabzug ist das Vorliegen einer korrekten Rechnung entscheidend, welche die formalen Anforderungen erfüllt und alle gesetzlichen Pflichtangaben enthält. Andernfalls könnte es sein, dass das Finanzamt die Rechnung nicht anerkennt und der Vorsteuerabzug nicht gewährt wird. Selbstverständlich kommt es bei der Rechnungsstellung ab und an zu Schreibfehlern, Ungenauigkeiten, falsch berechneten Rechnungsbeträgen oder nachträglichen Änderungen. Der Kunde hat im Falle einer unkorrekten Rechnungslegung das Recht, die Rechnung zu reklamieren und eine Berichtigung zu verlangen.

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Wichtig zu wissen: Damit eine Rechnungskorrektur vom Finanzamt akzeptiert wird, muss immer der Leistungserbringer die Rechnung berichtigen. Eine Korrektur durch den Kunden wird nicht anerkannt. Selbst wenn der Auftragnehmer zusagt, dass der Empfänger die Rechnung korrigieren darf, ist das dennoch nicht erlaubt. Daher ist unbedingt zu beachten, dass Änderungen lediglich vom Rechnungssteller vorgenommen werden.

Doch wie sollte eine Rechnung ordnungsgemäß korrigiert werden? Und wann ist der Rechnungsaussteller überhaupt verpflichtet, eine neue Rechnung auszustellen? Bei der Korrektur von Rechnungen werden allgemein 2 Fälle unterschieden.

Pflichtangaben falsch oder fehlerhaft

Handelt es sich bei den Fehlern in der Rechnung lediglich um Tippfehler oder Ungenauigkeiten, bspw. im Namen oder der Anschrift des Leistungsempfängers, ist es nicht notwendig die Rechnung zu berichtigen. Solange die Pflichtangaben eindeutig identifiziert werden können und die Ungenauigkeiten nicht sinnentstellend sind, führen diese auch nicht zur Versagung des Vorsteuerabzugs. Wurde jedoch eine falsche Pflichtangabe gemacht, ist die Rechnung unkorrekt und der Leistungsempfänger verliert laut § 14 Abs. 4 UStG die Berechtigung zum Vorsteuerabzug.

Das ist beispielsweise bei falscher Angabe des Entgeltes, des Steuersatzes- oder -betrages bzw. bei Rechenfehlern der Fall. Da der Kunde nach § 15 Abs. 1 Satz 1 UStG für den Vorsteuerabzug im Besitz einer korrekt ausgestellten Rechnung sein muss, kann und muss dieser die fehlerhafte Rechnung gegenüber dem Aussteller reklamieren. Der Rechnungsaussteller ist im Falle einer Reklamation zur Rechnungskorrektur verpflichtet. Die Ausstellung einer komplett neuen Rechnung ist jedoch unnötig. Es reicht eine Korrektur der unzutreffenden oder fehlenden Pflichtangaben in der Rechnung durch ein zusätzliches Dokument (Berichtigungsdokument).

Wichtig ist, dass das Berichtigungsdokument durch den Verweis auf Datum und Rechnungsnummer eindeutig der Ursprungsrechnung zugeordnet werden kann. Das Berichtigungsdokument muss die formalen Anforderungen der §§ 14 und 14a UStG erfüllen und kann nur durch den Rechnungssteller selbst vorgenommen werden.

Änderungen des Rechnungsbetrages

Gelegentlich kann es dazu kommen, dass der Leistungsempfänger nicht den in der Rechnung ausgewiesenen Betrag zahlt, beispielsweise weil er Leistungen reklamiert oder der Leistungsbereitsteller ihm Rabatte gewährt. Wurde der ausgewiesene Rechnungsbetrag noch nicht in der Buchhaltung erfasst, ist eine Korrektur unter der gleichen Rechnungsnummer möglich.

Wurde der falsch ausgewiesene Rechnungsbetrag jedoch bereits verbucht und kann demzufolge nicht rückgängig gemacht werden, so muss die Rechnung storniert und neu ausgestellt werden. Andernfalls wäre der Rechnungsausteller gegenüber dem Finanzamt verpflichtet, die zu hoch ausgewiesene Umsatzsteuer zu zahlen, da diese nach dem Rechnungsbetrag und nicht nach dem Zahlungsbetrag des Kunden berechnet wird. Die neue Rechnung unter neuer Rechnungsnummer sollte in der Betreffzeile auf die Aufhebung der alten Rechnung verweisen.

Zusatz-Tipp: Die Ist-Besteuerung

Um Korrekturen von Rechnungen zu vermeiden, kann die Ist-Besteuerung in Betracht gezogen werden. Die Ist-Besteuerung muss immer erst beim Finanzamt beantragt werden und wird nur bei Erfüllung bestimmter Voraussetzungen genehmigt.

Ganz einfach haben es selbstständige Unternehmer, wenn die Umsätze aus einem freien Beruf erwirtschaftet werden und sie ihren Gewinn durch eine sogenannte Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) ermitteln dürfen. Unabhängig von der Höhe des Umsatzes dürfen Freiberufler also immer eine Ist-Besteuerung beantragen. Bei Tätigkeiten, die nicht zu den freiberuflichen Arbeiten zählen, darf der Jahresumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr die Grenze von 800.000 Euro (voraussichtlich gültig ab 2024) nicht übersteigen. Auch dann ist ein Antrag auf eine Ist-Besteuerung denkbar. Im Rahmen der Ist-Besteuerung muss der Rechnungssteller die Umsatzsteuer nur für tatsächlich erhaltene Beträge zahlen.

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