Gutschrift: Vorlage und Erklärung

Jedes Geschäft, das Unternehmer tätigen, endet mit einer Rechnung. Denn diese wird auch später als Nachweis für das Finanzamt gebraucht, um Steuern geltend zu machen. Hierfür stellen Freiberufler ihre Leistungen in einer Rechnung dar und übermitteln diese an den Leistungsempfänger. Doch: geht das auch andersrum? Die Gutschrift ermöglicht, dass Leistungsempfänger Rechnungen an die Leistungserbringer – also an Freelancer – stellen.

Was ist eine Gutschrift?

Eine besondere Rechnungsform bildet die Gutschrift. Denn sie ist eine Abrechnung von Lieferung und Leistungen, die der Leistungsempfänger ausstellt. Der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Gutschrift liegt darin, wer das Schreiben ausstellt: Die Gutschrift ist eine Rechnung, die durch den Leistungsempfänger ausgestellt wird. Die Rechnung hingegen wird vom Leistungserbringer ausgestellt.

Im heutigen Sprachgebrauch werden unter dem Begriff verschiedene Zusammenhänge verstanden. So zählt beispielsweise auch die Stornorechnung dazu. Rechtlich gesehen wird aber meist von der Abrechnungsgutschrift gesprochen.

Die Abrechnungsgutschrift

Die Gutschrift ist laut § 14 UStG eine umgekehrte Rechnung, denn der Rechnungsempfänger stellt dem Rechnungssteller für seine Lieferung und Leistung eine Rechnung aus. Deshalb wird hier von einer Abrechnungsgutschrift gesprochen. Vereinfacht gesagt erhält der Kunde hier keine Rechnung, so wie es üblich ist, sondern stellt dem Leistungserbringer eine Gutschrift. Dies ist beispielsweise bei Provisionsgeschäften der Fall.

Es ist außerdem wichtig, dass sich Leistungsempfänger und -erbringer vorher auf das Gutschriftsverfahren einigen. Erst dann wird die Gutschrift mit einer Rechnung rechtlich gleichgesetzt. Freiberufler und Selbstständige dürfen also nicht willkürlich Gutschriften ausstellen. Ebenso sind Freelancer nicht dazu verpflichtet, eine Gutschrift zu akzeptieren.

Die Stornorechnung

Wie bereits erwähnt sprechen die meisten von einer Stornorechnung, Rechnungskorrektur oder Korrekturrechnung, wenn sie eine Gutschrift meinen. Darunter wird eine Teil- oder Komplettkorrektur der vorher gestellten Rechnung verstanden. Dies führt am Ende zu einer Stornierung der eigentlichen Rechnung.

Die Bankgutschrift

Die dritte mögliche Variante ist die Bankgutschrift. Hierbei handelt es sich um die Summe aller Zahlungseingänge auf dem Bankkonto. Bei dieser Art von Gutschrift erhält der Bankkunde einen Anspruch gegenüber seiner Bank auf Auszahlung des vereinbarten Betrages.

Vorteile eines Gutschriftsverfahrens

Geschäftspartner sparen sich durch Gutschriftsverfahren viel Zeit ein, wenn sie sich vorher für diesen Weg der Abrechnung entscheiden. Vor allem für Freelancer ist dies attraktiv. Wenn dieser z. B. ein Projekt eines Großunternehmens annimmt und sich beide Parteien für das Gutschriftsverfahren aussprechen, so entstehen für beide Seiten Vorteile. Das Unternehmen muss dann nämlich nicht alle Rechnungsvorgänge einzeln berücksichtigen. Die Rechnungserstellung – in dem Fall von Gutschriften – geht also schneller und effektiver und mit weniger bürokratischem Aufwand für den Freelancer.

Das ist vor allem der Fall, wenn der Freiberufler Leistungen für Dritte erbringt. Diese kann er – nachdem er sich die Leistungen quittieren lässt – einfach an das Großunternehmen weiterleiten. Aufgrund dieser Leistungsquittung kann dann eine entsprechende Gutschrift erstellt werden und der Freelancer wird in der Regel schneller bezahlt.

Beispiel: Freelancer und Gutschriften

Lässt sich ein Freelancer auf ein Projektanbieter ein und lässt sich nach Stunden zahlen, so bietet sich das Gutschriftsverfahren an. Hierfür legen beide Parteien vorher fest, dass der Projektanbieter – z. B. der Projektleiter eines Unternehmens – die Rechnungslast trägt. Der Projektleiter erstellt daraufhin in vereinbarten Zeitzyklen Gutschriften, welche der Freelancer annimmt. Denn die Gutschrift wird erst wirksam, wenn sie den Leistungserbringer – also den Freelancer – erreicht und dieser nicht widerspricht (§ 14 Abs. 2 Satz 4 UStG). Somit ersetzt sie die klassische Rechnung und wird vom Finanzamt als Beleg akzeptiert.

Pflichtangaben bei Gutschriften

Rechtlich gesehen sind Gutschriften einer Rechnung gleichgestellt. Deshalb gelten dieselben Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, die Freiberufler einhalten müssen.

• Angabe „Gutschrift“
• Name und Anschrift des Leistungsempfängers
• Name und Anschrift des Leistungserbringers
• Ausstellungsdatum
• Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsnummer (einmalig und fortlaufend)
• Bezeichnung und Gegenstand der Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung und Leistung
• Nettobetrag, Steuerbetrag, Steuersatz und Bruttobetrag

Nur eine korrekt ausgefüllte Gutschrift kann als Nachweis für einen Vorsteuerabzug genutzt werden.

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Vorlage Gutschrift