Viele Freiberufler und Selbstständige kennen das Problem des nervigen Papierkrams nach einer Dienstreise. Sei es der Tankbeleg oder die Bewirtungskosten – die Zusammenfassung aller Kosten nimmt viel Zeit in Anspruch. In diesem Artikel erklären wir, wie eine Reisekostenabrechnung schnell und einfach helfen kann.
Was ist eine Reisekostenabrechnung?
Die Reisekostenabrechnung bildet eine Zusammenstellung aller Kosten, die Freelancern oder deren Mitarbeitern im Rahmen einer Geschäftsreise entstehen. Hierbei ist auf die Fahrtkosten, die Übernachtungskosten und auf die Reisenebenkosten zu achten. Außerdem ist der Verpflegungsmehraufwand zu berücksichtigen.
Was sind Reisekosten?
Mit Reisekosten sind alle Aufwendungen gemeint, die im Zusammenhang mit einer Dienst- oder Geschäftsreise entstehen. Von einer Dienstreise ist die Rede, wenn der Arbeitnehmer bzw. Freelancer vorübergehend an einem anderen Ort als seiner normalen Arbeitsstätte tätig ist. Diese Definition greift aber nur bis zu einer Dauer von maximal drei Monaten. Wird diese Zeitspanne überschritten, so spricht man bereits von einer regelmäßigen Arbeitsstätte und es dürfen keine steuerfreien Verpflegungspauschalen mehr bezogen werden. Dienstreisen, die Freiberufler, Selbstständige und Angestellte antreten können, sind z. B. Termine bei Kunden/Auftraggebern, Messen, Kongresse und Tagungen, aber auch Fort- und Weiterbildungen.
Wer kann eine Reisekostenabrechnung erstellen?
Jeder darf eine Reisekostenabrechnung für seine Geschäftsreise geltend machen. Es macht also keinen Unterschied, ob die Person Angestellter, Freiberufler oder Selbstständiger ist. Wichtig ist nur, dass alle entstandenen Reisekosten belegt und nachgewiesen werden können.
Kostenarten der Reisekostenabrechnung
Die angefallenen Reisekosten sind in der EÜR – der Einnahmen-Überschuss-Rechnung – oder auch in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung zu finden. Deshalb stellen diese Kosten eine Steuerminderung dar, die im § 9 des Einkommensteuergesetztes geregelt sind. Hierbei unterscheidet man vier Kostenarten, die im Rahmen einer Geschäftsreise auftreten.
Die vier Kostenarten der Reisekostenabrechnung
Fahrtkosten
Die Reisekostenabrechnung deckt Hin- und Rückfahrten der Dienstreise, sowie Fahrten am Reiseziel oder zwischenzeitliche Heimreisen. Fahrten zur „ersten Tätigkeitsstätte“ – also beispielsweise dem alltäglichen Arbeitsplatz – fallen nicht unter Fahrtkosten.
Außerdem macht das gewählte Verkehrsmittel ebenfalls einen Unterschied: Die Kosten für Mietwagen, Taxi oder öffentliche Verkehrsmittel (Bus, Zug, Flugzeug, …) werden in voller Höhe als Fahrtkosten angesehen und erstattet. Jedoch müssen die Beträge mit einem entsprechenden Beleg nachgewiesen werden können. Anders sieht das bei einem privaten Auto bzw. Firmenwagen aus.
Bei einer Reise mit dem Privatfahrzeug gibt es drei Abrechnungsansätze:
- Kilometerpauschale: Hier wird mit 30 Cent pro Kilometer für Autos (38 Cent ab dem 21. Kilometer=, und 20 Cent pro Kilometer für Motorräder/Mopeds, gerechnet. Es wird hierbei zwar vom Minimum der Kosten ausgegangen, es deckt dennoch alles ab (Kraftstoff, Versicherung, Instandhaltung, …).
- Einzelnachweise: Hierfür ist ein Fahrtenbuch mit Gesamtkosten und beruflich gefahrener Kilometer nötig. Es werden Fahrtdistanzen, -kosten und -anlässe dokumentiert, um die genauen Kosten des Fahrzeugs ermitteln zu können.
- Fahrzeugindividueller Kilometersatz: Hier werden Einzelnachweise über einen Zeitraum von 12 Monaten gesammelt. Dazu zählen Kraftstoff, Steuern, Abschreibung, Reparatur, Versicherungen, Stellplatzmiete, usw. Unter Berücksichtigung dieser Werte kann der individuelle Verbrauch genau berechnet werden.
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Die Kilometerpauschale bietet eine einfache und schnelle Weise seine Fahrtkosten zu berechnen. Fallen Geschäfts- oder Dienstreisen jedoch öfter an, so sollten sich Freelancer eher für ein Fahrtenbuch entscheiden. Vor allem bei kostenintensiveren Autos und langen Strecken eignet sich der aufwändigere fahrzeugindividuelle Kilometersatz.
Übernachtungskosten
Viele Dienstreisen bestehen aus mehreren Tagen Aufenthalt, weshalb Ausgaben für Hotelzimmer, Pensionen, Appartements oder sonstige Unterkünfte entstehen. Diesen Aufwand können Freiberufler in der Reisekostenabrechnung als Übernachtungskosten in voller Höhe geltend machen. Auch hierbei ist es wichtig, dass alle Belege für die entstandenen Kosten als Nachweis aufbewahrt werden.
Verpflegungsmehraufwand
Die Ausgaben für Essen und Trinken werden bei einer Dienstreise mit einer Pauschale abgerechnet. Hintergrund hierbei ist, dass der Gesetzgeber davon ausgeht, dass eine Geschäftsreise in der Verpflegung kostenintensiver ist als der Alltag zu Hause. Daher gilt in Deutschland ein Verpflegungsmehraufwand von bis zu 28 Euro pro Tag. Die Pauschale richtet sich je nach Länge der Dienstreise. Seit 2020 gilt für die Reisekostenabrechnung bzw. die Dienstreise Folgendes:
- weniger als 8 Stunden: 0 €
- Mehr als 8, aber unter 24 Stunden: 15 € (für den Tag der überwiegenden Anwesenheit)
- Mind. 24 Stunden: 30 € pro Tage
Reisenebenkosten
Alle weiteren Kosten, die bei einer Reise anfallen und bisher noch nicht berücksichtigt worden oder nicht gleich mit einer Geschäftsreise in Verbindung gebracht werden, fallen unter die Reisenebenkosten. Hierzu zählen Mautgebühren, Parktickets, berufliche Telefonate, Beförderung/Aufbewahrung von Gepäck und sogar Trinkgelder. Wie bei allen Bereichen der Reisenebenkosten sind auch hier Belege als Nachweis notwendig. Wenn keine Quittung erstellt wird, so können sich Freiberufler einen Eigenbeleg erstellen.
Wichtig hierbei ist es, die berufliche Tätigkeit vom Privaten zu trennen, denn Privatausgaben fallen nicht unter Reisenebenkosten. Private Telefonate gelten z. B. als Privatvergnügen, deshalb können reisende Freiberufler diese nicht abrechnen, berufliche Gespräche jedoch schon.
Reisekostenabrechnung: Pflichtangaben und Vorlage
Eine ordentliche Reisekostenabrechnung setzt voraus, dass alle Posten durch Belege gestützt werden können. Ist das nicht der Fall, könnte es dazu kommen, dass Freelancer die betroffenen Beträge nicht erstattet bekommen. Deshalb ist es wichtig alle Quittungen und Rechnungen aufzubewahren oder sich einen Eigenbeleg auszustellen.
Neben den Beträgen ist es auch wichtig, die Reisekostenabrechnung korrekt aufzustellen. Diese sollte folgende Pflichtangaben beinhalten:
- Name der Person, die auf Dienstreise war
- Dauer der Geschäftsreise
- Reisedaten mit genauer Uhrzeit von Beginn bis Ende
- Reiseziel (Stadt/Land)
- Zweck/Anlass der Dienstreise
- Datum der Abrechnung
- Unterschrift des Reisenden
Diese Angaben müssen in eine Reisekostenabrechnung
Umfasst die Reisekostenabrechnung alle wichtigen Informationen, können Selbstständige und Freiberufler ihre Reisekostenabrechnung mit allen Belegen und Quittungen an das Finanzamt übergeben.
