So können Freelancer ihren Urlaub von der Steuer absetzen

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Auch Freelancer brauchen Urlaub. Während der heißen Projektphasen ist an Strand und Sonne nicht zu denken, zudem steht nach Abschluss des Projektes oftmals bereits das nächste ins Haus. Wir zeigen, wie Sie sich trotzdem Urlaub leisten und von der Steuer absetzen können.

Inhalt des Artikels:

  1. Reisekombi – Urlaub und Geschäftsreise verbinden
  2. Wie kann man die gemischten Reisekosten steuerlich geltend machen?
  3. Welche Vorbereitungen muss man für die Geltendmachung der Reisekosten treffen?
  4. Anteile steuerlich absetzen – so geht´s
  5. Welche Ausgaben kann man geltend machen?

Daneben muss man die projektfreie Zeit für Kundengewinnung, Wettbewerbe oder den Ausbau des Netzwerkes nutzen. Weil viele Freelancer daher ihre Arbeit mit in den Urlaub nehmen, haben sie gute Chancen, diesen steuerlich geltend zu machen. Wie Freelancer ihren Urlaub von der Steuer absetzen können, lohnt einer genauen Untersuchung.

Reisekombi – Urlaub und Geschäftsreise verbinden

Viele Freelancer haben die Möglichkeit, ihre Arbeit mit dem privaten Urlaub zu verbinden und ihr Büro an den Strand zu verlegen. Nicht nur die Projektarbeit, sondern auch Treffen mit Geschäftspartnern oder der Besuch einer Informationsveranstaltung stellen betriebliche Aktivitäten, die eine Ausweisung als Geschäftsreise rechtfertigen. Denn eine Geschäftsreise liegt im steuerrechtlichen Sinne dann vor, wenn man die Reise aus einem betrieblichen Anlass antritt und vorübergehend außerhalb des normalen Wirkungskreises tätig wird.

Dazu zählen neben anderen Anlässen Besuche beim Kunden, eine Fortbildung oder Messe- und Tagungsbesuche. Wenn im Zusammenhang mit einer Geschäftsreise auch private Unternehmungen aufgenommen werden oder wenn ein zusammenhängender Zeitraum für einen privaten Urlaubsaufenthalt genutzt wird, dann kann man gemischte Reisekosten steuerlich geltend machen. 

Wie kann man die gemischten Reisekosten steuerlich geltend machen?

Für Freelancer gelten dieselben steuerlichen Regelungen wie für Unternehmer. Als Freelancer kann man sämtliche Ausgaben, die mit der Erwerbstätigkeit zusammen hängen in Form von Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Als Freelancer kann man die Aufwendungen für eine geschäftliche Reise als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Wenn man die Geschäftsreise mit dem Urlaub verbindet, können Teile aus den entstandenen Kosten in Form der gemischten Reisekosten geltend gemacht werden. 

Welche Vorbereitungen muss man für die Geltendmachung der Reisekosten treffen? 

Für die steuerliche Geltendmachung muss man anhand von Belegen nachweisen, dass die Reise einen geschäftlichen Anlass hatte. Daher sollte man von der ersten Ausgabe an für die einzelnen absetzbaren Posten sämtliche Belege als Nachweis aufbewahren, wie zum Beispiel:

  • Tankquittungen
  • Hotelrechnungen
  • Restaurantbelege
  • Mauttickets
  • Parkgebühr-Tickets
  • Bahntickets
  • Flugzeugtickets
  • Verpflegungskosten
  • Übernachtungskosten
  • Schließfachtickets
  • Telefonrechnungen

Auf den Rechnungen sollte man notieren, ob die Ausgabe zum privaten oder zum geschäftlichen Teil der Reise gehört. Die Belege für öffentliche Verkehrsmittel geben genauso wie Hotelrechnungen und Quittungen für Übernachtungskosten in Kombination mit der Einladung zum Kongress oder mit der Eintrittskarte für die Messe eine unentbehrliche Hilfestellung beim Nachweis des geschäftlichen Anlasses für die Reise. Aus der Abrechnung muss auch der konkrete betriebliche Anlass für die Reise eindeutig hervor gehen. 

Anteile steuerlich absetzen – so geht´s

Freelancer können ihren Urlaub von der Steuer absetzen, wenn ein Teil der Reise einen geschäftlichen Anlass hat. Um die steuerliche Geltendmachung auszuführen, muss man zuerst die Dauer der Reise in den privaten und in den geschäftlichen Anteil aufteilen. Nur der beruflich veranlasste Anteil ist steuerlich absetzbar. Den privaten Anteil einer gemischten Reise kann man nicht steuerlich ansetzen. Durch die aufbewahrten Belege kann man den jeweiligen Anteil ermitteln und auch dem Finanzamt gegenüber darlegen. Daher ist es für eine gemischte Reise wichtig, auch die privaten Rechnungen aufzubewahren und entsprechend zu kennzeichnen.

Anteilige Berechnung

Sind die privaten Anteile und die betrieblichen Anteile der gemischten Reise ermittelt, dann werden die jeweiligen Ausgabe-Posten aufgesplittet. Die geschäftlich veranlassten Anteile kann man in der Steuererklärung zu den Betriebskosten zählen und so von der Steuer absetzen. 

Die 10 Prozent–Regel – Ganz oder garnicht

War der beruflich veranlasste Anteil an der gemischten Reise geringer als 10 Prozent, dann kann man keine Ausgaben geltend machen. 

Fällt jedoch der private Anteil der gemischten Reise geringer aus als zehn Prozent, dann kann man die Reisekosten vollständig geltend machen. Auch den privaten Anteil kann man in diesem Fall in voller Höhe ansetzen. Auf diese Weise können Freelancer ihren Urlaub von der Steuer absetzen – auch den privaten Strandurlaub. Allerdings muss man hierfür unbedingt den Nachweis, dass die Reise zu mehr als 90 Prozent einen geschäftlichen Anlass hatte, eindeutig und lückenlos vorlegen. 

Welche Ausgaben kann man geltend machen?

  1. Fahrtkosten
    Neben den Kosten für öffentliche Verkehrsmittel kann man für die Nutzung des eigenen Fahrzeuges eine Fahrtkostenpauschale geltend machen. Auf diese Weise kann man pro zurückgelegten Kilometer 30 Cent absetzen. Um die Spritkosten in voller Höhe geltend zu machen, kann man auch Tankbelege sammeln.

  2. Reisenebenkosten
    Aufwendungen für den Transport und die Aufbewahrung von Gepäckstücken kann man ebenso absetzen wie Ausgaben für Telefon- und Internetkosten. Auch Park- und Mautgebühren, Versicherungen oder Schließfachgebühren sowie Koffer, Taschen oder Reisekleidung zählen zu den absetzbaren Reisenebenkosten. 

  3. Übernachtungsaufwendungen
    Ausgaben für Hotel oder Pension kann man in voller Höhe absetzen, sofern die entsprechenden Belege im Zeitraum des geschäftlichen Anteils datieren. 

  4. Verpflegung
    Für die Verpflegungskosten hat der Fiskus Pauschalen festgelegt, die man steuerlich absetzen kann. Die Pauschale für Reisen innerhalb Deutschlands liegt bei durchschnittlich 24 Euro pro Tag. Für Auslandsreisen gelten die so genannten Auslandstagegelder, deren Höhe je nach Zielland festgelegt ist.

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