Eigenbeleg: Vorlage und Erklärung

18. Dezember 2024 / 3 Min / Marion Plura

Eigenbeleg: Das solltest du als Selbstständiger beachten!

Freiberufler und Selbstständige müssen alle betrieblichen Ausgaben nachweisen können. Doch was passiert, wenn ein Beleg verloren geht oder gar keine vorliegt? Für gewisse Ausgaben stellt der Eigenbeleg die perfekte Lösung dar. Wir erklären, was ein Eigenbeleg ist und worauf man bei der Erstellung achten muss. Außerdem bieten wir eine kostenlose Eigenbeleg Vorlage für Word, als PDF oder ODT zum Download an.

Was ist ein Eigenbeleg?

Ein Eigenbeleg gilt als Ersatzbeleg für eine Rechnung oder Quittung, die verloren gegangen ist oder nicht ausgestellt wurde. Wollen Selbstständige die entstandenen Kosten in ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung dennoch steuerlich geltend machen, können sie die Ausgabe trotz fehlendem Beleg mit einem Eigenbeleg nachweisen.

Wann darf man einen Eigenbeleg ausstellen?

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Der Ersatzbeleg stellt lediglich eine Notlösung in der Buchhaltung dar und wird nur für bestimmte Anwendungsfälle sowie Ausgaben vom Finanzamt anerkannt. Eine Eigenbeleg Vorlage kann zum Beispiel genutzt werden, wenn Freelancer beleglose Ausgaben tätigen (z. B. Trinkgeld oder Parkgebühren) oder für Reisenebenkosten kein Beleg ausgestellt wurde. Auch bei Privateinlagen und -entnahmen kann ein Eigenbeleg genutzt werden, da hier oftmals keine externe Quittung ausgestellt wird.

Eigenbeleg Vorlage zum kostenlosen Download als Word, PDF und ODT

Wie schreibt man einen Eigenbeleg?

Damit das Finanzamt den Eigenbeleg als Quittung anerkennt, sollte er alle wesentlichen Angaben enthalten:

Name und Anschrift des Zahlungsempfängers: Wer hat die Leistung erbracht?
Verwendungszweck: Wofür wurde die Ausgabe getätigt? Beispiele sind Parkgebühren, Spesen oder Materialkosten
Betrag und Währung: Der genaue Brutto-Betrag (mit Nachkommastellen) in der entsprechenden Währung
Grund für den Eigenbeleg: Warum wurde ein Eigenbeleg ausgestellt? Z. B. „Verlust des Originalbelegs“ oder „Originalbeleg nicht mehr lesbar“
Ort und Datum: Wo und wann wurde der Eigenbeleg erstellt?
Unterschrift des Ausstellers: Bestätigt die Richtigkeit der Angaben

Optional kann man auch eine Belegnummer für seine eigene Buchhaltung angeben. Wichtig ist, dass der Ersatzbeleg korrekt und wahrheitsgemäß ausgefüllt wird.

Was sollte man noch beim Eigenbeleg beachten?

Kein Vorsteuerabzug möglich: Die ordnungsgemäße Rechnung ist eine zwingende Voraussetzung für den Vorsteuerabzug
Dokumentationspflicht: Das Finanzamt verlangt eine nachvollziehbare Begründung, warum man keinen Originalbeleg vorlegen kann
Aufbewahrungspflicht: So wie andere Belege auch, muss man den Eigenbeleg für 10 Jahre aufbewahren (GoBD-konform)

Selbstständige sollten außerdem darauf achten, den Eigenbeleg lediglich für geringe Ausgaben bis etwa 150 Euro zu nutzen – und das so selten wie möglich. So hat man gute Chancen, dass der selbsterstellte Beleg im Fall der Prüfung durch das Finanzamt anstandslos anerkannt wird.

hinweis

Offizielle Formvorschriften für den Ersatzbeleg gibt es zwar nicht. Dennoch haben sich die oben genannten Angaben in der Praxis bewährt, da sie die Mindestanforderungen an eine Rechnung erfüllen.

Wichtig: Eigenbelege sind nur Notlösungen

Obwohl der Eigenbeleg oft vom Finanzamt anerkannt wird, stellt der Originalbeleg immer die beste Lösung dar. Daher sollte man immer versuchen, einen verlorenen Beleg nachzufordern oder sich einen Beleg ausstellen zu lassen, etwa beim Geschäftsessen. Lediglich bei beleglosen Transaktionen, wie beispielsweise Parkgebühren, Trinkgeldern oder Sonder-Abschreibungen, sollte der Ersatzbeleg zum Einsatz kommen.