Fahrtenbuch: Vorlage und Erklärung

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Freelancer oder Selbstständige, die einen Firmenwagen fahren, nutzen das Fahrzeug häufig auch für private Zwecke. Davon geht auch das Finanzamt aus. Deshalb ist es nötig, den daraus entstehenden geldwerten Vorteil zu versteuern. Entweder mit der Ein-Prozent-Regelung, oder mit einem Fahrtenbuch. Warum das Fahrtenbuch meist die bessere Wahl ist und wieso Sie sich damit attraktive Steuervergünstigungen sichern, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.


Inhalt des Artikels:

  1. Was ist ein Fahrtenbuch?
  2. Fahrtenbuch oder Ein-Prozent-Regelung?
  3. Die wichtigsten Angaben im Fahrtenbuch
  4. Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
  5. Kostenlose Vorlage zum Download

Was ist ein Fahrtenbuch?

Ein Fahrtenbuch dokumentiert die Fahrstrecken, die mit einem Firmenwagen zurückgelegt werden. Denn Kleinunternehmer, Selbstständige und Freiberufler müssen ihr Fahrzeug versteuern, wenn dieser auch für private Zwecke genutzt wird. Hierbei sind vor allem Abfahrtsort und -datum, Fahrer, die zurückgelegte Entfernung und der Zweck der Fahrt wichtig. Bei geschäftlichen Fahrten mit einem privaten Wagen gibt es vom Finanzamt Geld zurück. Deshalb ist es wichtig, die privaten und dienstlichen Fahrten ordnungsgemäß zu dokumentieren.

Befinden sich mehrere Firmenwägen im Besitz, so sollte für jedes Fahrzeug ein eigenes Fahrtenbuch geführt werden. Bei mehreren Mitarbeitern ist ein Fahrtenbuch besonders wichtig, um die Übersicht über die Verwendung und die Kosten nicht zu verlieren.

Übersicht über das Fahrtenbuch
Übersicht über das Fahrtenbuch

Für wen eignet sich das Fahrtenbuch?

Freelancer und Selbstständige, die oft unterwegs sind, sollten sich Gedanken über das Fahrtenbuch machen. Hiermit ist nicht der alltägliche Weg ins Büro gemeint, sondern verschiedene Strecken zu unterschiedlichen Kunden, Aufträgen oder Projekten. Trotzdem ist das Fahrtenbuch nicht immer die bessere Alternative.

Je niedriger die Gesamtkosten für den Firmenwagen sind, desto mehr lohnt sich ein Fahrtenbuch. Abgeschriebene Autos oder Gebrauchtwagen bieten sich deshalb gut an. Auch Dienstwägen, bei denen Sie Eigenleistung erbringen mussten – wie Zuzahlungen bei der Anschaffung oder die Übernahme der Tankkosten – sind ein gutes Beispiel für niedrige Gesamtkosten. Neigt Ihr Firmenwagen zu höheren Kosten, so ist die Ein-Prozent-Regelung die bessere Alternative.

Bei beruflichen Fahrten mit dem Privatwagen lohnt sich ein Fahrtenbuch nur, wenn das Auto sehr teuer in der Anschaffung und im Unterhalt ist. Als Faustregel gilt: Der Kilometer-Kostensatz muss über 30 Cent liegen. Die Reisekostenabrechnung erklärt die Fahrtkosten nochmals genauer.

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Fahrtenbuch oder Ein-Prozent-Regelung?

In Deutschland besteht aus steuerlicher Sicht keine Pflicht ein Fahrtenbuch zu führen. Trotzdem müssen Freiberufler und Selbstständige den privaten Nutzungsteil ihres Firmenwagens versteuern. Deshalb müssen Betroffene den Anteil der Privatfahrten nachweisen können. Eine Alternative zum Fahrtenbuch bildet nach § 8 Abs. 2,3 und 5 EstG die Ein-Prozent-Regelung. Hierbei kommt es zu einer pauschalen Festlegung des privaten Nutzwertes durch das Finanzamt:

  • 1 % des Fahrzeug-Brutto-Listenpreises bildet den geldwerten Vorteil pro Monat
  • 0,03 % des Listenpreises als zusätzlicher Aufschlag bei Fahrten zwischen der eigenen Wohnung und der Arbeitsstätte
  • Ein-Prozent-Regelung ist nur bei Firmenwägen möglich, die zu mehr als 50 % für Geschäftsfahrten genutzt werden
  • Zusätzlich: Umsatzsteuer für private Nutzung

Die Ein-Prozent-Regelung spart Freiberuflern und Selbstständigen viel Zeit ein. Trotzdem ist darauf zu achten, dass keine größere finanzielle Belastung entsteht, die bei genaueren Berechnungen verhindert werden könnte. Ein Fahrtenbuch ist deshalb konkreter, aber auch aufwändiger und muss das ganze Jahr über gepflegt werden. Ein Wechsel zwischen den beiden Alternativen ist unter dem Geschäftsjahr nicht möglich. Die Ausnahme bildet nur der unterjährige Wechsel des Firmenwagens. Deshalb ist zu empfehlen, beide Kalkulationen durchzurechnen und somit das beste und steuerlich günstigere Modell auszuwählen.

Die wichtigsten Angaben im Fahrtenbuch

Mindestangaben laut § 8 Abs. 2 EstG sind:

  • Datum
  • Name des Fahrers
  • Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt
  • Insgesamt zurückgelegte Distanz
  • Reisestart und -ziel (mit Adressangaben)
  • Route (bei Umwegen mit Begründung)
  • Art/Zweck der Fahrt (Privat, geschäftliche oder Mischfahrt)
Mindestangaben des Fahrtenbuchs
Mindestangaben des Fahrtenbuchs

Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Für die Führung eines Fahrtenbuchs gelten strenge Richtlinien, die das Bundesfinanzministerium aufgestellt hat. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erfüllt folgende Kriterien:

  • Jedes Fahrzeug hat sein eigenes, separates Fahrtenbuch.
  • Der Name des Fahrers muss bei jeder Fahrt vermerkt werden, wenn das Fahrzeug von mehr als einer Person genutzt wird.
  • Bei privaten Fahrten reichen auch nur Anfangs- und End-Kilometerstände.
  • Die Einträge müssen zeitnah nach jeder Fahrt verfasst, vollständig und korrekt sein. Die Mindestangaben müssen also jedes Mal ausgefüllt werden. Nachträge sind nicht möglich.
  • Nachträgliche Änderungen sind nur bedingt zulässig und müssen transparent sichtbar gemacht werden.
  • Die Werte werden nicht gerundet. Genaue Angaben, wie z.B. der Kilometerstand, sind nötig.
  • Übersichtliche, einheitliche Gestaltung und gut leserliche Schrift.
  • Fahrtenbücher müssen beim Finanzamt in geschlossener, nicht manipulierbarer Form abgegeben werden. Deshalb gibt es gebundene Bücher, Smartphone-Apps oder elektronische Fahrtenbücher.

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Was passiert, wenn ich das Fahrtenbuch falsch ausfülle?

Bei falschen Fahrtenbüchern kann das Finanzamt Ihr Fahrtenbuch ablehnen. Dies kann schon der Fall sein, wenn nur eine der genannten Anforderungen nicht erfüllt ist. Bei einer Ablehnung wird der Dienstwagen nach der Ein-Prozent-Regelung versteuert. Ohne Rechnungen und Belege kann es sogar so weit kommen, dass Freelancer und Selbstständige gar keine Fahrtkosten absetzen dürfen.

Achtung: Ein Excel-Fahrtenbuch wird vom Finanzamt nicht akzeptiert, auch nicht in ausgedruckter Form, da man sie beliebig verändern kann und Änderungen nur schwer sichtbar sind. Diese Vorlage soll Ihnen bei der handschriftlichen Umsetzung helfen.

Kostenlose Vorlage zum Download

Vorlage Fahrtenbuch

Für Ihre eigenen Zwecke ist unsere Excel-Tabelle jedoch ideal: Sie können es als Vorlage nutzen, um Ihr eigenes Fahrtenbuch in Papierform zu erstellen. Achten Sie dabei jedoch darauf, keinen Bleistift zu verwenden und alle Einträge ausschließlich handschriftlich vorzunehmen. Weiterhin eignet sich diese Vorlage des Fahrenbuchs für Ihre persönlichen Aufzeichnungen und Berechnungen. Vor allem, wenn Sie sich zwischen der Ein-Prozent-Regelung und dem Fahrtenbuch entscheiden müssen.

Über den Autor

Marion Plura

Marion Plura absolviert ein Duales Studium beim Müller Verlag und unterstützt das Team von freelancermap im Marketing-Bereich.

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