Steht für Sie als Freelancer bald ein Kunden-, Seminar- oder Messebesuch an? Wissen Sie, wie Sie Ihre beruflichen Reisekosten korrekt abrechnen? Dieser Artikel zeigt, wie Sie Geschäftsreisen richtig abgerechnen und was es mit den vier Reisekostenarten auf sich hat.
Inhalt des Artikels:
Was sind Reisekosten für Selbständige?
Sobald Freelancer beruflich bedingt ihre erste Tätigkeitsstätte verlassen, entsteht eine Auswärtstätigkeit. Eine Auswärtstätigkeit bedeutet, dass sie für die Ausübung des Berufs eine Reise unternehmen, welche Reisekosten verursachen kann. Dies können sowohl Kundenbesuche als auch Fortbildungs- oder Messebesuche sein.
ℹ️ Die erste Tätigkeitsstätte wird als solche anerkannt, wenn zwei Drittel der Arbeitszeit dort verbracht wird. Dies kann entweder die Wohnung und/oder die regelmäßige Arbeitsstätte in einem Co-Working Space oder Büro sein.
Als Selbstständiger sind Sie dafür verantwortlich, dass Reisekosten für Dienstreisen nachgewiesen, korrekt dokumentiert und in Ihrer Buchhaltung abgerechnet werden. Denn nur was vom Finanzamt anerkannt wird, kann für die Steuer geltend gemacht werden. Dabei gibt es einiges an Regeln zu beachten.
Damit das Finanzamt eine Dienstreise auch als solche anerkennt, müssen einige Voraussetzungen erfüllt werden:
- Der Reisende muss sich außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte und auch nicht in der privaten Wohnung befinden.
- Die Diensreise muss einen beruflichen Hintergrund haben.
- Der Reisende muss eine bestimmte Distanz überwinden. Hierzu muss in der Regel mindestens die Stadtgrenze verlassen werden.
Generell können Kosten, bei einer Reisekostenabrechnung für Freelancer, in vier verschiedene Kostenarten eingeteilt und als Pauschale oder effektive Kosten abgerechnet werden. Auch wenn die Reisekostenabrechnung etwas kompliziert klingt, lohnt es sich für Freelancer dran zu bleiben. Bereits wenige berufliche Reisen können sich auf mehrere hundert oder tausend Euro pro Jahr summieren, die man für die Steuern geltend machen kann.
Das Finanzamt unterscheidet zwischen vier verschiedenen Reisekostenarten:
- Verpflegungskosten
- Übernachtungskosten
- Fahrtkosten
- Reisenebenkosten
Diese sind jeweils unterschiedlich geltend zu machen. Besonderes Augenmerk wird dabei auf vorhandene Belege und Notwendigkeit der Reise gelegt. Hier ist das Finanzamt besonders bei Auslandsreisen oft sehr kritisch.
Reisekosten richtig abrechnen
Die Kosten für Geschäftsreisen von Selbstständigen gelten als Werbungskosten, da diese Kosten anfallen, um Einnahmen zu erwerben. Sie werden in der Gewinn- und Verlustrechnung als Betriebsausgaben abgerechnet und haben somit Einfluss auf den Gewinn – worauf am Ende die Steuer erhoben wird. Bei Reisekosten gilt allerdings: Nicht für alle Kosten können die tatsächlichen Beträge abgezogen werden.
Um Reisekosten von den Steuern abziehen zu können, ist es wichtig, dass nachgewiesen wird, dass die Reise notwendig und von betrieblicher Natur war. Dazu zählen Besuche bei Kunden, Seminar- und Messebesuche, aber auch notwendige Weiterbildungen. Als Nachweis zählen hierbei zum Beispiel Korrespondenz im Vorfeld der Reise, die Belege für Hotelzimmer oder Zugfahrten, Tankquittungen oder die Einträge im Fahrtenbuch. Alle Quittungen und Belege müssen per Gesetz zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
Generell gilt, dass Reisekosten sowohl notwendig als auch angemessen sein müssen. Was dabei angemessen ist, ist vorallem Auslegungssache. Wer bei einer Geschäftsreise in einem 5-Sterne-Hotel übernachtet, obwohl es genügend preisgünstigere Mittelklassehotels gibt, wird es schwer haben, dies zu rechtfertigen.
Verpflegungskosten
Der Gedanke hinter dem Verpflegungsmehraufwand ist die Tatsache, dass reisende Freiberufler fernab vom heimischen Herd nicht kostengünstig essen und trinken können; ergo müssen sie bei Bäckereien, Restaurants und Cafés Verpflegung kaufen, wodurch Mehrkosten entstehen, welche steuerlich absetzbar sind.
Die Kosten für Verpflegung auf Ihrer Geschäftsreise können nicht 1:1 von der Steuer abgesetzt werden, sondern werden über Pauschalsätze geltend gemacht. Die Höhe der Pauschalen ändern sich meist jährlich. Sie werden jeweils zum Jahresbeginn definiert.
Das Finanzamt nennt diese Pauschalsätze auch «Verpflegungsmehraufwand» und unterscheidet dabei zwischen In- und Auslandspauschalen. Über diese Pauschalsätze machen Selbständige die Kosten der Verpflegung auf der Geschäftsreise geltend. Dabei ist es wichtig zu unterscheiden, wie lange die Geschäftsreise bzw. der externe Aufenthalt dauert und wohin er führt. So werden für An- und Abreisetage (bei mehrtägigen Abwesenheiten) oder eintägigen Geschäftsreisen andere Pauschalen angewandt als bei Abwesenheiten über 24 Stunden. Für Reisen ins Ausland gelten wiederum andere Bestimmungen als für Reisen im Inland.
| Dauer | Pauschale |
| Eintägige Reise: bis max. 8 Stunden | 0 € |
| Eintägige Reise: bis zu 24 Stunden | 14 € |
| Mehrtägige Reise: An- und Abreisetag | je 14 € |
| Mehrtägige Reise: volle Tage | je 28 € |
Eine weitere Regel kommt dazu, wenn der Kunde oder Seminarveranstalter, zu dem Sie reisen, Ihnen Verpflegung zur Verfügung stellt. Diese muss anteilig von der Pauschale abgezogen werden. Bei Frühstück 20 Prozent, bei Mittag- und Abendessen jeweils 40 Prozent. Minusbeträge können dabei nicht entstehen. Sollte der Wert negativ sein, werden null Euro angerechnet.
Für eine Auslandsreise gilt: Freelancer sollten die Verpflegungspauschale für ihr Zielland jedes Jahr nachschlagen, denn die Pauschalen ändern sich regelmäßig. 2017 wurden die Pauschalen für die USA nach oben angepasst; wer nach Ungarn oder Griechenland reist, der erhält hingegen weniger Geld.
| Land/Region | Abwesenheit > 24 Std. | Abwesenheit > 8 Std. |
| Japan | 52 | 35 |
| Dänemark | 75 | 50 |
| Kanada | 47 | 32 |
| Österreich | 40 | 27 |
Interessanterweise unterscheidet der Gesetzgeber nicht nur nach Ländern, sondern auch nach Regionen. Für eine mindestens 24-stündige Geschäftsreise nach Peking gibt es nur 30 Euro, in andere Teile des Landes, wie zum Beispiel Hongkong, winken 74 Euro pro Kalendertag.
Die Verpflegungspauschale sollte definitiv nicht ignoriert werden, da die Mehraufwendung für Essen und Getränke während einer Geschäftsreise abgesetzt werden können. Beachten Sie bei der Berechnung deshalb die Reisedauer, das Zielland sowie die aktuell gültigen Pauschbeträge.
Übernachtungskosten
Die Abrechnung von Übernachtungskosten ist relativ einfach. Freelancer können Übernachtungskosten im vollen Betrag verbuchen und geltend machen, sofern die Kosten belegt sind. Außerdem sind Übernachtungskosten auch vorsteuerabzugsfähig, jedoch zum ermäßigten Umsatzsteuersatz.
Fahrtkosten
Fahrtkosten fallen an, wenn man nicht mit dem Firmenwagen unterwegs ist. Bei Reisen mit den öffentlichen Verkehrsmitteln, per Flugzeug oder mit einem Mietwagen ist die Reisekostenabrechnung relativ einfach. Hier kann einfach der exakte Wert der Quittung (oder des Tickets) als Ausgaben abgerechnet und für die Steuer abgezogen werden.
Nutzen Sie Ihr privates Auto für geschäftliche Zwecke? Dann können Sie die finanziellen Aufwendungen für die betrieblichen Fahrten ebenfalls steuerlich absetzen. Wenn Sie beispielsweise regelmäßig zu Kunden fahren, lässt sich mithilfe der sogenannten Anfahrtspauschale ein guter Richtwert finden, mit denen die Kosten für die Anfahrt angerechnet werden können. Hierbei wird entweder die Kilometerpauschale (30 Cent/Kilometer) geltend gemacht oder ein exakter Wert berechnet. Um zu belegen, dass es sich dabei um Fahrtkosten für die Arbeit handelt, muss bei Geltendmachung der effektiven Kosten jedoch jeder zurückgelegte Kilometer dokumentiert und mit dem individuell berechneten Satz (Kosten des Wagens (Abschreibung, Zinsen, Versicherung, Reparaturen etc.) durch die jährlich gefahrenen Kilometer) berechnet werden. Hier bietet sich die Führung eines Fahrtenbuches an.
Bei der pauschalen Berechnung der Fahrtkosten gelten folgende Sätze:
- 30 Cent je gefahrenem Kilometer
- Für andere Transportmittel (Motorrad, Motorroller, Mofa) 20 Cent je gefahrenem Kilometer.
Reisenebenkosten
Reisenebenkosten sind alle Kosten, die nicht in die vorhergegangenen Kategorien fallen, die aber trotzdem die Auswärtstätigkeit betreffen. Die Ticketkosten für den Messeeintritt zum Beispiel, Parkgebühren, Kosten für die Nutzung des Internets im Hotel oder sonstige Services.
Wird kein offizieller Beleg ausgestellt, können Freiberufler sich selbst einen Beleg ausstellen. Darauf muss die Summe, alle Teilbeträge (beispielsweise Stückpreise), eine Begründung, das Datum sowie die Unterschrift des Freelancers vermerkt sein. Außerdem muss die Mehrwertsteuer deklariert und eine Erklärung, wieso der Beleg selbst geschrieben wurde, gegeben werden. Nur so können Reisenebenkosten für die Steuern eingereicht werden.
Wer öfter geschäftlich reist und bar bezahlt, für den lohnt sich eventuell das Führen eines Kassenbuchs. So werden Eigenbelege jeweils direkt und formrichtig erstellt.
Welche Hilfsmittel Freelancer für die tägliche Arbeit kennen sollten, finden Sie hier.
Reisekosten mit Kunden abrechnen
Unternehmen Freiberufler im Auftrag eines Kunden eine Reise, so können diese Kosten ggf. an den Kunden weitergegeben werden. Wichtig ist, dass Freelancer dies im Vorfeld mit den Kunden besprechen. Erklärt sich der Kunde bereit, die anfallenden Kosten zu übernehmen, müssen sich Freiberufler für eine geeignete Abrechnungsmehtode entscheiden. Hierfür gibt es drei Varianten:
- Die gesamten Aufwendungen für die Reise werden im Voraus berechnet und in den Preis mit einkalkuliert. Hierbei ist es wichtig, die zusätzlichen Kosten transparent aufzuführen und dem Kunden zu begründen. Setzen Sie dabei die Kosten eher großzügig an, damit am Ende sicher alle Zusatzaufwendungen gedeckt sind und sie nicht nachverhandeln müssen. Das mag am Ende zwar teurer wirken, bedeutet aber auch sehr viel weniger Papierkram. Diese Variante funktioniert am besten, wenn die Reisekosten überschaubar sind.
- Die Spesen und Auslagen am Ende in Rechnung stellen. Dabei fällt die Umsatzsteuer an. Was bei Spesenabrechnungen besonders zu beachten ist, lesen Sie hier.
- Die letzte Variante besteht darin, die Reisekosten einzeln vom Kunden bezahlen zu lassen. Freelancer führen in ihrer Buchhaltung erst die Auslagen auf und setzen diese dann durch die Erstattung des Kunden wieder auf null.
Fazit
Reisekosten fallen für Freelancer an, sobald sie sich aus beruflichen Gründen eine Auswärtstätigkeit ergibt. Die entstehenden Kosten werden in der Gewinn- und Verlustrechnung als Werbungskosten erfasst und fließen in die Steuererklärung mit ein. Wer Reisekosten aus den Kategorien Verpflegung, Übernachtung, Fahrten oder Nebenkosten geltend machen möchte, muss die Notwendigkeit, die Betrieblichkeit sowie die Ausgaben selbst belegen können. Genauigkeit lohnt sich hier besonders, denn nur, wenn das Finanzamt die Ausgaben anerkennt, können diese von der Steuer abgezogen werden. Da heutzutage insbesondere Freelancer immer öfter unterwegs sind, sei es zu Kunden oder zu wichtigen Partnern, ist es wichtig, sich umfassend mit der Abrechnung von Reisekosten zu beschäftigen. Nur so lässt sich von den steuerlichen Begünstigungen profitieren.
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