Geschäftsbrief für Freelancer: Tipps und Vorlage

Advertorial

Wer als Freelancer arbeitet, muss immer wieder Schreiben wie Angebote oder auch Rechnungen an seine Kunden richten. Der Geschäftsbrief sollte daher jedem Freelancer ein Begriff sein. Doch was kennzeichnet den Geschäftsbrief eigentlich und worauf müssen Freelancer achten? Wir klären auf. 

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Inhalt des Artikels:

1. Definition
2. Aufbau
3. Pflichtangaben
4. Beispiele
5. Tipps
6. Download Vorlage

Definition: Was ist ein Geschäftsbrief?

Mit einem Geschäftsbrief ist jede Korrespondenz zwischen Unternehmen und deren Kunden oder Dienstleistern gemeint – vom Angebot bis zum Informationsschreiben. Daher müssen auch Freelancer und Selbstständige Geschäftsbriefe verfassen. Außerdem gibt es den privaten Geschäftsbrief, wenn Privatpersonen Unternehmen oder Behörden kontaktieren.

“Brief” meint in diesem Fall übrigens nicht nur die schriftliche Form: Eine Übermittlung per E-Mail oder das PDF zählen auch als Geschäftsbrief. Ein solches Schreiben hat dabei nicht nur eine bestimmte Form zu erfüllen, sondern kann für einen Freelancer auch als Chance dienen, sich und sein Unternehmen positiv hervorzuheben: Der Geschäftsbrief ist wie eine Visitenkarte und hinterlässt einen Eindruck beim Empfänger. 

Was muss rein?

Die Gestaltung des Geschäftsbriefes wird nach DIN 5008 geregelt. Die DIN-Norm enthält dabei Empfehlungen zum Design, nicht aber zu den Inhalten. Sie gibt also Gestaltungshinweise unter anderem zu den Seitenrändern, der Schriftgröße und Schriftart. Pflicht ist DIN 5008 nicht, jedoch unterstützt die Norm dabei, einen ordentlichen und anerkannten Brief zu erstellen. Was jedoch nicht jedem frei überlassen wird, sind bestimmte Pflichtangaben in einem Geschäftsbrief. Hier gibt es gesetzliche Vorschriften. Dazu lesen Sie im übernächsten Abschnitt.

Allgemeiner Aufbau

Ein gut gestalteter und ordentlicher Geschäftsbrief kann Freelancern als Aushängeschild dienen. Wie sollte er also aufgebaut sein, damit er positiv anerkannt wird? 

1. Logo des Absenders im Briefkopf
2. Name und Adresse des Empfängers
3. Infobox z.B. mit Kontaktdaten des Absenders, Datum, Kundennummer
4. Betreff
5. Inhalt des Briefes
6. Seitenzahl
7. Fußzeile für weitere Angaben

• Das Format nach DIN 5008

Schon beim Einrichten der leeren Seite sollte direkt professionell gearbeitet werden. DIN 5008 empfiehlt hierzu etwa Seitenränder von oben 4,5 cm, unten 2,5 cm, links 2,5 cm und rechts 2 cm (mind. 1,5 cm). Die Schriftgröße sollte in Arial oder Times New Roman 12 pt betragen. 

• Der Briefkopf

Der Briefkopf eines Geschäftsbriefes fällt direkt ins Blickfeld. Um dieses große Feld zu füllen, kann dieses einfach leer lassen oder das Logo des eigenen Unternehmens eingefügen.

• Der Empfänger

Die Kontaktdaten des Empfängers stehen linksbündig unter dem Briefkopf. Hier sollten beispielsweise Firmenbezeichnung, Name sowie die Anschrift des Adressaten stehen.

• Die Infobox

Hier ist Platz für die eigene Anschrift (rechtsbündig), sonstige Informationen, die wichtig sind sowie darunter das Datum mit einer Leerzeile Abstand. Insgesamt dürfen alle Kontaktdaten 9 Zeilen einnehmen oder 4,5 cm nicht überschreiten. Ob die eigene Adresse oben links, rechtsbündig oder auch zentriert steht, ist inzwischen jedem Freelancer selbst überlassen. Ein Ort wird beim Datum nur genannt, sollte er sich vom Wohnort unterscheiden. 

• Die Betreffzeile

Worum geht es in einem Geschäftsbrief eigentlich? Das beschreibt die Betreffzeile – zwei Zeilen unter dem Datum. Wer möchte, darf hier die Fettschrift verwenden oder sogar eine größere Schrift benutzen.  

• Höfliche Anrede 

Auch für die Anrede gibt es Vorgaben: Sie sollte nach zwei Leerzeilen unter der Betreffzeile kommen. Neutral, höflich aber dafür unpersönlich ist die Anrede mit “Sehr geehrte Damen und Herren”. Kennen Freelancer ihren Ansprechpartner wie bei persönlichen Kundenbeziehungen, sollte definitiv der Name in der Anrede verwendet werden. 

• Der Textbereich

Jeder Geschäftsbrief unterscheidet sich natürlich inhaltlich. In diesem Bereich, dem eigentlichen Anschreiben, ist es vor allem wichtig, fehlerfrei und strukturiert zu schreiben. Auch Absätze können einem Leser helfen, den Text besser zu greifen. 

• Die Grußformel

Wie persönlich die Grußformel eine Leerzeile unter dem Textbereich wird, hängt ganz vom jeweiligen Anlass ab und auch von der Anrede zu Beginn. Beide sollten zueinander passen. “Mit freundlichen Grüßen” wäre zum Beispiel ein höfliches und formelles Pendant. Es darf aber auch lockerer sein. 

• Die Fußzeile für weitere Geschäftsangaben

Wer noch auf Kontoverbindung, Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und weitere Kontaktdaten wie Telefonnummern oder die Website hinweisen möchte, kann hierfür die Fußzeile verwenden. 

Pflichtangaben

Wenn Freelancer einen Geschäftsbrief schreiben, müssen auch sie gesetzliche Vorschriften beachten. Diese betreffen Pflichtangaben zur Person und zum Unternehmen des Freelancers. Üblicherweise werden die Angaben im Fußbereich des Geschäfts-Briefbogens angegeben, es gibt jedoch keine exakte Vorgabe. 

Enthalten sein muss:

• Vorname (mind. einer, ausgeschrieben)
• Zuname (Familienname)
• ladungsfähige Anschrift (keine Postbox)
• bei Gesellschaftern einer BGB-Gesellschaft die o.g. Angaben für alle Gesellschafter

Da Freiberufler, etwa als freiberuflicher Kleinunternehmer oder auch in einer Freiberufler-GbR, nicht ins Handelsregister eingetragen sind, kommen weniger Pflichtangaben auf sie zu. Freelancer müssen so nur den vollständigen Vor- und Nachnamen, die Geschäftsanschrift und gegebenenfalls den Zusatz “GbR” in einem Geschäftsbrief angeben. Schließlich gibt es keine Handelsregisternummer und kein Registergericht. Was unabhängig von der Rechtsform aber nicht fehlen darf, ist natürlich die eigene Unterschrift.

Zusatzinfo für Freelancer mit anderen Rechtsformen:

Für den eingetragenen Kaufmann wird der Zusatz “e. K.” benötigt sowie der Ort der Handelsniederlassung, Handelsregisternummer und Angaben zum zuständigen Registergericht.

Für die Freiberufler-GmbH: Firmenname aus dem Handelsregister, der Zusatz GmbH oder UG, das zuständige Registergericht inkl. der Registrierungsnummer hierzu, die Auflistung aller Geschäftsführer sowie der Sitz der Gesellschaft sind Pflichtangaben. 

Pflichtangaben Freiberufler-OHG: Firmenname auf dem Handelsregister, inkl. Zusatz OHG oder KG. Außerdem Sitz der Gesellschaft und Registergericht und Registernummer sind Pflichtangaben.

Übrigens: Wer Geschäftsbriefe empfängt sollte sie auch rechtssicher bearbeiten und ablegen. Wie dies geht und ob man als Freelancer gemäß den Grundsätzen der “ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Belegen in elektronischer Form” (GoBD) arbeitet, kann man mithilfe einer Checkliste prüfen.

Beispiele: Welche Geschäftsbriefe gibt es?

Es gibt unterschiedliche Arten von Geschäftsbriefen. Denn jede Korrespondenz, die einem Freelancer hilft, sein Geschäft vorzubereiten, durchzuführen oder auch aufzuheben, gilt als Geschäftsbrief. Besonders häufig werden hier das Angebot, die Rechnung und auch die Mahnung verschickt. Wir haben die passenden Vorlagen vorbereitet: 

• Angebot
• Rechnung
• Mahnung

Tipp zur Erleichterung des Arbeitsalltags:
Eintreffende Geschäftspost kann einfach und unkompliziert via CAYA digitalisiert werden. Physische Post wird dazu in ein Scancenter umgeleitet und in einem hochautomatisierten Verfahren eingescannt und digitalisiert. So hat man jederzeit ortsunabhängig Zugang zur eigenen Post. CAYA stellt digitalisierte Briefe in einem “email like” Postfach zur Verfügung, wo sie innerhalb einer Ordnerstruktur gespeichert und bearbeitet werden können.

Zusätzlich können Dokumente auch via Email oder Upload in die CAYA Cloud hochladen werden. Verknüpfen kann man CAYA auch: Dokumente können dank OCR Datenextraktion auf Inhalte durchsucht werden und direkt an integrierte Tools weitergeleitet werden (z.B. Candis, Filee, Evernote, GetMyInvoice, Zapier und mehr.). www.getcaya.com

Hilfreiche Tipps

Die Formalien eines Geschäftsbriefs sollten nun klar sein. Ein korrekter Brief führt aber noch lange nicht zum Erfolg. Deswegen haben wir noch hilfreiche Tipps für Freelancer: 

• Vorlage erstellen

Damit sich Freelancer nicht jedes mal neu die Frage stellen, wie der Geschäftsbrief auszusehen hat und was eigentlich alles drin stehen muss, empfehlen wir, sich eine Vorlage zu erstellen. Das spart Zeit und gibt auch Sicherheit. 

• Fristen beachten

Es gibt tatsächlich Fristen für die Aufbewahrung. Sowohl Kopien der Ausgangspost als auch für eingehende Briefe sollten sechs Jahren mit dem Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres aufbewahrt werden.

• Software zur Unterstützung

Rechnungen schreiben kostet viel Zeit. Es gibt gute digitale Tools, die Freelancer unterstützen und die Prozesse automatisieren. 

• Auf den Punkt

Wer sich kurz fassen kann, sollte das tun: Am besten ist alles auf einer DIN-A4-Seite gesagt. Wenn es mal länger werden muss, kann auch auf Schriftgröße 11 anstatt 12 zurückgegriffen werden. Das spart etwas Platz. 

• Mehrmals Korrekturlesen

Fehler in Rechtschreibung und Grammatik sollten in jedem Fall vermieden werden. Das betrifft auch den Namen des Empfängers.

• Abrunden

Jeder Geschäftsbrief sollte in sich rund sein, d.h., einem roten Faden folgen, strukturiert sein und auch beispielsweise mit einer Handlungsaufforderung oder Dankesworten enden. 

Vorlage für Geschäftsbrief (Word)