Mit der Auftragsbestätigung bestätigt der Freelancer die Annahme eines Auftrages gegenüber dem Auftraggeber. Sie sichert dem Kunden somit die Annahme (und Erledigung) des Auftrags durch den Freelancer zu. Beide Parteien stimmen somit den vorher vereinbarten Konditionen zur Ausführung des Auftrags zu.
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Auftragsbestätigung
Inhalt des Artikels:
- Was ist eine Auftragsbestätigung?
- Pflichtangaben
- Auftragsbestätigung als Willenserklärung
- Warum ist eine Auftragsbestätigung wichtig?
- Welche Aufbewahrungsfrist gilt?
Definition: Was ist eine Auftragsbestätigung?
Der Dienstleister bzw. Auftragnehmer (Freelancer) stellt bei Auftragsübernahme gegenüber seinem Auftraggeber (Unternehmen) eine Auftragsbestätigung aus. Diese ist über die DIN 69905 normiert und garantiert dem Kunden die Annahme und Umsetzung eines Auftrags zu den zuvor vereinbarten Konditionen.
Pflichtangaben: Was gehört rein?
Die Auftragsbestätigung gilt sowohl für den Fall eines Dienstleistungsangebots wie auch beispielsweise bei der Bestellung von Waren und wird in den meisten Fällen schriftlich erstellt. Sie sollte übersichtlich und kompakt verfasst sein und alle maßgeblichen Elemente über den Auftrag beinhalten:
- Firmendaten des Auftragnehmers
- Daten des Auftraggebers
- Kundennummer und Rechnungsnummer
- Aktuelles Datum
- Die Benennung einer Auftragsbestätigung als solche in der Betreffzeile
- Der Dank für die Auftragserteilung
- Beschreibung der Leistung
- Nettopreis
- Umsatzsteuer
- Gesamtsumme des Auftrags
- Kontaktdaten für Rückfragen
Auftragsbestätigung als Willenserklärung
Eine Auftragsbestätigung kann vom Angebot abweichen, doch gilt sie dann nicht als Annahme des Vertrages, sondern als Ablehnung. In diesem Fall ist ein neues Angebot zu verhandeln wenn der potenzielle Kunde, beispielsweise ein Unternehmen, immer noch an der Dienstleistung interessiert ist. Vor allem bei großen Aufträgen wird keine schriftliche Auftragsbestätigung erstellt, sondern Verträge ausgehandelt, die von beiden Vertragspartnern unterschrieben werden.
Zweck: Warum ist eine Auftragsbestätigung wichtig?
Nicht jeder Auftrag erfordert eine Bestätigung. In bestimmten Szenarien ist sie jedoch ausschlaggebend. Dann beispielsweise, wenn ein Auftrag oder eine Bestellung rückgängig gemacht oder geändert wird. Auch Bestellungen, die ohne vorheriges Angebot eingehen oder Erstbestellungen sollten bestätigt werden. Ebenso verhält es sich bei freibleibenden Angeboten, aufgrund derer die Kunden einen Bestellvorgang einleiten.
Missverständnissen vorbeugen
Die Auftragsbestätigung soll Missverständnisse sowohl auf der Auftraggeber- als auch auf der Auftragnehmerseite vermeiden, damit es im Zuge der Auftragsabwicklung nicht zu bösen Überraschungen und in weiterer Folge zu einem Streitfall kommt:
- Der Auftraggeber (Kunde) erhält also die in der Auftragsbestätigung formulierte Leistung
- Der Auftragnehmer (Freelancer) hat die in der Auftragsbestätigung formulierte Leistung auszuführen.
Zur Absicherung bei mündlicher Beauftragung
Eine Beauftragung kann auch mündlich erfolgen, beispielsweise im Zuge eines (Telefon-)Gesprächs, einer Beratung etc. In der schriftlichen Auftragsbestätigung werden die mündliche Vereinbarung zu Papier gebracht und liegen dadurch auch schwarz auf weiß vor.
Bei Abweichung zum Angebot
Weicht die Auftragsbestätigung in wesentlichen Punkten (z.B: Leistung, Preis) von dem Angebot ab, wirkt sie wie ein neues Angebot, das der Zustimmung des Auftraggebers bedarf.
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Welche Aufbewahrungsfrist gilt für die Auftragsbestätigung?
Wie für alle geschäftlichen Dokumente gilt auch für die Auftragsbestätigung eine länderspezifische Aufbewahrungsfrist:
- Deutschland: 6 Jahre
- Österreich: 7 Jahre
- Schweiz: 10 Jahre
Weitere Mustervorlagen für Selbstständige:
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