Auftragsbestätigung

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Mit der Auftragsbestätigung bestätigt der Freelancer die Annahme eines Auftrages gegenüber dem Auftraggeber. Sie sichert dem Kunden somit die Annahme (und Erledigung) des Auftrags durch den Freelancer zu. Beide Parteien stimmen somit den vorher vereinbarten Konditionen zur Ausführung des Auftrags zu.


Inhalt des Artikels:

  1. Definition
  2. Vorgehensweise bei der Auftragsbestätigung
  3. Nutzen der Auftragsbestätigung
  4. Inhalte der Auftragsbestätigung

Definition

Der Dienstleister oder Verkäufer von Produkten stellt bei Auftragsübernahme gegenüber seinem Käufer eine Auftragsbestätigung aus. Diese ist über die DIN 69905 normiert und garantiert dem Kunden die Annahme und Umsetzung eines Auftrags zu den zuvor vereinbarten Konditionen. Sie gilt sowohl für den Fall eines Dienstleistungsangebots wie auch bei der Bestellung von Waren.

Vorgehensweise bei der Auftragsbestätigung

Zur Akquise von Projekten unterbreiten Freelancer ihre Angebote den potentiellen Kunden für die entsprechenden Dienstleistungen oder Waren. Im Zuge dessen müssen sie die Menge und die Kosten definieren, um die es bei dem Angebot geht. Erst nach nach der Angebotsannahme seitens des Kunden, erteilt dieser einen Auftrag, der einer Bestätigung bedarf. Die Auftragsbestätigung erfolgt in der Regel schriftlich an den Kunden – entweder in Papierform oder auf elektronischem Weg, beispielsweise über eine Bestätigungsmail.

Die Auftragsbestätigung kommt nach der Annahme des Angebots zum Einsatz. Sie bestätigt die Übernahme des Auftrags durch den Freelancer.

Die Auftragsbestätigung dient als Beweis der Auftragsannahme und muss als solcher bestimmte Informationen beinhalten. Sie ist im deutschen Recht keine jedoch eigene Rechtsfigur, also keine Pflicht, sondern lediglich üblich im allgemeinen Geschäftsverkehr. Durch eine korrekte, schriftliche Auftragsbestätigung steht der Auftragnehmer in der Pflicht, die Leistung zu den ausgemachten Bedingungen zu erbringen und alle Konditionen zu erfüllen, um den Auftrag nach den vertraglich vereinbarten Regeln erfolgreich abzuschließen.

Nutzen der Auftragsbestätigung

Nicht jeder Auftrag erfordert eine Bestätigung. In bestimmten Szenarien ist sie jedoch ausschlaggebend. Dann beispielsweise, wenn eine Bestellung rückgängig gemacht oder geändert wird. Auch Bestellungen, die ohne vorheriges Angebot eingehen oder Erstbestellungen sollten bestätigt werden. Ebenso verhält es sich bei freibleibenden Angeboten, aufgrund derer die Kunden einen Bestellvorgang einleiten.

Inhalte der Auftragsbestätigung

Damit die Bestätigung ihren Zweck erfüllen kann und damit Missverständnisse zwischen Kunden und Freelancer vermeidet, muss sie einige grundlegende Informationen beinhalten. Dazu gehören:

  • Preis
  • Menge und Bezeichnung der Ware bzw. der Dienstleistung
  • Liefer- oder Leistungsdatum oder Zeitraum
  • Spezialregelungen
  • Liefer- und Verpackungskosten
  • Zahlungsbedingungen
  • Gerichtsstand
  • Eigentumsvorbehalt

Aus juristischer Perspektive ist sind Unternehmen nicht zwingend verpflichtet, eine Auftragsbestätigung zu schreiben. Sie gewährt jedoch sowohl dem Aussteller als auch dem Kunden Klarheit und Sicherheit im Rechtsverkehr. Aus diesem Grund sollten, sofern Bestandteil der Vereinbarung, die vorhergenannten Informationen im Bestätigungsschreiben vorkommen.

In jedem Fall sollte die Bezeichnung der zu erbringenden Leistung oder des Produkts, der Preis, das Lieferdatum oder der Leistungszeitraum, etwaige Sondervereinbarungen und etwaige Sonderkosten, Zahlungsmodalitäten sowie rechtliche Elemente wie der Gerichtsstand in dem Schreiben vermerkt sein. Auch der Eigentumsvorbehalt sollte in der Bestätigung des Auftrags Erwähnung finden.

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