1. Mahnung für Freiberufler – Vorlage & Muster

Wenn Kunden ihre Rechnungen nicht zahlen, ist das für Freiberufler eine unangenehme Situation. Früher oder später muss eine Mahnung geschrieben und die eigenen Rechte durchgesetzt werden. Wir haben hilfreiche Tipps und eine kostenlose Vorlage für die 1. Mahnung zusammengestellt.

Mahnung Definition

Als Freelancer hat man seinen Auftrag frist- und fachgerecht erbracht und eine korrekte Rechnung erstellt – aber der Kunde zahlt nicht innerhalb der angegebenen Frist. Um den Kunden an seine Zahlung zu erinnern, wird die sogenannte 1. Mahnung versendet. Sie wird auch als Zahlungserinnerung bezeichnet.

Eine Mahnung ist die bestimmte und eindeutige Aufforderung des Gläubigers an seinen Schuldner, die geschuldete Leistung (also die Zahlung) zu erbringen. Ab dem Zeitpunkt des Verzugs muss der Schuldner alle zeitlich später ausgelösten Kosten zur Rechtsverfolgung übernehmen. Nach dem Gesetz stehen die Erhebung der Klage sowie die Zustellung eines Mahnbescheides der Mahnung gleich (§ 286 BGB).

Was muss eine Mahnung enthalten?

Für die Mahnung gibt es keine besondere gesetzliche Formvorschrift. Die Mahnung kann daher schriftlich, also per Brief, Fax oder E-Mail, aber auch mündlich, etwa durch Telefonanruf oder persönliches Ansprechen erfolgen.

Wichtig ist, dass die geltend gemachte Forderung auch wirksam und durchsetzbar und auch fällig ist. Sonst ist eine Mahnung leider unwirksam. Die wesentlichen Inhalte der ersten Mahnung sind:

1. Name und Anschrift Gläubiger
2. Name und Anschrift Schuldner
3. Datum der Erstellung der Mahnung
4. Kundennummer
5. Betreff mit „Mahnung“ oder „1. Mahnung“
6. Erinnerung an die ausstehende Zahlung sowie Hinweis auf Fälligkeit
7. Aufstellung der erbrachten Leistung oder Hinweis auf Rechnung anbei
8. Zu zahlender Brutto-Betrag
9. Ausblick über weiteren Mahnverlauf
10. Kontodaten

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Eine Fristsetzung ist nicht nötig, ebenso wenig die Androhung bestimmter Folgen. Es genügt, wenn der Gläubiger eindeutig zum Ausdruck bringt, dass er die Zahlung nun vom Kunden erwartet. Es gab sogar schon Mahnungen in Versform, die aber genauso wirksam waren (Urteil des Landgericht Frankfurt/Main vom 06.08.1981, Az. 2 O 150/81). Der Verzug tritt ein, wenn der Kunde die Forderung bei Fälligkeit nicht zahlt und auf die Mahnung nicht reagiert.

Wann und wie Verzugszinsen verrechnen?

Zahlt der Kunde trotz Mahnung nicht, dürfen Freelancer Verzugszinsen in Rechnung stellen. Die Höhe der gesetzlichen Verzugszinsen ist in § 288 BGB geregelt. Durch Vertrag oder AGB können auch andere, insbesondere höhere Zinssätze vereinbart werden. Solche Vereinbarungen sind dann aber auch voll gerichtlich überprüfbar, weshalb man sie lieber von einem Rechtsanwalt freigeben lassen sollte:

• Ist der Vertragspartner kein Verbraucher fallen neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank an.
• Ist ein Vertragspartner aber Verbraucher fallen fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank an.

Der Basiszinssatz wird halbjährlich zum 01. Januar und 01. Juli eines jeden Jahres festgelegt (§ 247 BGB) und kann unter www.bundesbank.de auch für frühere Zeiträume eingesehen werden. Gerade bei Verzugszeiträumen um den Jahreswechsel, muss man hier aufpassen. Seit 01. Juli 2024 beträgt der Basiszinssatz 3,37 %.

Die Verzugszinsen werden mit folgender Formel berechnet:

Nehmen wir an, es wurde gegenüber einem Verbraucher eine Rechnung in Höhe von 1.299 Euro ausgestellt und der Kunde zahlt diese nach Mahnung über einen Zeitraum von 90 Tagen nicht. Der Basiszinssatz liegt aktuell (2024) bei 3,37 Prozent. Die Verzugszinsen betragen 3,37 % + 5 % = 8,37 %. Daraus ergibt sich:

1.299,00 Euro x 8,37 % x 90 Tage / 365 Tage = 26,81 Euro

Somit können 26,81 Euro Verzugszinsen zusätzlich zum Rechnungsbetrag gefordert werden. Als weiteren Verzugsschaden kann man auch Inkasso- oder Anwaltskosten geltend machen.

Was sind Mahngebühren?

Eine Mahngebühr kann erhoben werden, muss es aber nicht. Setzt man eine Mahngebühr an, muss diese angemessen sein, da dies im Streitfall von einem Gericht überprüft werden kann. Seit 2014 regelt § 288 (5) BGB eine Kostenpauschale in Höhe von 40 Euro, wenn der Schuldner Unternehmer ist, also kein Verbraucher:

Der Gläubiger einer Entgeltforderung hat bei Verzug des Schuldners, wenn dieser kein Verbraucher ist, außerdem einen Anspruch auf Zahlung einer Pauschale in Höhe von 40 Euro. Dies gilt auch, wenn es sich bei der Entgeltforderung um eine Abschlagszahlung oder sonstige Ratenzahlung handelt. Die Pauschale nach Satz 1 ist auf einen geschuldeten Schadensersatz anzurechnen, soweit der Schaden in Kosten der Rechtsverfolgung begründet ist.

§ 288 BGB

Die 40 Euro kann man also auch mehrfach geltend machen, wenn zum Beispiel bei mehreren Raten jeweils Verzug vorliegt. Der Betrag nicht auf die Verzugszinsen angerechnet werden. Aber sie müssen auf Anwalts- oder Inkassokosten angerechnet werden, wenn diese als weiterer Verzugsschaden geltend gemacht wird.

Fakt ist, dass Freelancer durch das Erstellen der Mahnung einen zusätzlichen Arbeits- und Zeitaufwand haben. Dieser sollte auch entsprechend entschädigt werden.

Wie viele Mahnungen sind sinnvoll?

Wenn der Rechnungsempfänger nach der ersten Mahnung nicht reagiert, kann noch eine zweite und eine dritte Mahnung geschrieben werden.

Hier sollten die Zahlungsziele jeweils verkürzt werden. Waren es bei der ersten Mahnung vielleicht noch vierzehn Tage, sind es bei der Mahnung nur noch sieben Tage und bei der dritten Mahnung lediglich fünf Tage.

Tipp: Zahlungsfrist bei der Mahnung beachten

Um den eigenen Kunden die Möglichkeit zu geben, die Frist auch einhalten zu können, sollte diese an einem Werktag ablaufen.

Der Kunde einer Zahlungsforderung gerät nach dem Gesetz des Weiteren ohne Mahnung in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit der Forderung und nach Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet. Dies gilt gegenüber einem Kunden, der Verbraucher ist, nur, wenn auf diese Folgen in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders hingewiesen worden ist.