Wenn Kunden ihre Rechnungen nicht zahlen, ist das für Freiberufler eine unangenehme Situation. Früher oder später muss man als Freelancer Mahnungen schreiben und seine Rechte durchsetzen. Hier erhalten Sie hilfreiche Tipps und eine kostenlose Vorlage für eine 1. Mahnung als PDF, ODT, ODS, MS Word oder MS Excel Datei.
Vorlage 1. Mahnung
Inhalt des Artikels:
Viele Unternehmer denken, dass sie erst dreimal den Schuldner anmahnen müssen, bevor sie rechtliche Schritte einleiten dürfen. Dies ist jedoch nicht richtig. Bereits nach einer Mahnung gerät der Schuldner in Verzug, das heißt, er hat alle weiteren Kosten zur Rechtsverfolgung dann auch zu übernehmen. Wird allerdings auf der ersten erstellten Mahnung auch tatsächlich wörtlich „1. Mahnung“ geschrieben, wird der Schuldner damit rechnen dürfen, dass noch weitere Mahnungen erfolgen, bevor er tatsächlich zahlen muss.
Mahnung Definition
Unter einer Mahnung versteht man die bestimmte und eindeutige Aufforderung des Gläubigers an seinen Schuldner, die geschuldete Leistung (also die Zahlung) zu erbringen. Für die Mahnung gibt es keine besondere gesetzliche Formvorschrift. Die Mahnung kann daher schriftlich, also per Brief, Fax oder Email, aber auch mündlich, also durch Telefonanruf oder persönliches Ansprechen erfolgen.
Viele Unternehmer denken, dass sie erst dreimal den Schuldner anmahnen müssen, bevor sie rechtliche Schritte einleiten dürfen. Dies ist jedoch nicht richtig. Bereits nach einer Mahnung gerät der Schuldner in Verzug, das heißt, er hat alle weiteren Kosten zur Rechtsverfolgung dann auch zu übernehmen. Wird allerdings auf der ersten erstellten Mahnung auch tatsächlich wörtlich „1. Mahnung“ geschrieben, wird der Schuldner damit rechnen dürfen, dass noch weitere Mahnungen erfolgen, bevor er tatsächlich zahlen muss.
Sie haben als Freiberufler Ihren Auftrag termin- und fachgerecht erbracht und dem Kunden hierfür eine Rechnung gestellt. Aber der Kunde zahlt nicht. Im Allgemeinen wird die 1. Mahnung nach dem Eintritt der Fälligkeit und nach der Feststellung der Nichtzahlung erfolgen. In der Regel wird die 1. Mahnung in höflicher Form abgefasst. Eine Fristsetzung ist nicht nötig, ebenso wenig die Androhung bestimmter Folgen. Es genügt, wenn der Gläubiger eindeutig zum Ausdruck bringt, dass er die Zahlung nun vom Kunden erwartet. Der Verzug tritt ein, wenn der Kunde die Forderung bei Fälligkeit nicht zahlt und auf die Mahnung nicht reagiert.
Was muss eine Mahnung enthalten?
Pflichtangaben
- Vollständiger Name und die komplette Anschrift des Mahnungsstellenden
- Vollständiger Name und die komplette Anschrift des Empfängers
- Kundennummer, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Mahnungsdatum
- Deutliche Kennzeichnung durch fett gedruckte Bezeichnung „1. Mahnung“
- Eine neue Zahlungsfrist von 5 bis 10 Tagen
- Charakterisierung des Verlaufs des Geschäftsauftrages und Leistungsbeschreibung
- Umsatzsteuer
- Offener Betrag
- Ein Ausblick über den weiteren Mahnverlauf
- Kontodaten des Rechnungs- bzw. Mahnungsstellers
Verzugszinsen
Zahlt Ihr Kunde nicht, dürfen Sie Verzugszinsen in Rechnung stellen. Die Höhe der Verzugszinsen ist in § 288 BGB geregelt:
- Bei Geschäftspartnern fallen neun Prozent über dem Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank an.
- Bei Privatverbrauchern fallen fünf Prozent über dem Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank an.
Die Verzugszinsen berechnen Sie mit folgender Formel:
Rechnungsbetrag x Verzugszinsen / 12 Monate x Verzugsmonate
Nehmen wir an Sie haben eine Rechnung in Höhe von € 1.299 ausgestellt und warten seit drei Monaten auf Ihr Geld.
Der Basiszinssatz liegt aktuell (2022) bei -0,88 Prozent. Die Verzugszinsen betragen (9% – 0,88%) / 100 = 0,0812%
Daraus ergibt sich:
€ 1.299 x 0,0812% / 12 x 3 = € 26,37
Sie können somit € 26,37 Verzugszinsen auf den Rechnungsbetrag aufschlagen.
Mahngebühren
Sie können eine Mahngebühr erheben, müssen es aber nicht. § 288 (5) BGB regelt dies folgendermaßen:
Der Gläubiger einer Entgeltforderung hat bei Verzug des Schuldners, wenn dieser kein Verbraucher ist, außerdem einen Anspruch auf Zahlung einer Pauschale in Höhe von 40 Euro. Dies gilt auch, wenn es sich bei der Entgeltforderung um eine Abschlagszahlung oder sonstige Ratenzahlung handelt. Die Pauschale nach Satz 1 ist auf einen geschuldeten Schadensersatz anzurechnen, soweit der Schaden in Kosten der Rechtsverfolgung begründet ist.
Fakt ist, dass Sie einen zusätzlichen Arbeits- und Zeitaufwaufwand durch das Erstellen der Mahnung haben. Dieser sollte auch entsprechend entschädigt werden.
Wie viele Mahnungen sind sinnvoll
Wenn der Rechnungsempfänger nach der ersten Mahnung nicht reagiert, können Sie noch eine zweite und eine dritte Mahnung schreiben.
Verkürzen Sie hier jeweils die Zahlungsziele. Waren es bei der ersten Mahnung vielleicht noch vierzehn Tage, sind es bei der Mahnung nur noch sieben Tage und bei der dritten Mahnung lediglich fünf Tage.
Hat der Kunde auch nach der dritte Mahnung noch nicht bezahlt, können Sie ihr Geld über folgende Wege einfordern:
- Inkasso Dienstleister
- Gerichtliches Mahnverfahren
Inkasso Dienstleister
Es gibt diverse Inkasso-Dienstleister, die Ihnen ab der ersten Mahnung gern die Arbeit abnehmen. Je nach Dienstleister zahlen Sie eine Pauschale plus einer Gebühr, die sich nach der Höhe der Forderung richtet. Oder Sie zahlen nur eine prozentuale Gebühr.
Einige der Anbieter arbeiten erfolgsorientiert, andere mit fixen Preisen.
Wenn Sie diesen Weg gehen, sollten Sie unbedingt die Konditionen miteinander vergleichen.
Ein Inkasso-Dienstleister kann eine interessante Alternative oder ein Zwischenschritt zum gerichtlichen Mahnverfahren darstellen, da Sie hier Ihrem Zahlungsempfänger zwar eindeutig zeigen, dass Sie es wirklich ernst meinen, jedoch noch keine Gerichtskosten entstehen.
Das gerichtliche Mahnverfahren
Den Antrag für das gerichtliche Mahnverfahren können Sie ganz einfach online stellen. Die Antragstellung ist sehr einfach und erfolgt für alle Bundesländer über online online-mahnantrag.de
Bedenken Sie bitte, dass Sie als Antragsteller die Zustellkosten und Mahngebühren im Voraus bezahlen müssen. Diese werden zwar dem Schuldner in Rechnung gestellt, so dass Sie dieses Geld zurückerhalten, wenn dieser die Rechnung begleicht, aber dennoch haben Sie erst einmal mehr Kosten.
Die Mindestgebühr beträgt € 36. Der genaue Betrag ist abhängig von der Höhe der Forderungen.
Ist das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet, heißt es warten.
Akzeptiert der Schuldner Ihre Forderung und begleicht die Rechnung inklusive aller Zinsen, Mahngebühren und Gerichtsgebühren, ist alles schnell geregelt.
Akzeptiert der Empfänger die Forderung nicht oder ignoriert diese, kann es einige Monate dauern bis Sie an Ihr Geld kommen.
Im schlechtesten Fall ist der Schuldner zahlungsfähig und Sie bleiben nicht nur auf Ihrer Rechnung sitzen, sondern auch auf den Gerichtsgebühren.
Trotz allem empfiehlt es sich diesen Weg zu gehen, um der eigenen Forderung Nachdruck zu verleihen.
Tipp
Um Ihre Kunden die Möglichkeit zu geben, die Frist auch einhalten zu können, sollte diese an einem Werktag ablaufen.
Der Kunde einer Zahlungsforderung gerät nach dem Gesetz des weiteren ohne Mahnung in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit der Forderung und nach Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet, dies gilt gegenüber einem Kunden, der Verbraucher ist, nur, wenn auf diese Folgen in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders hingewiesen worden ist.
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