Welche Ausgaben zählen zu Reisekosten?

Reisekosten sind alle beruflich veranlassten Aufwendungen während einer Geschäftsreise: Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten (z. B. Parktickets, Maut, Trinkgelder). Wichtig ist, dass die Reise vorübergehend außerhalb der üblichen Tätigkeitsstätte stattfindet und belegt werden kann.

Wer darf Reisekosten abrechnen?

Grundsätzlich alle, die beruflich reisen: Angestellte, Freiberufler und Gewerbetreibende. Angestellte rechnen über den Arbeitgeber ab (oder als Werbungskosten, falls keine Erstattung erfolgt). Selbstständige setzen die Kosten als Betriebsausgaben in EÜR bzw. GuV an.

Welche Voraussetzungen muss eine Geschäftsreise erfüllen?

Sie muss beruflich veranlasst sein, außerhalb der regelmäßigen Tätigkeitsstätte liegen und in der Regel eine gewisse Distanz (z. B. außerhalb der Stadtgrenze) umfassen. Liegt das „Reiseziel“ im eigenen Wohnort oder dauert der Einsatz länger als drei Monate, entfällt die Anerkennung als Reise im Sinne der Pauschalen.

Wie lange muss ich Belege aufbewahren und was sollte ich sichern?

Alle Buchungs- und Zahlungsbelege sind aufzubewahren. Zusätzlich helfen Nachweise zur Veranlassung (z. B. E-Mails mit dem Kunden, Seminar-/Messebuchung, Fahrtenbuch-Einträge), falls das Finanzamt die betriebliche Notwendigkeit prüft.

Wie setze ich Fahrtkosten an: eigenes Auto vs. ÖPNV/Mietwagen?

Bei Bahn/Flug/Bus/Mietwagen kannst du die tatsächlichen Kosten ansetzen (eine Rechnung genügt hier). Beim Privatfahrzeug wählst du zwischen Kilometerpauschale oder individuellem Kilometersatz, was bei teuren Fahrzeugen vorteilhaft sein kann.

Wie rechne ich Reisekosten beim Kunden ab?

Drei Wege gibt es hierzu: im Projektpreis bzw. Stundensatz einkalkulieren, als Nebenleistung in Rechnung stellen (teilt die Umsatzsteuer der Hauptleistung), oder Kostenübernahme durch den Kunden (z. B. bucht und zahlt er Hotel/Anreise). Den Umgang mit Spesen vorab vertraglich regeln und Belege sauber trennen.

Vorlagen Archive - Seite 3 von 4

Reisekostenabrechnung: Erklärung, Beispiele & Vorlage

17. Januar 2025 – Egal ob Freiberufler, Gewerbetreibender oder Angestellter: Wer auf Geschäftsreise geht, verursacht Kosten. Beispielsweise für die Fahrt zum Zielort, die Übernachtung oder die Verpflegung. Um nicht auf den Kosten sitzen zu bleiben, führt man eine Reisekostenabrechnung durch. Wir erklären in diesem Beitrag, wie das genau funktioniert und welche Belege man wie lange aufbewahren muss. Außerdem haben wir eine Vorlage zur Reisekostenabrechnung.

Reverse Charge Rechnung: Verfahren, Anwendungsfälle und kostenloses Muster

13. Januar 2025 – Sobald Freelancer mit Kunden aus dem (EU-)Ausland zusammenarbeiten, greift das Reverse Charge Verfahren. Was das ist und wie das geht, verraten wir in diesem Beitrag.

Zahlungsverzug: Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?

10. Januar 2025 – Zahlungsverzug ist wohl ein Thema, mit dem jeder Freelancer früher oder später Bekanntschaft macht. Mit unseren Tipps und der kostenlosen Vorlage unterstützen wir bei der Zahlungserinnerung.

Stornorechnung: So funktioniert die Rechnungskorrektur

19. Dezember 2024 – Bei der Rechnungsstellung kann es auch mal zu Fehlern kommen. Wie diese richtig mit einer Stornorechnung korrigiert werden, haben wir im Folgenden zusammengefasst.

Eigenbeleg: Vorlage und Erklärung

18. Dezember 2024 – Geht ein Beleg verloren, kann man sich selbst einen sogenannten Eigenbeleg ausstellen. Diese Möglichkeit besteht allerdings nicht bei jeder Ausgabe. Worauf man achten sollte, erklären wir hier.

Auftragsbestätigung für Freiberufler – Vorlage & Muster

6. Dezember 2024 – Mit der Auftragsbestätigung nimmt der Freelancer den Auftrag eines Auftraggebers schriftlich an. Beide Parteien stimmen somit den vorher vereinbarten Konditionen zur Ausführung des Auftrags zu. Doch was genau gehört in eine solche Auftragsbestätigung?