2. Mahnung für Freiberufler – Vorlage & Muster

Für Freiberufler wird es unangenehm, wenn Kunden ihre Rechnungen nicht begleichen. In solchen Fällen ist es unumgänglich, eine Mahnung zu verfassen und die eigenen Rechte geltend zu machen. In diesem Beitrag gehen wir darauf ein, was es bei der zweiten Mahnung zu beachten gibt, geben nützliche Tipps und bieten eine kostenlose Mahnung Vorlage zum Download als Word, ODT und PDF an.
Wann schreibt man die zweite Mahnung?
Die Mahnfrist der 1. Mahnung ist abgelaufen und die Rechnung für das abgeschlossene Projekt ist immer noch offen? In diesem Fall kann eine 2. Mahnung versendet werden. Eine zweite Mahnung ist nicht verpflichtend, da Verzug bereits nach der ersten Mahnung eingetreten ist. Je nach Firmenphilosophie möchte man als Freelancer aber seinem Kunden möglicherweise mehr Chancen geben, seiner Zahlungspflicht nachzukommen.
Wurde in der 1. Mahnung eine Zahlungsfrist gesetzt?
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Der zeitliche Abstand zwischen 1. und 2. Mahnung hängt davon ab, ob bereits in der 1. Mahnung eine Zahlungsfrist gesetzt wurde. Wurde in der 1. Mahnung noch keine Zahlungsfrist gesetzt, so ist ein Abwarten von etwa 14 Tagen bis zur 2. Mahnung üblich, aber natürlich nicht zwingend.
Darüber hinaus sollten Freelancer eine weitere Mahnfrist von bis zu zehn Tagen setzen. Diese sollte wiederum an einem Werktag enden. Da der Kunde vorher bereits die 1. Mahnung erhalten hatte, befindet er sich zum Zeitpunkt der 2. Mahnung schon in Verzug. Damit ist er verpflichtet, neben der Hauptforderung auch die hinzukommenden Verzugszinsen und Mahnkosten zu bezahlen.
Mahnkosten und Verzugszinsen
Verzugszinsen und Mahnkosten können gleich mit der 2. Mahnung eingefordert werden – Maßstab für diese Mahngebühren sollte normalerweise der notwendige Aufwand sein, den die Erstellung der Mahnung verursacht hat (ca. 2,50 Euro).
Will man auch Verzugszinsen geltend machen, müssen diese korrekt berechnet werden. Nach § 288 BGB wird zur Berechnung der aktuelle Basiszins der Deutschen Bundesbank um 9 % erhöht (B2B-Geschäfte). Gegenüber Verbrauchern setzen sich die Verzugszinsen aus Basiszins plus 5 % zusammen. Da sich die Verzugszinsen auf ein Jahr beziehen, lautet die Formel wie folgt:
Rechnungsbetrag x (Basiszinssatz + 5 % bzw. 9 %) x Verzugstage / 365
Beispiel: Ein Freelancer stellt seinem B2B-Kunden eine Rechnung im Wert von 1.000 Euro aus. Der Kunde ist mit seiner Zahlung bereits 40 Tage in Verzug. Bei einem aktuellen Basiszins in Höhe von 3,27 % und einem B2B-Verzugszins von 9 %, werden zusätzlich auf den Rechnungsbetrag 12,27 % erhoben. Mit obenstehender Formel ergibt sich für den Kunden eine zusätzliche Belastung von 13,45 Euro (1.000 x 12,27 % x 40 / 365).
Was muss eine Mahnung enthalten?
Grundsätzlich bleiben die schriftlichen Angaben dieselben. Im Unterschied zur 1. Mahnung wird die zweite Zahlungserinnerung jedoch strenger formuliert. Anstelle von verständnisvollen Floskeln wie: „In der Hektik des Alltags kann eine Zahlung schon einmal untergehen, ich verstehe das. Daher möchte ich Sie hiermit daran erinnern, dass …“ greift man bei der 2. Mahnung auf strengere Formulierungen zurück, zum Beispiel:
„Bislang konnte ich noch keinen Zahlungseingang für die Rechnung Nr. XXX-XY feststellen. Bitte überweisen Sie den untenstehenden Gesamtbetrag inklusive Mahnkosten sowie Verzugszinsen bis zum DD.MM.JJJJ auf das angegebene Bankkonto.“
- Name und Anschrift Gläubiger
- Name und Anschrift Schuldner
- Datum der Erstellung der 2. Mahnung
- Kundennummer
- Betreff mit „2. Mahnung“
- Hinweis auf ausstehende Zahlung, Fälligkeit sowie Gebühren und Verzugszinsen
- Angabe der Folgekosten
- Neuer Gesamtbetrag bei Verrechnung zusätzlicher Kosten
- Hinweis auf Folgekosten bei weiterem Verzug
- Angabe der Bankverbindung
- Vorlage 2. Mahnung als Word downloaden
- Vorlage 2. Mahnung als PDF downloaden
- Vorlage 2. Mahnung als ODT downloaden
Zusätzlich können Freelancer Mahngebühren für das Porto oder gar eine Pauschale in Höhe von 40 Euro sowie Verzugszinsen veranschlagen. Damit der Geschäftsbrief nicht zu überladen wirkt, empfehlen wir, die ursprüngliche Rechnung an die 2. Mahnung anzuhängen und im Text darauf aufmerksam zu machen.
Fazit: Die 2. Mahnung reicht manchmal nicht aus
Trotz sorgfältiger Gestaltung und Versendung der 2. Mahnung erleben Freelancer gelegentlich, dass dies nicht ausreicht, um säumige Zahlungen einzutreiben. In solchen Fällen ist es wichtig, die Situation genau zu überprüfen und mögliche Ursachen zu identifizieren. Manchmal bedarf es weiterer Schritte, wie beispielsweise die 3. Mahnung, um eine Lösung zu finden. Eine proaktive Herangehensweise und Flexibilität sind entscheidend, um auf unterschiedliche Situationen angemessen reagieren zu können.