Kleinunternehmerregelung für Freiberufler: Grenzen & Voraussetzungen
Die Kleinunternehmerregelung hilft Gründern mit geringem Umsatz, sich bürokratischen Aufwand zu ersparen und die Steuererklärung zu erleichtern. Doch nicht für jeden Gründer lohnt sich diese gesonderte Steuerregelung. Was Freiberufler ab 2025 beachten müssen, haben wir in diesem Beitrag zusammengefasst.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Kleinunternehmerregelung (KUR) gilt für Selbstständige und Unternehmen mit geringem Umsatz.
- Durch die KUR entfällt die Umsatzsteuer.
- Die Regelung greift bei einem Umsatz von 25.000 Euro im Vorjahr und 10.000 Euro im aktuellen Jahr.
- Unternehmer und Selbstständige können sich frei entscheiden, ob sie die Kleinunternehmerreglung beanspruchen.
Was ist die Kleinunternehmerregelung?
Die Kleinunternehmerregelung beschreibt eine Vereinfachungsregelung des Umsatzsteuerrechts, das für kleine Unternehmen und Selbstständige mit geringem Umsatz gilt.
Selbstständige, die diese Regelung in Anspruch nehmen, können sich die Umsatzsteuer-Voranmeldung ersparen, da ein sogenannter Kleinunternehmer diese nicht ausweisen muss und demnach keine Abführung der Umsatzsteuer an das Finanzamt anfällt.
Dadurch entfällt jedoch auch der Vorteil, die ausgewiesene Umsatzsteuer in Form der Vorsteuer vom Finanzamt zurückzufordern.
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Wer kann die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen?
Ein Kleinunternehmer definiert sich durch seinen Umsatz und muss nach §19 Umsatzsteuergesetz außerdem folgende Punkte erfüllen:
- Im Vorjahr darf der Umsatz die Grenze von 25.000 Euro netto nicht überschreiten. Bei Neugründung zählt im Startjahr nur die 25.000 Euro Schwelle.
- Der voraussichtliche Umsatz des aktuellen Geschäftsjahrs darf maximal 100.000 Euro netto betragen
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Treffen beide Punkte zu, kann ein Unternehmer von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen. Dank §19 Abs. 2 UStG hat jeder Kleinunternehmer das Wahlrecht zwischen der Kleinunternehmerregelung und der Regelbesteuerung.
Dementsprechend kann sich ein Unternehmer wieder dazu entscheiden, die Umsatzsteuerbefreiung nicht mehr in Anspruch zu nehmen. Der Antrag ist jedoch nur zum Anfang eines Kalenderjahres möglich und gilt für einen Gesamtzeitraum von fünf Jahren. Erst nach Ablauf der fünf Jahre ist der erneute Wechsel zur Kleinunternehmerregelung möglich.
Wie kann die Kleinunternehmerregelung angemeldet werden?
Innerhalb der oben genannten Grenzen gilt zunächst jeder Unternehmer als Kleinunternehmer. Jedoch hat dabei jeder das Wahlrecht zwischen der normalen Regelbesteuerung und der Kleinunternehmerregelung.
Im Rahmen eines Fragebogens zur steuerlichen Erfassung, den jeder Unternehmer bei der Aufnahme der gewerblichen Tätigkeit ausfüllen muss, wird erfragt, welche Besteuerung er in Anspruch nehmen will. Die Anmeldung erfolgt recht einfach online über Mein ELSTER.
Falls ein Kleinunternehmer die Regelung zu einem späteren Zeitpunkt erst in Anspruch nehmen möchte, reicht ein formloses Schreiben für das Finanzamt. In diesem muss lediglich der Wunsch nach dem Besteuerungswechsel geäußert werden.
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Was muss ein Kleinunternehmer bei der Steuererklärung beachten?
Der Kleinunternehmer muss keine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung erstellen, da er weder die Umsatzsteuer in einer Rechnung ausweisen noch die Vorsteuer gegenüber dem Finanzamt geltend machen darf.
Um dennoch einen Nachweis für das Finanzamt zu erbringen, ist der Kleinunternehmer dazu verpflichtet, im Rahmen seiner Gewinnermittlung eine Umsatzsteuererklärung abzugeben. Diese enthält Angaben zur Höhe seiner erzielten Umsätze. Auf deren Grundlage kann das Finanzamt prüfen, ob die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllt werden.
Außerdem sind bis zum 31.07. eines jeden Kalenderjahres die Einkommenssteuererklärung und die Einnahme-Überschuss-Rechnung (kurz EÜR) beim Finanzamt abzugeben.
Welche Vor- und Nachteile hat die Kleinunternehmerregelung?
| Vorteile | Nachteile |
| + Erleichtert die Buchhaltung | – Vorsteuer kann nicht auf Ausgaben geltend gemacht werden |
| + Umsatzsteuervoranmeldung fällt weg | – Einschränkung durch die Obergrenze von 25.000 Euro bzw. 100.000 Euro |
| + Preisvorteil bei Privatkunden durch Wegfall der Umsatzsteuer → Wettbewerbsvorteil |
Die Kleinunternehmerregelung eignet sich nicht für jedes Geschäftsmodell, weswegen die Vor- und Nachteile subjektiv sein können.
Für wen lohnt sich diese Regelung?
Die Regelung lohnt sich, wenn
- Unternehmer mit ihrem Geschäftsmodell hauptsächlich Privatkunden ansprechen. Sie können ihr Produkt oder ihre Dienstleistung zu einem günstigeren Preis anbieten, da keine Umsatzsteuer anfällt.
- Unternehmer einen geringen Wareneinsatz und geringe Ausgaben haben (kein Firmenwagen, keine Geschäftsausstattung, etc.), da die an den Verkäufer der Waren gezahlte Umsatzsteuer nicht vom Finanzamt zurückgeholt werden kann. Betriebsmittel werden somit teurer für Unternehmer, für die die Kleinunternehmerregelung gilt.
- Unternehmer, die nebenberuflich in die Selbstständigkeit starten wollen.
Die Regelung lohnt sich nicht, wenn
- Unternehmer hauptsächlich mit Geschäftskunden arbeiten. Denn Produkte und Dienstleistungen sind für Geschäftskunden umsatzsteuerpflichtig. Bei der Kleinunternehmerregelung haben die Kunden nicht die Möglichkeit, sich die Umsatzsteuer vom Finanzamt erstatten zu lassen.
- Unternehmer hohe Geschäftsausgaben in Form von Investitionen und Warenanschaffung haben.
Wie sieht die Rechnung eines Kleinunternehmers aus?
Im Gegensatz zum „normalen“ Unternehmer, darf der Kleinunternehmer weder den anzuwendenden Steuersatz noch entsprechende Steuerbeträge auf seinen Rechnungen ausweisen.
Außerdem ist der Unternehmer verpflichtet, die Kleinunternehmerregelung in einer selbst gewählten Form auf der Rechnung anzugeben. Falls er dies nicht tut, droht Ärger mit dem Finanzamt und es kann zu Verzögerungen bei Zahlungen von Kunden kommen.
Ansonsten gleichen die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben einer Kleinunternehmer-Rechnung denen anderer Unternehmer.
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Was passiert beim Überschreiten der Obergrenze?
Sobald der Unternehmer die Umsatzgrenze überschreitet, fällt der Kleinunternehmer-Status weg. Problematischer ist es, wenn sich bei der Steuererklärung für das Vorjahr herausstellt, dass der umsatzsteuerpflichtige Umsatz die Grenze von 25.000 Euro überschritten hat.
Dann wird der Kleinunternehmer-Status rückwirkend aberkannt, der Unternehmer muss die Rechnungen neu erstellen und im Zweifel muss er die Umsatzsteuer aus eigener Tasche bezahlen.
Wird dagegen im laufenden Jahr die 100.000 Euro Grenze überschritten, entfällt die Befreiung erst ab dem Umsatz, der die Grenze reißt; frühere Umsätze im Jahr bleiben steuerfrei.
Fazit
Vor allem für den Anfang ist die Kleinunternehmerregelung für Gründer oft hilfreich. Sie spart Zeit und Nerven bei der Buchhaltung, sodass der Unternehmer sich eher auf sein Kleinunternehmen fokussieren kann. Ob die Nutzung der Regelung Sinn ergibt, kommt jedoch stark auf den Einzelfall an. Hier empfiehlt es sich auf jeden Fall einen Steuerberater zu Rate zu ziehen.
FAQ
Welche Umsatzgrenzen gelten ab 2025 für die Kleinunternehmerregelung?
Ab dem 1. Januar 2025 gilt:
- Der Umsatz im Vorjahr darf höchstens 25.000 Euro netto betragen.
- Der Umsatz im laufenden Jahr darf voraussichtlich 100.000 Euro netto nicht überschreiten.
Wird eine Grenze überschritten, greift automatisch die Regelbesteuerung.
Muss ich als Kleinunternehmer noch eine Umsatzsteuererklärung abgeben?
Nein. Seit dem Besteuerungszeitraum 2024 müssen Kleinunternehmer grundsätzlich keine Umsatzsteuer-Jahreserklärung mehr abgeben. Eine Ausnahme gilt nur, wenn das Finanzamt dies im Einzelfall anfordert oder besondere Sachverhalte vorliegen.
Ab wann verliere ich den Kleinunternehmerstatus, wenn ich die 100.000 Euro überschreite?
Sobald der Umsatz im laufenden Jahr die Grenze überschreitet, wird ab diesem Umsatz die Regelbesteuerung angewendet. Alle bis dahin erzielten Umsätze bleiben steuerfrei. Überschreitungen der 25.000 Euro Vorjahresgrenze führen dazu, dass im Folgejahr keine Kleinunternehmerregelung mehr angewendet werden darf.
Wie lange bin ich an die Entscheidung gebunden, wenn ich auf die Kleinunternehmerregelung verzichte?
Wer auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet und die Regelbesteuerung wählt, ist daran mindestens fünf Jahre gebunden (§ 19 Abs. 2 UStG). Ein Wechsel zurück ist erst danach wieder möglich.
Wie muss die Rechnung eines Kleinunternehmers aussehen?
Auf der Rechnung darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Stattdessen muss ein Hinweis wie z. B. stehen: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet (Steuerbefreiung).“ Seit dem 1.1.2025 müssen alle Unternehmer zudem in der Lage sein, E-Rechnungen im B2B-Bereich zu empfangen. Für das Ausstellen gelten Übergangsregeln.
Lohnt sich die Kleinunternehmerregelung für mich?
Sie lohnt sich, wenn überwiegend mit Privatkunden gearbeitet wird, die Betriebsausgaben gering sind und nebenberuflich selbstständig gearbeitet wird.
