So funktioniert die Steuererklärung für Freelancer

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Die Steuererklärung ist für die meisten Freelancer eine eher unbeliebte Disziplin der beruflichen Selbstständigkeit. Auch wenn der Lifestyle als Freelancer viel Freiheit und Flexibilität beinhaltet, müssen sich dennoch auch Freelancer mit der Steuererklärung auseinandersetzen.


Inhalt des Artikels:

  1. Die Einkommenssteuer bei Freelancern
  2. Wichtige Fristen bei der Steuererklärung als Freelancer
  3. Die Umsatzsteuer bei Freelancern
  4. Die Kleinunternehmerregelung
  5. In 4 Schritten zur Steuererklärung für Freelancer
  6. Welche Unterlagen sind für die Steuererklärung als Freelancer wichtig?
  7. Elster & Co. – Hilfsmittel für die Steuererklärung

Die Arbeit als Freiberufler ist für einige Menschen ein berufliches Wunschziel. Schließlich haben Freelancer viele Freiheiten und Annehmlichkeiten. Neben der eigenständigen Auswahl von Projekten zählt auch die flexible Einteilung der Arbeitszeit dazu. Im Alltag kommen jedoch auch Aufgaben auf einen Freiberufler zu, die nicht zu den beliebtesten zählen. Eine davon ist die Steuererklärung.

Für viele kann dieses Thema so abschreckend wirken, dass sie ihren Traum von der Selbstständigkeit hinauszögern oder gar nicht erst in die Realität umsetzen. Auch wenn das deutsche Steuerrecht nicht gerade leicht zu durchblicken ist, sollten Freiberufler zumindest die Grundlagen verstehen. Alles, was darüber hinaus geht, lässt sich mithilfe eines Steuerberaters regeln. Wir stellen ihnen vor, was bei der Steuerklärung grundsätzlich beachtet werden muss. So müssen Sie keine unnötigen Nachzahlungen befürchten.

Die Einkommenssteuer bei Freelancern

Generell gibt es in Deutschland eine Einkommensgrenze von 8.820 €. Alles, was darüber hinaus verdient wird, muss entsprechend in der Steuer berücksichtigt werden. Die Einkommenssteuer ist dabei anhängig von den jährlichen Einnahmen aus der Tätigkeit als Freiberufler. Je mehr Sie also verdienen, desto mehr Einkommenssteuer müssen Sie auch zahlen und in der Einkommenssteuererklärung berücksichtigen.

Um hierbei von Anfang an alles richtig zu machen, muss sich jeder Freelancer beim zuständigen Finanzamt steuerlich erfassen lassen, indem der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausgefüllt wird. Hier muss unter anderem auch die Prognose der zukünftigen Einnahmen im Gründungsjahr angegeben werden. Auf dieser Grundlage wird die erstmalige Einkommenssteuervorauszahlung ermittelt, die alle drei Monate zu leisten sind.

Wichtige Fristen bei der Steuererklärung als Freelancer

Die Steuererklärung für das Vorjahr muss spätestens bis zum 31. Juli des jeweiligen Kalenderjahres abgegeben werden. Aber Achtung: Aufgrund der aktuellen Corona-Pandemie wurden in manchen Bundesländern die Fristen für die Abgabe der Erklärung verlängert. Hier lohnt sich ein Blick auf die offiziellen Seiten der jeweils zuständigen Finanzämter. Für die Steuerabgabe von 2020 endet die Frist am 01. November 2021. In der Regel gewähren Finanzämter nach einem entsprechenden Antrag auch im Normalfall eine Fristverlängerung bis zum 30. September. Hierfür ist lediglich eine Begründung anzugeben. Wenn der Steuerberater sich um Ihre Steuern kümmert, kann die Steuer sogar bis zum 31.12 abgegeben werden.

Abgabefrist ohne CoronaAbgabefrist mit Corona
ohne Steuerberater31. Juli 01. November
mit SteuerberaterLetzter Februartag des übernächsten Jahres31. Mai 2022 für das Jahr 2020

Die Umsatzsteuer bei Freelancern

Die Umsatzsteuer ist allgemein auch unter der Mehrwertsteuer bekannt. Jeder Selbstständige muss auf die von ihm angebotenen Produkte oder Dienstleistungen eine Umsatzsteuer leisten. Hierbei gibt es zwei Sätze: Den regulären Steuersatz von 19 % und den ermäßigten Satz von nur 7 %. Welcher davon für Freelancer relevant ist, hängt immer von den jeweilig angebotenen Leistungen ab. Bieten Sie zum Beispiel Bücher und Zeitungen in einem Kiosk an, gilt meistens der reduzierte Satz von 7 %.

Um hier auf der sicheren Seite zu sein, empfiehlt es sich, einen Steuerberater zu fragen oder sich an das Finanzamt zu wenden. Bei der Umsatzsteuer gilt: Es wird die eingenommene mit der selbst gezahlten Steuer verglichen. Die jeweilige Differenz gehört am Ende dem Finanzamt. Doch als Freiberufler kann man die Umsatzsteuer auch wieder zurückverlangen. Auf eigenen Ausgaben, wie die erste Büroeinrichtung kann der dabei gezahlte Betrag an Umsatzsteuer in der sogenannten Umsatzsteuervoranmeldung von der Steuer abgesetzt werden.

Was für Unterschiede gibt es bei der Steuererklärung für Freelancer bei der Einkommenssteuer und der Umsatzsteuer?
Vergleich der Einkommenssteuer und Umsatzsteuer für Freelancer

Die Kleinunternehmerregelung

Wer als Freiberufler ein Kleinunternehmen betreibt, kann von der sogenannten Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen. Diese befreit von der Zahlung der Umsatzsteuer. Das ist vor allem sinnvoll, wenn die Tätigkeit mit keinen großen Anschaffungen verbunden ist und es deswegen auch nicht möglich ist, die gezahlte Umsatzsteuer zurückzuerhalten.

Zudem spart die Kleinunternehmerregelung wertvolle Zeit, die sonst für die Buchhaltung reserviert gewesen wäre. Um als Kleinunternehmen zu gelten, dürfen die Gewinne aus dem Vorjahr nicht mehr als 17.500 € betragen. Zudem dürfen die Einnahmen aus dem aktuellen Jahr nicht höher als die Grenze von 50.000 € sein.

In 4 Schritten zur Steuererklärung für Freelancer

Im ersten Schritt sollten Sie einen konkreten Zeitplan für die steuerliche Erfassung aufstellen. Dieser muss selbstverständlich die gesetzlichen Fristen berücksichtigen. Im Folgenden müssen die notwendigen Belege vorbereitet und die Formulare festgelegt werden. Belege sollten, wie bereits erwähnt, geordnet und abgeheftet werden, um späteres Chaos zu vermeiden. Zudem empfiehlt es sich, alle Rechnungen, Belege und Dokumenten in die nachfolgenden Kategorien zu sortieren.

  • Sonderausgaben
  • Außergewöhnliche Belastungen
  • Werbungskosten

Die eigentliche Steuererklärung wird dann im letzten Schritt erstellt. Gegebenenfalls muss die EÜR erstellt werden. Weiterhin sollten Sie sich bei ELSTER registrieren, wenn nicht bereits geschehen. Danach wird die steuerliche Erklärung mit ELSTER oder einer anderen Software erstellt. Zuletzt müssen die gemachten Angaben überprüft werden und die Formulare abgesendet werden.

Prozess der Erstellung der Steuererklärung für Freelancer.
Welche Schritte müssen bei der Erstellung der Steuererklärung beachtet werden?

Welche Unterlagen sind für die Steuererklärung als Freelancer wichtig?

Auch wenn mittlerweile viele Prozesse digitalisiert wurden, ist die Buchhaltung heutzutage immer noch mit viel Papierkram verbunden. Bescheinigungen, Rechnungen und ähnliches, was als PDF-Dokument erscheint, sollte deshalb ausgedruckt und in einem Ordner verwahrt werden. Am sinnvollsten ist hier eine chronologische Reihenfolge.

Am Jahresende werden Einnahmen und Ausgaben verglichen und ergeben entsprechend einen Gewinn oder Verlust. Das persönliche Einkommen ist hierbei die Basis für die Berechnung der Einkommenssteuer. Hiervon werden bestimmte Ausgaben abgezogen, die die Einkommenssteuer reduzieren. Hierfür sind ebenfalls Belege nötig. Diese können beispielsweise folgendes umfassen:

  • Bescheide über Beiträge zur Renten-, Kranken-, Pflegeversicherung
  • Belege über Spendenbeträge für gemeinnützige Organisationen
  • Bescheide über Ausgaben für Kindererziehung, Werbungskosten und haushaltsnahe Dienstleistungen
Verschiedene Belegpflichten bei der Steuererklärung für Freelancer
Welche Belege sind für die Steuererklärung von Freelancern nötig?

Auf der Suche nach neuen Projekten, damit sich die Steuererklärung lohnt?

Spätestens beim Ausfüllen eines Steuerformulars kommen Sie mit dem Mantelbogen in Berührung. Dieser stellt den Hauptbestandteil der Steuererklärung dar und muss von jedem Steuerpflichtigen ausgefüllt werden. Mithilfe dieses Bogens werden alle relevanten Informationen abgefragt. Wer als Selbstständiger oder Gewerbetreibender eine steuerliche Erklärung abgeben muss, benötigt zusätzlich weitere Angaben. Insgesamt gibt es 20 weitere Formulare, wobei Freelancer nur die Vordrucke ausfüllen müssen, die auch tatsächlich relevant sind. Solche Anlagen sind beispielsweise:

  • Anlage S: Vermerk über alle Einkünfte aus freiberuflicher Arbeit
  • Anlage G: Vermerk über alle Einkünfte aus einem Gewerbebetrieb
  • Anlage V: Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung

Darüber hinaus gibt es wie schon erwähnt noch weitere Anlagen. Das jeweilige Finanzamt kann hier bei Unklarheiten weiterhelfen. Kleinunternehmer, Freiberufler als auch Gewerbetreibende die weniger als 17.500 € Umsatz pro Jahr erwirtschaftet haben, müssen zusätzlich ihren Gewinn durch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) belegen, indem sie die Anlage EÜR elektronisch an das Finanzamt übermitteln.

Elster & Co. – Hilfsmittel für die Steuererklärung

Worauf sich als Freelancer nur schwer verzichten lassen kann, ist ELSTER. Diese Software wird für die elektronische Steuererklärung von Bund und Ländern kostenlos auf elster.de angeboten. Heutzutage ist die digitale Übermittlung der Steuerformulare zum Standard geworden. Lediglich in besonderen Situationen akzeptiert das Finanzamt Einkommenssteuererklärungen oder Umsatzsteuererklärungen auf Papier. ELSTER ist daher für die Steuer das wichtigste Hilfsinstrument für Freiberufler.

Für die Buchhaltung und die Steuer gibt es natürlich viele Möglichkeiten. Wer sich gut mit Tabellenkalkulationsprogrammen wie Excel auskennt, benötigt oftmals keine Steuer- oder Buchhaltungssoftware, solange Einnahmen und Ausgaben überschaubar sind. Hier lassen sich die wichtigsten Daten kontinuierlich eintragen. Wichtig ist, dass Sie hierbei Nettobeträge und Umsatzsteuer konsequent trennen. Auf diese Weise werden die regelmäßig anfallenden Umsatzsteuervoranmeldungen und die EÜR ganz leicht.

Gerade Selbstständige, die frisch durchstarten, scheuen sich oftmals davor, die Steuererklärung abzugeben. Eine weitere Methode ist daher die Beauftragung eines Steuerberaters. Dieser verursacht zwar zunächst höhere Kosten, hilft allerdings auch bei anderen Aufgaben und kann zu relevanten rechtlichen Fragen unterstützen. Je besser das Geschäft des Freelancers läuft, desto unüberschaubarer werden dabei auch die steuerlichen Behandlungen.

Welche Vorteile bietet ein Steuerberater?

  • Spart Nerven & Zeit
  • Spart Geld durch Beratung zu aktuellen Steuergesetzen
  • Übernimmt sämtlichen Papierkram
  • Steht in engem Kontakt zum Finanzamt
  • Kann auch weitere Aufgaben übernehmen (z.B. Umsatzsteuer-Voranmeldung, Umsatzsteuer-Jahresanmeldung)
  • Fristverlängerungen bis zur Abgabe der Erklärung
Mögliche Vorteile eines Steuerberaters bei Freelancern.
Vorteile eines Steuerberaters für Freelancer

Steuererklärung für Freelancer: Zusammenfassung

Um die Abgabe der Steuer kommt kein Freelancer herum. Wer jedoch im Alltag seine Rechnungen abheftet und sorgfältig die Ein- und Ausgaben erfasst, sollte auch keinen Ärger mit dem Finanzamt bekommen. Auch wenn die Steuerlast manchmal etwas hoch ausfällt, kommen die Beiträge letztlich allen Menschen zugute. Auch die Infrastruktur, die Sie als Selbstständiger ebenfalls nutzen können, wird aus diesem Topf bezahlt. Insofern entstehen mit der richtigen Organisation und Übersicht keine unangenehmen Überraschungen und Sie als Freelancer können sich ganz auf Ihre Hauptaufgabe konzentrieren.

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Über den Autor

Alexander Graf

Alexander Graf studiert den Master in Management an der Friedrich-Alexander Universität Erlangen Nürnberg. Er ist seit Oktober 2020 als Werkstudent im Team von freelancermap.de tätig.

Von Alexander Graf

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