Steuern und Papierkram sind ein sehr aufwändiges Thema, besonders für Selbstständige und Freiberufler gelten viele Sonderregeln, die es zu beachten gilt. Aus diesem Grund haben wir 7 Tipps zusammengefasst, die Steuervorteile maximieren und Zeitaufwand minimieren können.
1. Dokumentenablage: Ordnen mit System
Viele Unternehmer denken zuerst ans Geschäft, die Buchhaltung kommt später. Wenn überhaupt Unterlagen gesammelt werden, dann in Schuhkartons oder Plastikfolien. Das sollte unbedingt vermieden werden. Die Ordnung von Unterlagen ist einer der wichtigsten Schritte in Bezug auf Steuern.
Es ist empfehlenswert, von Anfang an systematisch und diszipliniert vorzugehen. Papier führt in der Regel zu Chaos und Stress, da man wichtige Dokumente oft nicht sofort findet. Außerdem erfordert es viel Zeit und manuelle Arbeit, alles an seinem Platz abzulegen oder abzuheften. Daher ist eine konsequent eingehaltene Ordnerstruktur ein wichtiger Schritt, um alles zu finden, was man braucht.
Eine wissenschaftlich untersuchte Methode für die Dokumentenverwaltung stellt das 7-Ordner-System dar. Dies zeichnet sich durch eine hierarchische, dreistufige Ordnerstruktur, mit jeweils 7 Ordnern pro Hierarchiestufe aus. Das heißt, dass auf der obersten Stufe bis zu 7 Ordner enthalten sein können. Die zweite Ebene beinhaltet auch wieder 7 Unterordner für jeden übergeordneten Hauptordner. In der letzten, dritten Ebene, sind es auch wieder max. 7 Ordner. Insgesamt kommt man mit Ebene 1 (7), Ebene 2 (7×7=49) und Ebene 3 (7x7x7=343) auf max. 399 Ordner.
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Das Limit 7 basiert auf Untersuchungen des Psychologen George A. Miller. Nach seiner “magic number 7” kann man sich als Mensch höchstens 7 ± 2 Informationseinheiten (Chunks) pro inhaltlicher Kategorie im Arbeitsgedächtnis merken. Die 7 Ordner symbolisieren jeweils 7 Themenbereichen (wie z. B. 7 verschiedene Projektarten). Wir können uns idealerweise auf 7 Themen fokussieren und diese sinnvoll in einer Ordnerstruktur abbilden.
Die Anzahl 7 ist allerdings auch nicht immer passend. Wo es die Umstände nicht zulassen und es z. B. weniger Themen gibt, sollten ggf. andere Strukturen mit weniger Ordnern genutzt werden. Aus wissenschaftlicher Perspektive sind 7 Ordner allerdings empfehlenswert, um sich zu merken, wo wir Dokumente abgelegt haben.
Speziell für die Ablage von Rechnungen empfiehlt sich noch ein weiteres System:
Hierfür erstellt man einen Ordner mit dem Namen „Rechnungen“ oder ähnlichem Begriff, mit vier Abschnitten:
- Unbezahlte Rechnungen an Kunden: Wenn eine Rechnung an einen Kunden wurde, wird sie hier abgelegt.
- Bezahlte Rechnungen an Kunden: Sobald ein Kunde bezahlt hat, vermerkt man das Zahlungsdatum auf der Rechnung und legt sie hier ab.
- Belege und Eingangsrechnungen: Alle Belege für Ausgaben werden hier abgelegt, sollten diese in einem Jahr nicht mehr lesbar und selbsterklärend sein, sollten entsprechend Notizen hinzugefügt werden.
- Kontoauszüge: Sollten zum Ende des Monats überprüft und abgelegt werden, um sicherzugehen, dass nichts vergessen wurde.
Für Freiberufler und Selbstständige gibt es interessante Buchhaltungstools, die Arbeit sparen. Einen Guide für Buchhaltungssoftware findet sich hier.
2. Dokumentenmanagement digitalisieren
Viele Dokumente lassen sich schon heute rechtssicher digital unterschreiben. Solche Lösungen helfen nicht nur dabei, Papier zu sparen, sondern beschleunigen auch administrative Prozesse. Außerdem lassen sich digitalisierte Dokumente durch Volltextsuche einfach und unkompliziert durchsuchen. Eine einfache Schlagwortsuche reicht meist aus, um entsprechende Dokumente zu finden. Kein umständliches Durchsuchen von Aktenordnern mehr.
Bearbeitet man Dokumente online, können außerdem auch Formulare direkt online ausgefüllt und unterschrieben werden. Zudem können Rechnungen direkt bezahlt oder Dokumente und Ordner ganz einfach anderen Personen zugänglich gemacht werden. So bekommen auch externe Geschäftspartner oder andere Personen ganz automatisch einen Einblick in relevante Unterlagen.
3. Von Anfang an richtig: GoBD konform arbeiten
Der Begriff GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. GoBD ist eine BMF-Verwaltungsanweisung und gibt an, wie Steuerbelege und Rechnungen erfasst sowie verarbeitet und gespeichert werden sollten. GoBD besagt, dass die Vollständigkeit, Richtigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit von Belegen sichergestellt sein sollte. Freiberufler und Selbstständige sind verpflichtet, selber dafür zu sorgen, dass Abläufe GoBD-konform sind. Zum Nachweis für die Buchführung sind Rechnungsbelege z. B. bis zu 10 Jahre aufzubewahren. GoBD-zertifizierte Softwares, wie z. B. CAYA, helfen dabei, Dokumente digital aufzubewahren. Das betrifft auch empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, welche bis zu 6 Jahre aufzubewahren sind. Die Aufbewahrung in Papierform ist für die meisten Dokumente nicht mehr notwendig, Rechnungsunterlagen in Papierform können daher vernichtet werden.
4. Nutze die Absetzbarkeit von Betriebsausgaben
Als selbstständige Person musst Du Dich um viele Dinge selbst kümmern. Gleichzeitig hast Du aber auch mehr Möglichkeiten, um Steuern zu sparen.
Vorsteuer: Das ist die Umsatzsteuer, die Du zahlen musst, wenn Du Waren oder Dienstleistungen kaufst. In der Regel bekommst Du sie als normaler Unternehmer vom Finanzamt zurück. Es gibt natürlich auch Ausnahmen. Kleinunternehmer bekommen die Vorsteuer z. B. nicht erstattet, da sie für ihre Umsätze auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeben müssen.
Einkommenssteuer & Gewerbesteuer: Diese Steuern hängen vom Gewinn ab. Je höher der Gewinn, desto höher der Steuersatz. Je mehr Du also verdienst, desto weniger bleibt am Ende übrig, zumindest prozentual gesehen. Aber Du kannst Deinen steuerpflichtigen Gewinn mit Betriebsausgaben senken und viel Geld sparen.
Beispiel: Julia arbeitet als Designerin und hat einen Gewinn von 40.000 Euro im Jahr (Grenzsteuersatz: 40%). Sie kauft eine Kamera für 500 Euro. Das ist der Betrag, den sie als Steuerrückerstattung erhält: Umsatzsteuer 80 Euro + Einkommensteuer und Soli 168 Euro + Steuervorteil 248 Euro.
Beachte jedoch, dass dies allgemeine Annahmen sind, und die tatsächlichen Zahlen je nach individueller Steuersituation variieren können. Es ist ratsam, einen Steuerberater zu befragen, um genaue Berechnungen für die jeweilige persönliche Situation durchzuführen.
5. Weiterbilden und Steuern sparen
Ausgaben für geschäftliche Weiterbildung sind als Werbungskosten absetzbar, solange sie helfen, Einkommen und Karriereaufstieg zu erzielen, sowie zum eigenen Berufsfeld passen. Ausgaben die eingereicht werden können sind beispielsweise:
- Kosten für Seminare, Kurse, Workshops
- Reise- und Übernachtungskosten
- Verpflegungskosten
- Fachliteratur und Arbeitsmittel
- Prüfungsgebühren
6. Spart Steuern bei Geschäftsreisen und in Restaurants
Eine Monatskarte für öffentliche Verkehrsmittel ist steuerlich absetzbar, wenn sie günstiger ist als die Anzahl der Einzelfahrscheine, die für Geschäftsreisen (z. B. für Kundenbesuche) benötigt werden.
Aus denselben Gründen kann auch eine Bahncard steuerlich absetzbar sein.
Wenn man bei beruflichen Fahrten mit der Bahn so viel gespart hat, dass sich die Anschaffung gelohnt hat, ist es dem Finanzamt übrigens egal, ob die Karte auch für private Fahrten genutzt wird.
Für Geschäftsessen in Restaurants, Hotels usw. können nur 70 % der angemessenen und nachgewiesenen Bewirtungskosten als Betriebsausgaben abgezogen werden. Die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer ist in voller Höhe als Vorsteuer abzugsfähig. Finden Geschäftsessen zu Hause statt, sind diese allerdings nicht abzugsfähig.
Das Finanzamt prüft, ob die Gaststätteneinladungen angemessen sind. Das hängt von der Größe, dem Umsatz und dem Gewinn ab. Kurz gesagt: Bewirtungskosten müssen plausibel sein.
7. Heute schon für die Zukunft vorsorgen
Viele Freiberufler freuen sich über die eingehenden Zahlungen und sind sich nicht darüber im Klaren, dass man als Selbständige Person auch für die eigene Rente verantwortlich ist. Wie Du für Deine Zukunft vorsorgst, bleibt ganz Dir überlassen. Du solltest aber frühzeitig damit beginnen, etwas zur Seite zu legen. Rürup-Pläne sind z. B. steuerlich begünstigt und lassen sich klassisch mit Garantieverzinsung oder renditeorientiert abschließen. Möglicherweise besteht die Möglichkeit in die Künstlersozialkasse einzuzahlen und so eine Menge Geld zu sparen? Es gilt sich rechtzeitig um die Altersvorsorge zu kümmern, denn die Beiträge, die nötig sind, um im Alter ohne Arbeit auszukommen, sind meist höher als man denkt.
