12 Hürden, die Freelancer meistern müssen

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Das Leben als Freelancer ist wie ein Langstreckenlauf. Eine gute Planung ist genauso wichtig, wie langer Atem und ein kühler Kopf. Welche Fehler Freelancer bei der Vorbereitung vermeiden können, welche Herausforderungen auf Einsteiger warten und wie Freelancer Hürden und Hindernisse im Alltag grazil überspringen, lesen Sie hier im Artikel.


Inhalt des Artikels:

  1. Richtig planen
    1. Versicherungen
    2. Altersvorsorge
    3. Rechtliche Rahmenbedingungen
    4. Eigenmarketing
  2. Die ersten Hürden überspringen
    1. Kundenakquise
    2. Liquidität
    3. Projekt- und Zeitmanagement
    4. Work-Life-Balance
  3. Alltägliche Herausforderungen
    1. Schwierige Kunden
    2. Einsamkeit im Home-Office
    3. Produktivität
    4. Weiterbildung

Richtig planen – Anfängerfehler vermeiden

Vor dem Start ins Freelancer-Leben gibt es einige Schlaglöcher, die man umgehen muss, damit der Neuanfang klappt und man als freier Mitarbeiter richtig loslegen kann. Diese Tücken lauern auf dem Weg zum Start:

Versicherungen

Ein häufig diskutiertes Thema in Sachen Freelancer-Hürden sind die Versicherungen. Gerade am Anfang gibt es scheinbar dringendere Themen, als sich durch den trockenen Versicherungsdschungel zu kämpfen. Doch eine gute Vorbereitung lohnt sich. Im Schadensfall ist die Freelancer-Karriere ohne Versicherung vorbei bevor sie richtig angefangen hat. Welche Versicherungen Sie abschließen sollten, kommt dabei ganz auf die Tätigkeit als Freelancer an.

Kein Wenn und Aber gibt es jedoch bei der Krankenversicherung. Die ist in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben und auch Freelancer müssen versichert sein. Eine Wahl haben Sie aber. Freelancer können sich entweder gesetzlich freiwillig oder privat versichern. Der Unterschied liegt in der Höhe der Beitragspreise sowie den Leistungen der Versicherungen.

Tipp: Den Status Ihrer aktuellen Krankenversicherung, ob und was daran angepasst werden muss, lässt sich bequem online prüfen.

Altersvorsorge

Die Erfahrung zeigt, dass die Altersvorsorge eines der Kummerthemen für Freelancer ist. Genau deshalb sollten Sie sich vor dem Schritt in die Unabhängigkeit gründlich informieren und die passenden Optionen wählen.

In Deutschland basiert die Altersvorsorge auf dem 3-Säulen-Modell:

1. Säule: Die gesetzliche Vorsorge (Pflichtbeiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung): Umlageverfahren. Dazu zählen die Sozialversicherungsrente der Arbeitnehmer, die Alterssicherung der Landwirte (AdL), die Berufsständische Versorgung (BSV), die Künstlersozialversicherung und die Beamtenversorgung.
2. Säule: Ergänzende erwerbsbasierte Alterssicherung. Dazu zählt hauptsächlich die Betriebliche Altersvorsorge, aber auch die Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes (ZÖD).
3. Säule: Private Vorsorge (Ansparung von Kapital mit der Möglichkeit des späteren Verzehrs): Fondssparpläne, Riester-Rente, Rürup-Rente, Lebensversicherung und Immobilienbesitz.

Freelancer, sind unter Umständen nicht rentenversicherungspflichtig. Sie haben aber die Möglichkeit, sich auf der gesetzlichen Ebene freiwillig versichern zu lassen. Ob sich dies lohnt, ist in jedem Fall unterschiedlich und sollte immer vorgängig abgeklärt und durchgerechnet werden.

Experten gehen davon aus, dass die gesetzliche Rentenversicherung in Zukunft zwar für die Deckung der Basisbedürfnisse, nicht aber für die Erhaltung des Lebensstandards im Alter aufkommen wird. Daher ist es ratsam, neben der 1. Säule auch noch andere Vorkehrungen für die Altersvorsorge zu treffen.

Im Freelancer Kompass 2019 gaben knapp 57% der Befragten an, in die gesetzliche Rentenversicherung einzuzahlen, dicht gefolgt von der privaten Rentenversicherung. Gut ein Drittel hat Geld fürs Alter in Wertpapieren oder in einer Lebensversicherung angelegt.

Die Ergebnisse der verschiedenen Elemente der Altersvorsorge aus dem Freelancer Kompass 2019.

Interessant dabei ist aber, dass alle Befragten mindestens noch eine weitere Säule der Altersvorsorge nutzen. Dies sollten sich auch angehende Freelancer zu Herzen nehmen und sich über alle Möglichkeiten der Altersvorsorge informieren, auch wenn die Ziellinie „Rentenalter“ noch in weiter Ferne liegt.

Aktuell diskutiert die Politik darüber, die Altersvorsorge für Freelancer zur Pflicht zu machen, um mehr Transparenz beim Thema Scheinselbständigkeit zu schaffen.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Sie ist zurzeit in aller Munde: die Scheinselbständigkeit. Dabei sind Selbstständige und Unternehmen gleichermaßen verunsichert, speziell, weil die rechtlichen Gegebenheiten nicht klar definiert sind.

Rechtlich wird unterschieden, ob jemand Arbeitnehmer, arbeitnehmerähnliche Person, Freiberufler, freier Mitarbeiter, Selbstständiger oder Unternehmer ist. Die Folgen betreffend Arbeitsrecht, Sozialrecht, Sozialversicherungsrecht und Steuerrecht sind daher für jede Gruppe unterschiedlich.

Da zum Beispiel die Versicherungspflicht von Freiberuflern und Selbstständigen anders geregelt ist als bei Festangestellten, können im Fall einer Scheinselbständigkeit Auftraggeber, aber auch Auftragnehmer potenziell Gelder hinterziehen.

Damit dies nicht passiert, prüfen Stellen wie die Deutsche Rentenversicherung, das Finanzamt oder ein Arbeitsgericht, bei einem Verdacht auf Scheinselbständigkeit die Vertragslage, aber auch den Arbeitsalltag auf verschiedene Indizien, die für oder gegen eine korrekte Selbständigkeit sprechen.

Wichtig hierbei ist es vor allem für Neulinge, sich mit der Thematik auseinander zu setzen.

Mit Checklisten können Sie prüfen, bei welchen Punkten Sie Gefahr laufen, als scheinselbständig eingestuft zu werden und entsprechend Gegenmaßnahmen einleiten.

Eigenmarketing

Bevor Sie als Freelancer an den Start gehen, gilt es, die Werbetrommel zu rühren. Denn mit Fans und Freunden läuft sich´s leichter. Gerade am Anfang der Freelancer-Karriere ist es jedoch oft schwierig, sich selbst zu vermarkten. Insbesondere, weil die Auswahl an Promotionskanälen riesig ist und die Anzahl an Mitbewerbern unendlich scheint.

Die wichtigste Frage für Ihre Marketingstrategie ist: Wo informieren sich Ihre potenziellen Kunden? Sobald Sie diese Fragen geklärt haben, wissen Sie auch, welche Marketingkanäle für Sie in Frage kommen.

Überlegen Sie sich anschließend, wo und wie Sie auftreten möchten: Welche der von Ihren Kunden bevorzugten Kanäle kennen Sie? Mit welchen wollen Sie arbeiten? Wollen Sie online gefunden werden? Reicht ein Facebook Business Account aus oder bevorzugen Sie eine eigene Website? Brauchen Sie weitere Social Media Profile oder Job-Netzwerke wie LinkedIn?

Business Netzwerke, Online Plattformen, eigene Websites und Soziale Netzwerke sind die vier beliebtesten Kanäle zum Selbstmarketing.
Die vier beliebtesten Kanäle der befragten Freelancer aus dem Freelancer Kompass 2019.

Um die Übersicht zu behalten, konzentrieren Sie sich anfangs auf zwei Kanäle:

  • Einen Kanal, wo Sie alle Informationen über sich und Ihr Angebot möglichst detailliert zur Verfügung stellen – z.B. eine eigene Website – die erste Anlaufstelle für Ihre Kunden.
  • Einen Kanal, wo Sie als Unternehmer auftreten und mit Ihrer Zielgruppe interagieren, z.B. soziale (Business-)Netzwerke.

Auf dem Interaktionskanal können Sie so geschäftliche Kontakte knüpfen. Über den anderen präsentieren Sie alle Angebots- und Kontaktinformationen, um von potenziellen Auftraggebern und/oder Geschäftspartnern gefunden und angesprochen zu werden.

Nachdem Sie das Grundgerüst für einen professionellen Außenauftritt geschaffen haben, können Sie an den Feinheiten arbeiten und weitere Maßnahmen ergreifen.

Den Schwung mitnehmen – die ersten Hürden überspringen

Der Startschuss ist gefallen und Sie laufen los auf der Freelancer Strecke. Besonders zu Beginn des Freelancer-Daseins gibt es kleinere und größere Hürden zu überspringen, damit Sie nicht ins Straucheln geraten.

Kundenakquise

Seit Jahren eine der höchsten Hürden, die nicht nur am Anfang der Strecke lauert, ist die Kundenakquise. Dies besagen auch die Daten aus der größten Freelancer-Studie Deutschlands. Gerade zu Beginn der Selbstständigkeit ist es schwierig, potenzielle Kunden und neue Aufträge zu finden.

Generell können Freelancer entweder aktiv auf potentielle Neukunden zugehen – per Telefon, E-Mail, Brief oder auf Werbeflächen und über Werbemittel – oder sich passiv vom Kunden finden lassen – auf Webseiten, in sozialen Netzwerken oder durch persönliches Networken. Dabei muss jeder Freelancer sein Lieblingsinstrument finden.

Doch nicht jeder Auftrag muss ein Neukunde sein. Hat man bereits ein, zwei Kundenprojekte an Land gezogen und erfolgreich durchgeführt, können Sie auch versuchen, Folgeaufträge zu akquirieren. Gerade bei Projekten, die sich im Bereich der Entwicklung abspielen, kommt oft zu einem späteren Zeitpunkt die Gelegenheit, bei Updates oder aufbauenden Projekten anzuheuern. Als Freelancer, der Erfahrung mit der Firma hat und die Strukturen kennt, sind Sie klar im Vorteil. Pflegen Sie also ihr Netzwerk an bestehenden Kunden, behalten Sie so „einen Fuß in der Tür“ und fragen Sie öfter mal nach, ob Folgeprojekte in Aussicht sind.

Präsentieren Sie sich mit ihrem gut definierten Profil, zudem auf Freelancerportalen und lassen Sie sich von Recruitern und Projektausschreibern finden. Oder suchen Sie sich Ihre Projekte auf den Portalen und schreiben potenzielle Kunden dort direkt an.

Die spannendsten Anfragen von neuen Kunden kommen tatsächlich über die Freelanceportale, auf denen die Recruiter unterwegs sind und gute Freiberufler suchen. Da waren schon ein paar sehr nette Projekte für mich dabei.

Aus dem Interview mit Chris Lüders.

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Liquidität

Flüssigkeit ist nicht nur beim Langstreckenlauf wichtig, sondern auch auf Konten von Selbständigen. Wirtschaftlich definiert sich Liquidität jedoch wie folgt:

Was in der Definition ganz einfach klingt, ist in der Realität eine der größten Freelancer Hürden. Laut Freelancer-Kompass schätzt fast die Hälfte der Befragten das schwankende Einkommen als einen der größten Nachteile der Selbständigkeit ein.

Schwankendes Einkommen macht jedem zweiten Befragten zu schaffen.

Kaum erstaunlich, denn das Thema Liquidität hängt direkt mit der Auftragsakquise und somit mit der immerwährenden Überwachung der Auftragslage zusammen. Ganz wichtig für frischgebackene Freelancer ist daher eine gründliche Planung.

Es empfiehlt sich, mit einem gewissen Polster in die Unabhängigkeit zu starten und die Ausgaben sowie die erforderlichen Einnahmen für eine längere Zeitperiode vorauszuplanen. Dies hilft nicht nur den Stundensatz richtig zu berechnen, sondern gibt Ihnen auch Anhaltspunkte, wie viele Aufträge Sie gewinnen und umsetzen müssen, um liquide zu bleiben. Wer es ganz genau wissen möchte, kann zusätzlich seine Liquidität berechnen. Generell empfiehlt es sich, bei der Finanzplanung eine Reserve für Durststrecken und unerwartete Kosten einzuplanen.

Worauf Sie bei der Finanzplanung sonst noch achten sollten lesen Sie in den 5 Tipps zur Finanzplanung.

Projekt- und Zeitmanagement

Wir erinnern uns: Freelancen ist wie ein Marathon. Die richtige Einteilung von Kraft und Ausdauer sind daher von zentraler Bedeutung. Wer zu langsam startet und sich morgens in Jogginghose mit einer Tasse Kaffee planlos an den Küchentisch setzt, verpasst vielleicht den Anschluss. Gerade als Einsteiger muss man sich erst an die vielen Freiheiten gewöhnen – auch was die Arbeitsweise und das Zeitmanagement betrifft. Die Lösung: Strukturiertheit, Konsequenz und einen geregelten Tagesablauf.

Ironischerweise bedeutet Freelancer sein nicht nur mehr Freiheiten zu haben, sondern sich selbst auch mehr Regeln setzen zu müssen. Nicht umsonst landen Fähigkeiten wie Disziplin und Eigenmotivation auf Platz 2 und 3 bei der Frage nach den wichtigsten Soft Skills im Freelancer Kompass 2019.

Disziplin und Eigenmotivation an zweiter und dritter Stelle der wichtigsten Soft Skills im Freelancer Kompass 2019.
Zwei der wichtigsten Soft Skills für Freelancer: Disziplin und Eigenmotivation.

Diese Hürden können Sie überwinden, indem Sie eine von vielen Produktivitätstechniken nutzen, um den Freelancer-Alltag strukturierter und disziplinierter zu bewältigen.

Starten Sie damit, ihre Tage zu planen. Dazu eignen sich Kalender-Tools, wie z.B. Microsoft Outlook oder die gute alte Papier-Agenda. Setzen Sie sich Termine und Zeitfenster für Ihre zu erledigenden Aufgaben und setzen sich somit praktisch selbst Deadlines.

Bedenken Sie dabei das Parkinson’sche Gesetz, das besagt: „Work expands so as to fill the time available for its completion.“ Zu Deutsch:

Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.

Gesetz des Soziologen C. Northcote Parkinson

Work-Life-Balance

Nicht nur im Sport sind Regeneration und Pausen wichtig, auch als Freiberufler darf der Ausgleich nicht zu kurz kommen. Das Gleichgewicht von Arbeit und Freizeit gewann daher in den letzten Jahren zunehmend an Bedeutung und wird zukünftig, im Zeichen von New Work, verstärkt in den Vordergrund rücken. Unter Freelancern gilt die gesteigerte Flexibilität und somit die Freiheit, sich Arbeits- und Freizeit selbst einzuteilen als einer der wichtigsten Vorteile beim Freelancen. Vielleicht ist sie sogar einer der Gründe, wieso Sie sich fürs Freelancen entschieden haben?

Die Phrase, dass Selbstständige selbst und ständig arbeiten, haben Sie bestimmt auch schon mehrfach gehört. Gemäß Freelancer Kompass ist dies aber gar nicht so weit hergeholt. Rund ein Drittel der Befragten gaben an, dass es ihnen besonders schwerfällt, Beruf und Privates zu trennen.

Beruf und Privates trennen fällt 32.52% der Befragten besonders schwer.
Beruf und Privates trennen fällt 32.52% der Befragten besonders schwer.

Hier gilt es vor allem für Anfänger ganz besonders, konsequent zu sein. Gerade zu Beginn der Freelancer-Karriere, setzen sich Einsteiger oft zu sehr unter Druck, aus Angst Kunden zu vergraulen oder ihren Lebensunterhalt nicht bestreiten zu können. Auf Dauer ist dieser Stress aber höchst gesundheitsschädigend und sorgt dafür, dass der einst so geliebte Job zum Albtraum wird. Damit die Freiheit und die Motivation bleiben, gibt es einige Maßnahmen:

  • Trennen Sie private und geschäftliche Kommunikation: Schaffen Sie sich ein Diensthandy an und richten Sie eine geschäftliche E-Mail-Adresse ein. Geschäfts E-Mails werden strikt nur am Büro-Laptop oder Handy gecheckt.
  • Setzen Sie sich „Öffnungszeiten“ und halten Sie sich daran: Finden Sie heraus, zu welchen Zeiten (nein, nicht rund um die Uhr) Sie für Ihre Kunden erreichbar sein wollen und setzen Sie sich diese Zeiten als Geschäftszeiten. Alles was darüberhinaus geht ist private Freizeit und soll auch so verbracht werden.
  • Schaffen Sie einen Arbeitsbereich: Sie müssen sich nicht gleich eigene Bürofläche mieten, aber achten Sie darauf, dass Arbeits- und Wohnbereich getrennt sind. Aus diesem Grund empfiehlt es sich auch nicht unbedingt, als Freelancer am Küchentisch oder auf der Couch zu arbeiten.

Hier gibt es 9 weitere nützliche Tipps für Sie zur Work-Life-Balance.

Nicht müde werden – Herausforderungen im Alltag eines Freelancers

Sie sind schon seit einiger Zeit als Freelancer unterwegs und der ein oder andere Muskel fängt an zu verkrampfen. Mit der richtigen Technik meistern Sie diese Herausforderungen und werden auf langer Strecke zum erfolgreichen Freelancer.

Schwierige Kunden

Der Marathon der Selbständigkeit läuft für Sie gut, Sie fühlen sich fit und kommen in jedem Gelände gut zurecht. Nur hin und wieder passiert´s, dass ein ganz besonders steiler Hügel auftaucht. Oder ein Kunde, mit dem Sie so gar nicht auf einer Wellenlänge liegen. Noch nicht einmal auf demselben Meer. Doch was tun in dieser schwierigen Situation?

Freelancer Walantis Giosis sagte hierzu im Interview:

„Kommunikation ist das A und O im Freelancing. Regelmäßiger Austausch mit dem Kunden, Kollegen und auch den Vermittlern hilft.“

Aus dem Interview mit Walantis Giosis.

Die Umfragedaten des Freelancer Kompass sprechen dieselbe Sprache: fast 70% der Befragten sagen, dass Kommunikationsfähigkeit der wichtigste Soft Skill für Freelancer ist.

Egal ob Ihr Kunde zu den Mikromanagern gehört, der Sie dauernd über den aktuell aktuellsten Projektstand ausfragt, oder Sie mit den „Sie sind nur ein Externer“ Floskeln abtut – Kommunikation bringt Lösungen. Stecken Sie die Erwartungen und Anforderungen des Auftraggebers und Ihre zu erbringende Leistung im Vornherein klar ab und sprechen Sie schwierige Situationen immer sofort offen und konstruktiv an. So sparen Sie Atem und schonen die Nerven.

Einsamkeit im Home Office

Marathons sind lang und können zuweilen recht eintönig sein. Das gleiche gilt für einen Alltag alleine im eigenen Büro.

Bei dem Begriff „Home Office“ denkt man automatisch an die vielen Vorteile, wie zum Beispiel den kurzen Arbeitsweg oder die Freiheit, zwischendurch eine Wäsche an zu machen. Doch oftmals kommt nach einiger Zeit im Heimbüro die Ernüchterung. Wer das Home Office am Anfang seines Freelancer-Daseins noch voller Euphorie eingerichtet hat, kann die immer gleiche Wand nach einer gewissen Zeit womöglich nicht mehr sehen. In der state of remote work Studie 2019 wurden die größten Nachteile von Home Office ermittelt. Heraus kam, dass die Einsamkeit im Home Office bei den Befragten an zweiter Stelle steht. Die Mitarbeitenden vermissen die Möglichkeit, sich mit Kollegen austauschen zu können und den sozialen Kontakt.

Rund 19% der Befragten des state of remote reports 2019 gaben "Einsamkeit" als grössten Nachteil an.
Aus der Studie von Buffer inc.

Vielleicht ist die Einsamkeit im Home-Office auch einer der Gründe, wieso über 60% der befragten IT-Freelancer im Freelancer Kompass 2019 ihre Dienstleistungen in den Büroräumlichkeiten ihrer Auftraggeber erbringen.

Produktivität

Wer kennt´s nicht: der Alltag hat Sie eingeholt, die Leistung stagniert und die Motivation hält sich in Grenzen. Nicht nur für Marathonläufer lauert diese Gefahr, auch Freelancer sind nicht davor gefeit. Und weil man ja sowieso sein eigener Chef ist, sagt auch niemand was, wenn man mal kurz auf Social Media reinschaut. Oder die Zeitung liest. Gemäß Freelancer Kompass 2019 hat rund ein Drittel der Befragten Mühe, produktiv zu bleiben.

Wer genau weiß, dass es um seine Selbstdisziplin nicht sonderlich gut bestellt ist, kann Produktivitäts-Tools für sich nutzen. Die Proteinriegel unter den Freelancer-Hilfsmittel gibt es in verschiedensten Ausführungen und die Auswahl ist riesig:

  • Mit Goodlance (Basisversion kostenlos) lässt sich z.B. die Arbeitszeit tracken, die Sie dann auch direkt an den Kunden verrechnen können.
  • Das kostenlose Firefox Plugin Leechblock hilft, wenn Sie sich gerne von World Wide Web ablenken lassen. Es ermöglicht das Blocken bestimmter Webseiten zu festgelegten Zeiten.
  • Mit dem Tool Trello können Sie sich alle Ihre To-Dos planen und sich Deadlines setzen.

Ein weiterer sehr einfacher Tipp: Schalten Sie Push Benachrichtigungen bei ankommenden E-Mails und Nachrichten aus, um fokussiert zu bleiben.

Weiterbildung

Der Alltag auf der Marathonstrecke ist anstrengend und der eigene Laufstil ist fix antrainiert. Oftmals vergisst man dadurch, dass sich Technik und Material verändern. So ist es auch beim Freelancen. Für Selbständige ist es besonders wichtig, am Ball zu bleiben und sich weiterzubilden, um sich von seinen Mitbewerbern abzuheben und seinen Expertenstatus zu behalten. Das sehen auch die Teilnehmer der Umfrage Freelancer Kompass so, die mit fast 85% angaben, dass Fachwissen den Erfolg von Freelancern ausmacht.

85% der Befragten sagen, dass Fachwissen die wichtigste Eigenschaft eines erfolgreichen Freelancers ist.
Fachwissen ist gemäss Freelancer Kompass die wichtigste Eigenschaft von Freelancern.

Planen Sie regelmäßig Zeit für Weiterbildungen ein und rechnen diese auch in Ihren Stundensatz mit ein, damit keine Einkommenseinbussen auftreten.

Wer sich an einer Hochschule weiterbilden möchte, sich aber nicht direkt für ein Vollzeit-Studium einschreiben will, kann dies auch über CAS Module – Certificate of Advanced Studies – tun. Diese Studienmodule dauern oft nur einige Monate und können berufsbegleitend besucht werden. Die in den CAS gewonnenen ECTS Punkte werden bei Immatrikulation an das Studium angerechnet. So kann z.B. ein Master of Advanced Studies in „Häppchen“ über einen längeren Zeitraum erreicht werden. CAS werden in Deutschland beispielsweise an der Uni Mainz oder an der Uni Ulm angeboten. 

Gut zu wissen: Sie müssen sich nicht gleich an der nächsten Uni einschreiben, um sich weiter zu bilden. Mittlerweile gibt es ein riesiges Angebot an Online-Weiterbildungsmöglichkeiten, die in Teilzeit, berufsbegleitend und Zeitunabhängig absolviert werden können. Sie reichen von kostenlosen Online-Kursen bis zu Fern- und Onlinestudiengängen, die man remote und zeitlich flexibel absolvieren kann.

Über den Autor

Natascha Baumann

Natascha Baumann studierte Business Administration mit Schwerpunkt International Entrepreneurship und Digital Media an der Fachhochschule Nordwestschweiz. Sie ist seit Dezember 2019 im Team von freelancermap.de tätig.

Von Natascha Baumann

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