Die richtige E-Mail-Signatur für Freelancer

Bei E-Mails achten wir auf die richtige Wortwahl, aber gilt das auch für unsere E-Mail-Signatur? Der nachfolgende Artikel erklärt, was eine professionelle Signatur für Freelancer ausmacht.

Eine professionelle E-Mail-Signatur ist wichtiger Bestandteil von geschäftlichen E-Mails. Vor allem aber ist es wichtig zu wissen, dass es für alle Gewerbetreibende Pflicht ist, eine vollständige E-Mail-Signatur zu haben. Andernfalls kann sogar ein Bußgeld oder eine Abmahnung anfallen. Doch nicht nur das ist ein wichtiger Grund für eine E-Mail-Signatur – es spricht noch viel mehr dafür: Sie bietet Freelancern eine großartige Möglichkeit, Kommunikationspartnern die wichtigsten Kontaktdaten zukommen zu lassen und die eigene Person kompetent darzustellen – das wirkt nicht nur professionell, sondern auch sehr vertrauenswürdig. Die Signatur ist daher wie eine Visitenkarte in digitaler Form.

Vorteile einer professionellen E-Mail-Signatur

Die Signatur in geschäftlichen E-Mails bietet viele Vorteile und ist für viele Freelancer ein absolutes Must-Have in Sachen Selbstmarketing. Zum einen wird das Markenbewusstsein beim Empfänger oder der Empfängerin gestärkt und trägt automatisch zum eigenen Branding bei und zum anderen kann eine Signatur die persönliche Bindung des Gegenübers stärken. Gerade in Zeiten von künstlicher Intelligenz und automatisiertem Mailversand kann ein Foto dem oder der Leser:in das Gefühl geben, mit einem realen Menschen zu interagieren – das erzeugt Vertrauen.

Wie wird eine E-Mail-Signatur erstellt?

Wer ein ausgefallenes Design schätzt und sich eine individualisierte Signatur zulegen möchte, findet im Internet zahlreiche Generatoren und Vorlagen. Es können eigene Fotos ausgewählt werden oder individuelle Links und Social Media Icons eingebunden werden. Das Design der Signatur spielt vorerst allerdings nur bedingt eine Rolle, denn in erster Linie geht es um den Inhalt. Falls dennoch ein Design gewünscht ist, sollte es an die jeweilige Marke angepasst sein und alle nötigen Informationen und Angaben beinhalten. Üblicherweise verfügen E-Mail-Programme wie zum Beispiel Outlook über bereits vorinstallierte Templates für E-Mail-Signaturen. Diese bieten zwar eher weniger Optionen zur Individualisierung, reichen jedoch zur Kontaktinformationsvermittlung völlig aus.

Mit bestimmten Tools können in nur wenigen Minuten professionelle E-Mail Signaturen erstellt und verwendet werden. Sie können eine wunderbare Hilfestellung sein, wenn keine bestimmten Vorkenntnisse vorhanden sind.

Inhalt einer einfachen E-Mail-Signatur

Für eine professionelle Kommunikation via E-Mail reicht in den meisten Fällen eine vollständige und gute Basissignatur aus. Diese kann einfach und schnell über E-Mail-Programme, wie Outlook oder Thunderbird, erstellt werden. Generatoren wie MySignature oder Hubspot bieten eine Auswahl an Designvorlagen, wodurch selbst ohne Vorkenntnisse professionelle Signaturen erstellt werden, die genau zum eigenen Business passen. Für eine gute und vollständige Signatur kann sich natürlich auch erst einmal auf das Wesentliche konzentriert werden, die ausschließlich die wichtigsten Kontaktdaten enthält. Einige Angaben sind, wenn es sich um einen gewerblichen Versender handelt, sogar gesetzlich vorgeschrieben.

Pflichtangaben für Einzelunternehmer

Die folgenden Bestandteile dürfen in der E-Mail-Signatur eines Freelancers als Einzelunternehmer auf keinen Fall fehlen:

1. Vor- und Nachname des Inhabers und Unternehmensname

Die wichtigste Information in einer professionellen Signatur ist der Name der Firma. Zudem sollte der vollständige Name des Inhabers erwähnt werden.

2. Berufsbezeichnung

Auch die konkrete Bezeichnung des Jobtitels gehört in eine einfache Signatur. Auf diese Weise wird klar, in welchem Bereich die Kompetenzen des Freelancers liegen.

3. Kontaktdaten

Zu den wichtigsten Angaben gehört neben der Geschäftsadresse des Unternehmens auch die Telefonnummer und die Mailadresse.

Pflichtangaben für Einzelkaufleute und die GmbH

Bei eingetragenen Einzelkaufleuten oder einer GmbH kommen noch weitere Pflichtangaben hinzu:

1. Rechtsform

Rechtsform des betreffenden Unternehmens laut Handelsregister.

2. Registergericht und Handelsregisternummer

Das zuständige Gericht und die eingetragene Nummer im Handelsregister.

3. Name aller Geschäftsführer

Für Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) muss zudem der vollständige Name aller Geschäftsführer angeben werden.
Für eine noch einprägendere Signatur können zudem folgende Designelemente genutzt und eingesetzt werden:

1. Foto

Durch das Einfügen eines Fotos wird aus einer unpersönlichen E-Mail-Nachricht eine personalisierte Anrede. Dieser Zusatz ist nämlich nicht ganz unwichtig, damit wirkt die geschäftliche Nachricht sehr viel persönlicher und Freelancer können sich dadurch viel greifbarer machen. Ein Bild ist ein einfacher und effektiver Weg, Vertrauen zu schaffen und ein gutes Verhältnis zu Gesprächspartner aufzubauen. Idealerweise sollte es nicht zu groß sein und von professionellen Fotografen stammen.

2. Logo

Als Freiberufler:in empfiehlt es sich, ein eigenes Logo zu nutzen. Dieses kann sowohl für die eigene Webseite, Rechnungen, Soziale Kanäle aber auch die E-Mail-Signatur verwendet werden. Ein Logo wirkt zudem automatisch markenbildend und produziert ein einheitliches Erscheinungsbild nach außen. Wer kein eigenes Logo besitzt, sollte sich unbedingt eines erstellen oder erstellen lassen.

3. Links zu Sozialen Medien & Webseite

Heute ist es gar nicht mehr wegzudenken, dass potenzielle Kunden Online-Recherche betreiben, um sich ein umfangreiches Bild über Dienstleister zu machen. Meistens ist es tatsächlich so, dass sich schon eingehend vor dem ersten Kontakt mit den jeweiligen Dienstleister beschäftigt wird. Die Signatur kann deshalb genutzt werden, um noch einmal gezieltere Information zu liefern – idealerweise mit einem Link zur eigenen Website und zum Online-Profil. Für Interessenten erleichtern solche Informationen den Zugang zu den richtigen Informationen und ermöglichen es, diese dorthin zu bringen, wo der Freelancer die höchste Präsenz besitzt und die eigene Arbeit am besten repräsentiert wird.

Es sollte nur auf die geschäftlichen Social-Media-Kanäle und Webseiten verwiesen werden. Private Accounts haben in der Business-E-Mail-Signatur nichts zu suchen.

4. Werbezwecke

Natürlich kann die E-Mail-Signatur auch für Marketingzwecke genutzt werden. Beispielsweise, um darin auf besondere Angebote oder Rabattaktionen hinzuweisen. Es ist jedoch zu beachten, dass die Signatur in erster Linie zur Darstellung der Information über den Freelancer dient und nicht als Werbefläche fungieren sollte.

5. Verkürzter Lebenslauf

Auch hier gilt: Qualität vor Quantität. Wichtige Aspekte können durchaus in der Signatur erwähnt werden. Entscheidend ist aber die Beschränkung auf wirklich relevante Dinge. Diese können in wenigen Sätzen oder Stichpunkten zusammengefasst werden.

Optionale Angaben in einer E-Mail Signatur

Beispiel einer E-Mail-Signatur

Eine gut gestaltete E-Mail-Signatur wird einen bleibenderen Eindruck hinterlassen, als nur Grußformel und Name unter eine E-Mail zu setzen. Wie in diesem Beispiel von Neil Patel zu sehen ist: Er verwendet seinen Namen, sein Foto und den Link zu einem seiner Social-Media-Kanäle.

Ein schlichtes, aber professionelles Design schafft den Rahmen und hebt den oder die Verfasser:in der E-Mail hervor. Patel nutzt die Signatur zusätzlich, um sich kurz selbst vorzustellen und die wichtigsten Referenzen und Eckpunkte seines Business zu nennen. Eine rundum stimmige und professionelle Signatur und das ohne viele Design-Elemente.

Fazit

Eine E-Mail-Signatur bietet zahlreiche Möglichkeiten, sich als Absender von geschäftlichen E-Mails zu positionieren und die eigenen Nachrichten im Rahmen einer guten Selbstmarketing-Strategie aufzuwerten. Die professionelle E-Mail-Signatur hilft nicht nur dabei, Kommunikationspartner die nötigen Kontaktinformationen zukommen zu lassen, sie vermittelt auch einen bleibenden Eindruck.