Die richtige E-Mail-Signatur für Freelancer und Selbstständige

Bei E-Mails achten wir auf die richtige Wortwahl, aber gilt das auch für unsere E-Mail-Signatur? Der nachfolgende Artikel erklärt, was eine professionelle Signatur für Freelancer ausmacht.

Eine professionelle E-Mail-Signatur ist ein wichtiger Bestandteil geschäftlicher E-Mails. Sie dient nicht nur der strukturierten Bereitstellung von Kontaktdaten, sondern erfüllt – je nach Rechtsform – auch gesetzliche Informationspflichten.

Unvollständige oder fehlende Angaben können wettbewerbsrechtliche Abmahnungen nach sich ziehen. Darüber hinaus fungiert die Signatur als digitale Visitenkarte und unterstützt eine konsistente, professionelle Außenwirkung.

Das Wichtigste im Überblick

• Geschäftliche E-Mail-Signaturen unterliegen in Deutschland je nach Unternehmensform gesetzlichen Vorgaben
• Pflichtangaben unterscheiden sich zwischen Einzelunternehmern, Kaufleuten und Kapitalgesellschaften
• Gestaltungselemente wie Fotos oder Logos sind optional und sollten zurückhaltend eingesetzt werden
• Eine reduzierte, sachliche Signatur ist rechtlich sicher und professionell.

Vorteile einer professionellen E-Mail-Signatur

Die Signatur in geschäftlichen E-Mails bietet viele Vorteile und ist für viele Freelancer ein absolutes Must-Have in Sachen Selbstmarketing. Die Signatur in geschäftlichen E-Mails erfüllt mehrere Funktionen zugleich. Sie sorgt für Transparenz über den Absender, erleichtert die Kontaktaufnahme und unterstützt ein einheitliches Erscheinungsbild, außerdem trägt sie zum Branding bei.

Gerade in Zeiten automatisierter Kommunikation trägt eine klar strukturierte Signatur zur Einordnung des Absenders bei und stärkt die Glaubwürdigkeit. Alles über die E-Mail-Knigge erklären wir in diesem Artikel.

Wie wird eine E-Mail-Signatur erstellt?

Wer ein ausgefallenes Design schätzt und sich eine individualisierte Signatur zulegen möchte, findet im Internet zahlreiche Generatoren und Vorlagen.

Technisch lässt sich eine E-Mail-Signatur direkt in gängigen Programmen wie Outlook oder Thunderbird anlegen. Alternativ stehen spezialisierte Generatoren zur Verfügung, die vor allem bei einheitlicher Nutzung über mehrere Geräte hinweg Vorteile bieten.

Das Design sollte funktional bleiben und sich am Corporate Design orientieren. Entscheidend ist jedoch der korrekte und vollständige Inhalt, nicht die optische Ausgestaltung.

Inhalt einer einfachen E-Mail-Signatur

Für die meisten geschäftlichen E-Mails reicht eine reduzierte Basissignatur aus. Sie enthält die gesetzlich erforderlichen Angaben sowie grundlegende Kontaktinformationen. Einige Angaben sind abhängig von der Rechtsform zwingend vorgeschrieben.

Pflichtangaben für Einzelunternehmer 

Die folgenden Bestandteile dürfen in der E-Mail-Signatur eines Freelancers als Einzelunternehmer auf keinen Fall fehlen: 

1. Vor- und Nachname des Inhabers und Unternehmensname: Die wichtigste Information in einer professionellen Signatur ist der Name der Firma. Zudem sollte der vollständige Name des Inhabers erwähnt werden. 
2. Berufsbezeichnung: Auch die konkrete Bezeichnung des Jobtitels gehört in eine einfache Signatur. Auf diese Weise wird klar, in welchem Bereich die Kompetenzen des Freelancers liegen. 
3. Kontaktdaten: Zu den wichtigsten Angaben gehört neben der Geschäftsadresse des Unternehmens auch die Telefonnummer und die Mailadresse. 

Pflichtangaben für eingetragene Einzelkaufleute und GmbH 

Bei eingetragenen Einzelkaufleuten oder einer GmbH kommen noch weitere Pflichtangaben hinzu: 

1. Rechtsform: Rechtsform des betreffenden Unternehmens laut Handelsregister. 
2. Registergericht und Handelsregisternummer: Das zuständige Gericht und die eingetragene Nummer im Handelsregister.
3. Namen aller Geschäftsführer: Für Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) muss zudem der vollständige Name aller Geschäftsführer angeben werden. 

Zusätzliche Optionen für die E-Mail-Signatur

Für eine noch einprägendere Signatur können zudem folgende Designelemente genutzt und eingesetzt werden: 

1. Foto

Durch das Einfügen eines Fotos wird aus einer unpersönlichen E-Mail-Nachricht eine personalisierte Anrede. Ein Bild ist ein einfacher und effektiver Weg, Vertrauen zu schaffen und ein gutes Verhältnis zu Gesprächspartner aufzubauen. Ein Porträtfoto ist jedoch keine Pflichtangabe. Es sollte professionell und dezent eingesetzt werden.

2. Logo

Als Freiberufler empfiehlt es sich, ein eigenes Logo zu nutzen. Dieses kann sowohl für die eigene Webseite, Rechnungen, Soziale Kanäle aber auch die E-Mail-Signatur verwendet werden.

Ein Logo wirkt zudem automatisch markenbildend und produziert ein einheitliches Erscheinungsbild nach außen. Wer kein eigenes Logo besitzt, sollte sich unbedingt eines erstellen oder erstellen lassen. 

3. Links zu Sozialen Medien & Webseite

Heute ist es gar nicht mehr wegzudenken, dass potenzielle Kunden Online-Recherche betreiben, um sich ein umfangreiches Bild über Dienstleister zu machen. Die Signatur kann deshalb genutzt werden, um noch einmal gezieltere Information zu liefern – idealerweise mit einem Link zur eigenen Website und zum Online-Profil.

4. Werbezwecke

Natürlich kann die E-Mail-Signatur auch für Marketingzwecke genutzt werden. Beispielsweise, um darin auf besondere Angebote oder Rabattaktionen hinzuweisen. Es ist jedoch zu beachten, dass die Signatur in erster Linie zur Darstellung der Information über den Freelancer dient und nicht als Werbefläche fungieren sollte. 

5. Verkürzter Lebenslauf

Auch hier gilt: Qualität vor Quantität. Wichtige Aspekte können durchaus in der Signatur erwähnt werden. Entscheidend ist aber die Beschränkung auf wirklich relevante Dinge. Diese können in wenigen Sätzen oder Stichpunkten aus dem Lebenslauf zusammengefasst werden. 

Optionale Angaben in einer E-Mail Signatur

Beispiel einer E-Mail-Signatur

Eine gut gestaltete E-Mail-Signatur wird einen bleibenderen Eindruck hinterlassen, als nur Grußformel und Name unter eine E-Mail zu setzen. Wie in diesem Beispiel von Neil Patel zu sehen ist: Er verwendet seinen Namen, sein Foto und den Link zu einem seiner Social-Media-Kanäle. 

Ein schlichtes, aber professionelles Design schafft den Rahmen und hebt den oder die Verfasser:in der E-Mail hervor. Patel nutzt die Signatur zusätzlich, um sich kurz selbst vorzustellen und die wichtigsten Referenzen und Eckpunkte seines Business zu nennen. Eine rundum stimmige und professionelle Signatur und das ohne viele Design-Elemente. 

Fazit

Eine E-Mail-Signatur ist ein funktionaler Bestandteil geschäftlicher Kommunikation. Sie stellt die erforderlichen Informationen bereit, unterstützt eine professionelle Außenwirkung und kann – richtig eingesetzt – zur Wiedererkennbarkeit beitragen. Entscheidend bleibt die rechtliche Korrektheit und sachliche Gestaltung.

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