Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen: Vorlage und Anleitung

Lunch mit dem neuen Auftraggeber, ein Abendessen zum Projektstart oder ein Besuch im Café mit dem Recruiter. Alles Kosten, die sich absetzen lassen, wenn man den richtigen Nachweis hat. Genau diesen liefert der Bewirtungsbeleg. Wie er ausgefüllt wird, was 2026 neu ist und wo die häufigsten Fehler liegen, steht hier.

Das Wichtigste im Überblick

• Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung, dazu die Höhe der Kosten: Alles Angaben, die ein Bewirtungsbeleg festhält.
• Die Rechnung des Restaurants ersetzt den Bewirtungsbeleg nicht. Beide Dokumente gehören zusammen in die Buchhaltung.
• Von den Kosten sind 70 Prozent abziehbar. Die Vorsteuer holen Umsatzsteuerpflichtige zu 100 Prozent zurück.
• Ab einem Rechnungsbetrag über 250 Euro muss der Name des Bewirtenden auf der Rechnung stehen.
• Seit Januar 2026 gelten auf Speisen 7 Prozent Umsatzsteuer und auf Getränke weiter 19 Prozent. Beides muss auf der Rechnung getrennt ausgewiesen sein.
• Aufbewahrungsfrist ist acht Jahre.

Hier geht’s direkt zur kostenlosen Vorlage.

Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Ein Bewirtungsbeleg ist ein eigener Beleg, der ein Geschäftsessen dokumentiert. Er beantwortet dem Finanzamt vier Fragen: wo, wann, mit wem und warum. Er ist deshalb wichtig, weil das Finanzamt ohne ihn die Kosten nicht anerkennt.

Rechtlich festgehalten ist das Ganze im § 4 Abs. 5 EStG. Dabei wird ein schriftlicher Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass sowie über die Höhe der Aufwendungen verlangt. Ein vorgeschriebenes offizielles Formular gibt es dafür nicht. Denn meist genügt ein formloses Dokument, solange alles enthalten ist und es zeitnah entsteht. Unsere Vorlage enthält alle wichtigen Punkte.

Bewirtungsbeleg und Restaurantrechnung: zwei unterschiedliche Belege

Hier liegt auch schon der häufigste Fehler: Viele halten den Kassenzettel aus dem Restaurant für den Bewirtungsbeleg. Das ist er aber nicht.

Bei einem Essen im Restaurant braucht die Buchhaltung zwei Dokumente:

1. Die Rechnung des Restaurants. Hier steht Ort, Tag und Betrag. Die Rechnung muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein.
2. Den Bewirtungsbeleg. Er ergänzt Anlass und Teilnehmer. Hier ist außerdem die Unterschrift enthalten.

Beide Dokumente müssen sich einander zuordnen lassen. Fehlt zu einer Rechnung der Bewirtungsbeleg, streicht das Finanzamt den Abzug komplett.

Bewirtungsbeleg-Vorlage: kostenlos als Word und ausfüllbares PDF

Kostenlose Bewirtungsbelege als Vorlagen für den Download. Entweder als Word, ausfüllbares PDF oder als Excel, um die Vorsteuer automatisch zu berechnen. Außerdem haben wir ein Beispiel-PDF.

Bewirtungsbeleg ausfüllen: Schritt für Schritt

1. Ort und Tag

• Name und Anschrift des Restaurants,
• dazu das Datum des Essens.

Bei einem Restaurantbesuch stehen beide Angaben bereits auf der Rechnung. Aber: Doppelt eintragen kann nicht schaden. Wichtig zu wissen ist: Ein Datumsstempel oder eine handschriftliche Ergänzung auf der Rechnung reicht für den Tag der Bewirtung nicht aus. Das Datum muss aus der Rechnung selbst hervorgehen.

2. Bewirtete Personen

Alle Teilnehmer mit Vor- und Nachname, auch die eigene Person, Firmenzugehörigkeit dazu, das erspart Rückfragen.

Bezeichnungen wie „Kunde und Team“ genügen nicht. Bei größeren Runden, wie etwa auf einer Messe, akzeptieren Finanzämter aber eine Teilnehmerliste als Anlage.

3. Anlass der Bewirtung

Der Anlass der Bewirtung entscheidet letztlich über den ganzen Beleg. Dieser muss konkret und nachvollziehbar sein. Begriffe wie „Geschäftsessen“ oder „Kundenpflege“ sind zu vage und reichen vermutlich nicht aus.

Was genau heißt aber an dieser Stelle konkret? 1.) Handlung (was ist passiert?), 2.) Gegenstand (welches Projekt oder Thema?) und 3.) der Bezug (zu wem oder welchem Thema?), wie zum Beispiel hier:

„Besprechung Vertragsabschluss Projekt Warenwirtschaft, Muster GmbH“

4. Höhe der Aufwendungen

• Der Bruttobetrag aus der Rechnung,
• und Trinkgeld (dies gehört zu den Bewirtungskosten und darf mitgerechnet werden).

Am einfachsten läuft es, wenn das Trinkgeld auf der maschinellen Rechnung mit ausgewiesen wird. Einfach nachfragen, ob das möglich ist. Steht es nicht drauf, muss der Bewirtende die Zahlung selbst belegen. Eine Quittierung durch die Servicekraft direkt auf der Rechnung reicht dafür aus.

Wie ein Bewirtungsbeleg ausgefüllt aussehen kann, zeigt unser Beispiel-PFD:

5. Unterschrift

Zum Schluss braucht der Beleg eine Unterschrift. Sie ergibt sich nicht aus dem Gesetz, sondern aus der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs. Das ist besonders wichtig, denn: ohne Unterschrift ist der Nachweis unvollständig.

6. Kurzcheck der Rechnung

Werfen Sie noch unbedingt einen Blick auf den Kassenbeleg, bevor er in der Tasche verschwindet. Steht eine Transaktionsnummer, eine Seriennummer oder ein QR-Code darauf? Dann stammt der Beleg aus einem geprüften Kassensystem, und der Abzug ist auf der sicheren Seite.

Anlass formulieren: Beispiele, die durchgehen

Hier sind vier Beispiel-Formulierungen aus dem Projektgeschäft, die einer Prüfung standhalten würden:

• Abstimmung Pflichtenheft Projekt Warenwirtschaft mit Auftraggeber Muster GmbH
• Erstgespräch zu geplantem SAP-Rollout, Akquise
• Nachverhandlung Stundensatz und Projektverlängerung, Auftraggeber Beispiel AG
• Übergabegespräch Projektabschluss mit Fachbereich Logistik

Und welche, die Probleme machen: „Geschäftsessen“, „Mittagessen Kunde“, „Netzwerken“, „Besprechung“.

Der Unterschied liegt im Bezug. Wer ein Projekt, ein Thema oder einen Vertragspunkt nennt, macht die betriebliche Veranlassung sichtbar. Das sind alles Dinge, auf die die Prüfung achtet.

Was auf der Rechnung des Restaurants stehen muss

Bis 250 Euro gilt die Rechnung als Kleinbetragsrechnung. Nötig sind:

• Name und Anschrift des Restaurants
• Ausstellungsdatum
• Tag der Bewirtung
• Speisen und Getränke einzeln bezeichnet
• Rechnungsbetrag

Am letzten Punkt scheitern viele Belege. Die Sammelangabe „Speisen und Getränke“ mit einer Endsumme genügt für den Betriebsausgabenabzug nicht. Bezeichnungen wie „Menü 1“, „Tagesgericht 2“ oder „Lunch-Buffet“ sind in Ordnung.

Nutzt das Restaurant eine elektronische Kasse, muss der Beleg aus dieser Kasse kommen und über eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung abgesichert sein. Handgeschriebene Belege erfüllen das nicht. Fällt die Sicherheitseinrichtung aus und ist der Ausfall auf dem Beleg erkennbar, bleibt der Abzug möglich.

Die 250-Euro-Grenze

Liegt die Rechnung über 250 Euro brutto, verlangt das Finanzamt drei Angaben mehr auf der Rechnung:

1. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Restaurants
2. Eine fortlaufende Rechnungsnummer
3. Den Namen des Bewirtenden, also den eigenen Namen oder den der Firma

Wer eine größere Runde einlädt, sollte den eigenen Namen an der Kasse angeben lassen, solange die Rechnung noch offen ist. Nachträglich ist das aufwendig, und: ein selbst ergänzter Name auf dem Kassenbeleg zählt nicht.

Speisen 7 Prozent, Getränke 19 Prozent: neue Regelung 2026

Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Speisen im Restaurant ein Umsatzsteuersatz von 7 Prozent. Getränke aber bleiben bei 19 Prozent, alkoholisch wie alkoholfrei.

Für Bewirtungsbelege heißt das: Auf jeder Gastronomierechnung stehen jetzt zwei Steuersätze. Wer sie zusammenrechnet, ermittelt die Vorsteuer falsch.

Ein Beispiel hierzu: Ein Essen kostet 180 Euro brutto, davon 140 Euro Speisen und 40 Euro Getränke. Die Vorsteuer beträgt 9,16 Euro aus den Speisen und 6,39 Euro aus den Getränken, zusammen 15,55 Euro. Rechnet man alles pauschal mit 19 Prozent, kommen 28,74 Euro heraus. Das wären 13,19 Euro zu viel.

Und noch etwas kann teuer werden. Abziehbar ist nur die Umsatzsteuer, die gesetzlich geschuldet wird. Rechnet ein Restaurant Speisen 2026 weiter mit 19 Prozent ab, sind trotzdem nur 7 Prozent abziehbar. Die Differenz ist verloren, bis die Rechnung korrigiert wird.

70 Prozent absetzen, Vorsteuer voll zurückholen

Bei einem Geschäftsessen sind 70 Prozent der angemessenen Kosten Betriebsausgaben. Die restlichen 30 Prozent trägt der Bewirtende selbst.

Die Umsatzsteuer folgt einer eigenen Logik, sie wird nicht gekürzt. Umsatzsteuerpflichtige holen sich die volle Vorsteuer zurück, also 100 Prozent, obwohl nur 70 Prozent der Kosten den Gewinn mindern. Kleinunternehmer nach § 19 UStG bleiben außen vor, weil sie keine Vorsteuer ziehen.

Angemessen ist allerdings ein weiter Begriff. Ein Essen für 60 Euro pro Person bei einem Projektgespräch fällt niemandem auf. Ein Menü für 400 Euro pro Person schon. Der unangemessene Teil fällt komplett weg. Für ihn gilt keine 70-Prozent-Regel.

Nicht verwechseln: Bewirtungskosten und Verpflegungspauschale sind zwei verschiedene Dinge. Die Pauschale deckt die eigene Verpflegung auf Geschäftsreisen ab und wird pro Tag gewährt, ganz ohne Beleg.

Bewirtungskosten entstehen, wenn andere Leute mitessen. Beides zusammen für dieselbe Mahlzeit geht nicht. Details zur Pauschale stehen im Ratgeber zur Reisekostenabrechnung.

Wen Sie bewirten, entscheidet über 70 oder 100 Prozent

Bei wem sind 70, bei wem 100 Prozent absetzbar? Hier sind die Antworten:

1. Kunden, Auftraggeber, Geschäftspartner

Bei der geschäftlichen Bewirtung sind 70 Prozent abziehbar. Das ist der Standardfall bei Freelancern und Selbstständigen.

2. Eigene Angestellte

Hier liegt eine betriebliche Bewirtung vor. 100 Prozent abziehbar, wenn ausschließlich eigene Mitarbeitende eingeladen werden. Sitzt aber ein Kunde mit am Tisch, fällt die ganze Rechnung zurück auf 70 Prozent.

3. Subunternehmer und andere Freelancer

Hier irren viele Vorlagen im Netz. Subunternehmer sind keine Angestellten. Ein Essen mit dem Kollegen, der im Projekt mitarbeitet, bleibt geschäftliche Bewirtung und damit bei 70 Prozent. Wer hier 100 Prozent ansetzt, muss später korrigieren.

4. Angestellte, die beim Arbeitgeber abrechnen

Für Angestellte gelten dieselben Anforderungen. Der Arbeitgeber braucht Bewirtungsbeleg und Rechnung genauso, sonst kann er die Kosten nicht ansetzen. Eine unvollständige Spesenabrechnung fällt also nicht beim Einreichenden auf, sondern in der Buchhaltung der Firma. Die Vorlagen oben funktionieren für diesen Fall unverändert.

Bewirtung im Ausland und Belege auf Englisch

Die Anforderungen gelten im Ausland genauso. Ein Essen mit einem Auftraggeber in Wien, Zürich oder London braucht denselben Nachweis wie ein Essen in Hamburg.

Ausländische Restaurants kennen die deutschen Kassenvorschriften nicht. Für diesen Fall gibt es eine Erleichterung: Wer glaubhaft macht, dass eine detaillierte, maschinell erstellte Rechnung nicht zu bekommen war, kommt mit der ausländischen Rechnung durch. Das ist als Ausnahme zu betrachten und nicht als Gewohnheit.

Zwei praktische Punkte:

• Sprache. Der Bewirtungsbeleg selbst sollte auf Deutsch ausgefüllt werden, auch wenn die Rechnung englisch ist. Das Finanzamt kann eine Übersetzung verlangen.
• Währung. Fremdwährungsbeträge in Euro umrechnen und den Kurs notieren. Die amtlichen Umsatzsteuer-Umrechnungskurse veröffentlicht das Bundesfinanzministerium monatlich.

Wer regelmäßig international arbeitet, kann die Word-Vorlage zweisprachig anpassen. Die Pflichtfelder ändern sich dadurch nicht.

Papier oder digital: was erlaubt ist

Digital ist erlaubt, aber mit Regeln. Die Rechnung darf elektronisch übermittelt werden, als E-Rechnung oder in einem anderen elektronischen Format. Eine Papierrechnung darf nachträglich eingescannt werden. Auch der Bewirtungsbeleg darf digital entstehen.

Vier Bedingungen gehören dazu:

• Die Angaben entstehen zeitnah: entweder als eigener elektronischer Beleg oder als elektronische Ergänzung auf der digitalisierten Rechnung.
• Der Zeitpunkt der Erstellung wird im Dokument elektronisch festgehalten.
• Der Beleg wird elektronisch genehmigt oder signiert.
• Beleg und Rechnung sind eindeutig verknüpft, etwa über einen Index, einen Barcode oder ein Dokumentenmanagementsystem.

Ein Handyfoto vom Kassenzettel allein genügt nicht. Ohne die Verknüpfung zum Bewirtungsbeleg fehlt der Nachweis und der Abzug entfällt.

Wer Rechnung und Beleg getrennt ablegt, eine digital und eine auf Papier, muss die Zuordnung trotzdem sicherstellen. Eine durchlaufende Belegnummer auf beiden Dokumenten löst das mit wenig Aufwand.

Wie lange Sie den Bewirtungsbeleg aufbewahren

Acht Jahre: Das ist der Zeitraum, in dem sie in jedem Fall ihre Bewirtungsbelege aufbewahren sollten. Dies und die Rechnung sind Buchungsbelege, und für die gilt seit 2025 eine Frist von acht statt zehn Jahren.

Zwei Einschränkungen bleiben allerdings: Die Frist beginnt erst am Ende des Kalenderjahrs, in dem der Beleg entstanden ist. Ein Beleg aus 2026 darf also frühestens Anfang 2035 weg. Und sie endet nicht, solange die Festsetzungsfrist läuft, etwa bei einer laufenden Betriebsprüfung.

Fünf typische Fehler

1. Nur der Kassenzettel im Ordner. Ohne Bewirtungsbeleg mit Anlass und Teilnehmern fehlt der Nachweis.
2. Anlass zu allgemein. „Geschäftsessen“ ist keine betriebliche Veranlassung.
3. Name fehlt bei über 250 Euro. Fällt bei jeder Prüfung auf und lässt sich später kaum heilen.
4. Zwei Steuersätze zusammengerechnet. Seit 2026 führt das zu einer falschen Vorsteuer.
5. Beleg Wochen später geschrieben. Die Angaben müssen zeitnah entstehen, nicht rückblickend.

FAQ: Häufige Fragen zum Bewirtungsbeleg