Stundenzettel-Vorlage: kostenlos als PDF, Word & Excel
Eine saubere Aufzeichnung ist die Basis, wenn man Projekte abrechnen will. Das einfachste Mittel dafür: Der Stundenzettel. Denn bei vielen Auftraggebern ist er nach wie vor Standard. Hier gibt es die Vorlagen zum kostenlosen Download (als Excel und PDF), einen Überblick über gesetzliche Pflichten und Tipps, wann ein Stundenzettel sinnvoll ist und wann nicht.
Das Wichtigste in Kürze
- Für Selbstständige besteht keine generelle Aufzeichnungspflicht: vertragliche Vereinbarungen können aber eine verlangen
- Stundennachweis und Stundenzettel sind nicht dasselbe: Ersterer dient der Projektdokumentation, Letzterer der Abrechnung
- Digitale Tools ersetzen den Stundenzettel für viele Freelancer – aber nicht überall
Was ist ein Stundenzettel und wofür brauche ich ihn?
Ein Stundenzettel dokumentiert, wie viele Stunden an welchem Tag für welchen Auftraggeber gearbeitet wurde. Im Prinzip ist er damit ein einfaches Nachweisinstrument.
Für Angestellte regelt das Arbeitszeitgesetz in Deutschland seit dem EuGH-Urteil von 2019, dass Arbeitszeiten systematisch erfasst werden müssen. Für Selbstständige und Freelancer gilt das Arbeitszeitgesetz nicht.
Trotzdem gibt es gute Gründe, Stunden zu dokumentieren:
- Viele Auftraggeber (besonders Konzerne und öffentliche Auftraggeber) verlangen einen Stundennachweis als Grundlage für ihre Rechnungsstellung.
- Ohne diesen Beleg kann es passieren, dass die Rechnung schlicht nicht bezahlt wird.
- Dazu kommt das Risiko der Scheinselbstständigkeit: Wer keine eigene Arbeitszeitdokumentation führt, kann im Zweifelsfall schwerer nachweisen, dass er selbstständig und eigenverantwortlich arbeitet.
- Und schließlich ist der Stundenzettel ein einfaches Tool, um seine eigene Leistung zu tracken. Wer weiß, wie viele Stunden ein Projekt wirklich kostet, kann seinen Stundensatz realistisch kalkulieren.
Vorlagen für Stundenzettel kostenlos herunterladen
Die folgenden Vorlagen können ohne Registrierung heruntergeladen werden. Sie sind für Selbstständige, Freiberufler und Unternehmen.
Achtung: Diese Vorlage dient nur als Muster und ersetzt keine rechtliche Beratung.
Stundenzettel-Vorlage als Word & PDF
Die PDF-Vorlage eignet sich für alle, die Stunden handschriftlich oder per Formular erfassen wollen. Sie enthält:
- Felder für Datum und Auftraggeber
- Spalten für Start- und Endzeit sowie Pause
- Unterschriftenzeile für Auftraggeber und Auftragnehmer
Stundenzettel-Vorlage als Excel Tabell
Die Excel-Variante ist flexibler. Sie erlaubt automatische Summenberechnungen sowohl bei der Summe als auch bei der Dauer und lässt sich monatlich oder projektbezogen führen.
Enthalten sind:
- Tabellenblatt für monatliche Erfassung
- Monatszusammenfassung mit Gesamtstunden
- Formeln für Nettostundenberechnung
Stundennachweis vs. Stundenzettel: Was ist der Unterschied?
Zwar werden die Begriffe oft gleichgesetzt. Es gibt aber eine relevante Unterscheidung:
Der Stundenzettel ist eine fortlaufende Erfassung von Arbeitszeiten, und das oft tagesgenau. Er dient der laufenden Dokumentation.
Der Stundennachweis ist meist ein Dokument, das am Ende eines Abrechnungszeitraums vorgelegt wird. Typischerweise wird in Zeiträumen wie Wochen oder Monate kalkuliert. Dazu kommt eine Unterschrift des Auftraggebers. Viele Auftraggeber stellen dafür eigene Formulare bereit.
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Gesetzliche Grundlage: Müssen Freelancer Stunden erfassen?
Rein gesetzlich betrachtet müssen Freelancer keine Stunden erfassen. Vertraglich sieht das aber oft anders aus.
So können etwa Werkverträge oder Dienstleistungsverträge eine Dokumentation verpflichtend machen. Das lässt sich zum Beispiel an solchen Formulierungen erkennen: „Der Auftragnehmer dokumentiert geleistete Stunden monatlich und legt einen unterzeichneten Stundennachweis vor.“ Wer solche Klauseln nicht kennt oder ignoriert, riskiert Streit bei der Rechnungslegung.
Daneben gibt es steuerliche Aspekte: Das Finanzamt kann im Rahmen einer Betriebsprüfung Nachweise über Leistungsumfang verlangen. Ein Stundenzettel ist dabei kein Pflichtdokument, kann aber durchaus als Beleg dienen. Es lohnt sich also, es regelmäßig zu dokumentieren.
Wann reicht der Stundenzettel, wann brauche ich mehr?
Ein Stundenzettel auf Papier oder in Excel ist ausreichend, wenn:
- Projekte überschaubar sind und ein bis zwei Auftraggeber gleichzeitig betreut werden
- Der Auftraggeber keinen standardisierten digitalen Nachweis verlangt
- Keine komplexe Projektstruktur mit verschiedenen Aufgabentypen dokumentiert werden muss
Sobald mehrere Projekte parallel laufen, Stunden für verschiedene Kunden getrennt ausgewiesen werden müssen oder der Stundennachweis direkt in die Rechnungsstellung fließen soll, empfiehlt sich ein digitales Tool. Welche das sein könnten, empfehlen wir im nächsten Kapitel.
Beliebte Tools zur Stundenerfassung
Etablierte Optionen für Freelancer sind
- Toggl Track (kostenlose Grundversion)
- Clockify (kostenlos, auch für Teams)
- Harvest (kostenpflichtig, direkte Rechnungsintegration)
- timesheet.io.
Alle lassen sich übrigens mit gängigen Projektmanagement- und Rechnungsstellungstools verbinden.
Stundenzettel und Scheinselbstständigkeit
Wer als Freelancer ausschließlich für einen einzigen Auftraggeber tätig ist und dabei feste Arbeitszeiten dokumentiert, liefert damit vielleicht ungewollt Indizien für eine Scheinselbstständigkeit.
Denn: Stundenzettel, die wochenweise feste Anwesenheitszeiten von 9 bis 17 Uhr dokumentieren, wirken wie ein Arbeitszeitnachweis eines Angestellten. Was damit unter die Scheinselbstständigkeit fallen kann.
Das Muster lässt sich durch einfache Anpassungen vermeiden:
Statt fester Anwesenheitszeiten empfehlen wir, besser projektbezogene Leistungen zu dokumentieren. Also alles, was erledigt wurde, und nicht wann. Für Auftraggeber, die dennoch Stundenzettel verlangen, sollte die Erfassung dann entsprechend ergebnisorientiert formuliert sein, wie z.B. folgendermaßen: „Konzeptarbeit Modul A, 4 Stunden“ statt „09:00 bis 13:00 Uhr, Büro“.
