Rechnungsvorlagen: Rechnungserstellung mit Excel

Korrekt gestellte Rechnungen sind das Grundgerüst für jeden erfolgreichen Freiberufler. Einige erstellen sie in Microsoft Excel, andere nutzen spezielle Software. Welche Vor- und Nachteile Freiberufler haben, wenn sie ihre Rechnung anhand von Vorlagen in Excel erstellen, erklären wir Ihnen im Anschluss.

Inhalt des Artikels:

1. Rechnungsvorlagen vs. Rechnungssoftware
2. Checkliste: Diese Daten gehören auf jede Rechnung
3. Vor- und Nachteile von Rechnungsvorlagen für Freiberufler
4. Vor- und Nachteile einer Rechnungssoftware
5. Fazit: Einfaches Erstellen von Rechnungen

Fast auf jedem Freelancer-Rechner ist ein Tabellenkalkulationsprogramm wie z.B. Excel installiert. Alternativ können auch kostenlose Programme wie Google Spreadsheets genutzt werden. Freiberufler erfassen oftmals Projektdaten oder ihre Ausgaben in diesen und nutzen die Daten aus dem Spreadsheet anschließend für die Rechnungserstellung.

Rechnungsvorlagen vs. Rechnungssoftware

Rechnungsvorlagen sind eine zeitsparende Möglichkeit, Rechnungen zu schreiben. Freiberufler müssen jeden Monat einige Stunden ihrer Zeit opfern, um für jeden Kunden eine Rechnung fehlerfrei und zügig zu erstellen. Rechnungsvorlagen reduzieren den Zeitaufwand, indem sie die wichtigsten Daten bereits beinhalten; Sie müssen lediglich die relevanten Lücken füllen.

Checkliste: Diese Daten gehören auf jede Rechnung

• Name & Anschrift (Freiberufler)
• Name & Anschrift (Rechnungsempfänger)
• Ausstellungsdatum
• Zeitraum Leistung/Auftrag
• Beschreibung Leistung/Auftrag
• Umsatzsteuer-ID-Nummern
• fortlaufende Rechnungsnummer
• Entgelt der erbrachten Arbeit
• Steuersatz/Hinweis zur Steuerschuld
• Steuerbetrag
• Kontodaten des Rechnungserstellers

Achtung: Kleinunternehmer müssen auf die Umsatzsteuerbefreiung hinweisen. Dazu reicht ein kleiner Hinweis, notieren Sie auf der Rechnung beispielsweise: „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung.“

Ein weiter Vorteil einer Vorlage ist die Tatsache, dass Ihre Rechnungen alle dasselbe Layout erhalten und Teil Ihres Brandings werden. Integrieren Sie dazu an einer passenden Stelle Ihr Firmenlogo, damit Ihre Kunden sofort wissen, dass es sich um Ihre Rechnung handelt.

Tipp: Wenn Sie vorhandene Vorlagen erweitern, können Sie die Änderungen in Excel als neue Vorlage speichern.

Vor- und Nachteile von Rechnungsvorlagen für Freiberufler

Viele Freelancer erstellen ihre ersten Rechnungen mithilfe einer Excel-Vorlage. Excel ist meist schon auf dem Rechner installiert, sodass es für Sie sehr einfach ist, eine Rechnung mit der beliebten Software von Microsoft zu erstellen. Bevor Sie als Freiberufler Rechnungen mit Excel erstellen, sollten Sie jedoch zunächst die Vor- und Nachteile dieser Methode kennen:

Vor- und Nachteile einer Rechnungssoftware

Freiberufler, die viele Rechnungen erstellen, entscheiden sich immer häufiger für eine professionelle Rechnungssoftware. Der Grund: Die Software übernimmt automatisch die Zuweisung von Rechnungsnummern, was ihre Arbeit deutlich erleichtert.

Weitere Vor- und Nachteile einer Rechnungssoftware sind folgende:

Wenn Sie sich für eine Rechnungssoftware entscheiden, die als Service im Internet läuft, müssen Sie darauf achten, dass das Angebot datenkonform ist. Auf der sicheren Seite sind Sie bei Anbietern, deren Server sich in Deutschland befinden.

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Fazit: Einfaches Erstellen von Rechnungen

Freiberufler können eine Rechnung durchaus in Excel schreiben. Vorlagen lassen sich im Handumdrehen optimieren und den eigenen Bedürfnissen anpassen. Die größten Herausforderungen bei der Rechnungserstellung mit Excel sind die fortlaufenden Rechnungsnummern sowie die Beachtung möglicher Gesetzesänderungen. Wer sich diesen Gefahren nicht aussetzen möchte, ist mit einer Rechnungssoftware besser beraten.