Steuern sparen als Selbstständiger | 5 Tipps für mehr Einkommen

Steuertipps für Freelancer

18. Dezember 2023 / 6 Min /

Aufgeschoben und ungeliebt: Steuererklärungen sind für viele Freiberufler ein wiederkehrendes Problem. Zahlen zusammenstellen, alles in die korrekten Zeilen der Formulare in der Steuersoftware eintragen und dann hoffen, dass alles richtig ist. Das ist nur ein Teil der Schwierigkeiten. Dazu kommt die Frage: Wie können Steuern sinnvoll gespart werden?

Steuern in der Selbstständigkeit: Worauf ist zu achten?

Steuern in der Selbstständigkeit sind ein komplexes Feld. Möglichst viele Betriebsausgaben zu erzeugen, um den Gewinn und das zu versteuernde Einkommen zusammenschrumpfen zu lassen, kann die genau falsche Strategie sein. Hohe laufende Kosten laufen weiter, auch bei stark schwankenden Einnahmen. Die Ausgaben sind meist sehr viel höher als die dadurch erzielte Steuerersparnis. Deswegen unsere Steuertipps für Freelancer: Es müssen nicht immer neue Firmenwagen, Hardware oder große Büroräume sein, welche die Last mit der Steuer erleichtern.

Steuertipp #1: Durch Steuerberater Zeit gewinnen

Jeder Freelancer kennt das: Es werden Fachtermini und Fremdworte in der beruflichen und privaten Umgebung verwendet. Aber Steuerformular-Deutsch erscheint jedem wie eine Fremdsprache. Kein Wunder, denn einfach und selbsterklärend geht wirklich anders. Was fehlt: der Dolmetscher.

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Steuerberater nehmen den Selbstständigen die zeitaufwendige Aufgabe der Steuerverwaltung ab, sodass diese sich auf ihre Kerngeschäft konzentrieren können. Die Vermeidung von Fehlern in der Steuererklärung, die Optimierung der Steuerbelastung, finanzielle Beratung sowie die Risikominderung bei steuerlichen Angelegenheiten sind z. B. Vorteile, die die Zusammenarbeit mit Steuerberatern bietet, was langfristig zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen führen kann.

Denn: Kosten für einen Steuerberater sind für Freiberufler eine Betriebsausgabe. Ebenso können die Anschaffungskosten oder Gebühren für spezielle Software als Ausgabe geltend gemacht werden. Die Vorteile liegen auf der Hand: Wer sich professionelle Hilfe holt, statt mit der Finanzamtseigenen Software ELSTER zu ringen, der erzeugt damit absetzbare Ausgaben.

Natürlich müssen auch für den Steuerberater Zahlen zusammengestellt und übermittelt werden. Zusätzlich fallen Termine an, bei denen Freelancer über ihre Steuerangelegenheiten sprechen. Aber insgesamt haben sie – gerade wenn die Kanzlei auf Freelancer und ihre Branche spezialisiert ist – die Gewissheit, dass ein Profi die Abgabetermine und die Zahlen im Blick behält. Der folgende Beitrag beschäftigt sich noch intensiver mit der Frage, ob sich eine Steuerberater für Freelancer lohnt:

Steuertipp #2: Auf Zahlen achten – das ganze Jahr über

Freelancer müssen allerdings das Thema Steuer auch selbst das ganze Jahr über mit bedenken. So sind am Jahresende noch schnell angehäufte Betriebsausgaben oft so unsinnig wie Schwimmflossen im Skiurlaubsgepäck. Ausgaben, vor allem solche, die über mehrere Jahre abgeschrieben werden sollen oder müssen, sollten also gut geplant werden. Das Timing ist entscheidend.

Wer aufgrund guter Umsatzzahlen im Dezember noch schnell neue Hardware anschafft, um dadurch Steuern zu sparen, wird im kommenden Jahr bei der Steuererklärung feststellen: Nur 1/36 der Netto-Kosten sind für das Jahr noch steuerlich relevant. Wer das neue Firmennotebook dagegen schon im zeitigen Frühjahr gekauft hat, kann ein Drittel der Kosten in dem Kalenderjahr abschreiben. Das liegt daran, dass die Abschreibung nach einer Tabelle erfolgt, die für Computer drei Jahre Abschreibungsdauer vorsieht. Entscheidend ist der genaue Zeitpunkt der Anschaffung.

Steuertipp #3: Geringwertige Wirtschaftsgüter abschreiben

Anders ist es bei geringwertigen Wirtschaftsgütern, die ab 2024 bis zu einem Betrag von 1.000 Euro im Jahr der Anschaffung komplett abgeschrieben werden können. Unter geringwertigen Wirtschaftsgütern sind selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens zu verstehen, wie zum Beispiel Büroeinrichtungen oder -materialien. Bis Ende 2023 war die Grenze der Anschaffungs- und Herstellungskosten des Wirtschaftsguts bei 800 Euro. Seit dem 01.01.2024 wurde die GWG-Grenze im Rahmen des Wachstumschancengesetzes von 800 Euro auf 1.000 Euro angehoben.

Die Anschaffung der geringwertigen Wirtschaftsgüter muss bis zum 31.12.2024 erfolgen, damit die Aufwendungen im laufenden Kalenderjahr vollständig berücksichtigt werden können.

Für Wirtschaftsgüter bis 5.000 Euro bei Gewinneinkünften, besteht die Option, einen Sammelposten zu bilden, der jährlich mit 20 % abgeschrieben wird. In diesem Fall ist eine Sofortabschreibung für andere Wirtschaftsgüter nur bis zu Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten von 250 Euro erlaubt. Die Grenze für den Sammelposten in § 6 Abs. 2a EStG wurde 2024 von 1.000 EUR auf 5.000 EUR angepasst. Zusätzlich erfolgt die Abschreibung dann in 3 statt wie bisher 5 Jahren.

ZeitraumErfassung als Aufwand (Verbrauchsfiktion, sofort abziehbar, ohne Verzeichnis)Sofortabschreibung für geringwertige Wirtschaftsgüter mit VerzeichnisBetragsgrenze PoolabschreibungAuflösungsdauer Poolbeschreibung
2018 bis 2023Kosten bis 250 EuroKosten von 250,01 € bis 800 €Kosten von 250,01 € bis 1.000 €5 Jahre
ab 2024Kosten bis 250 EuroKosten von 250,01 € bis 1.000 €Kosten von 250,01 € bis 5.000 €3 Jahre

Steuertipp #4: Von der EÜR zur Einkommenssteuererklärung

Freelancer arbeiten – auch wenn sie beim Kunden in Teams eingebunden sind – alleine. Ihre Steuererklärung besteht aus Umsatzsteuererklärung, Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) und der Einkommenssteuererklärung. Das, worauf sie am Ende Steuern zahlen, ist das zu versteuernde Einkommen, das am Ende der Einkommenssteuererklärung herauskommt. Dieser Fakt ist weniger trivial als er klingt. Viele Freelancer konzentrieren sich beim Thema Steuern sparen auf die Betriebsausgaben. Betriebsausgaben ermöglichen den Vorsteuerabzug bei der Umsatzsteuererklärung und mindern den betrieblichen Gewinn, der über die EÜR ermittelt wird. Die detaillierte Erklärung ist im folgenden Beitrag zu finden:

Die nächste Stufe der Steuererklärung, die Einkommenssteuererklärung, beinhaltet aber auch eine Menge Punkte, die Abzüge beim zu versteuernden Einkommen bewirken. Dazu gehören private Versicherungen und Altersvorsorge ebenso wie Gesundheitskosten, Unterhaltszahlungen für Kinder, Spenden, Vereinsmitgliedschaften etc. Das sollten Sie nicht außer Acht lassen. Denn mit gut auf das Einkommen abgestimmter Altersvorsorge oder einer Spende für ein Projekt, das ihnen wichtig erscheint, können sie auf angenehme und sinnvollere Weise ebenfalls Steuern sparen.

Betriebsausgaben sind für Freelancer nicht die einzige Möglichkeit, die Steuerlast zu senken. Es lohnt also, auch Versicherungsschutz, Altersvorsorge etc. regelmäßig zu hinterfragen und an die aktuelle Situation anzupassen.

Steuertipp #5: Nicht nur Ausgaben tätigen, um den Gewinn zu drücken

Generell gilt aber: Die im Dezember noch schnell eingekauften Fachbücher, Druckerpapier und andere Büromaterialien fallen zwar unter die GWG-Regelung und können die Gewinnermittlung drücken, sodass Selbstständige weniger Steuern zahlen müssen. Aber mal ehrlich: so viel bringt das nicht. Oft ist es besser, Dinge dann zu kaufen, wenn man sie braucht oder wenn besondere Angebote eine Bevorratung mit Büromaterial sinnvoll erscheinen lassen. Einfach nur um der Ausgabe willen, Ausgaben zu erzeugen – verschwendet auch wertvolle Arbeitszeit.

Weitere Tipps rund um das Thema Steuern und Administration gefällig? Dann hilft der folgende Beitrag: 7 praktische Administrations- & Steuertipps für Selbstständige und Freiberufler​

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