Aufgeschoben und ungeliebt: Steuererklärungen sind für viele Freiberufler ein wiederkehrendes Problem. Zahlen zusammenstellen, alles in die korrekten Zeilen der Formulare in der Steuersoftware eintragen und dann hoffen, das alles richtig ist. Das ist nur ein Teil der Schwierigkeiten. Dazu kommt die Frage: Wie kann ich sinnvoll Steuern sparen?
Und das ist ein komplexes Feld. Möglichst viele Betriebsausgaben zu erzeugen, um den Gewinn und das zu versteuernde Einkommen zusammenschrumpfen zu lassen, kann die genau falsche Strategie sein. Hohe laufende Kosten laufen weiter, auch bei stark schwankenden Einnahmen. Die Ausgaben sind meist sehr viel höher als die dadurch erzielte Steuerersparnis. Deswegen unsere Steuertipps für Freelancer: es müssen nicht immer neue Firmenwagen, Hardware oder große Büroräume sein, die die Last mit der Steuer erleichtern.
Steuern sparen und Zeit gewinnen
Sie nutzen Fachtermini und Fremdworte in ihrer beruflichen und privaten Umgebung. Aber Steuerformular-Deutsch erscheint ihnen wie eine Fremdsprache. Kein Wunder, denn einfach und selbsterklärend geht wirklich anders. Was fehlt: der Dolmetscher.
Kosten für einen Steuerberater sind für Freiberufler eine Betriebsausgabe. Ebenso können die Anschaffungskosten oder Gebühren für spezielle Software als Ausgabe geltend gemacht werden. Die Vorteile liegen auf der Hand: Wer sich professionelle Hilfe holt, statt mit der Finanzamtseigenen Software ELSTER zu ringen, der erzeugt damit absetzbare Ausgaben. Was aber der weit größere Gewinn ist: Zeit.
Natürlich müssen auch für den Steuerberater Zahlen zusammengestellt und übermittelt werden. Natürlich fallen Termine an, bei denen Sie über ihre Steuerangelegenheiten sprechen. Aber insgesamt haben Sie – gerade wenn die Kanzlei auf Freelancer und ihre Branche spezialisiert ist – die Gewissheit, dass ein Profi die Abgabetermine und die Zahlen im Blick behält.
Auf Zahlen achten – das ganze Jahr über
Freelancer müssen allerdings das Thema Steuer auch selbst das ganze Jahr über mit bedenken. So sind am Jahresende noch schnell angehäufte Betriebsausgaben oft so unsinnig wie Schwimmflossen im Skiurlaubsgepäck. Ausgaben, vor allem solche, die über mehrere Jahre abgeschrieben werden sollen oder müssen, sollten also gut geplant werden. Das Timing ist entscheidend. Wer aufgrund guter Umsatzzahlen im Dezember noch schnell neue Hardware anschafft, um dadurch Steuern zu sparen, wird im kommenden Jahr bei der Steuererklärung feststellen: Nur 1/36 der Netto-Kosten sind für das Jahr noch steuerlich relevant. Wer das neue Firmennotebook dagegen schon im zeitigen Frühjahr gekauft hat, kann ein Drittel der Kosten in dem Kalenderjahr abschreiben. Das liegt daran, dass die Abschreibung nach einer Tabelle erfolgt, die für Computer drei Jahre Abschreibungsdauer vorsieht. Entscheidend ist der genaue Zeitpunkt der Anschaffung.
Anders ist es bei geringwertigen Wirtschaftsgütern, die sofort komplett abgeschrieben werden. Die im Dezember noch schnell eingekauften Fachbücher, Druckerpapier und andere Büromaterialien fallen darunter. Aber mal ehrlich: so viel bringt das nicht. Oft ist es besser, Dinge dann zu kaufen, wenn man sie braucht oder wenn besondere Angebote eine Bevorratung mit Büromaterial sinnvoll erscheinen lassen. Einfach nur um der Ausgabe willen, Ausgaben zu erzeugen – verschwendet auch wertvolle Arbeitszeit.
Von der EÜR zur Einkommenssteuererklärung
Freelancer arbeiten – auch wenn sie beim Kunden in Teams eingebunden sind – alleine. Ihre Steuererklärung besteht aus Umsatzsteuererklärung, Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) und der Einkommenssteuererklärung. Das, worauf sie am Ende Steuern zahlen, ist das zu versteuernde Einkommen, das am Ende der Einkommenssteuererklärung herauskommt. Dieser Fakt ist weniger trivial als er klingt. Viele Freelancer konzentrieren sich beim Thema Steuern sparen auf die Betriebsausgaben. Betriebsausgaben ermöglichen den Vorsteuerabzug bei der Umsatzsteuererklärung und mindern den betrieblichen Gewinn, der über die EÜR ermittelt wird.
Die nächste Stufe der Steuererklärung, die Einkommenssteuererklärung, beinhaltet aber auch eine Menge Punkte, die Abzüge beim zu versteuernden Einkommen bewirken. Dazu gehören private Versicherungen und Altersvorsorge ebenso wie Gesundheitskosten, Unterhaltszahlungen für Kinder, Spenden, Vereinsmitgliedschaften etc..
Das sollten sie nicht außer Acht lassen. Denn mit gut auf das Einkommen abgestimmter Altersvorsorge oder einer Spende für ein Projekt, das ihnen wichtig erscheint, können sie auf angenehme und sinnvollere Weise ebenfalls Steuern sparen. Betriebsausgaben sind für Freelancer nicht die einzige Möglichkeit, die Steuerlast zu senken. Es lohnt also, auch Versicherungsschutz, Altersvorsorge etc. regelmäßig zu hinterfragen und an die aktuelle Situation anzupassen.
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