8 Steuertipps für Selbstständige

Die jährliche Steuerlast und damit Vorauszahlungen zur Einkommensteuer reduzieren – das wünscht sich wohl jeder Selbstständige. Aber wie funktioniert das genau in 2025? Mit unseren 7 Steuertipps für Selbstständige erklären wir, wie man seine Steuerlast effektiv drücken kann.

Steuern in der Selbstständigkeit: Worauf ist zu achten?

Wer jährlich mehr als 410 Euro aus einer selbstständigen Tätigkeit einnimmt, muss eine Steuererklärung abgeben – für Freelancer ist das in den meisten Fällen die Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Hierbei kann man schnell Fehler machen oder einen Posten übersehen, der in teure Nachzahlungen an das Finanzamt resultiert.

In unseren nachfolgenden Steuertipps für Selbstständige erklären wir, weshalb es nicht jährlich einen neuen Firmenwagen, Hardware oder teure Büroräume braucht, um seine Steuerlast deutlich zu minimieren.

Steuertipp #1: Durch Steuerberater Zeit gewinnen

Jeder Freelancer kennt das: Es werden Fachtermini und Fremdworte in der beruflichen und privaten Umgebung verwendet. Aber Steuerformular-Deutsch erscheint jedem wie eine Fremdsprache. Kein Wunder, denn einfach und selbsterklärend geht wirklich anders. Was fehlt: der Dolmetscher. Und der bringt einige Vorteile mit sich:

• Der Zeitaufwand für die Belegverwaltung und Steuererklärung wird deutlich reduziert
• Fehler – die schnell teuer werden können – werden minimiert
• Steuerberater optimieren die Steuerbelastung und beraten in finanziellen Fragen

Obwohl ein Steuerberater zunächst teuer klingt, kann er am Ende des Tages zu einer geringeren Steuerbelastung beitragen. Denn: Kosten für einen Steuerberater sind für Freiberufler eine Betriebsausgabe.

Ebenso können die Anschaffungskosten oder Gebühren für spezielle Software als Ausgabe geltend gemacht werden. Die Vorteile liegen auf der Hand: Wer sich professionelle Hilfe holt, statt mit der Finanzamt-Software ELSTER zu ringen, der erzeugt damit absetzbare Ausgaben – und eine Fristverlängerung.

Lese-Tipp: Ob sich ein Steuerberater für Freelancer wirklich lohnt, analysieren wir in unserem Ratgeber im Detail.

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Natürlich müssen auch für den Steuerberater Zahlen zusammengestellt und übermittelt werden. Zusätzlich fallen Termine an, bei denen Freelancer über ihre Steuerangelegenheiten sprechen. Aber insgesamt haben sie – gerade wenn die Kanzlei auf Freelancer und ihre Branche spezialisiert ist – die Gewissheit, dass ein Profi die Abgabetermine und die Zahlen im Blick behält. Noch ein Vorteil: Wer einen Steuerberater einsetzt, hat sogar noch mehr Zeit, bis die Steuererklärung oder Nachzahlungen fällig werden.

Steuertipp #2: Betriebsausgaben voll ausschöpfen

Gemäß § 4 Abs. 4 Einkommensteuergesetz können Selbstständige ihr steuerpflichtiges Einkommen durch diverse Betriebsausgaben senken. Zu diesen gehören insbesondere:

• Ausgaben für Fortbildungen und Fachliteratur
• Aufwendungen für Software in voller Höhe zum Zeitpunkt der Anschaffung
• Kosten für das Home-Office (bis zu 6 Euro pro Tag), einen Coworking-Space oder Büro
• Telefon- und Internetkosten – in voller Höhe bei Vollzeit-Freelancern, anteilig bei nebenberuflich Selbstständigen
• Betrieblich bedingte Versicherungen, z. B. Haftpflichtversicherung oder Krankenversicherung
• Aufwendungen für externe Dienstleister, z. B. Webdesigner, um eine eigene Home Page zu erstellen
• Kosten einer Geschäftsreise
• Geschenke für Kunden und Mitarbeiter (sofern 50 Euro pro Kopf nicht überschritten werden)
• Personalkosten für Mitarbeiter
• Fahrtkosten sowie Ausgaben für einen Geschäftswagen
• Kosten für Arbeitsmittel, beispielsweise Büromittel

Werden Ausgaben nicht auf einmal abgesetzt – oder können gar nicht auf diese Weise steuerlich geltend gemacht werden, kommt die sogenannte Abschreibung ins Spiel. Wie genau das funktioniert und worauf man hierbei achten muss, klären die nächsten Tipps.

Steuertipp #3: Auf Zahlen achten – das ganze Jahr über

Freelancer müssen allerdings das Thema Steuer auch selbst das ganze Jahr über mit bedenken. So sind am Jahresende noch schnell angehäufte Betriebsausgaben oft so unsinnig wie Schwimmflossen im Skiurlaubsgepäck. Ausgaben, vor allem solche, die über mehrere Jahre abgeschrieben werden sollen oder müssen, sollten also gut geplant werden. Das Timing ist entscheidend.

Wer aufgrund guter Umsatzzahlen im Dezember noch schnell neue Büromöbel oder gar Maschinen anschafft, um dadurch Steuern zu sparen, wird im kommenden Jahr bei der Steuererklärung feststellen: Nur 1/36 der Netto-Kosten sind für das Jahr noch steuerlich relevant. Wer neue Geräte, Fahrzeuge und sonstige Gegenstände, die nicht Hard- oder Software sind, dagegen schon im zeitigen Frühjahr gekauft hat, kann ein Drittel der Kosten in dem Kalenderjahr abschreiben.

Das liegt daran, dass die Abschreibung nach einer Tabelle (AfA) erfolgt, die für Computer drei Jahre Abschreibungsdauer vorsieht. Entscheidend ist der genaue Zeitpunkt der Anschaffung.

Lese-Tipp: In unserem Ratgeber zur Abschreibung erklären wir im Detail, was Selbstständige beachten müssen.

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Steuertipp #4: Geringwertige Wirtschaftsgüter abschreiben

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GwG) sind bewegliche Wirtschaftsgüter von „geringem“ Wert, die den Gewinn sofort – also zum Zeitpunkt der Anschaffung – mindern. Der mögliche Betrag für die Sofortabschreibung darf 1.000 Euro nicht überschreiben. Was Selbstständige sonst noch über GwG wissen sollten:

• Um von der Einkommensminderung zu profitieren, muss der Geldfluss noch im Steuerjahr stattfinden
• Kleine Beträge bis 250 Euro unterliegen nicht mehr der Aufzeichnungspflicht
• Die Grenze für Sammelposten beträgt 5.000 Euro. Dieser Posten kann jährlich mit 20 % abgeschrieben werden

Steuertipp #5: Einkommensteuererklärung nicht vernachlässigen

Freelancer arbeiten – auch wenn sie beim Kunden in Teams eingebunden sind – alleine. Ihre Steuererklärung besteht aus Umsatzsteuererklärung, Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) und der Einkommenssteuererklärung. Das, worauf sie am Ende Steuern zahlen, ist das zu versteuernde Einkommen, das am Ende der Einkommenssteuererklärung herauskommt.

Dieser Fakt ist weniger trivial als er klingt. Viele Freelancer konzentrieren sich beim Thema Steuern sparen auf die Betriebsausgaben. Betriebsausgaben ermöglichen den Vorsteuerabzug bei der Umsatzsteuererklärung und mindern den betrieblichen Gewinn, der über die EÜR ermittelt wird. Die detaillierte Erklärung ist im folgenden Beitrag zu finden:

Gewinnermittlung für Freiberufler, Selbstständige und Unternehmen →

Die nächste Stufe der Steuererklärung, die Einkommenssteuererklärung, beinhaltet aber auch eine Menge Punkte, die Abzüge beim zu versteuernden Einkommen bewirken. Dazu gehören private Versicherungen und Altersvorsorge ebenso wie Gesundheitskosten, Unterhaltszahlungen für Kinder, Spenden, Vereinsmitgliedschaften etc. Das sollten Sie nicht außer Acht lassen. Denn mit gut auf das Einkommen abgestimmter Altersvorsorge oder einer Spende für ein Projekt, das ihnen wichtig erscheint, können sie auf angenehme und sinnvollere Weise ebenfalls Steuern sparen.

Betriebsausgaben sind für Freelancer nicht die einzige Möglichkeit, die Steuerlast zu senken. Es lohnt also, auch Versicherungsschutz, Altersvorsorge etc. regelmäßig zu hinterfragen und an die aktuelle Situation anzupassen.

Steuertipp #6: Firmenwagen steuerlich geltend machen

Wird ein Fahrzeug betrieblich genutzt, zählt dieses zum Betriebsvermögen und kann somit die Steuerlast senken. Das gilt für alle Ausgaben, die mit dem Firmenwagen im Zusammenhang stehen. Nutzen Selbstständige das Firmenfahrzeug nur zwischen 10 % und 50 % betrieblich, hat man die Wahl, ob man den Wagen privat oder geschäftlich buchen möchte. Achtung: Hier ist auf das Fahrtenbuch zu achten.

Bei einer betrieblichen Nutzung von 100 % muss der Firmenwagen als notwendiges Betriebsvermögen gebucht werden. Abschreibungen, Reparaturen, Spritkosten bzw. Kilometergeld, Versicherungen und Steuern – all diese Ausgaben müssen entsprechend verbucht werden. Zum Beispiel können diese wie folgt geltend gemacht werden:

• Nutzung des Firmenwagens für betriebliche Zwecke (ab 10 %): Tatsächliche Fahrtkosten werden angerechnet
• Bei weniger als 10 %: Kilometerpauschalen im Sinne der Reisekostenabrechnung werden geltend gemacht
• Leasing-Raten können als Betriebsausgaben in voller Höhe abgesetzt werden
• Liegt der Kaufpreis des Fahrzeugs bei über 1.000 Euro, erfolgt die entsprechende Abschreibung (Nutzungsdauer: 6 Jahre bzw. 72 Monate)

Steuertipp #7: Kunden zum Geschäftsessen einladen

Die Kundenzufriedenheit steigern und gleichzeitig Geld sparen? Das geht! Mittlerweile können Ausgaben für Geschäftsessen für bis zu 70 % die Steuerlast drücken. Dafür muss das Essen geschäftlich veranlasst sein und das Restaurant muss einen Bewirtungsbeleg mit gewissen Angaben ausstellen:

• Ort
• Tag
• Teilnehmer
• Anlass der Bewirtung
• Höhe der Aufwendungen, getrennt nach Speisen und Getränke

Dem Bewirtungsbeleg muss die Restaurant-Rechnung beigefügt werden.

Steuertipp #8: Gewinne strategisch verschieben

Nehmen wir mal an, ein Freelancer hat im Dezember noch ein Projekt im Wert von 10.000 Euro abgeschlossen. Würde der Betrag noch im Dezember auf das Konto des Freiberuflers eingehen, würde das das zu versteuernde Einkommen zu Lasten des Selbstständigen erhöhen.

Um das Einkommen im Steuerjahr geringer zu halten, könnte es sich lohnen, die Rechnung erst im Januar auszustellen. Hierbei handelt es sich um eine völlig legale Methode, um den Gewinnausweis für das aktuelle Steuerjahr gering zu halten.