Auftragsbestätigung für Freiberufler – Vorlage & Muster

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Auftragsbestätigung

Auftragsbestätigung

Inhalt des Artikels:

  1. Was ist eine Auftragsbestätigung?
  2. Pflichtangaben
  3. Auftragsbestätigung als Willenserklärung
  4. Welchen Zweck hat die Auftragsbestätigung?
  5. Welche Aufbewahrungsfrist gilt für die Auftragsbestätigung?

Was ist eine Auftragsbestätigung?

Eine Auftragsbestätigung ist eine Mitteilung über die Annahme eines Auftrags. Genauer gesagt ist die Auftragsbestätigung die Mitteilung eines Anbieters an einen Auftraggeber. Das Unternehmen, das eine Auftragsbestätigung erstellt, hat zumeist zuvor ein Angebot über eine Dienstleistung und deren Preise erstellt. Nimmt der Kunde das Angebot an, erteilt er einen Auftrag. Damit er weiß, dass der Auftrag ausgeführt wird, erstellt das Unternehmen eine Auftragsbestätigung.

Eine Auftragsbestätigung wird in den meisten Fällen schriftlich erstellt. So ist die Beweislage gesichert. Damit eine Auftragsbestätigung tatsächlich als Beweismittel dient, kommt es darauf an, dass sie wichtige Angaben erhält. Der Freelancer, der eine Auftragsbestätigung erstellt, verpflichtet sich den Auftrag zu den im Angebot festgelegten oder in einer Auftragsverhandlung vereinbarten Konditionen auszuführen.

Eine Auftragsbestätigung sollte übersichtlich und kompakt verfasst sein und alle maßgeblichen Elemente über den Auftrag beinhalten. Dazu gehören:

Weitere Mustervorlagen:  

Pflichtangaben

  1. Firmendaten des Auftragnehmers
  2. Daten des Auftraggebers
  3. Kundennummer und Rechnungsnummer
  4. Aktuelles Datum
  5. Die Benennung einer Auftragsbestätigung als solche in der Betreffzeile
  6. Der Dank für die Auftragserteilung
  7. Beschreibung der Leistung
  8. Nettopreis
  9. Umsatzsteuer
  10. Gesamtsumme des Auftrags
  11. Kontaktdaten für Rückfragen

Auftragsbestätigung als Willenserklärung

Eine Aufragsbestätigung kann vom Angebot abweichen, doch gilt sie dann nicht als Annahme des Vertrages, sondern als Ablehnung. In diesem Fall ist ein neues Angebot zu verhandeln wenn der potenzielle Kunde immer noch an der Dienstleistung interessiert ist. Vor allem bei großen Aufträgen wird keine schriftliche Auftragsbestätigung erstellt, sondern Verträge ausgehandelt, die von beiden Vertragspartnern unterschrieben werden.

Welchen Zweck hat die Auftragsbestätigung?

Die Auftragsbestätigung erfüllt mehrere Aufgaben:

Missverständnissen vorbeugen:
Sie soll Missverständnisse sowohl auf der Auftraggeber- als auch auf der Auftragnehmerseite vermeiden, damit es im Zuge der Auftragsabwicklung nicht zu bösen Überraschungen und in weiterer Folge zu einem Streitfall kommt:

  • Der Auftraggeber (Kunde) erhält also die in der Auftragsbestätigung formulierte Leistung
  • Der Auftragnehmer (Freelancer) hat die in der Auftragsbestätigung formulierte Leistung auszuführen.

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Zur „Absicherung“ bei mündlicher Beauftragung:
Eine Beauftragung kann auch mündlich erfolgen, beispielsweise im Zuge eines (Telefon-)Gesprächs, einer Beratung etc. In der schriftlichen Auftragsbestätigung werden die mündliche Vereinbarung zu Papier gebracht und liegen dadurch auch schwarz auf weiß vor.

Bei Abweichung zum Angebot:
Weicht die Auftragsbestätigung in wesentlichen Punkten (z.B: Leistung, Preis) von dem Angebot ab, wirkt sie wie ein neues Angebot, das der Zustimmung des Auftraggebers bedarf.

Welche Aufbewahrungsfrist gilt für die Auftragsbestätigung?

Wie für alle geschäftlichen Dokumente gilt auch für die Auftragsbestätigung eine länderspezifische Aufbewahrungsfrist:

  • Deutschland: 6 Jahre
  • Österreich: 7 Jahre
  • Schweiz: 10 Jahre 

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