Quittung schreiben: Vorlage & Muster (Word, Excel, PDF)

Ob beim Verkauf über Kleinanzeigen, nach einer Barzahlung beim Handwerker oder im Kundengeschäft als Freelancer: Immer wieder wird ein schriftlicher Nachweis dafür benötigt, dass eine Zahlung tatsächlich erfolgt ist. Genau dafür gibt es die Quittung. Dieser Artikel erklärt, wie eine Quittung aufgebaut ist, welche Angaben sie enthalten muss und worauf beim Ausstellen geachten werden musst.

Das Wichtigste in Kürze

Eine Quittung bestätigt, dass eine Zahlung oder Leistung geleistet und vom Zahlungsempfänger angenommen wurde.
Damit eine Quittung gültig ist, müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten sein. Wenn nicht alle erfüllt sind, ist die Quittung nichtig.
Im Falle der Kleinunternehmerregelung darf auf der Quittung keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden.
Auch bei einem Privatverkauf kann die zahlende Person eine Quittung verlangen.

Was ist eine Quittung?

Eine Quittung ist ein schriftlicher Nachweis darüber, dass eine Zahlung erfolgt ist. Sie bestätigt, dass der Zahlungsempfänger den angegebenen Betrag erhalten hat. Vereinfacht beantwortet eine Quittung damit vier Fragen auf einmal: Wer hat wann wofür wie viel bezahlt?

Der Anspruch auf eine Quittung ist in § 368 BGB festgehalten. Wer eine Zahlung leistet, kann vom Zahlungsempfänger eine Quittung verlangen. Das gilt grundsätzlich unabhängig davon, ob es sich bei den Beteiligten um ein Unternehmen, einen Freelancer oder eine Privatperson handelt.

Auch für die Buchhaltung kann eine Quittung eine wichtige Rolle spiele. Die dient als Beleg für einen Zahlungsvorgang und kann damit beispielsweise Betriebseinnahmen oder -ausgaben dokumentieren.

Während früher vor allem klassische Quittungsblöcke aus Papier verwendet wurden, kommen heute zunehmend digitale Lösungen zum Einsatz. Rechnungsprogramme, Kassensysteme und Vorlagen ermöglichen es, Quittungen am Computer zu erstellen und direkt zu versenden. Bei privaten Verkäufen wird die klassische Quittung auf Papier jedoch weiterhin häufig genutzt.

Gratis Quittungs-Vorlage: Word, Excel & PDF zum Download

Eine fertige Quittungs-Vorlage steht hier in drei Formaten zum kostenlosen Download bereit.

Download Excel

Download Word

Download ausfüllbares PDF

Alle drei Vorlagen enthalten bereits die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben. Dadurch wird nichts vergessen und die Quittung ist nach dem vollständigen Ausfüllen rechtsgültig.

Pflichtangaben: Was muss auf eine Quittung?

Wie bereits mehrfach erwähnt, wird die Quittung nur als rechtsgültig anerkannt, wenn alle Mindestangaben enthalten sind:

Name des Zahlenden
Name des Zahlungsempfängers
Art und Menge der Ware bzw. der Leistung
Betrag in Ziffern und in Worten
Datum und Ort der Ausstellung
Vermerk über den Erhalt der Zahlung bzw. Leistung
Unterschrift des Zahlungsempfängers
Bei Unternehmen: gegebenenfalls der geltende Umsatzsteuersatz und eine fortlaufende Quittungsnummer

Diese Pflichtangaben muss eine Quittung enthalten

achtung

Fehlt eine dieser Angaben, gilt die Quittung als nichtig. Das kann im Zweifel auch dazu führen, dass ein Vorsteuerabzug beim Finanzamt nicht anerkannt wird. Unterschrieben wird die Quittung immer von der Person, die den Betrag entgegengenommen hat und nicht von der zahlenden Partei.

Schritt-für-Schritt die Quittung richtig ausfüllen

Vorlage auswählen: Die Wahl liegt zwischen Word, Excel oder PDF – je nachdem, ob die Quittung digital oder handschriftlich ausgefüllt werden soll.
Namen eintragen: Die vollständigen Namen von Zahlungsempfänger und zahlender Person müssen notiert werden.
Leistung beschreiben: In wenigen Worten wird erklärt, wofür die Zahlung erfolgt.
Betrag eintragen: Der Betrag muss sowohl in Ziffern als auch in Worten angegeben werden, um Missverständnisse oder nachträgliche Änderungen zu erschweren.
Steuerangaben prüfen: Falls die Umsatzsteuer ausgewiesen wird, muss der entsprechende Steuersatz berücksichtigt werden. Kleinunternehmer dürfen keine Umsatzsteuer gesondert ausweisen.
Ort und Datum ergänzen: Ausstellungsort und das Datum der Zahlung bzw. Der Ausstellungen müssen eingetragen werden.
Unterschreiben: Der Zahlungsempfänger unterschreibt und bestätigt damit den Erhalt der Zahlung.
Kopie aufbewahren: Bei geschäftlichen Vorgängen sollte eine Kopie bzw. ein digitaler Nachweis für die eigenen Unterlagen aufbewahrt werden.

Schritt für Schritt zur rechtskräftigen Quittung

Digitale Quittung

Auch Quittungen lassen sich inzwischen vollständig digital erstellen. Mit einer Word- oder Excel-Vorlage oder einem Online-Generator können die erforderlichen Angaben direkt am Computer eingetragen und anschließend als PDF gespeichert oder verschickt werden.

Grundsätzlich kommt es für die Aussagekraft einer Quittung nicht darauf an, ob sie handschriftlich oder digital erstellt wurde. Entscheidend ist, dass der Zahlungsvorgang nachvollziehbar dokumentiert wird und die erforderlichen Angaben enthalten sind.

Für Unternehmer gelten bei der elektronischen Aufbewahrung zusätzlich die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung und Aufbewahrung. Elektronische Unterlagen müssen insbesondere nachvollziehbar und vor unbemerkten nachträglichen Änderungen geschützt aufbewahrt werden. Hier spielen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) eine wichtige Rolle.

Ein Vorteil digitaler Vorlagen: Sie lassen sich beliebig oft verwenden, können bei regelmäßiger Ausstellung fortlaufend nummeriert werden und lassen sich unkompliziert per E-Mail versenden.

hinweis

Laut Freelancer-Kompass 2026 zählen Buchhaltung (42 %) sowie Verträge und rechtliche Formalitäten (37 %) zu den administrativen Aufgaben, die Freelancer und Selbstständige am meisten belasten. Eine digitale Quittungsvorlage kann zumindest einen kleinen Teil dieses Verwaltungsaufwands reduzieren.

Kleinunternehmerregelung: Das gilt beim Ausstellen von Quittungen

Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, weist grundsätzlich keine Umsatzsteuer auf seinen Rechnungen bzw. Quittungen gesondert aus.

Für Quittungen bedeutet das:

Keine Umsatzsteuer gesondert ausweisen: Der Betrag wird ohne einen zusätzlichen Umsatzsteuerausweis angegeben.
Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung: Sinnvoll ist ein entsprechender Hinweis, beispielsweise: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Übrige Angaben beachten: Namen, Zahlungsgrund, Betrag, Datum und Unterschrift sollten weiterhin vollständig angegeben werden.

Quittung, Kleinbetragsrechnung & Rechnung: die Unterschiede

Quittung, Kleinbetragsrechnung und Rechnung werden im Alltag oft durcheinandergebracht, erfüllen aber unterschiedliche Funktionen.

Kriterium	Quittung	Kleinbetragsrechnung (bis 250€)	Rechnung
Zweck	Nachweis, dass eine Zahlung erfolgt ist	Vereinfachter Rechnungsbeleg für kleinere Beträge	Dokumentiert eine Zahlungsforderung bzw. erbrachte Leistung
Pflichtangaben	Zahlungsempfänger, zahlende Person, Zahlungsgrund, Betrag, Datum, Unterschrift	Vereinfachte Rechnungsangaben, insbesondere Aussteller, Leistung, Entgelt und Steuerangaben	Zusätzlich Steuernummer, Rechnungsnummer, vollständige Anschrift beider Parteien
Beweisart	Zahlung erfolgt	Zahlung und steuerlich anerkannter Beleg	Forderung besteht, aber nicht automatisch Zahlung erfolgt
Ersetzt die andere?	Eine Quittung ersetzt grundsätzlich keine Rechnung	Kann eine Quittung ersetzen	Wird erst durch Zusatzvermerk zur Quittung

hinweis

Eine Rechnung und eine Quittung haben unterschiedliche Funktionen. Eine Rechnung dokumentiert grundsätzlich die Forderung bzw. Abrechnung einer Leistung, während eine Quittung den Erhalt einer Zahlung bestätigt.

Quittung beim Privatverkauf

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Auch Privatpersonen dürfen Quittungen beispielsweise beim Verkauf eines gebrauchten Gegenstands über Kleinanzeigen ausstellen. Eine gesetzliche Pflicht, einen Privatverkauf zu quittieren, besteht grundsätzlich nicht. Verlangt die zahlende Partei jedoch eine Quittung, muss sie gemäß § 365 BGB ausgestellt werden.

Inhaltlich gelten dieselben Pflichtangaben wie im geschäftlichen Bereich, mit einer wichtigen Ausnahme: Als Privatperson darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Stattdessen genügt ein kurzer Hinweis wie „Privatverkauf – keine Umsatzsteuer“.

FAQ: Häufige Fragen zur Quittung

Wer eine Zahlung leistet, kann nach § 368 BGB grundsätzlich vom Zahlungsempfänger eine Quittung verlangen. Das gilt für Unternehmen, Freelancer und Privatpersonen.

Eine Quittung braucht die Namen beider Parteien, Art und Menge der Leistung, den Betrag in Ziffern und Worten, Datum, Ort sowie die Unterschrift des Zahlungsempfängers. Fehlt eine dieser Angaben, gilt die Quittung als nichtig.

Ja. Entscheidend ist nicht die Form, sondern dass alle Pflichtangaben enthalten sind. Für Unternehmer gilt zusätzlich, dass digitale Quittungen GoBD-konform, also unveränderbar archiviert werden müssen.

Kleinunternehmer nach § 19 UstG dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen und ergänzen stattdessen einen Hinweis auf die Steuerbefreiung. Alle übrigen Pflichtangaben bleiben unverändert.

Bei Beträgen bis 250 Euro brutto kann eine Quittung als Kleibetragsrechnung anerkannt werden, wenn sie zusätzlich deren Pflichtangaben wie den Steuersatz enthält. Für höhere Beträge oder im B2B-Geschäft ist eine reguläre Rechnung notwendig.

Nur, wenn die zahlende Partei danach fragt. Verlangt sie eine Quittung, ist sie gemäß § 365 BGB auszustellen. Aber ohne Umsatzsteuerausweis, da es sich um keinen unternehmerischen Verkauf handelt.