Zahlungserinnerung: Beispiele, Tipps & Vorlagen

Kostenlose Vorlage und Muster für eine Zahlungserinnerung

Mit einer Zahlungserinnerung sollen Kunden freundlich darauf hingewiesen werden, ihre Rechnung zu begleichen. Was für sich sehr höflich klingt, ist im Sinne des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) allerdings bereits eine erste Mahnung. Doch wann genau wird eine solche verschickt? Wie sollte sie formuliert sein und welche Fristen gelten? Hier geben wir Antworten. Außerdem stellen wir eine kostenlose Vorlage zur Verfügung.

Das Wichtigste im Überblick

Eine Zahlungserinnerung ist die erste höfliche Mahnung, wenn eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt wurde (§ 286 BGB).
Sie sollte schriftlich per E-Mail oder Brief erfolgen, um den Versand später beweisen zu können
Am besten wird die Zahlungserinnerung 2 bis 3 Tage nach Ablauf der Frist, mit einer neuen Zahlungsfrist von 7 bis 14 Tagen verschickt.

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Was ist eine Zahlungserinnerung?

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Zahlt ein Kunde seine Rechnung nicht fristgerecht, kann der Gläubiger – also die Person oder das Unternehmen, dem das Geld zusteht – eine Zahlungserinnerung verschicken. Die rechtliche Grundlage dafür findet sich im § 286 Abs. 1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB).

Aus juristischer Sicht dient eine Zahlungserinnerung bzw. Mahnung dazu, den Schuldner offiziell in Verzug zu setzen. Besonders wichtig ist das, wenn in der ursprünglichen Rechnung keine Zahlungsfrist oder kein konkretes Fälligkeitsdatum angegeben wurde.

Rein rechtlich gibt es keinen Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung. In der Praxis hat sich jedoch eingebürgert, den ersten Hinweis auf eine ausstehende Zahlung als „Zahlungserinnerung“ zu formulieren – sie klingt höflicher und trägt dazu bei, die Kundenbeziehung positiv zu halten.

Reagiert der Schuldner nicht auf die Zahlungserinnerung, folgen diese Schritte:

2. Mahnung mit Verzugszinsen und Mahngebühr
3. und letzte Mahnung (optional)
Anordnung und Durchführung eines gerichtlichen Mahnverfahrens

Was bei Zahlungsverzug genau passiert, erklären wir hier im Detail.

Das sind die Schritte bei Zahlungsverzug — Diese Schritte folgen bei Zahlungsverzug

Fristen: Wann sollte ich die Zahlungserinnerung verschicken?

Grundsätzlich gilt: Sobald die Zahlungsfrist abgelaufen ist, darf eine Zahlungserinnerung verschickt werden. In der Praxis ist es jedoch sinnvoll, ein bis drei Tage zu warten, bevor Sie die Erinnerung absenden. Der Grund: Manche Überweisungen benötigen etwas Zeit, bis sie dem Empfängerkonto gutgeschrieben werden.

Viele Unternehmen und Selbstständige senden ihre Zahlungserinnerung daher zwei bis drei Tage nach Ablauf der Frist. so vermeiden sie einerseits Missverständnisse und wirken zum anderen professionell und fair.

Wenn auf der Rechnung kein konkretes Zahlungsdatum oder keine Frist angegeben ist, wird laut § 286 Abs. 3 BGB der Schuldner automatisch 30 Tage nach Zugang der Rechnung in Verzug gesetzt (bei Verbrauchern nur, wenn darauf ausdrücklich hingewiesen wurde). In diesem Fall kann die Zahlungserinnerung also auch erst nach Ablauf dieser 30-Tage-Frist erfolgen.

hinweis

In den meisten Fällen steckt keine böse Absicht hinter einer verspäteten Zahlung. Häufig wurde die Rechnung schlicht vergessen oder übersehen. Wer in seiner Zahlungserinnerung freundlich und verständnisvoll bleibt, wahrt eine gute Kundenbeziehung und steigert die Chance auf eine schnelle Begleichung.

So sieht eine professionelle Zahlungserinnerung aus

Zahlungserinnerungen (genauso wie alle anderen Mahnungen) sind an keine bestimmte Form gebunden. Das heißt, es macht auch keinen Unterschied, ob sie schriftlich oder mündlich ausgesprochen werden. Wir empfehlen allerdings die schriftliche Form (per E-Mail oder Brief).

So lässt sich später nachweisen, dass der Schuldner die Zahlungserinnerung tatsächlich erhalten hat, und der Zeitpunkt des Versands kann eindeutig belegt werden. Das ist insbesondere wichtig, falls es zu einem weiteren Mahnverfahren oder rechtlichen Schritten kommt.

3 Tipps zum Verschicken

Legen Sie der Zahlungserinnerung eine Kopie der ursprünglichen Rechnung bei. Das untermauert Ihre Forderung und erleichtert dem Kunden die Zuordnung.
Geben Sie immer eine Kontaktmöglichkeit (z. B. Telefonnummer oder E-Mail-Adresse) an, falls Rückfragen bestehen. Das wirkt professionell und kann Missverständnisse schnell klären.
Wenn Sie den Versand per E-Mail wählen, achten Sie auf einen klaren Betreff wie „Zahlungserinnerung zu Rechnung Nr. (Rechnungsnummer)“. Das vermeidet, dass die Nachricht übersehen wird.

Aufbau & Inhalt einer Zahlungserinnerung

Eine Zahlungserinnerung sollte klar und übersichtlich aufgebaut sein. Wesentliche Inhalte sind:

Absender und Empfänger (Name und Anschrift)
Betreff (z. B. „Zahlungserinnerung zu Rechnung Nr. … “)
Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
Der offene Betrag
Das ursprüngliche Zahlungsziel (Datum) sowie die neue Frist
Zahlungsinformationen (Bankverbindung, Verwendungszweck)

Ergänzend sinnvoll sind außerdem diese Angaben:

Freundlicher Hinweis auf mögliche Rückfragen
Kopie der Rechnung zur besseren Zuordnung

tipp

Die Frist für die neue Zahlung beträgt in der Praxis häufig zwischen 7 und 14 Tagen. Hier hat der Schuldner genügend Zeit, die Rechnung zu begleichen, ohne dass er in Zahlungsdruck versetzt wird.

Kostenlose Vorlage & Muster für die Zahlungserinnerung

Hier haben wir eine juristisch geprüfte Vorlage für eine freundliche Zahlungserinnerung als PDF und Word.

Tipps und Beispiele für freundliche Formulierungen

Eine freundliche Zahlungserinnerung erhält die Kundenbeziehung und erhöht die Chance auf eine schnelle Zahlung. Deshalb sollte sie immer höflich, sachlich und lösungsorientiert formuliert sein. Bei Mahnungen grundsätzlich, vor allem aber bei der ersten Zahlungserinnerung, sind Drohungen oder Vorwürfe fehl am Platz.

Beispiele:

„Sicherlich ist Ihnen unsere Rechnung vom (Datum) entgangen.“
„Wir möchten Sie höflich an die Begleichung der Rechnung Nr. (Rechnungsnummer) erinnern.“
„Sollten Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.“

Tipps:

Beginnen Sie mit einem positiven Einstieg („Vielen Dank für die angenehme Zusammenarbeit …“)
Bleiben Sie respektvoll, auch wenn die Zahlung überfällig ist.
Nutzen Sie Ich-/Wir-Botschaften statt Schuldzuweisungen, z.B. statt „Sie sind Ihrer Zahlungspflicht bisher nicht nachgekommen“ besser so formulieren: „Uns ist aufgefallen, dass die Zahlung möglicherweise noch aussteht.“

Textbeispiele: Konkrete Formulierungen für E-Mail-Erinnerungen

Damit die Zahlungserinnerung professionell und freundlich wirkt, sollte sie klar formuliert und dem Anlass angepasst sein. Hier haben wir einige Beispieltexte, die direkt übernommen oder individuell angepasst werden können.

Beispiel 1

Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung Nr. 2025-014

Sehr geehrte/r (Name),

wir möchten Sie höflich daran erinnern, dass unsere Rechnung vom (Datum) über (Betrag) € mit Zahlungsziel (Datum) noch offen ist. Sollten Sie die Überweisung bereits veranlasst haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Für Rückfragen stehen wir Ihnen selbstverständlich gern zur Verfügung.

Freundliche Grüße
(Ihr Name / Unternehmen)

Beispiel 2

Betreff: Erinnerung an offene Rechnung Nr. 2025-014

Sehr geehrte/r (Name),

vielen Dank noch einmal für die angenehme Zusammenarbeit.

Leider konnten wir bislang keinen Zahlungseingang zu unserer Rechnung vom (Datum) feststellen. Wir bitten Sie, den offenen Betrag in Höhe von (Betrag) € bis spätestens (neues Datum) zu überweisen.

Sollten Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, danken wir Ihnen herzlich und bitten, dieses Schreiben zu ignorieren.

Mit besten Grüßen
(Ihr Name / Unternehmen)

Beispiel 3

Betreff: Hinweis auf offene Rechnung vom (Datum)

Hallo (Vorname),

beim Abgleich unserer Unterlagen ist uns aufgefallen, dass die Rechnung vom (Datum) über (Betrag) € bislang noch offen ist. Das kann im Alltag schnell einmal untergehen – kein Problem.

Wir würden uns freuen, wenn Sie kurz prüfen könnten, ob die Zahlung bereits veranlasst wurde. Sollte die Überweisung bereits erfolgt sein, betrachten Sie diese Nachricht bitte als gegenstandslos.

Vielen Dank und freundliche Grüße
(Ihr Name)

FAQ

Sobald die Zahlungsfrist abgelaufen ist, darf eine Zahlungserinnerung versendet werden. In der Praxis empfiehlt es sich, zwei bis drei Tage zu warten, um sicherzugehen, dass Überweisungen bereits veranlasst wurden.

Rein rechtlich gibt es keinen Unterschied. Beide setzen den Schuldner in Verzug (§ 286 BGB). In der Praxis gilt jedoch die Zahlungserinnerung als erste, freundliche Erinnerung, während eine Mahnung meist bestimmter und rechtlich verbindlicher formuliert ist.

Pflichtangaben sind:

Absender und Empfänger
Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Betrag
Ursprüngliches Zahlungsziel und neue Frist
Zahlungsinformationen (z. B. Bankverbindung)
Optional: Kopie der Rechnung und ein Kontakt für Rückfragen.

Ein Erinnerungsschreiben sollte immer höflich, sachlich und lösungsorientiert formuliert sein. Formulierungen wie „Sicherlich ist Ihnen unsere Rechnung vom (Datum) entgangen …“ oder „Wir möchten Sie höflich an die Begleichung der Rechnung Nr. (Nummer) erinnern“ wirken professionell und respektvoll.

In der Regel genügt eine Frist von 7 bis 14 Tagen. Das gibt dem Kunden ausreichend Zeit zur Zahlung, ohne den Eindruck von Druck zu erwecken.

Nein, sie kann auch mündlich oder telefonisch erfolgen. Empfehlenswert ist jedoch die schriftliche Form per E-Mail oder Brief, um den Versand und Empfang im Zweifel beweisen zu können.

Dann folgt in der Regel die zweite Mahnung. Bleibt auch diese erfolglos, können weitere Mahnstufen, Verzugszinsen oder ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden.