Projektbeschreibung formulieren: Was muss rein?

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Um fähige Freelancer zu finden, die eine Geschäftsidee realisieren, müssen Auftraggeber Wert auf eine einwandfreie Kommunikation legen. Der erste Schritt ist hier eine aussagekräftige Projektbeschreibung mit klaren Anforderungen, um freie Experten optimal anzusprechen. Nachfolgend finden Sie Praxis-Tipps, Beispiele und eine Vorlage zum kostenlosen Download.


Inhalt des Artikels:

  1. Definition
  2. Aufbau
    1. Titel & Schlagwörter
    2. Aufgaben & Ziele
    3. Hard- & Soft Skills
    4. Stundensatz & Zeitplan
  3. Beispiel
  4. Download Vorlage

Definition: Was ist eine Projektbeschreibung?

Die Projektbeschreibung ist eine Zusammenfassung aller Anforderungen eines Auftrags. Sie informiert potenzielle Auftragnehmer über wichtige Eckpunkte wie Konzept, Rahmenbedingungen und Zielsetzung des Projekts. Je detaillierter die Beschreibung, desto besser kann sich der potenzielle Auftragnehmer ein Bild von dem Projekt und dessen Umfang machen.

Info:
Freelancer streben ein „Perfect Match“ an: Etwa 74 Prozent der freien Experten suchen nach einem Projekt, dass perfekt zu den eigenen Fähigkeiten passt (Quelle: Freelancer-Kompass).

Aufbau: Was muss rein?

Formulieren Sie zunächst in aller Kürze Ihre Projektidee und legen Sie ein klares Ziel fest, um den Weg für das Projekt zu ebnen. Mit dieser Grundlage können Sie die Beschreibung starten. Generell sollte eine aussagekräftige Profilbeschreibung folgende Punkte enthalten:

  1. Titel und Schlagwörter
  2. Aufgaben und Ziele
  3. Hard- und Soft Skills
  4. Stundensatz/Budget und Zeitplan
projektbeschreibung formulieren beispiel vorlage
Aufbau einer optimalen Profilbeschreibung auf einem Projektportal (Quelle: freelancermap).

1. Titel und Schlagwörter

Ein aussagekräftiger Titel ist das A und O einer Projektbeschreibung und dient als Aushängeschild für das Projekt. Dem potenziellen Auftragnehmer sollte auf den ersten Blick klar sein, was Sie suchen. „Quality Expert“ ist beispielsweise ein besserer Titel als „Freelancer gesucht“. Verwenden Sie bevorzugt die Berufsbezeichnung, die Sie benötigen und lassen Sie überflüssige Informationen weg.

Im Titel sollten Sie ‚on point‘ formulieren und maximal ein Schlagwort, neben dem Haupt-Schlüsselwort, in der Überschrift verwenden: „Quality Expert für eine Webanwendung“ oder „Quality Expert – 100 % remote“ ist leichter und schneller erfassbar als „Quality Expert für eine Webanwendung zum Onlineverkauf von digitalen Services, die im Backend über Schnittstellentests (REST API) qualitätsgesichert werden kann“. Für solch detaillierte Ausführungen können Sie die Kurzbeschreibung nutzen.

Die Schlagwörter, oder auch Keywords, werden hauptsächlich auf Projektbörsen oder Business Netzwerken verwendet. Vergleichbar sind sie mit Hashtags auf sozialen Medien. Suchen potenzielle Auftraggeber nach solch einem Schlagwort, werden diesem alle Projekte angezeigt, die dieses Keyword enthalten. Beispiele hierfür sind Programmiersprachen oder Software, die ein Freelancer für das ausgeschriebene Projekt beherrschen sollte. Auch Synonyme für das gesuchte Berufsfeld können hier verlinkt werden, um die Reichweite des Projekts zu erhöhen.

2. Aufgaben und Ziele

Die Aufgaben- und Zielbeschreibung ist das wichtigste Element der Projektbeschreibung, da Sie hier genau auflisten können, was Sie suchen und erreichen möchten. Alle Details, die für das Ergebnis wichtig sind, kann der Freelancer diesem Segment entnehmen und somit abwägen, wie viel Zeit das Projekt in Anspruch nehmen wird. Grenzen Sie den Aufgabenbereich so detailliert wie möglich ein.

Außerdem ist es essenziell, sich hier über alle Eventualitäten, die zu Unklarheiten führen können, Gedanken zu machen. Der Umfang des Projekts ist außerdem ausschlaggebend für den Preis, den ein Freelancer für seine Arbeit verlangt. Rund 60 Prozent der freien Experten haben keinen festen Stundensatz, sondern berechnen den Betrag pro Stunde für jedes Projekt neu (Quelle: Freelancer-Kompass).

projektbeschreibung freelancer stundensatz
Etwa 6 von 10 Freelancern berechnen ihren Stundensatz für jedes Projekt neu (Quelle: Freelancer-Kompass 2020).

3. Hard- und Soft Skills

In diesem Abschnitt Ihrer Ausschreibung geben Sie Qualifikationen und Fähigkeiten an, die der potenzielle Auftragnehmer mitbringen soll: Software, Programmiersprachen oder Kenntnisse über sonstige Anwendungen, welche der Freelancer bei der Umsetzung des Projekts benötigt. Listen Sie die Skills, der Übersichtlichkeit halber, mithilfe von Bulletpoints auf.

Da Sie oder Ihre Mitarbeiter eng mit dem freien Experten zusammenarbeiten werden, sollte Ihr neuer Kollege gewisse Soft Skills mitbringen. Die wichtigsten sind, laut Freelancer-Kompass 2021, Kommunikationsfähigkeit (72 %), Problemlösungskompetenz (60 %) und Eigenmotivation (60 %). Möchten Sie, dass der freie Mitarbeiter räumlich und zeitlich flexibel ist, sollten Sie das ebenfalls angeben. Ist Ihr Projekt sehr komplex, sollten Sie das Soft Skill „Durchhaltevermögen“ in die Projektbeschreibung integrieren.

4. Stundensatz und Zeitplan

Freelancer erwarten einen realistischen Zeitplan. In der Praxis bewährt sich das Aufsetzen von Meilensteinen und Deadlines, um dem freien Mitarbeiter zu vermitteln, wann welche Aufgabe abgeschlossen sein muss – so vermeiden Sie Missverständnisse in der Kooperation. Nutzen Sie eine agile Projektmanagement-Software, wie Jira, können Sie dem Freelancer einen Zugang geben und in Sprints arbeiten. Dieses Vorgehen kann die Organisation und Zusammenarbeit wesentlich erleichtern und verschafft Ihnen einen Überblick über den Fortschritt des Projekts.

Mehr Infos zur Projektplanung gibt’s in unserem Blogartikel zum Thema.

Auch die realistische Kalkulation des Budgets, das Sie für das Projekt zur Verfügung haben, ist von großer Wichtigkeit. Hier erwarten Freelancer klare Angaben, um die Preise und den Aufwand kalkulieren zu können. Legen Sie entsprechend Ihres Budgets genau fest, wie viele Entwürfe oder Änderungen realisierbar sind. Je mehr davon vorgesehen ist, umso höher der Arbeitsaufwand.

Freelancer möchten für ihre Arbeit fair entlohnt werden und nicht zu Dumpingpreisen arbeiten: 61 Prozent der freien Experten betrachten einen Auftrag als „Lieblingsprojekt“, wenn die Stundensatzerwartung erfüllt wird. Berechnen Sie daher ein realistisches Budget, lassen Sie sich ein Angebot machen und verhandeln Sie anschließend einen Stundensatz, mit dem beide Vertragspartner zufrieden sind.

Etwa 60 Prozent der Freelancer, aus dem D-A-CH-Raum, sind mit dem Projekt glücklich, wenn der Stundensatz der Erwartung entspricht (Quelle: Freelancer-Kompass 2021).

Tipp:
Ist der Stundensatz realistisch kalkuliert und nicht unter dem Durchschnitts-Preis, haben Sie sehr gute Chancen, dass sich mehrere Freelancer auf Ihr Projekt bewerben und Sie sich den passenden aussuchen können. Durchschnitts-Stundensätze finden Sie in unserem Freelancer-Verzeichnis.

Projektbeschreibung Beispiel

Projekt: Quality Expert (m/w/d)
Vertragsart: 100 % remote
Dauer: 6 Monate
Ansprechpartner: Marie Musterfrau
Ort: Großraum Bonn

Adresse des Unternehmens:
XY International GmbH
Beispielweg 10
12345 Musterstadt

Schlagwörter*: Datenbanken, XML, Tester, Backend, Schnittstellen, Webservices, Fehleranalysen, Testausführung, Postman, Atlassian Confluence / Jira

*Die Schlagwörter sind beispielsweise auf Projektplattformen gang und gäbe, um nach Unterkategorien suchen / sortieren zu können (vergleichbar mit Hashtags).

Gesucht wird ein Quality Expert (m/w/d) für eine Web- und App-Anwendung zum Onlineverkauf von digitalen Services, die im Backend über Schnittstellentests (REST API) qualitätsgesichert werden kann. Wir suchen erfahrene Tester mit einem hohen Grad an Qualitätsbewusstsein. Erfahrung sollte vor allem im testmethodischen Bereich (Testfallermittlung) vorhanden sein. Fachspezifische Kenntnisse sind von Vorteil, jedoch nicht Voraussetzung für eine Beauftragung. Das Projekt wird zu 100 % remote durchgeführt, je nach Erfordernis kann aber auch vor Ort gearbeitet werden. Der Einsatzort ist unser Büro in Bonn.

Aufgaben:
● Erstellen von Testfällen auf Basis der schriftlichen Anforderungen
● Definition von Testdaten ebenfalls auf der Basis der vorhandenen Anforderungen
● Durchführung von Testfällen und Auswertung der Ergebnisse
● Analyse, Beschreibung und Retest von Fehlern

Hard Skills:
● Postman
● Kenntnisse verschiedener Webbrowser (insbesondere IE und Firefox)
● Excel und Windows
● Jira /Confluence
● Datenbanken/Schnittstellen/Dateiformate (CSV & XML)

Soft Skills:
● hoher Qualitätsanspruch
● gutes technisches Verständnis und ausgeprägte analytische Fähigkeiten
● kommunikativen Fähigkeiten
● Zielorientierung
● Eigeninitiative und Neugier

Stundensatz: [Betrag] Euro, VHB

Zeitplan:
Projektstart: ab sofort
Das Projekt ist zu realisieren bis: [Datum]
Verlängerung möglich

Vorlage für Projektbeschreibung (Word)

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Über den Autor

Karoline Grimm

Karoline Grimm studierte Journalismus und Öffentlichkeitsarbeit mit technischem Schwerpunkt an der TH Nürnberg. Bereits während der Studienzeit interessierte sie sich für Bloggen, SEO, Social-Media und weitere Marketing-Themen. In ihrer Freizeit engagiert sie sich für Nachhaltigkeit und Tierschutz. Seit Dezember 2018 ist sie im Online-Marketing bei freelancermap.de tätig.

Von Karoline Grimm

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