Freelancer engagieren: So findest Du Deinen ersten Freelancer

Die fachliche Expertise der Mitarbeiter im Unternehmen orientiert sich an den Anforderungen des Tagesgeschäfts. Allerdings ergeben sich immer wieder Situationen, in denen Spezialwissen erforderlich ist. Freelancer bereichern das Projekt mit dem fehlenden Know-how oder Fähigkeiten. So kauft das Unternehmen Fachwissen bedarfsorientiert ein und optimiert die laufenden Personalkosten. Doch worauf ist bei der Suche von Freelancern und deren Auswahl zu achten?
Wir haben die wichtigsten Schritte zusammengefasst.
Schritt 1: Anforderungen definieren
Bevor man sich auf die Suche nach dem perfekten Freelancer begibt, muss zunächst klar sein, für welche Aufgabe und für welchen Umfang ein freier Mitarbeiter benötigt wird. Eine präzise Definition des Gesamtprojekts hinsichtlich Aufgabenstellung, Zeitrahmen bzw. Deadlines und erforderlichem Fachwissen erhöht die Wahrscheinlichkeit enorm, den passenden Freelancer für diesen Auftrag zu finden.
Um die Anforderungen des Projekts – und damit auch an den Freelancer – zu definieren, kann das Beantworten folgender Fragen hilfreich sein:
- Welche Aufgaben sollen erledigt werden? (z. B. Grafikdesign, Webentwicklung, Beratung)
- Welche Qualifikationen und Erfahrungen werden benötigt?
- Für welchen Zeitraum wird der Freelancer benötigt?
- Welches Budget steht zur Verfügung?
Expertise gesucht?
Aus über 259.000 registrierten Experten den passenden Freelancer für Ihr Projekt finden.
Das verfügbare Budget und die Erwartungshaltung an die erbrachte Leistung des Freelancers sind wichtige Kriterien und wirken sich unter Umständen auf den Projekterfolg aus. Denn ein auf seinem Gebiet erfahrener Experte ist zwar teurer, arbeitet jedoch zumeist effizienter und verfügt über größeres Wissen, als Freelancer mit geringer praktischer Erfahrung.
Schritt 2: Projekt ausschreiben
Ist der Projektrahmen festgelegt, geht es an die Suche nach geeigneten Kandidaten. Diese kann auf mehreren Wegen erfolgen. Eine Option ist die Empfehlung durch Geschäftspartner. Hat man Kontakte, die bereits ein ähnliches Projekt durchgeführt haben und bereits mit einem Freelancer gute Erfahrungen gemacht haben?
Findet man keinen geeigneten Freelancer durch seine Kontakte, bieten spezielle Freelancing-Plattformen eine echte Alternative. Hier können sich freiberufliche Experten präsentieren und für Projekte bewerben, die Unternehmen bzw. Auftraggeber aller Art einstellen. Von solchen Projektbörsen gibt es eine ganze Palette am Markt, zum Beispiel:
- freelancermap
- fiverr
- Malt
- Upwork
- Junico
- etc.
Hat man die passende Plattform für sich gefunden, geht es darum, mit einer perfekten Projektbeschreibung die Aufmerksamkeit von Freelancern auf sich zu lenken. Sowohl die künftige Aufgabe des Freelancers als auch das nötige Know-how müssen ausreichend präzise beschrieben werden.
So können die Experten abschätzen, welchen Umfang das Projekt hat und ob ihre Fähigkeiten und Kenntnisse den Anforderungen entsprechen und ob sich eine Bewerbung lohnt. In der Ausschreibung sollten Auftraggeber auch das verfügbare Budget (oder möglichen Stundensatz) nicht vergessen und auch den Arbeitsort angeben.
Schritt 3: Bewerbungen sichten und aussortieren
Nach der Veröffentlichung der Jobbeschreibung dauert es nicht mehr lange, bis die ersten Bewerbungen eintrudeln. Nun beginnt die Vorauswahl anhand gewisser Kriterien und Fragestellungen. Die Profile der Kandidaten kann man beispielsweise anhand von diesen Punkten prüfen und vergleichen:
- Entsprechen die Fähigkeiten und Kenntnisse des Freelancers den Projektanforderungen?
- Belegen Referenzen und das Portfolio die genannten Erfahrungen?
- In welchen Teamgrößen bzw. Unternehmen hat der Freelancer bisher gearbeitet?
- Hat der Freelancer eine gewisse Spezialisierung oder einen gewissen Stil?
- Gibt es Feedback, Statements oder Bewertungen ehemaliger Kunden?
In einigen Branchen ist es zudem üblich, eine Arbeitsprobe oder bisherige Leistungen einzusehen. So können sich Auftraggeber absichern, dass die Fähigkeiten des Freelancers zum Projekterfolg beitragen. Das könnten zum Beispiel Leseproben bei Textern sein, erstellte Websites bei Webentwicklern, ein paar Zeilen Code für bestimmte Funktionen oder ein Portfolio an Designs, wenn man einen Grafikdesigner benötigt.
Schritt 4: Persönliche Gespräche führen
Abhängig von der Projektdauer und Wichtigkeit besitzt nicht nur die fachliche, sondern auch die sozial-menschliche Kompetenz eine hohe Priorität bei der Zusammenarbeit. Da man in diesem Fall kein standardisiertes Produkt, sondern für einen hochindividuellen Service beauftragt, sollte man mit dem Freelancer auf einer persönlichen Ebene in Kontakt treten.
Ist ein Treffen, beispielsweise bei Remote-Jobs, nicht möglich, bietet sich ein persönliches Telefonat oder ein Videoanruf an, um die Rahmenbedingungen des Projektes und offene Fragen zu klären.
Für die endgültige Auswahl kann es hilfreich sein, mit früheren Auftraggebern der bevorzugten Freelancer zu sprechen oder Bewertungen und Referenzen einzusehen. Die damit verbundenen Informationen über Arbeitsqualität, Termintreue und Zusammenarbeit unterstützen bei der endgültigen Entscheidung.
Schritt 5: Freelancer-Vertrag schließen
Hat man seinen Wunschkandidaten gefunden, muss nun die Zusammenarbeit schriftlich fixiert werden. Im Vertrag werden die beiderseitigen Verpflichtungen und alle sonstigen Rahmenbedingungen (z. B. Vergütung oder konkretes Aufgabengebiet) geregelt. Damit bildet die Schriftform die rechtliche Grundlage der Zusammenarbeit. Auf unserem Blog haben wir bereits einige Vorlagen für klassische Freelancer-Verträge zusammengestellt: