Referenzschreiben: Aufbau, Infos & kostenlose Vorlage

Häufig stehen Freelancer vor dem Problem, die eigenen Erfahrungen belegen zu müssen. Hierbei helfen Referenzschreiben. Aber wie ist so ein Referenzschreiben eigentlich aufgebaut, welche Angaben gehören hinein und wie sieht es mit den Formvorschriften aus? In diesem Beitrag zeigen wir, wie die Empfehlung für Freiberufler auszusehen hat und bieten eine kostenlose Vorlage zum Download an.

Das Wichtigste im Überblick

• Referenzschreiben belegen die Fähigkeiten und Leistungen eines Freelancers.
• Im Gegensatz zu Arbeitszeugnissen sind sie nicht gesetzlich geregelt oder vorgeschrieben, helfen aber Selbstständigen bei der Kundenakquise.
• Inhaltlich sollte das Referenzschreiben allerdings ähnlich aufgebaut sein wie das Arbeitszeugnis.

Hier geht’s direkt zu unserer kostenlosen Vorlage.

Was ist ein Referenzschreiben für Freelancer?

Mit dem Referenzschreiben wird Freelancern durch deren Auftraggeber ein Schreiben verfasst, das die Arbeit des Freelancers ausschließlich positiv bewertet und ihn als Auftragnehmer für neue Aufträge und Projekte empfiehlt. Es bestätigt die Zufriedenheit der Kunden noch einmal und wertet die geleistete Dienstleistung auf, ähnlich eines Arbeitszeugnisses.

Dabei werden fachliche Fähigkeiten und Erfolge genauso bewertet wie die Persönlichkeit des Freelancers und die Zusammenarbeit mit Kollegen. Gute Referenzen sind meist Türöffner für die erfolgreiche Projektakquise und sorgen dafür, dass Qualifikationen und Errungenschaften eines Freelancers glaubwürdig erscheinen.

Der Aussteller des Schreibens ist in der Regel entweder ein ehemaliger Vorgesetzter oder Auftraggeber des Freiberuflers. Das Schreiben ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, dennoch sollten Freelancer sich um die Austellung eines Referenzschreibens bemühen.

Inhalt und Aufbau eines Referenzschreibens

Referenzschreiben für Freiberufler müssen keiner bestimmten Form oder Struktur folgen. Mit dem Referenzschreiben soll sogar eine persönliche Form gewahrt bleiben. Daher werden sie vom Referenzgeber oder von der Referenzgeberin auch in der Ich- bzw. Wir-Form verfasst.

Dennoch existieren gewisse Standards bezüglich des strukturellen Aufbaus: 

• Briefkopf des Ausstellers
• Telefonnummer des Ausstellers (für Rückfragen)
• Datum und Betreff (z. B. „Referenz für…“)
• Vorstellung des Ausstellers 
• Zeitraum der Zusammenarbeit mit dem Freelancer
• Qualifikationen und Fähigkeiten (mit Bezug zu konkreten Aufgaben) und Beschreibung der Tätigkeiten
• Erfolge des Freiberuflers (besonders erwähnenswerte Leistungen)
• Sozialverhalten und Bewertung (Persönlichkeit, Soft-Skills, Eignung für angestrebte Tätigkeit)
• Abschlussformel (Dank, Bedauern über die Beendigung der Zusammenarbeit, etc.)
• Unterschrift des Ausstellers 

Diese Vorteile haben Referenzschreiben

Für freie Experten ist es essenziell, Nachweise über die Art, Qualität und den Erfolg ihrer Leistungen zu erhalten.  Mit Ihnen können Freelancer ihre Expertise aufzeigen und ihr Selbstmarketing durch die positive Einschätzung dritter Personen stärken.

Freelancer sollten daher unbedingt als Qualitätsnachweis für potenzielle Auftraggebende ein Referenzschreiben von ihren zufriedenen Kunden verlangen.

Oftmals ist diesen allerdings gar nicht bewusst, dass es ein solches Referenzschreiben gibt, weshalb es sinnvoll ist, aktiv auf die jeweiligen Auftraggeber zuzugehen. Je nach Branche können die Referenzschreiben mit aussagekräftigen Arbeitsbeispielen für Freiberufler unabdingbar sein, um neue Aufträge zu sichern.

Referenzschreiben vs. Empfehlungsschreiben

Für das Referenzschreiben wird aufgrund des empfehlenden Charakters häufig der Begriff „Empfehlungsschreiben“ verwendet. Das ist so aber nicht ganz richtig. Es existiert tatsächlich ein wesentlicher Unterschied zwischen einem Empfehlungsschreiben und dem Referenzschreiben:

• Empfehlungsschreiben sind in der Regel an einen bestimmten Empfänger oder Empfängerin gerichtet bzw. an diesen adressiert und beziehen sich auf die Zukunft. Es soll somit der Freelancer für eine bestimmte, künftige Aufgabe empfohlen werden.  Hier wird zum Beispiel der nächste Auftraggeber direkt angeschrieben.
  
• Referenzschreiben für Freelancer sind im Schwerpunkt auf die Vergangenheit bezogen. Mit ihnen werden vor allem Qualifikationen und bisher ausgeübte Tätigkeitsschwerpunkte aufgegriffen. Im Gegensatz zu Empfehlungsschreiben sind Referenzen nicht an einen bestimmten Empfänger (z. B. nächsten Auftraggeber) adressiert, sondern an den Freelancer direkt. Dieser kann die Referenzen unter anderem für sein Portfolio, etwa auf der Homepage, nutzen.

Darauf sollten Freelancer bei Referenzen achten

Freiberufler verbringen einen großen Teil ihrer Zeit mit  Selbstmarketing. Neben der Dokumentation von Arbeitsproben haben sich im sogenannten Referenz-Marketing auch berufliche Empfehlungen oder Referenzschreiben etabliert. 

Eine Referenz muss als freiwillige Leistungsdokumentation keiner festgelegten Struktur folgen. Der Auftraggeber sollte daher rechtzeitig nach ein paar Zeilen gefragt werden, der die Arbeitsergebnisse festhält.

Checkliste: Ist alles Wichtige vorhanden?

• Wer ist der Auftraggeber?
• In welchem Zeitraum wurde die Dienstleistung erbracht?
• Was war der Auftrag, worin bestanden die Tätigkeitsfelder konkret?
• Wie war die interne und externe Zusammenarbeit (Mitarbeiter, Projektleiter, Auftraggeber, externe Gesprächspartner)?
• War der Auftraggeber mit den Resultaten zufrieden (Fachkompetenz, Zielerreichung)?
• Sind Ansprechpartner sowie Telefonnummer oder E-Mail-Adresse des Auftraggebers vorhanden?
• Gibt es eine Abschlussformel und Unterschrift?

Tipps: Referenzschreiben als Marketingtool verwenden 

Das Referenzschreiben ist auch heute noch ein unfassbar wichtiges Werbemittel, um als Freelancer innerhalb einer Bewerbung, auf einer Website oder den Social-Media-Kanälen die erworbenen und angewandten Qualifikationen, Fähigkeiten und Fertigkeiten zu belegen.

Mehr hilft jedoch nicht immer mehr. Besonders in Bewerbungen sollten nicht viele, sondern relevante Referenzen hinzugefügt werden. Die Begrenzung auf die aktuellen, mit dem meisten Bezug zum neuen, angestrebten Projekt ist hierbei zu empfehlen. 

Grundsätzlich wird eine Referenz vom Referenzgeber durchweg positiv formuliert und ist somit ein perfektes Instrument für Marketingaktivitäten. Hierbei kann man besonders treffende Formulierungen – vorausgesetzt der Aussteller ist mit der Publikation einverstanden – als Testimonials verwenden.  

Muster und Vorlage zum kostenlosen Download 

In manchen Unternehmen fehlt es oftmals an Zeit, Schriftstücke über die Leistung eines Freelancers zu erstellen, zumal sie dazu auch arbeitsrechtlich nicht verpflichtet sind. Wer eine Referenz erhalten möchte, sollte die Sache für die Referenzgeber möglichst einfach halten.

Am besten ist es daher, einen entsprechenden Entwurf unterschriftsreif vorzubereiten und vom Auftraggeber unterzeichnen zu lassen.