1. Mahnung: wann ist sie fällig? | Ratgeber & kostenlose Vorlage

1. Mahnung für Freiberufler – Vorlage & Muster

8. Dezember 2023 / 9 Min /

Wenn Kunden ihre Rechnungen nicht zahlen, ist das für Freiberufler eine unangenehme Situation. Früher oder später muss eine Mahnung geschrieben und die eigenen Rechte durchgesetzt werden. Wir haben hilfreiche Tipps und eine kostenlose Vorlage für die 1. Mahnung zusammengestellt.

Vorlage 1. Mahnung

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Viele Unternehmer denken, dass sie erst dreimal den Schuldner anmahnen müssen, bevor sie rechtliche Schritte einleiten dürfen. Das ist jedoch nicht richtig. Bereits nach einer Mahnung gerät der Schuldner in Verzug, das heißt, er hat ab dem Zeitpunkt des Verzugs alle zeitlich später ausgelösten Kosten zur Rechtsverfolgung dann auch zu übernehmen. Nach dem Gesetz stehen die Erhebung der Klage sowie die Zustellung eines Mahnbescheides der Mahnung gleich. Wird allerdings auf der ersten erstellten Mahnung auch tatsächlich wörtlich „1. Mahnung“ geschrieben, wird der Schuldner damit rechnen dürfen, dass noch weitere Mahnungen erfolgen, bevor er tatsächlich zahlen muss.

Mahnung Definition

Eine Mahnung ist die bestimmte und eindeutige Aufforderung des Gläubigers an seinen Schuldner, die geschuldete Leistung (also die Zahlung) zu erbringen. Für die Mahnung gibt es keine besondere gesetzliche Formvorschrift. Die Mahnung kann daher schriftlich, also per Brief, Fax oder E-Mail, aber auch mündlich, also durch Telefonanruf oder persönliches Ansprechen erfolgen. Wichtig ist, dass die geltend gemachte Forderung auch wirksam und durchsetzbar und auch fällig ist. Sonst ist eine Mahnung leider unwirksam.

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Sie haben als Freiberufler Ihren Auftrag termin- und fachgerecht erbracht und dem Kunden hierfür eine Rechnung gestellt. Aber der Kunde zahlt nicht. Im Allgemeinen wird die 1. Mahnung nach dem Eintritt der Fälligkeit und nach der Feststellung der Nichtzahlung erfolgen. In der Regel wird die 1. Mahnung in höflicher Form abgefasst.

Eine Fristsetzung ist nicht nötig, ebenso wenig die Androhung bestimmter Folgen. Es genügt, wenn der Gläubiger eindeutig zum Ausdruck bringt, dass er die Zahlung nun vom Kunden erwartet. Es gab sogar schon Mahnungen in Versform, die aber genauso wirksam waren (Urteil des Landgericht Frankfurt/Main vom 06.08.1981, Az. 2 O 150/81). Der Verzug tritt ein, wenn der Kunde die Forderung bei Fälligkeit nicht zahlt und auf die Mahnung nicht reagiert.

Was muss eine Mahnung enthalten?

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Pflichtangaben

  1. Vollständiger Name und die komplette Anschrift des Mahnungsstellenden/Gläubigers
  2. Vollständiger Name und die komplette Anschrift des Empfängers/Schuldners
  3. Kundennummer, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
  4. Mahnungsdatum
  5. Deutliche Kennzeichnung durch fett gedruckte Bezeichnung „Mahnung“
  6. Eine neue Zahlungsfrist von 5 bis 10 Tagen
  7. Konkrete Bezeichnung der erbrachten Leistung
  8. Offener Betrag
  9. Umsatzsteuer, sowie angefallen
  10. Ein Ausblick über den weiteren Mahnverlauf
  11. Kontodaten des Rechnungs- bzw. Mahnungsstellers

Verzugszinsen

Zahlt der Kunde nicht, dürfen Freelancer Verzugszinsen in Rechnung stellen. Die Höhe der gesetzlichen Verzugszinsen ist in § 288 BGB geregelt. Durch Vertrag oder AGB können auch andere, insbesondere höhere Zinssätze vereinbart werden. Solche Vereinbarungen sind dann aber auch voll gerichtlich überprüfbar, weshalb man sie lieber von einem Rechtsanwalt freigeben lassen sollte:

  • Ist der Vertragspartner kein Verbraucher fallen neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank an.
  • Ist ein Vertragspartner aber Verbraucher fallen fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank an.

Der Basiszinssatz wird halbjährlich zum 01. Januar und 01. Juli eines jeden Jahres festgelegt (§ 247 BGB) und kann unter www.bundesbank.de auch für frühere Zeiträume eingesehen werden. Gerade bei Verzugszeiträumen um den Jahreswechsel, muss man hier aufpassen. Seit 01. Juli 2023 beträgt der Basiszinssatz 3,12%.

Die Verzugszinsen werden mit folgender Formel berechnet:

Vertragspartner ist Verbraucher:

Rechnungsbetrag x (Basiszinssatz + 5%) x Verzugstage / 365

Vertragspartner ist kein Verbraucher:

Rechnungsbetrag x (Basiszinssatz + 9%) x Verzugstage / 365

Nehmen wir an, es wurde gegenüber einem Verbraucher eine Rechnung in Höhe von € 1.299 ausgestellt und der Kunde zahlt diese nach Mahnung über einen Zeitraum von 90 Tagen nicht.

Der Basiszinssatz liegt aktuell (2023) bei 3,12 Prozent. Die Verzugszinsen betragen 3,12% + 5% = 8,12%

Daraus ergibt sich: € 1.299,00 x 8,12% x 90 Tage / 365 Tage = € 26,01

Somit können € 26,01 Verzugszinsen zusätzlich zum Rechnungsbetrag gefordert werden. Als weiteren Verzugsschaden kann man auch Inkasso- oder Anwaltskosten geltend machen.

Mahngebühren

Eine Mahngebühr kann erhoben werden, muss es aber nicht. Setzt man eine Mahngebühr an, muss diese angemessen sein, da dies im Streitfall von einem Gericht überprüft werden kann. Seit 2014 regelt § 288 (5) BGB eine Kostenpauschale in Höhe von € 40,00, wenn der Schuldner Unternehmer ist, also kein Verbraucher:

Der Gläubiger einer Entgeltforderung hat bei Verzug des Schuldners, wenn dieser kein Verbraucher ist, außerdem einen Anspruch auf Zahlung einer Pauschale in Höhe von 40 Euro. Dies gilt auch, wenn es sich bei der Entgeltforderung um eine Abschlagszahlung oder sonstige Ratenzahlung handelt. Die Pauschale nach Satz 1 ist auf einen geschuldeten Schadensersatz anzurechnen, soweit der Schaden in Kosten der Rechtsverfolgung begründet ist.

Die € 40,00 kann man also auch mehrfach geltend machen, wenn zum Beispiel bei mehreren Raten jeweils Verzug vorliegt. Die € 40,00 müssen nicht auf die Verzugszinsen angerechnet werden. Aber sie müssen auf Anwalts- oder Inkassokosten angerechnet werden, wenn diese als weiterer Verzugsschaden geltend gemacht wird.

Fakt ist, dass Freelancer durch das Erstellen der Mahnung einen zusätzlichen Arbeits- und Zeitaufwand haben. Dieser sollte auch entsprechend entschädigt werden.

Wie viele Mahnungen sind sinnvoll

Wenn der Rechnungsempfänger nach der ersten Mahnung nicht reagiert, kann noch eine zweite und eine dritte Mahnung geschrieben werden.

Hier sollten die Zahlungsziele jeweils verkürzt werden. Waren es bei der ersten Mahnung vielleicht noch vierzehn Tage, sind es bei der Mahnung nur noch sieben Tage und bei der dritten Mahnung lediglich fünf Tage.

Hat der Kunde auch nach der dritten Mahnung noch nicht bezahlt, können Freelancer ihr Geld über folgende Wege einfordern:

  • Beauftragung eines Rechtsanwalts
  • Inkasso Dienstleister
  • Gerichtliches Mahnverfahren

Beauftragung eines Rechtsanwalts

Klassischerweise übergibt man die offene Forderung zur Eintreibung einem Anwalt. Dieser versucht zunächst außergerichtlich die Forderung durchzusetzen. Oftmals genügt hier schon ein scharfes Schreiben. Ansonsten kann der Anwalt Klage beim zuständigen Gericht einreichen. Die Kosten für Anwalt und Gericht muss man vorstrecken. Aber sie werden als sogenannte Rechtsverfolgungskosten als weiterer Verzugsschaden gegenüber dem Schuldner geltend gemacht. Und gerade im außergerichtlichen Bereich kann man die Vergütung des Anwalts auch verhandeln.

Inkasso Dienstleister

Es gibt diverse Inkasso-Dienstleister, die Freelancern schon ab der ersten Mahnung die Arbeit abnehmen. Je nach Dienstleister kann eine Pauschale plus einer Gebühr anfallen, die sich nach der Höhe der Forderung richtet. Das kann manchmal auch in Form einer prozentualen Gebühr anfallen.

Einige der Anbieter arbeiten erfolgsorientiert, andere mit fixen Preisen.

Wenn sich für diesen Weg entschieden werden sollte, müssen unbedingt die Konditionen miteinander verglichen werden.

Ein Inkasso-Dienstleister kann eine interessante Alternative oder ein Zwischenschritt zum gerichtlichen Mahnverfahren darstellen, da dem Zahlungsempfänger zwar eindeutig gezeigt wird, dass die Angelegenheit ernst ist, jedoch noch keine Gerichtskosten entstehen.

Viele Inkassounternehmen rechnen ebenfalls nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) ab, so dass sich die Kosten kaum unterscheiden. Inkassounternehmen vertreten einen aber nicht vor Gericht, so dass im Zweifel doch noch zusätzlich ein Anwalt beauftragt werden muss. Der Gegner muss die Kosten aber nur einmal erstatten. Der Gang zum Anwalt kann daher wirtschaftlich sinnvoller sein.

Stundensatzrechner Freelancer

Das gerichtliche Mahnverfahren

Der Antrag für das gerichtliche Mahnverfahren kann ganz einfach online gestellt werden. Die Antragstellung ist sehr einfach und erfolgt für alle Bundesländer online über online-mahnantrag.de

Aber Achtung hier gibt es auch viele Fake-Portale und falsche Anbieter. Daher immer nur über die offizielle Seite der Mahngerichte einreichen.

Dabei sollte aber nicht vergessen werden, dass Freelancer als Antragsteller die Zustellkosten und Mahngebühren im Voraus bezahlen müssen. Diese werden zwar dem Schuldner in Rechnung gestellt, so dass dieses Geld zwar wieder zurückgezahlt wird, sobald dieser die Rechnung begleicht, aber dennoch entstehen erst einmal mehr Kosten.

Bei einer Forderungshöhe von bis zu 1000 Euro beträgt die Mindestgebühr 36 Euro. Der genaue Betrag ist abhängig von der Höhe der Forderungen.

Ist das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet, heißt es warten. Wobei der Mahnbescheid innerhalb von wenigen Tagen zuverlässig zugestellt wird, sofern die Adresse stimmt. Danach hat der Schuldner zwei Wochen Zeit, dem Mahnbescheid zu widersprechen.

Was passiert beim gerichtlichen Mahnverfahren?

Widerspricht er nicht und erfolgt keine Zahlung, kann nach Ablauf einer Frist von zwei Wochen ab Zustellung des Mahnbescheides ein Vollstreckungsbescheid beantragt werden. Mit diesem Vollstreckungsbescheid kann dann ein Gerichtsvollzieher mit der Pfändung beauftragt werden. Widerspricht der Schuldner hat man die Wahl, ob man aus dem Mahnverfahren ein „richtiges“ Gerichtsverfahren macht und die Akte an das zuständige Gericht abgegeben wird.

Akzeptiert der Schuldner die Forderung und begleicht die Rechnung inklusive aller Zinsen, Mahngebühren und Gerichtsgebühren, ist alles schnell geregelt.

Akzeptiert der Empfänger die Forderung nicht oder ignoriert diese, kann es einige Monate dauern bis Freelancer an ihr Geld kommen. Je nachdem ob man weiter selbst versucht, die Forderung außergerichtlich zu bekommen oder das richtige Gerichtsverfahren durchführt.

Im schlechtesten Fall ist der Schuldner zahlungunsfähig und Freelancer bleiben nicht nur auf ihrer Rechnung sitzen, sondern auch auf den Gerichtsgebühren. Allerdings kann man aus einem Urteil oder Vollstreckungsbescheid 30 Jahre lang seine Forderung geltend machen. Manchmal lohnt es sich zu warten, bis der Schuldner wieder einen Beruf hat oder zum Beispiel etwas erbt.

Trotz allem empfiehlt es sich diesen Weg zu gehen, um der eigenen Forderung Nachdruck zu verleihen. Dies spricht sich im Zweifel auch herum, so dass man Nachahmer gleich abschreckt.

Tipp: Zahlungsfrist beachten

Um den eigenen Kunden die Möglichkeit zu geben, die Frist auch einhalten zu können, sollte diese an einem Werktag ablaufen.

Der Kunde einer Zahlungsforderung gerät nach dem Gesetz des Weiteren ohne Mahnung in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit der Forderung und nach Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet. Dies gilt gegenüber einem Kunden, der Verbraucher ist, nur, wenn auf diese Folgen in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders hingewiesen worden ist.

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