Was ist die Ressourcenplanung?

Unabhängig davon, ob bestehender Konzern oder Startup, die Ressourcenplanung stellt sicher, dass zu jeder Zeit eines Projekts oder Auftrags, die benötigten Ressourcen zur Verfügung stehen. Sie geht direkt mit der Zeit- und Kostenplanung einher und gehört in das Gebiet der Betriebswirtschaft.

Definition: Was ist Ressourcenplanung?

Die Ressourcenplanung oder im Fachjargon auch das Ressourcenmanagement genannt, beinhaltet den Prozess der Planung und Zuordnung von notwendigen Ressourcen innerhalb eines Projekts. Somit ist die Ressourcenplanung innerhalb des Projektmanagements angesiedelt. In der Literatur erfolgt die Planung der notwendigen Ressourcen erst nach abgeschlossener Terminplanung.

In der Praxis jedoch, handelt es sich um einen iterativen Prozess, da ein enger Zusammenhang zwischen den Terminen, den erzielten Ergebnissen und den Ressourcen vorhanden ist. Ergo kann sich im Rahmen der Ressourcenplanung auch der eine oder andere Termin verschieben und zu Kosteneinsparungen führen. Ziel der Ressourcenplanung ist die Effizienz des Auftrags zu maximieren und zügig ein neues Projekt zu starten.

Ressourcenarten: Was sind Ressourcen?

Für eine gute Planung ist es wichtig, die verschiedenen Ressourcenarten voneinander abzugrenzen und im besten Fall monetär zu bewerten, sodass ein objektiver Vergleichsmaßstab möglich ist. Innerhalb des Projektmanagements können verschiedene Ressourcenarten unterschieden werden. Darunter fallen:

Sach- & Anlageressourcen

Anlageressourcen sind jene Mittel, auf die Mitglieder des Projektes im Rahmen ihres Auftrags zugreifen müssen. Darunter fallen beispielsweise die Nutzung eines Meetingraumes, die Nutzung vorhandener Anlagen oder auch Softwarelizenzen. Sachressourcen sind in der Regel in der Organisation bereits vorhanden und werden von anderen Abteilungen mitverwendet.

Deshalb ist es wichtig, die Nutzung und dessen Umfang bereits vorab zu klären, sodass bei knappen Ressourcen eine Priorisierung erfolgt. In der Praxis ergibt sich daher eine Problematik in der Bewertung: Werden die Ressourcen nämlich nicht bewertet, wird die Kostensituation für das Controlling intransparent – im Gegenzug sinkt jedoch der administrative Aufwand.

Personalressourcen

Unter Personalressourcen versteht man die Verfügbarkeit der Teammitglieder. Diese sollten im Optimalfall mit den Personalkosten erfasst und bewertet werden. Auch hier besteht eine Schwierigkeit in der Bewertung, da viele Unternehmen kostenrechnerisch nicht, oder nur unter großem Aufwand die Personalkosten entsprechend ausweisen können. Alternativ wird in der Praxis mit angenäherten Stunden- bzw. Tagessätzen gerechnet.

In vielen Fällen wird der Einfachheit halber sogar ganz auf eine Bewertung verzichtet, da das eigene Personal schließlich „eh vor Ort ist“. Im Umgangssprachlichen spricht man deshalb von den „eh-da-Kosten„. Vorteil hierbei ist die enorme Vereinfachung welche aber zugleich zu einem Nachteil führt.

Im Falle einer make-or-buy Entscheidung ist es somit nicht mehr möglich Projekte oder Teile objektiv zu bewerten, sodass beispielsweise nicht verglichen werden kann, ob ein Outsourcing von Projektteilen eventuell günstiger wäre. Auch die Verfügbarkeit bedingt durch Urlaubs- oder Krankheitstage können einen Einfluss auf den Projektverlauf haben, weshalb sich hierbei eine genaue Planung lohnt.

Investitionen

Investitionen werden im Rahmen des Projektmanagements grundsätzlich in zwei Arten unterschieden, nämlich in Investitionen welche für die Projektdurchführung notwendig sind, sowie jene, die im Hinblick auf den Lebenszyklus der geplanten Lösung vonnöten sind.

Beispiel für eine Investition zur Projektdurchführung stellt eine Rechneranlage dar, welche eine im Projektteam benötigte Software zu Verfügung stellt und im späteren Betrieb nicht mehr nötig wäre. Im Rahmen des Ressourcenmanagements wäre zu klären, inwiefern die Investition aus dem Projektbudget herangezogen wird oder dies eine Aufgabe der Linienorganisation darstellt.

Im Zweiten Fall werden die Investitionen auf die zu erstellende Lösung getätigt. Hier handelt es sich beispielsweise um eine im Rahmen des Auftrags benötigte Produktionsanlage. Diese Art Investitionen sind vom auftraggebenden Unternehmen zu tragen und werden vom Projektteam lediglich genutzt.

Durchführung: Wie funktioniert Ressourcenplanung?

Die Ressourcenplanung ist abhängig von ihrer Darstellungsweise. Je nach Bedarf können die benötigten Mittel mit unterschiedlichen Tools und Software geplant und kalkuliert werden. Mittels Kennzahlen können Planungsergebnisse grafisch oder tabellarisch dargestellt werden. Als Werkzeuge können unter anderem Excel-Tabellen, Ticketsysteme oder Gantt-Diagramme dienen.

Zu berücksichtigen gelten hierbei auch die Risikofaktoren wie zum Beispiel der Ausfall einer Maschine oder eines Mitarbeiters. Auch Arbeitszeiten, Feiertage und Überstunden sind in der Planung von großer Relevanz. Neben der Kapazität die benötigt wird, ist es auch wichtig die Aufgaben klar zu definieren sowie die Verteilung sinnvoll vorzunehmen. Je nach Größe und Aufwand des zu erledigenden Auftrags kann eine solche Kalkulation von Komplexität geprägt sein.

Ziel der Darstellung ist es, die Informationen darüber wann und wo eine Ressource geplant wurde, schnell und einfach darzustellen. Auf diese Weise können Unternehmen freie Kapazitäten zügig erkennen und gegebenenfalls weitere Aufträge annehmen. Durch eine gute Übersicht kann eine Effizienzsteigerung erzielt und die Bearbeitung zukünftiger Prozesse erleichtert werden.

Vorteile von Ressourcenmanagement

Eine optimale Wirtschaftlichkeit ist für viele Unternehmen wichtig, sodass eine Investition in die Beauftragung einer einzelnen Person zur Ressourcenplanung oftmals sinnvoll ist. Ein Resource Manager unterstützt das Projektteam mit Know-How bezüglich der Bereitstellung und Planung der Ressourcen, sodass der Projektmanager sich vollkommen der Erstellung und Zuweisung der Arbeitspakete widmen kann.

Weiterhin bringt das Ressourcenmanagement folgende Vorteile mit sich:

• Vermeidet ungeplante Störungen
  Wurden die Ressourcen in ihrem Einsatz vorab geplant, können Fehler oder Mängel behoben werden, bevor sie einen Schaden anrichten.
• Vermindert Burnout
  Optimales Ressourcenmanagement verteilt die Aufgaben des Personals in Abhängigkeit der Ressourcen gerecht, sodass eine Arbeitsüberlastung durch sinnvolle Planung des Personaleinsatzes vermindert wird.
• Bietet Nachweisbarkeit
  Scheitert ein Projekt trotz optimaler Planung, kann die Planung und Verwaltung der Ressourcen eine gewisse Sicherheit darstellen.
• Schafft Transparenz
  Durch Einblick in das Projekt können andere Teams sehen, wenn Mitarbeiter bereits maximal ausgelastet sind oder sie noch über Zeitkapazität verfügen, um ein neues Projekt zu übernehmen.
• Ermöglicht Messbarkeit
  Mittels Ressourcenplanung können Kosten vorab kalkuliert werden und den Erfolg nach Projektabschluss mit dem Return of Investment gemessen werden.