Was ist Outsourcing?

Outsourcing von Aufgaben an Externe ist nicht neu: Bereits in den 60ern begannen amerikanische Betriebe, Prozesse an Zulieferer zu übergeben. Heutzutage können Start-ups, kleine Unternehmen, aber auch große Konzerne von diesem Organisations- und Strategiemodell profitieren – besonders im IT-Bereich.

Definition und Bedeutung

Per Definition ist Outsourcing ist eine Strategie, bei der Unternehmen einzelne Aufgaben oder sogar ganze Prozesse an externe Dienstleister oder Auftragnehmer auslagern. Meist findet dieser Prozess bei Unternehmen Anwendung, die Arbeitsplätze an Standorte im In- oder Ausland vergeben.

Vorteile und Nachteile

Die strategische Auslagerung von Tätigkeiten und Prozessen kann die Position eines Unternehmens auf dem Markt deutlich verbessern. Neben Kosten- und Zeitersparnis profitieren Auftraggeber häufig von einer Qualitätsoptimierung, da komplexe Aufgaben an externe Unternehmen oder Experten, wie beispielsweise Freelancer, abgegeben werden. So können sich Firmen dem Kerngeschäft widmen und Vorteile gegenüber der Konkurrenz schaffen.

Vorteile von Outsourcing

• personelle Engpässe ausgleichen
• externes Know-how
• hohe Produktivität in kurzer Zeit
• Recruiting weniger zeitaufwendig

Essenziell für den Erfolg von externem Outsourcing ist, dass sich Unternehmen die Hauptkompetenzen und Schlüsseltechnologien bewahren. Ist das Kerngeschäft zu stark von externen Prozessen abhängig, kann sich das Auslagern negativ auf das Business des Auftraggebers auswirken. Entstehen finanzielle Engpässe oder Verzögerungen bei einem oder mehreren externen Dienstleistern, kann der Geschäftsfluss und somit auch der wirtschaftliche Erfolg des Auslagernden negativ beeinflusst werden. Im schlimmsten Fall entstehen dem Unternehmen hohe Ausgleichskosten.

Nachteile von Outsourcing

• Kerngeschäft bewahren
• Datenschutz
• Wissenstransfer im Unternehmen
• Aufrechterhalten des Betriebsklimas (Transparenz wahren)

Häufig werden auch fehlerhafte Verträge zwischen Unternehmen und Dienstleister ausgestellt. Hier kann es sinnvoll sein, Vorlagen zu nutzen, um finanzielle Nachteile zu vermeiden.

Die wichtigsten Formen: Welche Bereiche kann man auslagern?

Ein Unternehmen kann die Auslagerung von externen Dienstleistungen für verschiedene Funktionsbereiche der Organisation nutzen. So können die wichtigsten Formen unterschieden werden:

• Application Service Providing (ASP)
• Business Process Outsourcing (BPO)
• Business Transformation Outsourcing (BTO)
• Transitional Outsourcing
• Offshoring
• Complete Outsourcing

Erläuterung zu den Formen überspringen und bei IT-Outsourcing weiterlesen.

Application Service Providing

Bei der Form des Application Service Providing (ASP) stellt ein Anwendungsdienstleister Services rund um die Software zur Verfügung und übernimmt zudem die Verarbeitung und Sicherung der Daten.

Business Process Outsourcing

Das Business Process Outsourcing (BBO) beschreibt die Auslagerung von kompletten Abteilungen, wie beispielsweise:

• Rechnungswesen: Buchhaltung an eine Steuerkanzlei
• Recruiting: Beschaffung und Vermittlung von Personal durch externe Recruiting-Firmen oder selbstständige Headhunter

Business Transformation Outsourcing

Beim Business Transformation Outsourcing (BTO) sorgt ein externer Dienstleister (häufig ein Berater) für die Transformation von Business-Modellen, welche eine komplette Überholung bedürfen. Diese Form wird häufig beim Digitalisieren von Geschäftsmodellen eingesetzt, beispielsweise vom Überführen von veralteten Anwendungen auf eine digitale Plattform.

Sie suchen die passende Form für Ihr Unternehmen? Jetzt passenden Berater zum Thema Outsourcing finden.

Transitional Outsourcing

Wird so eine innovative Wandlung nicht innerhalb, sondern außerhalb des Unternehmens durchgeführt, spricht man von Transitional Outsourcing. So werden alle bestehenden Prozesse für eine vorübergehende Zeit ausgelagert und nach der Umstellung auf die neue Technologie wieder zurückgenommen. Ein Beispiel hierfür ist die Auslagerung von IT-Projekten.

Offshoring

Eine weitere, sehr wichtige Form beschreibt das Offshore-Outsourcing (Offshoring), welches das Auslagern von Prozessen ins Ausland darstellt. Die Umsetzung erfolgt häufig aus Kostengründen: Sowohl Arbeitskräfte als auch der Produktionsumfang sind oftmals günstiger.

Complete Outsourcing

Complete Outsourcing ist die radikalste Form der Auslagerung, denn sie betrifft ganze Unternehmensbereiche. Die Herausforderung: Sollte der externe Dienstleister die betreffenden Services nicht mehr oder nur unzureichend erfüllen, ist ein „Zurückholen“ der Bereiche mit hohem (finanziellen) Aufwand möglich. Auch der Wechsel eines Dienstleisters ist meist sehr kostspielig. Gerade in dieser extremen Ausprägung ist ein sensibles Management der ausgelagerten Arbeitsschritte notwendig, um eine klare Kommunikation zwischen Dienstleister und Auftraggeber zu sichern.

Outsourcing von Projekten an IT-Dienstleister

Das Outsourcing im IT-Bereich wird, besonders für Unternehmen mit einer großen IT-Infrastruktur, immer lukrativer. Freelancer bringen branchenspezifisches Know-how in Unternehmen und sparen Zeit und Geld bei Recruiting-Prozessen. Externe IT-Betriebe oder freiberufliche IT-Experten, können Firmen enorme Vorteile gegenüber anderen Unternehmen verschaffen, welche IT-Dienstleistungen von Angestellten erbringen lassen oder IT-Fachkräfte durch aufwendige Bewerbungsprozesse rekrutieren.

Durch die extrem schnelle Entwicklung der IT-Branche, müssen sich Fachkräfte ständig neues Wissen aneignen, vor allem in Bereichen, in welchen komplexe Programmiersprachen eingesetzt werden. Für Unternehmen, die Angestellte beschäftigen, können hier hohe Weiterbildungskosten entstehen.

Selbstständige IT-Experten finanzieren Fortbildungen aus eigener Tasche. Dazu kommt, dass IT-Freelancer häufig in Nischen tätig und somit Experten auf ihrem Gebiet sind. Im Gegensatz zu Angestellten bearbeiten Freelancer so nur einen Aufgabenbereich und fokussieren sich nur auf diese Tätigkeit. Projekte können so schneller abgeschlossen werden.

7 Gründe für Outsourcing

Natürlich stellt sich die Frage, warum Unternehmen den Aufwand des Auslagerns betreiben und warum sie nicht einfach das entsprechende Personal einstellen, um diese Lücken zu schließen. Die Gründe für Outsourcing liegen in der Kosten-Nutzen-Rechnung. Tatsächlich ist es für Unternehmen sehr viel teurer, in dem gewünschten Bereich passende Mitarbeiter zu suchen, die den zeit- und kostenintensiven Bewerbungsprozess durchlaufen. Diese Mitarbeiter brauchen Büros, Mobiliar und das technische Equipment, um ihre Arbeit ausüben zu können.

Hinzu kommen die Personalkosten, die sich unter anderem aus dem Gehalt, Sozialversicherungsabgaben und gegebenenfalls Gratifikationen zusammensetzen. Tatsächlich stehen diese Ausgaben in keiner Relation zur Finanzierung des Outsourcings. Deshalb ist es nicht nur für Konzerne und große Unternehmen interessant, sondern vor allem auch für mittlere und kleine Unternehmen (KMU´s), ganze Abläufe, Projekte oder bestimmte Aufgaben an externe Dienstleister beziehungsweise Freelancer zu vergeben, um ein bestmögliches Ergebnis zu erzielen. Doch das sind nicht die einzigen Vorteile, die Outsourcing bietet.

Grund 1: Fokus auf Kernkompetenzen: Zeitgewinn und Erfolgssteigerung

Werden Aufgaben, Projekte oder ganze Geschäftsbereiche aus einem Unternehmen ausgelagert, wirkt sich das auf die Effizienz der verbleibenden Unternehmensbereiche aus. Die Fokussierung auf die Kernkompetenzen bedeutet mehr Effektivität sowie eine Steigerung der Qualität und der Außenwirkung. Denn es sind die Schlüsseltechnologien und Kernkompetenzen eines Unternehmens, die es von anderen Unternehmen unterscheidbar macht. Outsourcing bedeutet auch Entlastung. Denn Unternehmen gewinnen wertvolle Zeit, die sie in die Entwicklung des Unternehmens stecken können, sodass sich Outsourcing erfolgssteigernd auswirken kann.

Grund 2: Flexibilität und zeitnahes Reagieren auf ein höheres Arbeitsaufkommen

Outsourcing bedingt ein zeitnahes Reagieren auf ein höheres Arbeitsaufkommen. Das gilt für Auftragsspitzen, die ein erhöhtes Auftragsvolumen und mögliche Kapazitätsengpässe mit sich bringen, ebenso wie für den Ausgleich von krankheitsbedingten Ausfällen. Die Flexibilität zeigt sich dadurch, dass auch Aufgaben an externe Dienstleister oder Freelancer vergeben werden, die nur einmal erbracht werden müssen, sodass sich die Festanstellung mindestens eines Mitarbeiters nicht lohnt, zum Beispiel das Erstellen von Webseiten oder die Installation einer Software.

Grund 3: Zeit- und Kostenersparnis

Externe Dienstleister arbeiten kostensparender. Die firmeninterne Ausstattung mit Büroräumen, Arbeitsmitteln und technischen Geräten entfällt, da externe Dienstleister auf ihr eigenes Equipment zurückgreifen. Gleiches gilt für das Gehalt. Die Zusammenarbeit mit Externen wird vertraglich über Dienst- oder Werkverträge geregelt. Das bedeutet, dass keine Personalkosten anfallen, sondern dass die von Externen in Rechnung gestellten Arbeiten als Sachkosten in der Buchhaltung aufgeführt werden, die als Ausgaben für Fremdleistungen im Rahmen der Betriebsausgaben steuerlich abzugsfähig sind. Außerdem bedingen externe Dienstleister eine Zeitersparnis. Sie sind Spezialisten auf ihrem Gebiet und sofort einsatzfähig. Eine zeitaufwändige Einarbeitung eigener Mitarbeiter entfällt. Aufgrund der speziellen Kenntnisse und der Berufserfahrung sind externe Dienstleister und Freelancer in der Lage, bestimmte Aufgaben und Projekte schneller und effizienter zu verrichten.

Grund 4: Inanspruchnahme von Expertenwissen

Expertenwissen ist immer dann wichtig, wenn dieses Know-how im eigenen Unternehmen nicht vorhanden ist. Dieses fehlende Know-how bezieht sich zum Beispiel auf neue Arbeitsprozesse, die in einem Unternehmen notwendig werden und für deren Umsetzung es den Mitarbeitern an Wissen fehlt. Beispiele sind die Einführung einer neuen Software oder durch die Digitalisierung veränderte Arbeitsprozesse.

Unternehmen haben dann die Wahl, Mitarbeiter auf eine Fortbildung zu schicken, einen externen Dienstleister mit dem entsprechenden Expertenwissen in Anspruch zu nehmen oder einen neuen Mitarbeiter einzustellen. Eine Fortbildung verursacht Kosten und ist langwierig. Danach ist nicht sichergestellt, ob sofort eine fachgerechte Umsetzung des Erlernten möglich ist. Da es sich um einen einmaligen Vorgang handelt, ist es nicht sinnvoll, einen neuen Mitarbeiter einzustellen, der danach überflüssig ist. Aufgrund der zeitlich begrenzten Dauer ist Outsourcing die klügste Variante.

Grund 5: Steigerung von Qualität und Geschwindigkeit einschließlich Kostensenkung

Experten, die für eine bestimmte Dauer oder für die Erbringung einer bestimmten Leistung beschäftigt werden, bedeuten immer auch eine Qualitätssteigerung. Ein Profi liefert kurzfristig, zeitnah und sehr viel schneller bessere Arbeit und Qualität als ein angelernter Mitarbeiter. Das wirkt sich auf die Kosteneffizienz aus und hat zur Folge, dass häufig die Kosten für die Entwicklung, Produktion und für Dienstleistungen reduziert werden können. Diese Kostenvorteile werden außerdem durch die Konzentration auf die wichtigsten Aktivitäten noch intensiviert.

Grund 6: Mehr und schnelleres Wachstumspotenzial

Externe Dienstleister und Freelancer ermöglichen es nicht nur kleinen und mittleren Unternehmen sowie Start-ups, schneller zu wachsen. Das zeitnah zur Verfügung stehende Expertenwissen von außerhalb erlaubt größere Schritte in Richtung Wachstum und Expansion, da es in vollem Umfang zeitnah und uneingeschränkt zur Verfügung steht.

Grund 7: Verringerung von Risiken

Externe Dienstleister und Freelancer verfügen über die notwendige Berufserfahrung, sodass sie Chancen und Risiken entsprechend kalkulieren können. Das bedeutet auch, dass mit Hilfe von Freelancern neue Ideen risikominimierend ausprobiert werden können. Denn Experten sind gleichbedeutend mit einem erhöhten Maß an Sicherheit, die zu einer Reduzierung möglicher Risiken führt.

Beispiele für Outsourcing

Weitere klassische Felder, neben der IT-Branche, sind Kundenservice (Call-Center), E-Commerce oder Marketing. In einigen Fällen setzt sogar das Geschäftsmodell selbst auf Outsourcing. Autohersteller verfügen beispielsweise über eine Vielzahl von Zulieferern, ohne die eine reibungslose Produktion nicht möglich wäre. Über ein ausgefeiltes Supply-Chain-Management, mithilfe dessen alle Lieferketten und Prozesse überblickt werden, sichern die Unternehmen dennoch eine Produktion „just in time“.

Weitere Beispiele:

• Kundenservice (z.B. Call-Center)
• E-Commerce (z.B. Onlineshop-Agentur)
• Marketing (z.B. Designer)
• Beratung (z.B. Steuerberater)

Wann lohnt sich Outsourcing?

Bevor Prozesse ausgelagert werden, müssen Unternehmen klären, ob Outsourcing für das Geschäftsmodell Sinn macht. Oft ist es schlicht günstiger, hochkomplexe Aufgaben an externe Anbieter abzugeben, statt eigene Mitarbeiter oder ganze interne Abteilungen zu unterhalten. Gerade Start-ups oder KMUs (kleine und mittelständische Unternehmen) profitieren vom Auslagern von Dienstleistungen, die zwecks zeitlicher, finanzieller und personeller Engpässe, sonst nicht möglich wären.

Auch Freelancer selbst können von der Auslagerung profitieren. Selbstständige müssen, neben Marketing und Projektakquise, Büroarbeiten, wie die eigene Buchhaltung, erledigen. Speziell zu Karrierebeginn sind freie Experten schnell mit der Menge dieser Aufgaben überfordert – so kann es sinnvoll sein, einen externen Buchhalter einzubeziehen und den Papierkram „outzusourcen“.