Wenn die Zeit zwischen Projekten, Akquise und Buchhaltung wieder einmal knapp wird, spielen viele Freelancer mit dem Gedanken Mitarbeiter einzustellen. Hierfür bietet sich oftmals das engere Umfeld der Angehörigen an. Wir verraten jetzt die Vorteile davon.
Vorteile
Neben den offensichtlichen Vorteilen, den Bewerbungsprozess zu umgehen und den Mitarbeiter gut zu kennen, gibt es noch eine Reihe weiterer Pluspunkte, die für die Anstellung des Ehepartners oder eines Familienmitglieds sprechen.
Einzahlung in die Rentenversicherung
Sowohl bei einem Minijob auf 520-Euro-Basis als auch bei einer normal sozialversicherungspflichtigen Tätigkeit – der Job unterliegt der Beitragspflicht der gesetzlichen Rentenversicherung. Dabei zahlt der Arbeitgeber 15% und der Arbeitnehmer 3,6% des Netto-Verdienstes in die Rentenversicherung ein. So kann eine angestellte Ehefrau beispielsweise zum Aufbau ihrer eigenen Altersvorsorge beitragen.
Ist der Ehepartner vorher über die Familienversicherung mitversichert gewesen und bekommt für die Anstellung mehr als 520 Euro Gehalt im Monat, kann er dadurch krankenversicherungspflichtig werden.
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Steuerliche Begünstigungen
Das Gehalt, welches an den Angehörigen ausgezahlt wird, kann zusätzlich als Betriebsausgabe abgesetzt werden, was die Steuerlast des Unternehmens senkt. Zudem kann der Unternehmer von den steuerfreien Lohnbestandteilen profitieren: Anstelle einer Gehaltserhöhung oder eines Bonus kann ein Freelancer, dem auf 520-Euro Basis angestellten Familienmitglied, einen neuen Laptop oder ein Smartphone kaufen. Auch Waren- und Tankgutscheine in Höhe von maximal 44 Euro oder die Bezuschussung der Kinderbetreuung sind möglich. Der Vorteil hierbei ist, dass diese Kosten steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben.
Fremdvergleich des Finanzamtes
Ob Ehefrau, Sohn oder sonstiger Verwandter – es muss sichergestellt sein, dass die Beschäftigung, ähnlich wie mit nichtverwandten Arbeitnehmern, gestaltet ist. Denn gerade bei angestellten Familienangehörigen wirft das Finanzamt bei der jährlichen Steuerprüfung gern einen zweiten Blick auf die eingereichten Unterlagen. Einer sachgemäßen Anstellung sollte nichts im Wege stehen, wenn die vorgesehenen Dokumente erstellt und Punkte beachtet wurden. Die Unterlagen können dem Finanzamt im Falle einer Prüfung vorgelegt werden. Die folgenden Punkte sind ausschlaggebend dafür, dem Fremdvergleich des Finanzamtes standzuhalten, um die Lohnzahlung als Betriebsausgabe absetzen zu können:
- Schriftlicher Arbeitsvertrag
Der Arbeitsvertrag zwischen Ehegatten und sonstigen Familienmitgliedern sollte eine präzise Beschreibung der Tätigkeit und Zeiten, zu denen jene Tätigkeiten erledigt werden sollen, enthalten. Außerdem sollten Angaben zum Arbeitsumfang in Form von Stundenzahlen, zur Vergütung, zu Urlaubsansprüchen und zur Kündigungsfrist enthalten sein.
- Nachweis der geleisteten Stunden
Mithilfe von Stundenaufzeichnungen kann der Betrieb seine Glaubwürdigkeit, in Bezug auf die geleistete Arbeit durch einen Verwandten, vor dem Finanzamt unterstreichen. Beispielsweise kann in einer Excel-Tabelle erfasst werden, an welchen Tagen und zu welcher Zeit, welche Aufgabe erledigt wurde.
- Angemessene Bezahlung
Das Gehalt muss sich im angemessenen Rahmen zur Tätigkeit befinden. Angenommen, ein Freelancer stellt seine Ehefrau als Sekretärin ein, die Diplom-Ingenieurin ist. Geht die Vergütung weit über das Gehalt einer Sekretärin hinaus, gilt die Vergütung als unangemessen und das Finanzamt erkennt das Arbeitsverhältnis nicht an. Der bezahlte Lohn muss im Verhältnis zur Tätigkeit stehen und nicht zur Qualifikation der Eingestellten.
Anmeldung eines Angestellten
Um einen Mitarbeiter einzustellen, muss die Betriebsnummer des Unternehmens bei der Bundesagentur für Arbeit beantragt werden. Je nachdem, ob es sich um ein Arbeitsverhältnis auf geringfügiger Basis handelt oder nicht, erfolgt die Anmeldung bei unterschiedlichen Institutionen. Um die Anmeldung von Minijobs für den Arbeitgeber zu vereinfachen, gibt es hier lediglich eine Anlaufstelle – die Minijob-Zentrale. Dieser müssen die Daten des Arbeitnehmers übermittelt werden. Bei Midi-, Teil oder Vollzeitjobs erfolgt die Anmeldung des Arbeitnehmers über verschiedene Anlaufstellen.
Nach sachgemäßer Anmeldung des Angestellten werden die Daten der Deutschen Rentenversicherung übermittelt, die bei Arbeitsverhältnissen unter Familienangehörigen ein sogenanntes Feststellungsverfahren einleitet.
Statusfeststellung
Sobald ein Freiberufler eine Beschäftigung mit Ehepartnern und anderen Familienangehörigen beantragt wird, findet eine verbindliche Statusfeststellung nach §7a SBG IV statt. Jene Feststellung führt die Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung durch und legt anschließend den Sozialversicherungsstatus fest. Dabei orientiert sich die Clearingstelle, ähnlich wie das Finanzamt, an den Punkten der Checkliste zum Fremdvergleich.
Fazit
Die Mitarbeit eines Familienangehörigen kann Vorteile wie steuerliche Begünstigungen für den Betrieb mit sich bringen. Oftmals lohnt es sich, ein Familienmitglied auf Minijob-Basis anzustellen, da so keine zusätzlichen Kosten für Sozialversicherungen entstehen. Jedoch prüft das Finanzamt bei der Beschäftigung von Familienangehörigen genau, ob jenes Arbeitsverhältnis lediglich zum Schein besteht, weswegen das Verhältnis dem sogenannten Fremdvergleich standhalten muss.
