Abwesenheitsnotiz: Beispiele & Vorlagen für Urlaub, Krankheit und Co.
Wer beruflich oder privat E-Mails nutzt, sollte bei längerer Abwesenheit eine automatische Antwort einrichten. Eine Abwesenheitsnotiz informiert Absender freundlich darüber, dass Sie momentan nicht erreichbar sind, und nennt einen Rückkehrtermin oder eine Vertretung. In diesem Artikel erklären wir, wie eine Abwesenheitsnotiz richtig formuliert wird und welche Vorlagen sich für verschiedene Anlässe eignen.
Das Wichtigste im Überblick
- Eine Abwesenheitsnotiz informiert automatisch über eine vorübergehende Abwesenheit, etwa bei Urlaub, Krankheit oder Elternzeit.
- Sie sollte immer den Zeitraum der Abwesenheit, einen Hinweis auf eingeschränkte Erreichbarkeit und ggf. die Vertretungskontakt enthalten.
- Mit einer passenden Vorlage lässt sich Tonfall und Anlass abstimmen (z. B. sachlich für Geschäftliche oder herzlicher zu Feiertagen).
- Nach der Rückkehr: Nicht vergessen, die Funktion wieder zu deaktivieren, damit keine veralteten Nachrichten versendet werden.
Was ist eine Abwesenheitsnotiz?
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Eine Abwesenheitsnotiz (auch „Out-of-Office-Mail“ genannt) ist eine automatisierte Antwort auf eingehende E-Mails, die nur dann versendet wird, wenn man nicht erreichbar ist. Sie wird vorab eingerichtet und kann zeitlich begrenzt werden – etwa für Urlaub, Krankheit, Elternzeit, Feiertage oder Geschäftsreisen (bzw. Weiterbildungen).
Die Abwesenheitsnotiz bei seinem E-Mail-Anbieter einzurichten ist meist unkompliziert und selbsterklärend. Komplizierter wird es erst bei der richtigen Formulierung. Schwieriger ist oft die richtige Formulierung: Wie schreibt man eine freundliche, aber kurze Nachricht? Welche Informationen müssen enthalten sein? Und ist es nötig, eine Vertretung anzugeben?
In diesem Artikel geben wir praktische Vorlagen, Tipps zur Formulierung und Anleitungen für verschiedene Anlässe.
Was gehört in eine gute Abwesenheitsnotiz?
Die Formulierung einer Abwesenheitsnotiz ist ganz einem selbst überlassen: von locker und humorvoll bis hin zu seriös und sachlich. In Unternehmen werden häufig Vorlagen für Abwesenheitsnotizen verwendet, die bereits vorformuliert sind. Selbstständige haben hier einen größeren Spielraum.
Wichtige Bestandteile einer Abwesenheitsnotiz:
- Betreff: So konkret wie möglich (z.B. „Abwesenheitsnotiz“ oder „Out of Office“)
- Anrede: Eine kurze Begrüßung
- Zeitraum der Abwesenheit (z.B. „vom 01.10 bis zum 20.10“)
- Ggf. Grund für die Abwesenheit
- Hinweis auf eine eingeschränkte Verfügbarkeit bzw. keinen Zugriff auf die Mails
- Ggf. Vertretung: Name und Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)
- Rückmeldung: Wird die E-Mail nicht weitergeleitet, kommt an dieser Stelle ein Hinweis zur Rückmeldung.
- Schlussformel: Grußformel mit Namen und E-Mail-Signatur.
tipp
Was sollte ich vermeiden?
Eine Abwesenheitsnotiz dient der kurzen Information über die eigene Abwesenheit – nicht mehr und nicht weniger. Lange, ausschweifende Sätze sowie Emojis oder Witze haben hier eher weniger zu suchen. Auch sollten keine Bilder hinzugefügt werden oder zu persönliche Informationen (z.B. „Ich genieße gerade die Sonne auf Bali“), die einen schnell unprofessionell wirken lassen könnten.
Vorlagen & Muster: Wie formuliere ich eine Abwesenheitsnotiz?
Je nach Anlass sollten unterschiedliche Notizen eingerichtet werden, die zu der Abwesenheit passen. Wir haben Beispiele und Formulierungen zusammengestellt, die individuell angepasst werden können. Wichtig ist dabei, immer das Datum und den Grund anzugleichen.
Mustertext auf Deutsch
Ein neutraler Standardtext eignet sich für die meisten Situationen, in denen Sie kurzzeitig nicht erreichbar sind, z.B. bei Meetings, Dienstreisen oder Fortbildungen.
Beispiel 1
Betreff: Automatische Antwort – Abwesenheit
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin derzeit nicht im Office und bis einschließlich (Datum) nicht erreichbar. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet. Ich melde mich nach meiner Rückkehr umgehend bei Ihnen zurück.
Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen
(Ihr Name)
Beispiel 2
Betreff: Abwesenheitsnotiz
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich bin momentan außer Haus und kann Ihre Nachricht erst ab dem (Datum) wieder bearbeiten. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an (Name, E-Mail-Adresse).
Freundliche Grüße
(Ihr Name)
Vorlage für den Urlaub
Während des Urlaubs sollte die Notiz klar kommunizieren, dass keine E-Mails gelesen werden und ab wann Sie wieder erreichbar sind.
Beispiel 1
Betreff: Abwesenheitsnotiz – Urlaub
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich befinde mich vom (Datum) bis einschließlich (Datum) im Urlaub und habe in dieser Zeit keinen Zugriff auf meine E-Mails.
In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an (Vertretung, Kontaktinformationen). Ich melde mich nach meiner Rückkehr schnellstmöglich bei Ihnen.
Mit besten Grüßen
(Ihr Name)
Beispiel 2
Betreff: Out of Office
Hallo,
ich bin vom (Datum) bis zum (Datum) im Urlaub. Ihre Nachricht wird während meiner Abwesenheit nicht gelesen oder weitergeleitet. Ab dem (Datum) bin ich wieder für Sie da.
Ich danke für Ihr Verständnis.
Herzliche Grüße
(Ihr Name)
Vorlagen bei Krankheit
Bei einer krankheitsbedingten Abwesenheit sollte die Notiz kurz, respektvoll und am besten auch ohne allzu private Details sein.
Beispiel 1
Betreff: Krankheitsbedingt Abwesenheit
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin derzeit krankheitsbedingt nicht verfügbar und kann Ihre E-Mail aktuell nicht beantworten.
In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an (Vertretung, Kontaktinformationen).
Mit freundlichen Grüßen
(Ihr Name)
Beispiel 2
Betreff: Automatische Antwort
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich bin momentan aus persönlichen Gründen nicht erreichbar und voraussichtlich erst ab dem (Datum) wieder verfügbar. Ihre Nachricht wird in dieser Zeit nicht weitergeleitet. Sobald ich zurück bin, melde ich mich bei Ihnen.
Vielen Dank für Ihr Verständnis.
(Ihr Name)
Vorlage für Elternzeit
Bei längeren Abwesenheiten, z.B. wegen Elternzeit sollte die Nachricht den Zeitraum klar angeben und eine alternative Kontaktperson nennen.
Beispiel 1
Betreff: Abwesenheitsnotiz – Elternzeit
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich befinde mich bis zum (Datum) in Elternzeit und bin in dieser Zeit leider nicht erreichbar.
Für den Fall einer dringenden Antwort wenden Sie sich bitte an (Name, E-Mail, Telefonnummer).
Vielen Dank für Ihr Verständnis.
(Ihr Name)
Beispiel 2
Betreff: Automatische Antwort – Elternzeit
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis voraussichtlich (Datum) in Elternzeit. Ihre E-Mail wird nicht automatisch weitergeleitet. Sobald ich wieder zurück bin, melde ich mich umgehend bei Ihnen zurück.
Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis.
Freundliche Grüße
(Ihr Name)
Vorlage für Feiertage (z.B. Weihnachten)
Während der Feiertage darf die Abwesenheitsnotiz gern etwas herzlicher formuliert sein, sollte jedoch stets professionell bleiben.
Beispiel 1
Betreff: Frohe Feiertage – Abwesenheitsnotiz
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht.
Ich bin während der Feiertage vom (Datum) bis (Datum) nicht erreichbar. Ab dem (Datum) bin ich wieder für Sie da.
Ich wünsche Ihnen frohe Weihnachten und einen guten Start ins neue Jahr.
(Ihr Name)
Beispiel 2
Betreff: Abwesenheitsnotiz zum Jahreswechsel
Hallo,
ich befinde mich vom (Datum) bis (Datum) im Weihnachtsurlaub.
Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet. Ab dem (Datum) bin ich wieder erreichbar und werde so bald wie möglich auf Ihre Nachricht antworten.
Ich wünsche Ihnen schöne Feiertage und ein erholsames Fest.
(Ihr Name)
Englische Vorlage
Für internationale Kontakte ist eine englische Out-of-Office-Message unverzichtbar. Sie sollte klar, höflich und knapp formuliert sein, wie unsere beiden Beispiel-Formulierungen.
Beispiel 1
Subject: Out of Office
Hello,
thank you for your email. I am currently out of the office and will return on (Date).
During my absence, I will have no access to email.
Best regards,
(Your Name)
Beispiel 2
Subject: Automatic Reply – Out of Office
I am out of the office until (Date) and will respond to your message after my return.
If your inquiry is urgent, please reach out to (Colleague’s Name, Email).
Kind regards,
(Your Name)
Wie lege ich eine Abwesenheitsnotiz in Outlook an?
Eine Abwesenheitsnotiz lässt sich in fast jedem E-Mail-Programm schnell einrichten. Häufig wird sie in Microsoft Outlook verwendet, da das Programm in vielen Unternehmen zum absoluten Standard gehört.
Schritt-für-Schritt in Microsoft Outlook (Mac):
- Outlook öffnen
Starten Sie Outlook auf Ihrem Computer oder im Browser. - Unter „Werkzeuge“ zu „Automatische Antworten“ navigieren
- Automatische Antworten aktivieren
Wählen Sie die Option „Automatische Antworten senden“ aus. - Zeitraum festlegen
Aktivieren Sie die Funktion „Nur während dieses Zeitraums senden“ und geben Sie das Start- und Enddatum Ihrer Abwesenheit ein. So wird die Nachricht automatisch wieder deaktiviert, sobald Sie zurück sind. - Text eingeben
Tragen Sie Ihre gewünschte Abwesenheitsnotiz-Vorlage ein - Unterschied zwischen internen und externen Kontakten definieren
Sie können zwei verschiedene Nachrichten verfassen:
a) eine für interne Empfänger (Kollegen im selben Unternehmen)
b) eine für externe Kontakte (Kunden, Partner, etc.)
So lässt sich die Tonalität anpassen: intern oft kürzer und direkter, extern etwas formeller.
Tipps zur Einrichtung
Damit Ihre Abwesenheitsnotiz zuverlässig funktioniert, beachten Sie folgende Punkte:
Externe Kontakte aktivieren
Setzen Sie den Haken bei „Automatische Antworten auch an externe Absender senden“, falls auch Kunden oder Partner außerhalb Ihres Unternehmens informiert werden sollen.
Nach Rückkehr deaktivieren
Falls kein Zeitraum eingestellt wurde: Denken Sie daran, die Abwesenheitsnotiz nach Ihrer Rückkehr manuell wieder zu deaktivieren. Andernfalls könnten Kunden auch Wochen später noch eine automatische Antwort erhalten.
Klarer Betreff hilft
Verwenden Sie Betreffzeilen wie „Automatische Antwort – Abwesenheit“ oder „Out of Office“, damit Empfänger sofort wissen, dass es sich um eine automatische Nachricht handelt.
