Was macht ein Office Manager?

W

Ein Office Manager ist das Aushängeschild eines Unternehmens. Er ist das Bindeglied zwischen der Unternehmensleitung und den Mitarbeitern und für die effiziente Gestaltung von Arbeitsabläufen und Büroorganisation zuständig. Dabei muss ein Office Manager stets den Überblick über das ganze Unternehmen behalten und sich stetig weiterentwickeln, um mit den dynamischen Veränderungen in seinem Berufsfeld Schritt halten zu können.

Berufsbild

Nur sehr wenige Berufsfelder haben in den letzten Jahrzehnten einen so großen Wandel durchlaufen wie die klassische Büroarbeit. Mit der Entwicklung zahlreicher IT Programme und Kommunikationsmittel und der damit verbundenen Digitalisierung sind die Möglichkeiten effizient zu arbeiten, so groß wie nie zuvor. Gleichzeitig verändern sich die Anforderungen an die Mitarbeiter. Genau an dieser Stelle kommt der Beruf des Office Managers, oder auch Büroleiter genannt, ins Spiel. 

Ein Office Manager ist für das reibungslose Funktionieren aller Tätigkeiten im Büroalltag verantwortlich. Dabei ist er die rechte Hand des Managements und fungiert als Bindeglied zwischen den Führungskräften und den Mitarbeitern. Seine Tätigkeit ist sehr vielfältig, denn hierzu gehört viel mehr als bloß E-Mails zu schreiben, Kundenanrufe zu bearbeiten oder ein paar Termine in MS Office zu organisieren. Je nach Größe, Art und Struktur des Unternehmens hat der Office Manager Einblicke in viele verschiedene Bereiche und muss stets den Überblick behalten. Den Arbeitsalltag einer Abteilung und der jeweiligen Führungskräfte effizient organisieren – dies ist die Hauptaufgabe im Office Management und macht die Tätigkeit spannend, aber auch verantwortungsvoll.

Übersicht über Aufgaben, Voraussetzungen, Skills und Gehalt eines Office Managers
Berufsbild Office Manager im Überblick

Aufgaben und Tätigkeiten

Als Office Manager muss man sich den unterschiedlichsten Aufgaben stellen. Zu den konkreten Tätigkeiten eines jeden Office Managers gehören üblicherweise klassische Sekretariatsaufgaben, wie zum Beispiel den Empfang und die Bewirtung von Besuchern, die Reiseplanung von Mitarbeitern oder die Bestellung von Büromaterialien. Doch dies ist nur ein kleiner Ausschnitt: Der Schwerpunkt des Berufes liegt mittlerweile eher auf Management Aufgaben. Welche Aufgaben einen Büroleiter hierbei konkret erwarten, hängt stark vom jeweiligen Unternehmen ab. In kleineren Unternehmen ist der Office Manager eher ein Spezialist, während in großen Konzernen ein Alleskönner gefragt ist.

Ein Office Manager motiviert Mitarbeiter und kann sogar bei Personalgesprächen eingebunden werden. Oft zählt auch die autarke Verhandlung über Rahmenverträge mit Dienstleistern und die Organisation von Weiterbildungen zu seinem Pflichtprogramm. Mehr als eine klassische Assistenz unterstützt er die Geschäftsführung bei der Realisierung von Projekten. Zudem hängen die Aufgaben des Büroleiters stark davon ab, ob es sich um ein Büro mit Publikumsverkehr, also ein Front Office, oder ohne handelt. 

Ein Büroleiter behält zudem das große Ganze im Auge und stellt sicher, dass in seinem Verantwortungsbereich alle Prozesse gut laufen und die Kommunikation zwischen den Abteilungen reibungslos funktioniert. 

Welche Aufgaben hat ein Office Manager?

  • Klassische Sekretariatsaufgaben
  • Autarke Verhandlung über Rahmenverträge mit Dienstleistern
  • Entlastung und Unterstützung der Vorgesetzten
  • Effiziente Kommunikation mit den Abteilungen und externen Personen
Aufgaben eines Office Managers
Diese Aufgaben fallen für einen Office Manager an

Sie suchen ein Organisationstalent für Ihr Unternehmen?

Hard Skills und Soft Skills

Die Arbeit als Office Manager ist sehr vielfältig. Daher benötigen Personen, die in dieser Funktion arbeiten wollen, eine Vielzahl unterschiedlicher Fähigkeiten.
Zu den Hard Skills zählen gute EDV-Kenntnisse und Erfahrungen in Internetrecherchen. Je nach Unternehmen kommen noch Kenntnisse im Projektmanagement oder in spezifischen IT-Tools hinzu. Zudem sollte man, wenn man als Office Manager arbeiten möchte, schon mal erste Berührungspunkte mit dem Thema Office Management gemacht haben. 

Als Büroleiter sollte man sehr strukturiert sein, da die Arbeitsbelastung oft hoch ist. Durch die Zusammenarbeit mit zahlreichen Bereichen im eigenen Unternehmen und externen Dienstleistern sind zudem Kommunikationsstärke und Durchsetzungskraft gefragt. Um ein zuverlässiger Partner im Office zu sein, ist es wichtig, sich selbst gut zu organisieren und Aufgaben eigenständig zu erledigen oder zu delegieren. 
Der Office Manager ist Repräsentant seines Unternehmens. Dementsprechend sollte man über ein gepflegtes Erscheinungsbild und mindestens sichere Englischkenntnisse verfügen, um auch mit ausländische Kontakten gut kommunizieren zu können.

DIN-Normen, neue Tools oder DSGVO – die Aufgaben im Büro unterliegen einem dynamischen Wandel. Deshalb ist es in diesem Beruf wichtig, immer am Ball zu bleiben und fortlaufend Weiterbildungen zu absolvieren. Nur so kann mit den Anforderungen des Jobs Schritt gehalten werden.

Was muss ein Office Manager können?

  • Betriebswirtschaftliches Know-How
  • Gute EDV-Kenntnisse
  • Kommunikationsstärke
  • Hohe Eigenständigkeit und Organisationsfähigkeit
Skills eines Office Manager
Diese Skills sollte ein Office Manager mitbringen

Mühsame Projektakquise?

Voraussetzungen

Es gibt viele Wege, um ans Ziel zu kommen. Dies gilt auch für den Beruf des Büroleiters. Dementsprechend gibt es keinen spezifischen Ausbildungsweg, um in diesem Berufsfeld Fuß zu fassen. Jedoch empfiehlt es sich, mindestens eine kaufmännische Ausbildung mit zu bringen. Ein offizielles Studium sucht man hingegen vergebens. Jedoch gibt es Office Manager Weiterbildungen, welche vor der jeweiligen IHK abgelegt werden müssen.

Wer bereits über ein wirtschaftswissenschaftliches Studium verfügt, kann auf das IHK Zertifikat verzichten, da durch das Studium bereits genügend kaufmännische Grundlagen vorhanden sind. Bringt man bereits praktische Erfahrungen im Sekretariat mit, steigen die Chancen, einen Job im Office Management zu bekommen.

Voraussetzungen um Office Manager zu werden
Voraussetzungen, die ein Office Manager in der Regel erfüllen muss

Gehalt

Das Gehalt im Office Management beträgt mindestens 31.000 EUR im Jahr. Mit steigender Berufserfahrung sind, je nach Branche und Größe des Unternehmens, aber auch bis zu 69.000 EUR möglich. Der durchschnittliche Jahresverdienst beträgt rund 58.000 EUR. Generell ist die Entlohnung stark von den eigenen Qualifikation abhängig. 

Wie viel verdient ein Office Manager?

Einstiegsgehalt 31.000 Euro
Durchschnittsgehalt 58.000 Euro
Gehalt mit Berufserfahrung 69.000 Euro

Wie viel verdient man als Office Manager als Freelancer?

Der durchschnittliche Freelancer Stundenlohn eines Office Managers beträgt 40 Euro pro Stunde. Hochgerechnet auf einen 8-Stunden-Tag liegt damit der Tagessatz bei rund 320 Euro pro Tag (freelancermap Preisindex – Stand Oktober 2020).

Q1 Median Q3
Office Manager Stundensatz 30 € 40 € 50 €

Q1 bedeutet, dass 25 Prozent der Gehälter unter diesem Wert liegen. Q3 bedeutet, dass 25 Prozent der Gehälter über diesem Wert liegen. Der Median bezeichnet die Mitte aller Daten; 50 Prozent liegen darüber bzw. darunter.

Was macht ein…?

Über den Autor

Alexander Graf

Alexander Graf studiert den Master in Management an der Friedrich-Alexander Universität Erlangen Nürnberg. Er ist seit Oktober 2020 als Werkstudent im Team von freelancermap.de tätig.

Von Alexander Graf

Brandneu