IT-Kosten: So helfen PC, Laptop & Co, die Steuerlast zu drücken

Betriebsmittel wie Computer, Tablet und Laptop helfen dabei, die Steuerlast zu senken. Aber wie genau funktioniert das? In diesem Beitrag gehen wir darauf ein, wie Freelancer IT-Kosten von der Steuer absetzen, wie die Abschreibung für welches Wirtschaftsgut funktioniert und was in 2025 für Hard- und Software gilt.

IT-Kosten sind Betriebsausgaben

Die Umgebung des Computers gehört für Freelancer zur notwendigen Ausstattung des Betriebs. Denn Hard- und Software stellen inzwischen in jeder Branche ein unabkömmliches Werkzeug zur Ausübung der freiberuflichen Tätigkeit dar. Daher gehört die IT-Ausstattung zu den Betriebsausgaben, die regulär und in vollem Umfang steuerlich absetzbar sind. Zum Beispiel können Freelancer so ihren neuen Laptop von der Steuer absetzen und vieles mehr:

• Desktop-Computer bzw. PC
• Tablet
• Dockingstationen
• Zubehör wie: Tastatur, Maus, Grafiktablett, Kamera, Mikrofon, Headset
• Drucker und Druckerpatronen sowie Scanner
• Ausgabegeräte wie: Beamer, Lautsprecher, Monitore, Displays
• externe Speichermedien wie: USB-Sticks oder Festplatten
• Modem und Router für den Internetanschluss
• Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung, z. B. Microsoft Office, Buchhaltungs- und CRM-Systeme

Welche Auswirkungen hat eine private Nutzung?

Viele Freelancer üben ihre Tätigkeit im Homeoffice aus, wo sie ihre betrieblichen Räume in der privaten Wohnung integrieren. Dadurch kann es dazu kommen, dass die IT-Ausstattung auch privat genutzt wird. Damit Freelancer Betriebsmittel wie ihren Laptop von der Steuer absetzen können, sollte der berufliche Nutzungsanteil bei mindestens 10 % liegen.

Die geschäftliche Nutzung ist beispielsweise gegeben, wenn man seine Buchhaltung am Laptop erledigt, E-Mails an Kunden über den Laptop sendet oder gar seine ganzen Projekte darüber abwickelt.

Einen geringen Anteil an privater Nutzung kann das Finanzamt zwar durchaus vernachlässigen, doch für den geringen Anteil der Privatnutzung muss ein Nachweis erbracht werden, was jeden Haushalt vor ein Problem stellt. Um eine uneingeschränkte Geltendmachung der IT-Kosten gegenüber dem Finanzamt nicht zu gefährden, sollten daher für die Privatnutzung separate Geräte bereitgestellt werden.

Wie kann man IT-Kosten wie den Laptop von der Steuer absetzen?

Die IT-Ausstattung von Freiberuflern gehört zu den Anschaffungen des Betriebs. Damit gehört sie zu den Betriebsausgaben. Hier gilt es zunächst, die einmaligen Ausgaben für die Anschaffung von Hardware oder Software von den laufenden Kosten, wie zum Beispiel Softwarenutzungsgebühren oder Hostingkosten zu unterscheiden.

Anschaffungskosten

Freelancer können die Aufwendungen für den Kauf eines Laptops oder anderer IT-Mittel wahlweise in voller Höhe als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Beispiel: Ein Programmierer kauft sich im Geschäftsjahr 2025 einen neuen Laptop im Wert von 2.400 Euro. Der Laptop kann im Jahr der Anschaffung in voller Höhe abgesetzt werden, wodurch sein Gewinn um 2.400 Euro gemindert wird.

Abschreibung

Die IT-Ausstattung muss nicht unbedingt im laufenden Geschäftsjahr als Betriebsausgabe von der Steuer abgesetzt werden. Alternativ kann auch die Abschreibung genutzt werden. Dieser Schritt lohnt sich vor allem dann, wenn die Ausgaben nicht nur die Steuerlast für dieses, sondern vielleicht auch für das nächste Geschäftsjahr mindern sollen.

Dabei wird der Netto-Anschaffungspreis durch die Nutzungsdauer geteilt – und diese liegt laut einer Neuregelung bei einem Jahr.

Wenn wir beim obigen Beispiel bleiben, könnte das wie folgt aussehen:

Ein Laptop im Wert von 2.400 Euro (netto) wird im September 2025 angeschafft. Da die Nutzungsdauer 12 Monate (1 Jahr) beträgt, wird der Netto-Kaufpreis durch 12 geteilt. Damit liegt der Abschreibungsbetrag bei 200 Euro je Monat. Für das Geschäftsjahr 2025 können 800 Euro steuerlich geltend gemacht werden (4 Monate x 200 Euro für die Zeit von September bis Dezember). Im kommenden Geschäftsjahr kann der Programmierer die übrigen 1.600 Euro von der Steuer absetzen.

Welche Wirtschaftsgüter über welchen Zeitraum abgeschrieben werden, lässt sich der AfA-Tabelle entnehmen.

Geringwertige Wirtschaftsgüter

IT-Ausstattung, deren Anschaffungskosten weniger als 1000 Euro netto (ab 2024) betragen, gelten steuerlich als geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG). Diese können im Jahr der Anschaffung in voller Höhe abgeschrieben werden. Zu den geringwertigen Wirtschaftsgütern zählen auch gängige Computerprogramme (Trivialprogramme), die nicht speziell für den Käufer entwickelt wurden.

Gleichzeitig ist die Betragsgrenze für Sammelposten seit 2024 von 1.000,00 Euro auf 5.000,00 Euro erhöht worden, und die Auflösungsdauer wurde von fünf auf drei Jahre verkürzt.

Die laufenden Kosten

Zu den laufenden IT-Kosten gehören neben dem Hosting und Homepage-Betreuung auch monatliche Softwarenutzungsgebühren oder Kosten für den Cloudspeicher. Diese regelmäßigen Ausgaben werden genauso wie Betriebskosten behandelt und fließen in voller Höhe in die steuerlich absetzbaren Betriebsausgaben ein.