Das Thema Steuern ist für Freelancer oft mit Unbehagen verbunden, aber unumgänglich, um die eigene finanzielle Situation zu überblicken und rechtliche Verpflichtungen zu erfüllen. In einem Interview mit unserem CEO Thomas Maas teilt die freiberufliche Steuerberaterin und freelancermap-Nutzerin Klara Sophia Dhaouadi wertvolle Tipps, wie Selbständige mit der richtigen Strategie nicht nur Zeit und Nerven sparen, sondern auch finanziell vom richtigen Umgang mit Steuern profitieren.
Betriebsausgaben absetzen
Maas: „Betriebsausgaben umfassen alle betrieblich veranlassten Ausgaben. Welche Kosten können Freelancer als solche geltend machen und wie können die Ausgaben steuerlich genutzt werden?“
Dhaouadi: „Kosten, die im Rahmen der selbstständigen Tätigkeit entstehen, können als Betriebsausgaben abgesetzt werden, was zu einer Verringerung des zu versteuernden Gewinns führt. Freelancer haben hier den Vorteil, dass sie selbst über Art und Höhe der abzusetzenden Ausgaben bestimmen. Alles von Büromaterialien über Arbeitsmittel bis hin zu Versicherungen sind Ausgaben, die sie steuerlich geltend machen können. Und gerade Freelancern mit niedrigem Einkommen rate ich, alle Belege sorgfältig aufzubewahren. Selbst kleine Betriebsausgaben für Fachliteratur oder Spesen können sich summieren und steuerlich absetzbar sein. Dies gilt auch dann, wenn sich insgesamt ein Verlust ergibt, da dieser unter gewissen Voraussetzungen vor- oder zurückgetragen oder mit positiven Einkünften anderer Einkunftsarten verrechnet werden kann.“
Fortbildungen und Reisen einbeziehen
Maas: „Durchschnittlich verbringen Freelancer, je nach Fachgebiet, zwei Tage pro Monat mit Weiterbildung. Das ist nicht nur zeitaufwendig, sondern geht auch ins Geld. Inwiefern können freie Experten diese Kosten absetzen?“
Dhaouadi: „Um die Kosten für Weiterbildungen geltend zu machen, setzen Freelancer Seminargebühren, Aufwendungen für Unterrichtsmaterial sowie Fahrten und Verpflegung vor Ort als Werbungskosten ab. Wer sich auf eigenständig fortbildet, profitiert also mehrfach. Selbst Auslandsaufenthalte, die im Sinne einer Workation sowohl privater als auch betrieblicher Natur sind, können als gemischte Reisekosten teilweise abgesetzt werden.“
Aufwendungen für die Altersvorsorge anrechnen lassen
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Maas: „Im Gegensatz zu Angestellten müssen Freelancer selbst für ihre finanzielle Absicherung im Alter sorgen. 53 Prozent der im Rahmen des Freelancer-Kompass, Deutschlands größter Marktstudie für Freelancer, Selbstständige und Freiberufler, von uns Befragten zahlen deshalb in die gesetzliche Rentenversicherung ein. Wie können Selbständige diese Ausgaben wieder reinholen?“
Dhaouadi: „Die freiwilligen Einzahlungen in die gesetzliche Rentenversicherung werden steuerlich als Vorsorgeaufwendungen behandelt. Demnach können Beiträge zur Altersvorsorge als Sonderausgaben abgesetzt werden, was zu einer Verringerung der zu versteuernden Einnahmen führt. Abgesehen von den steuerlichen Vorteilen ist Altersvorsorge natürlich auch im Hinblick auf die Zukunft sinnvoll. Hier kann es sich lohnen, sich beraten zu lassen. Neben Altersvorsorgebeiträgen können auch andere Sonderausgaben wie Spenden oder Krankenversicherungsbeiträge steuerlich geltend gemacht werden, was die Steuerlast weiter senken kann.“
Dem Einkommen entsprechend buchhalten
Maas: „Laut unserer Freelancer-Studie erzielte mehr als die Hälfte der von uns befragten Freelancer im Vorjahr einen Bruttogewinn von über 50.000 Euro. Gibt es einen Unterschied in der Steuererklärung zwischen geringerem und höherem Einkommen?“
Dhaouadi: „Von Fall zu Fall kann es sich lohnen, statt einer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) eine Bilanzierung zu machen – selbst wenn man unter der Grenze von 80.000 Euro Gewinn liegt. Eine Bilanzierung kann unter bestimmten Umständen steuerliche Vorteile bieten, insbesondere wenn es darum geht, Abschreibungen geltend zu machen oder steuerliche Gestaltungsmöglichkeiten zu nutzen. Für Freelancer mit geringem Umsatz kann eine einfache Buchhaltungsmethode wie die Einnahmenüberschussrechnung ausreichen, um die steuerlichen Pflichten zu erfüllen. Noch nicht final beschlossen ist eine Änderung bei der Kleinunternehmer-Regelung, nach der diese keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben müssen. Ab diesem Jahr soll zudem zum Bürokratieabbau auch die Übermittlung der jährlichen Umsatzsteuererklärung wegfallen. Für Freelancer mit hohem Einkommen empfehle ich in erster Linie eine professionelle Buchhaltung und Steuerberatung: So lassen sich steuerliche Optimierungsmöglichkeiten vollständig ausschöpfen und Steuerrisiken minimieren.“
Fazit
Thomas Maas betont: „Die genannten Punkte sind von verschiedenen Faktoren wie der individuellen Situation des Freelancers, der Art der Tätigkeit und den geltenden Steuergesetzen abhängig. Wer sicher gehen will, dass er alle Steuervorteile optimal nutzt, sollte sich im Zweifelsfall professionell beraten lassen.”
Klara Sophia Dhaouadi ist Steuerberaterin, Wirtschaftsprüferin, Tax Consultant und Auditorin. Seit September 2023 ist sie als Freelancerin tätig und seitdem mit einem Profil auf freelancermap vertreten.
Weitere Steuertipps gibt es im Finanzen-Bereich des freelancermap-Blogs.
