Recruiting-Prozess: 8 Phasen zur Personalsuche

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Bevor ein Unternehmen einen neuen Mitarbeiter einstellen kann, bedarf es einem gut durchdachten Recruiting-Prozess. Dieser ist wichtig, um qualifizierte Mitarbeiter zu finden, für sich zu gewinnen und langfristig zu halten. Im Folgenden finden Sie Tipps, die für den idealen Ablauf bei der Personalbeschaffung essenziell sind.


  1. Recruiting: Definition
  2. Die 8 Phasen des Recruiting-Prozesses
  3. Internes und Externes Recruiting
  4. Recruiting-Kanäle im Überblick
  5. Recruiting-Prozess optimieren

Recruiting: Was ist das?

Recruiting ist der englische Begriff für Personalbeschaffung. Dabei suchen Recruiter nach qualifizierten Mitarbeitern und versuchen diese für das Unternehmen zu gewinnen. Die Personalsuche ist sowohl intern als auch extern möglich. Um an potenzielle Kandidaten zu gelangen nutzen die Recruiter Offline- und Online-Maßnahmen. Der Teilbereich des Recruitings, der online und digital stattfindet, wird auch E-Recruiting genannt.

Der Recruiting Prozess: 8 Phasen zum neuen Mitarbeiter

Die Phasen der Personalbeschaffung sind je nach Recruiting-Kanal und Zielgruppe unterschiedlich. Recruiter stellen sich anfangs die Frage, ob deren Recruiting-Prozess intern oder extern stattfinden soll. Bei der internen Personalbeschaffung suchen Recruiter innerhalb des Unternehmens nach geeigneten Kandidaten. Die externe Personalbeschaffung sucht außerhalb des Unternehmens nach Bewerbern.

Die 8 Phasen des Recruiting-Prozesses im Überblick

1. Mitarbeiterbedarf erkennen

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder sich die Strukturen so verändern, dass eine neue Stelle frei wird, dann entsteht Personalbedarf. Der erste Schritt im Recruiting-Prozess ist zu erkennen, dass eine Stelle gefüllt werden muss.

2. Stellenanzeige erstellen

Um eine effektive Stellenbeschreibung zu schreiben, sollten sich Recruiter folgende Fragen stellen:

  • Welche Rolle soll die Fachkraft im Unternehmen übernehmen?
  • Welche Branchen- oder Berufserfahrung sollte die Person mitbringen?
  • Was wird vom Bewerber erwartet (Studienabschluss, akademische Laufbahn, …)?

Allgemein sollte die Stellenanzeige alle zukünftigen Aufgaben und Verantwortlichkeiten umfassen. Der Bewerber sollte von Anfang an klar über seine Rolle im Unternehmen und sein Aufgabenfeld informiert sein.

3. Stellenanzeige veröffentlichen

Entscheiden sich Recruiter für die externe Personalbeschaffung, so veröffentlichen sie die Stellenanzeige über einen oder verschiedene Recruiting-Kanäle. Die Kommunikation der offenen Stelle kann auch durch Active Sourcing stattfinden. Hierbei spricht der Personaler potenzielle Bewerber aktiv an.

4. Vorauswahl treffen

Die eingetroffenen Bewerbungen müssen gesammelt und abgespeichert werden. Dafür gibt es spezielle CRM-Systeme. Eine Bewerbung umfasst meist einen Lebenslauf, ein Anschreiben oder auch ein Portfolio. Recruiter überprüfen dann, ob die Bewerber die vorher festgelegten Kriterien erfüllen und erstellen eine engere Auswahl.

5. Interviews führen

Die Bewerber, die es in die engere Auswahl geschafft haben, werden zu einem Vorstellungsgespräch, einem Interview oder einem Assessment Center eingeladen. Wie der Bewerbungsprozess genau abläuft, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich.

6. Bewerber evaluieren

Die Bewerber müssen weiter eingegrenzt werden. Die Bewertung der Kandidaten muss schnell und professionell ablaufen. Dabei kommt es vor allem auf transparente Entscheidungen an, die auch für den Bewerber nachvollziehbar sind. Zusagen sollten schnellstmöglich und offen an die Kandidaten kommuniziert werden.

7. Personalentscheidung treffen

In dieser Phase des Recruiting-Prozesses wird sich für einen Bewerber entschieden. Hierbei ist auf eine objektive und gut überlegte Entscheidung zu achten, die das HR-Team mit der betroffenen Abteilung besprechen sollte.

8. Vertrag unterzeichnen

Wenn sich auch der Kandidat für das Unternehmen entscheidet, wir der Vertrag unterschrieben und festgelegt. Daraufhin findet das Onboarding statt, welches dem neuen Mitarbeiter beim Einstieg in das neue Umfeld unterstützt.

Internes und externes Recruiting

Internes und externes Recruiting im Überblick

Interne Recruiting-Maßnahmen

Die internen Stellenausschreibungen lassen sich unterschiedlich kommunizieren. Es bietet sich beispielsweise das eigene Intranet oder ein analoges schwarzes Brett an.

  • Interne Stellenausschreibung: Die interne Stellenanzeige ist an Kollegen im eigenen Unternehmen adressiert. Sie kennen die Bewerber damit schon und beschleunigen damit den Recruiting-Prozess. Für Ihre Mitarbeiter eröffnen sich dadurch neue berufliche Perspektiven.
  • Personalentwicklung: Veränderte Strukturen eröffnen neue Möglichkeiten. Benötigen Sie beispielsweise eine Führungskraft, lohnt es sich meist mehr einem Mitarbeiter die höherqualifizierte Position anzubieten.

Interne Recruiting-Kosten:

  • Personalkosten
  • interne Weiterbildungen
  • internes Employer Branding

Externe Recruiting-Maßnahmen

Bei der externen Personalbeschaffung können Recruiter aktiv oder passiv vorgehen.

Passives Vorgehen:

  • Bei einer Initiativbewerbung bewerben sich Kandidaten bei Unternehmen, obwohl keine Stelle direkt ausgeschrieben ist. Recruiter können dann beurteilen, ob die Fähigkeiten des Bewerbers zum Unternehmen und zu einer Stelle passen, die vielleicht noch gar nicht veröffentlicht wurde. Damit spart man sich die ersten Schritte im Recruiting-Prozess.
  • Die unternehmenseigene Datenbank aus bestehenden und potenziellen Kandidaten nennt man Talent Pool. Daraus lassen sich bei Bedarf passende Bewerber ermitteln.
  • Das Employer Branding lässt sich sowohl als aktive, als auch als passive Maßnahme sehen. Passiv, weil das Unternehmen attraktiver für Bewerber wird und aktiv, weil Sie dafür die Arbeitgebermarke stärken müssen.

Aktives Vorgehen:

  • Stellenanzeigen: Der klassische Weg um potenzielle Bewerber zu erreichen ist online und offline möglich.
  • Social Recruiting: Unternehmen können in den sozialen Netzwerken Anzeigen für offene Positionen veröffentlichen.
  • Active Sourcing: Recruiter können potenzielle Kandidaten aktiv auf sozialen Netzwerken anschreiben.
  • Recruiting-Veranstaltungen: z.B. Karrieremessen oder Hochschulmarketing.

Externe Recruiting-Kosten:

  • Schaltung von Stellenanzeigen
  • Kosten für Software und Tools
  • externe Services, z.B. Headhunting

Recruiting-Kanäle im Überblick

1. Karriere-Website des Unternehmens

Die eigene Karriereseite kann als Fundament für Ihr Recruiting und als Aushängeschild für Ihr Unternehmen gesehen werden. Dabei sollte die Seite alle nötigen Informationen zum Unternehmen, der Stelle und dem Bewerbungsprozess beinhalten. Eine klare und übersichtliche Struktur, eine unkomplizierte Online-Bewerbungsmöglichkeit und eine Filtermöglichkeit sind von Vorteil. Somit können Bewerber schneller herausfinden, ob Ihr Unternehmen eine passende Stelle hat. Meist lohnt sich eine Karriere-Website nur für Unternehmen mit mehr als 5.000 Mitarbeitern.

2. Jobbörsen / Projektportale

Die DACH-Region bietet über 2.000 Jobbörsen an. Im Vorfeld sollte sich das Recruiting-Team über die Zielgruppe Gedanken machen und darauf basierend einzelne Jobportale auswählen. Suchen Sie beispielsweise IT-Experten für Ihr nächstes Projekt, so bietet sich freelancermap an.

3. Social Media Recruiting

Die sozialen Netzwerke werden immer attraktiver, wenn man auf der Suche nach neuen Mitarbeitern ist. Vor allem, weil Arbeitnehmer erreicht werden, die vielleicht gar nicht aktiv auf Jobsuche sind. Auch persönliche Ansprache durch Recruiter, Headhunter oder Fachangestellte ist möglich.

4. Mobile Recruiting

Bewerbungen über Smartphones, Tablets und Co. gehören heutzutage zum Alltag jobsuchender Personen. Deshalb muss Ihre Karriereseite mobil optimiert sein.

5. Karrieremessen / Hochschulmarketing

Firmenevents bieten sich auch an, um Ihr Unternehmen für Teilnehmende interessant zu machen. Aber auch ein eigener Stand bei Karrieremessen machen Sie zu einem attraktiven Arbeitgeber für Absolventen und junge Talente. Punkten Sie bei den potenziellen Kandidaten mit Infos darüber, warum Sie ein guter Arbeitgeber sind.

Recruiting-Prozess optimieren

Das wichtigste beim Recruiting ist die Struktur. Unorganisierte Bewerbungsgespräche oder lange Wartezeiten erlauben keine guten Prozesse. Deshalb empfiehlt es sich, in digitale und automatisiere HR-Prozesse zu investieren. Diese basieren auf festgelegten Kriterien und filtern Bewerber nach Ihren Wünschen. Auch Social Media Recruiting wird immer beliebter. Hier bietet sich vor allem Active Sourcing an. Soziale Netzwerke sind wichtige Recruiting-Kanäle, weil dort viele potenzielle und qualifizierte Arbeitnehmer sind. Folgende Ziele sollten Sie trotz der Recruiting Trends nie aus dem Auge verlieren:

Recruiting-Ziele:

  • Beschleunigung des Bewerbungsprozesses
  • Vereinfachung des Bewerbungsverfahrens
  • Finden von qualifizierten Mitarbeitern

5 Tipps für einen erfolgreichen Recruiting-Prozess

Tipps für einen erfolgreichen Recruiting Prozess
5 Tipps für einen erfolgreichen Recruiting-Prozess

1. Zielgruppe definieren

Nicht jede Recruiting-Maßnahme ist sinnvoll. Deshalb sollten Sie Ihre Zielgruppe genau eingrenzen. Dies geht beispielsweise mit einer Candidate Persona. Fachkräfte und Führungspositionen müssen anders angegangen werden, als Auszubildende oder Werkstudenten.

2. Recruiting-Prozess einfach halten

Überprüfen Sie regelmäßig Ihren Recruiting-Prozess. Welche Phase beansprucht zu viel Zeit? Wo gibt es Verbesserungspotenzial? Um Schwachstellen zu ermitteln, bieten sich Recruiting KPIs an.

3. Transparente und schnelle Kommunikation

Antworten Sie allen Bewerbern freundlich und zeitnah, egal ob es dabei um Rückfragen, Ab- oder Zusagen geht. Ein respektvoller Ton ist bei der Kommunikation essenziell. Halten Sie Ihre Bewerber auf dem Laufenden, sodass alle erforderlichen Informationen für die nächsten Schritte vorliegen. Somit erinnert sich der Bewerber positiv an Ihr Unternehmen.

4. Anpassungsfähigkeit

Der Recruiting-Prozess sollte immer Platz für Veränderungen und Anpassungen haben. Deshalb ist ein starrer Ablauf nicht zu empfehlen. Detaillierte Planung ist also nicht das Hauptziel hinter einer Recruiting-Strategie, sondern die Möglichkeit auf alle Szenarien bestmöglich reagieren zu können.

5. Recruiting-Prozess modernisieren

Immer mehr Kandidaten bewerben sich über ihr Smartphone. Deshalb kann Mobile Recruiting dabei helfen, die Bewerber am richtigen Touchpoint abzuholen. Bieten Sie Ihren Bewerbungsprozess also auch mobil an.

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Über den Autor

Marion Plura

Marion Plura absolviert ein Duales Studium beim Müller Verlag und unterstützt das Team von freelancermap im Marketing-Bereich.

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