Recruiting KPIs: Die 15 wichtigsten Kennzahlen

R

Die Kombination aus Recruiting und Controlling bringt viele Vorteile für Ihr Unternehmen mit sich. Wie Recruiting KPIs Ihnen bei der Prozess-Optimierung helfen können, erfahren Sie in diesem Artikel.


  1. Überblick: die 15 wichtigsten Recruiting KPIs
  2. Bedeutung der Kennzahlen
  3. KPI-Strategie erstellen
  4. Fazit

Die 15 wichtigsten Recruiting KPIs

Recruiting KPIs (= Recruiting Key Performance Indicators) sind ein wirkungsvolles Werkzeug zur Messung und Bewertung des Recruiting-Prozesses. Daraus kann Verbesserungspotenzial abgeleitet werden und der Ablauf rund um die Personalbeschaffung optimiert werden. Neben der Anzahl der Bewerbungen pro Jahr und pro Stelle sind weitere Kennzahlen wichtig, um Ihre Zielgruppe bestmöglich zu erreichen:

Time-to-Fill (Time-to-Hire)Zeit von der Stellenausschreibung bis zur Besetzung der Stelle
Time-to-InterviewZeitspanne von der Stellenausschreibung bis zum ersten Kennenlerngespräch
Cost-per-HireKosten für die Stellenbesetzung
Cost-per-ApplicationKosten pro Bewerbung
Cost-of-VacancyKosten einer unbesetzten Stelle
AbsagequoteBewerberanteil, der sofort absagt
FrühfluktuationBewerberanteil, der nach der Onboarding-Phase geht
Source-of-HireVerhältnis der Bewerber-Anzahl zum Recruiting-Kanal
Sourcing-Channel-CostsKosten eines Recruiting-Kanals in Relation zum Bewerberrücklauf
Channel-EffectivenessEffektivität der Recruiting-Kanäle
Quality-of-HireQualität der Neueinstellungen
Candidate-SatisfactionZufriedenheit der Bewerber mit dem Prozess
Offer-RateVerhältnis der Jobangebote im Verhältnis zu relevanten Bewerbern
Offer-Acceptance-RateAnteil der Kandidaten, die eine Stelle annehmen
Hiring-Manager-SatisfactionZufriedenheit der Recruiter mit dem Recruiting-Prozess

Was bedeutet welche Kennzahl?

Recruiting KPIs Kennzahlen Überblick
Die Recruiting Kennzahlen im Überblick.

1. Time-to-Fill/ Time-to-Hire: Besetzungsdauer

Die Kennzahlen Time to Fill und Time to Hire tracken die Dauer des Recruiting- bzw. Bewerbungsprozesses. Sie werden häufig als Synonym verwendet, meinen jedoch unterschiedliche Zeiträume.

Time to Fill beschreibt den Zeitraum des kompletten Recruiting-Prozesses. Angefangen mit der Einsicht, dass eine Stelle besetzt werden muss (z.B. durch eine Kündigung), über das Veröffentlichen der Stellenanzeige, dem Bewerbungsprozess, bis hin zur Einstellung. Damit können sie die Dauer und Qualität Ihres gesamten Recruiting-Prozesses kontrollieren.

Die Time to Hire umfasst nur den Bewerbungsprozess aus der Bewerber-Perspektive. Man betrachtet dabei den Zeitraum zwischen einer eingegangenen Bewerbung und dem Jobangebot bzw. einer Zusage. Die Time to Hire ist deshalb eng mit der Customer Experience verbunden.

Recruiting Prozess im Überblick mit Time to Hire und Time to Fill
Der Recruiting-Prozess im Überblick.

Lange Bewerbungsprozesse resultieren in einer langen Time to Hire und schlussendlich im Fachkräftemangel. Um dies zu beschleunigen bzw. zu vermeiden, sollten Sie Ihren Recruiting-Prozess genauer betrachten:

2. Time-to-Interview: Dauer bis zum Erstgespräch

Time to Interview bezeichnet die Zeitspanne von der Ausschreibung der Stelle bis zum ersten Kennenlerngespräch mit einem Bewerber. Dieses KPI hängt direkt mit der Geschwindigkeit Ihrer Bewerbungsprozesse zusammen. Deshalb kann sie auch als Indikator für die Candidate Experience herangezogen werden, die wiederum mit der Candidate Satisfaction zusammenhängt.

Achten Sie also auf zügige Bearbeitung und schnelle Einladungen zum Bewerbungsgespräch, wenn sie attraktive Bewerbungen erhalten. Das erzeugt einen positiven Eindruck beim Bewerber und ermöglicht schnelleren Zugang zu den besten Kandidaten.

3. Cost-per-Hire: Kosten pro Stellenbesetzung

Cost per Hire beschreibt die durchschnittlich entstandenen Kosten bei der Besetzung einer Stelle. Man berechnet diese Kennzahl aus der Summe der internen und externen Recruiting-Kosten, die dann durch die Anzahl der Neueinstellungen in Ihrer Firma dividiert wird. Damit lässt sich auch da Recruiting-Budget gut abschätzen.

Formel zur Berechnung der Cost per Hire:

CpH = (interne Kosten + externe Kosten) / Anzahl der besetzten Stellen

Beispiel:

  • Interne Recruiting-Kosten: 14.000 Euro
  • Externe Recruiting-Kosten: 10.000 Euro
  • 20 besetzte Stellen

(14.000 Euro + 10.000 Euro) / 20 = 1.200 Euro = CpH

Ergebnis: Der Cost per Hire liegt bei 1.200 Euro. Sind in einem Jahr beispielsweise 30 Stellen zu besetzen, so sollten Sie ein Recruiting-Budget von 36.000 Euro (= 1.200 Euro x 30) einplanen.

Je niedriger die Kosten sind, desto effizienter ist die Personalbeschaffung innerhalb eines Unternehmens. Deshalb ist Cost per Hire eine aussagekräftige Recruiting-Kennzahl.

4. Cost-per-Application: Kosten pro Bewerbung

Das Recruiting KPI Cost per Application (CpA) beschreibt die Kosten, die im Durchschnitt für eine Bewerbung anfallen. Man berechnet ihn, indem man die Kosten für die Schaltung von Stellenanzeigen und anderen Kosten im Personalmarketing durch die Anzahl der eingetroffenen Bewerbungen teilt. Sinnvoll ist es, den CpA auf verschiedene Fachbereiche, Berufsbilder oder Kanäle herunterzubrechen. Nur dann hat man aussagekräftige Vergleichswerte.

Formel zur Berechnung der Cost per Application:

CpA = (Kosten der Stellenanzeige + Recruiting-Kosten) / Anzahl der eingetroffenen Bewerbungen

5. Cost-of-Vacancy: Kosten einer unbesetzten Stelle

Cost of Vacancy (CoV) beschreibt die Kosten, die für ein Unternehmen anfallen, wenn eine Stelle unbesetzt bleibt. Man geht dabei davon aus, dass ein Unternehmen mit fehlender Arbeitskraft Verluste macht, weil Aufgaben nicht bewältigt werden können. Das heißt gleichzeitig, dass eine Arbeitskraft Geld für das Unternehmen erwirtschaftet, welches laut dem CoV ausbleibt.

Man berechnet die Cost of Vacancy, indem das Jahresgehalt der unbesetzten Stelle durch die Anzahl der Arbeitstage eines Jahres geteilt wird. Je nach wirtschaftlicher Bedeutung wird das Gehalt pro Arbeitstag dann in Faktor 1, 2 oder 3 eingeteilt. Danach multipliziert man diesen Betrag mit der Anzahl der Tage, die es dauert, die Position neu zu besetzen.

Beispielrechnung Cost of Vacancy:

  • Unbesetzte Marketing-Leiter-Stelle
  • Jahresgehalt: ca. 100.000 Euro
  • Jährliche Arbeitstage (AT): 251
  • Faktor: wichtige wirtschaftliche Bedeutung = 3

100.000 Euro / 251 AT = ca. 398 Euro -> 398 Euro pro Tag x 3 = 1.194 Euro pro Tag = CoV

Ergebnis: Das Unternehmen hat durch den fehlenden Mitarbeiter eine Umsatzeinbuße von 1.194 Euro pro Tag. Man erkennt durch die CoV also, wie essentiell die Besetzung einer bestimmten Stelle für das Unternehmen ist.

6. Absagequote

Sortieren Sie einen Bewerber direkt nach Eingang seiner Bewerbung aus, so fällt er in die Absagequote Ihres Unternehmens. Ein Grund hierfür ist zum Beispiel, wenn der Bewerber die Mindestvoraussetzungen nicht erfüllt, welche Sie im Vorfeld festgelegt haben. Die Absagequote gibt Auskunft darüber, ob Sie mit Ihrer Stellenanzeige die passenden Bewerber erreichen. Somit sagt sie auch etwas über die Effektivität Ihrer Stellenanzeige aus.

Stellen Sie eine hohe Absagequote fest, so erreichen Sie nicht die gewünschte Zielgruppe. Überdenken Sie deshalb ihre Stellenanzeige und kontrollieren Sie, ob alle nötigen Informationen für den Bewerber enthalten sind. Auch der falsche Recruiter-Kanal wirkt sich stark auf die Absagequote aus.

7. Frühfluktuation

Die Frühfluktuation gibt die Anzahl der Mitarbeiter an, die kurz nach ihrer Einstellung das Unternehmen wieder verlassen. Oft passiert das, bevor sie vollständig eingearbeitet haben, also während des Onboardings. Da der Bewerbungsprozess für Unternehmen sehr kostenintensiv ist und dieser nach einer Frühfluktuation von vorn beginnt, ist dies zu vermeiden. Deshalb sollten Onboarding-Prozesse gut strukturiert und motivierend für neue Mitarbeiter sein.

8. Source-of-Hire: Bewerbungen / Recruiting-Kanal

Die Source of Hire gibt an, über welchen Recruiting-Kanal der neue Mitarbeiter auf Ihr Unternehmen aufmerksam geworden ist. Man kann damit aber auch allgemein tracken, durch welche Kanäle sich Interessenten bewerben. Beispiele hierfür sind Stellenbörsen, Active Sourcing, Programmatic Advertising, Social Media, Messeauftritte oder die eigene Karriereseite.

9. Sourcing-Channel-Costs: Kosten der Recruiting-Kanäle

Die Sourcing Channel Costs setzen die Kosten eines Recruiting-Kanals in Relation zu Bewerberrücklauf. Damit können Unternehmen feststellen, welche Kanäle wie viel kosten und zu wie vielen Bewerbungen sie führen. Daraus lässt sich ableiten, welche Channels am meisten Bewerber liefern und auf welche sie sich konzentrieren sollten. Bei Kanälen mit wenig Rücklauf und hohen Kosten sollten Recruiter ihre Stellenanzeigen auf Fehler untersuchen oder den Kanal einstellen.

Beispiel: freelancermap vs. klassische Jobbörse

Für eine effektive Online-Schaltung einer Stellenanzeige zahlen Unternehmen monatlich im Durschnitt 1.500 Euro. Die Zahl variiert je nach Jobbörse und Einzelschaltung oder Multiposting zwischen 400 Euro und 2.000 Euro. Bei freelancermap finden sie ab 59 Euro im Monat passende Talente ohne Vermittlungsgebühr. Wir gehen in unserem Beispiel von 15 eingegangenen Bewerbungen in einem Monat pro Kanal aus:

Jobbörse: 1.500 Euro / 15 = 100 Euro

freelancermap: 59 Euro / 15 = 3, 90 Euro

Ergebnis: Die Sourcing Channel Costs können je nach Plattform stark variieren. Je niedriger diese sind, desto effektiver ist der gewählte Recruiting-Kanal. Während Sie bei den klassischen Plattformen meist pro Online-Schaltung einer Stellenanzeige zahlen, gibt es Alternativen, bei denen Sie nur einen monatlichen Grundbetrag aufbringen müssen. Dadurch minimieren sich die Kosten automatisch.

10. Channel-Effectiveness: Effektivität der Recruiting-Kanäle

Die Channel Effectiveness sagt aus, wie effektiv die einzelnen Recruiting Kanäle sind. Daraus kann man ableiten, ob der Kanal den erhofften Erfolg bringt oder nicht.

Das Auswerten dieser Kennzahl ist beispielsweise mit Google Analytics, Kampagnentracking und der Auswertung von Dashboards möglich. Sogenanntes Online-Tracking ermöglicht Ihnen einen genauen Überblick über die Aufrufe einer Stellenanzeige auf einem Kanal. Sie können außerdem tracken, wie oft der Bewerben-Button gedrückt wurde. Sollten diese zwei Werte weit auseinanderliegen, so haben Sie wahrscheinlich die falsche Zielgruppe erreicht.

11. Quality-of-Hire: Qualität der Neueinstellungen

Die Quality of Hire sagt aus, wie gut der neue Mitarbeiter wirklich zu seiner Stelle passt. Man misst hier also die Qualität der Neueinstellungen. Dabei betrachtet man, ob der neu eingestellte Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum zum Erfolg des Unternehmens beigetragen hat. Hat man einen qualitativ hochwertigen Mitarbeiter, so kann beim Recruiting-Prozess ebenfalls von einer hohen Qualität gesprochen werden.

Das heißt also: Je höher die Qualität der Neueinstellungen, desto passgenauer lief das Recruiting ab und die gewünschte Zielgruppe wurde erreicht. Die Quality of Hire lässt sich auch gut mit der Channel Effectiveness verbinden. So können Recruiter herausfinden, welche Kanäle nicht nur die meisten, sondern auch die passendsten Bewerber bringen.

Sie wollen eine hohe Quality of Hire?

12. Candidate-Satisfaction: Zufriedenheit der Bewerber

Die Candidate Satisfaction heißt übersetzt Bewerberzufriedenheit. Diese Kennzahl gibt Auskunft darüber, wie zufrieden die Kandidaten mit dem Bewerbungsprozess bzw. Einstellungsprozess sind. Es ist wichtig, dass die Candidate Satisfaction hoch ist. Denn je zufriedener die Kandidaten, desto länger und motivierter machen sie den Bewerbungsprozess mit. Es wird also unwahrscheinlicher, dass sie von sich aus abspringen. Die Kandidaten werden ihr Unternehmen wahrscheinlich sogar weiterempfehlen, auch wenn sie am Ende nicht genommen werden.

Um die Zufriedenheit ihrer Bewerber zu ermitteln, müssen Sie diese einfach fragen: Mithilfe von persönlichen Feedback-Gesprächen können Sie das Empfinden der Kandidaten herausfinden. Aber auch auf Plattformen, bei denen Arbeitgeber bewertet werden, wie beispielsweise kununu, können Sie einiges über die CS erfahren.

13. Offer-Rate: Bewerber / Jobangebot

Die Offer Rate beschreibt, wie viele Kandidaten es für eine bestimmte Stelle gibt und wie vielen Bewerbern davon ein Jobangebot gemacht wurde. Man setzt also Bewerber und Jobangebote ins Verhältnis und berücksichtigt noch nicht, ob es wirklich zu einer Neubesetzung kommt.

14. Offer-Acceptance-Rate: Zusage / Jobangebot

Die Offer Acceptance Rate (OAR) geht einen Schritt weiter und vergleicht, wie viele Bewerber den Job wirklich angenommen haben oder nach der Zusage abgesprungen sind. Mit diesem Recruiter KPI wird der prozentuale Anteil der wirklichen Zusagen ermittelt. Damit gibt sie Auskunft darüber, wie attraktiv eine Stellenanzeige bzw. ein Unternehmen für die Bewerber ist und wie erfolgreich ein Unternehmen seine offenen Stellen besetzt.

Berechnung der Offer Acceptance Rate:

OAR = (Anzahl der angenommenen Jobangebote / Anzahl der Jobangebote) x 100

Die Offer Acceptance Rate sollte in ihrem Unternehmen immer über 80 % liegen. Denn das heißt, dass die Anforderungen der Recruiter gut mit der Erwartungshaltung der Bewerber zusammenpassen. Liegt die OAR unter diesem Wert oder sinkt stätig, so sollten Recruiter Maßnahmen zur Optimierung der Candidate Experience treffen.

15. Hiring-Manager-Satisfaction: Zufriedenheit der Recruiter

Nicht nur die Zufriedenheit der Bewerber ist wichtig, auch Recruiter sollten mit dem Bewerbungsprozess glücklich sein. Deshalb gibt die Hiring Manager Satisfaction die Zufriedenheitsquote der Recruiter mit dem bestehenden Recruiting-Prozess an. Um diese Kennzahl zu ermitteln, müssen Unternehmen nur ihre Recruiter und Mitarbeiter des Bewerbungsprozesses befragen. Sie können beispielsweise Auskunft über den Workflow, den Recruiting-Prozess oder den Kandidaten geben und konkrete Verbesserungsvorschläge liefern.

Wie erstellt man eine KPI-Strategie?

Recruiter mit einer KPI-Strategie können Ihren Recruiting-Prozess optimieren. Hierfür müssen relevante Kennzahlen ausgewählt und erhoben werden. Bevor das geschehen kann, müssen Unternehmen jedoch ihre aktuelle Situation analysieren.

Recruiting Kennzahlen KPIs Strategie Analyse
Vorgehensweise bei einer KPI-Strategie.

1. Analyse der Ist-Situation

Stellen Sie sich dafür folgende Fragen über Ihren jetzigen Bewerbungsprozess:

  • Wie sieht unsere aktuelle Recruiting-Situation aus?
  • Wie läuft unser Recruiting-Prozess ab?
  • Haben wir einen ausreichenden und qualitativ hochwertigen Bewerberrücklauf?
  • Was sind unsere Unternehmensziele?
  • Was sind unsere Recruiting-Ziele?
  • Wie kann ich unsere Unternehmens- und Recruiting-Ziele erreichen?

2. Formulierung des Recruiting-Ziels

Für einen guten Recruiting-Prozess benötigen Sie ein Ziel. Dieses muss sich an Ihrem Unternehmensziel orientieren und messbar sein. Definieren Sie also ein Ziel, welches Sie mit dem Tracking der KPIs bzw. Kennzahlen im Recruiting verfolgen können, beispielsweise die Steigerung der Reichweite Ihrer Stellenanzeigen. Kontrollieren Sie mit Zwischenzielen, ob Ihre Maßnahmen das gewünschte Ergebnis ansteuern.

3. Ableitung der Kennzahlen

Haben Sie Ihr Recruiting-Ziel definiert, so sollten Sie nun überlegen, welche Kennzahlen Ihnen zum Erfolg verhelfen. Erheben Sie also nur die KPIs, die auch zu Ihrem Recruiting-Ziel passen und sich an diesem orientieren. Definieren sie eindeutig, welche Kennzahl in Ihrer Analyse was aussagt.

Die Daten können Ihnen beispielsweise zeigen, welche Kanäle wie viele Kandidaten erreichen, indem Sie die Channel Effectiveness oder Source of Hire betrachten. Für Ihren Recruiting-Prozess ist es außerdem wichtig zu wissen, welche Kosten bei welchem Kanal entstehen und ob diese in Relation zur erreichten Reichweite tragbar sind. Deshalb ist das KPI Sourching Channel Costs ebenfalls interessant. Die Quality of Hire bringt Sie in diesem Fall nicht näher an Ihr Ziel und gehört nicht in diese Analyse.

4. Auswertung der Recruiting-KPIs

Die gesammelten Recruiting KPIs müssen nun über einen festgelegten Zeitraum ausgewertet und gesammelt werden. Folgende Fragen sollten Ihre Kennzahlen beantworten können, wenn Ihr Ziel die Reichweitensteigerung ist:

  • Welcher Recruiting-Kanal hat die größte Reichweite?
  • Welcher Recruiting-Kanal hat die kleinste Reichweite?
  • Wie steht die Reichweite in Relation zu eingetroffenen Bewerbungen von diesem Kanal?
  • Wie viele Kosten hat ein Kanal verursacht?
  • Sind die Sourcing Channel Costs tragbar in Relation zur erreichten Reichweite?
  • Sollten Sie Kanäle, die schlecht abschneiden, weiterführen, optimieren oder abschalten?

5. Festlegung der Maßnahmen

Die Analyse der Recruiting Kennzahlen liefert Ergebnisse, die Sie in Ihrem weiteren Recruiting-Prozess für Maßnahmen und Optimierungen berücksichtigen sollten. Entnehmen Sie aus Ihrer Analyse beispielsweise, dass die meisten und passendsten Bewerber von Karriereplattformen wie LinkedIn kommen, so sollten Sie Ihren Fokus auf diesen Recruiting-Kanal legen und Ihr Budget dementsprechend anpassen. Außerdem sollten Kanäle, die Potenzial nach oben aufweisen, ausgebaut und optimiert werden.

Bei Kanälen mit kaum Reichweite erreichen Sie Ihre Zielgruppe nicht. Sie müssen sich also entscheiden, ob diese abgestellt werden oder ob grobe Fehler vorliegen, die Sie beheben können.

Fazit: Recruiting KPIs sinnvoll nutzen

Jede Recruiting-Abteilung und jedes Unternehmen müssen für sich selbst entscheiden, welche Kennzahlen für ihr Recruiting nützlich sein können. Denn die Datensammlung und die Auswertung bringt viel Aufwand mit sich, weshalb unüberlegtes Handeln wenig Erfolg für Ihr Recruiting bringt. Entscheidend ist ein ausbalanciertes KPI-System, das den Zielen Ihres Unternehmens dient. Gleichzeitig sollten Ihre Recruiting-Kennzahlen zu konkreten Maßnahmen führen: Können Sie mit den gewonnen Informationen Ihren Bewerbungsprozess optimieren und beispielsweise Kosten sparen?

Beim Tracking der Recruiter-KPIs können Bewerbermanagementsoftwares helfen. Informieren Sie sich, wie Sie ihre Datenbasis am besten aufbauen und auswerten!

Sie wollen Ihren Recruiting-Prozess auf das nächste Level bringen?

Über den Autor

Marion Plura

Marion Plura absolviert ein Duales Studium beim Müller Verlag und unterstützt das Team von freelancermap im Marketing-Bereich.

[class^="wpforms-"]
[class^="wpforms-"]