Was ist ein Personalvermittler?

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Personalvermittlungen wurden Mitte der 1990er Jahre in Deutschland gegründet. Während zuvor das Monopol für den Zusammenschluss von Arbeitnehmer und Arbeitgeber bei der Agentur für Arbeit lag, werden heute vermehrt Vermittler zu Rate gezogen. Personalvermittler, auch häufig Headhunter oder Recruiter genannt, unterstützen Unternehmen bei der Besetzung ihrer aktuellen Vakanzen. 


Inhalt des Artikels:

  1. Definition Personalvermittler
  2. Aufgaben des Personalvermittlers
  3. Arten & Unterschiede
  4. Wann Personalvermittler eingesetzt werden
  5. Kosten der Personalvermittlung

Definition: Was ist ein Personalvermittler?

Die Personalvermittlung gehört in den Bereich des Recruitings. Hierbei handelt es sich um die Dienstleistung, geeignetes Personal an Unternehmen und potenzielle Arbeitgeber zu vermitteln. Der Personalvermittler dient als Schnittstelle zwischen den Fachabteilungen des Unternehmens, den potenziellen Kandidaten sowie des Arbeitsmarkts. 

Fälschlicherweise wird der Personalvermittler im allgemeinen Sprachgebrauch häufig mit dem Personaldienstleister verwechselt, weshalb eine klare Grenzziehung in der Praxis vonnöten ist. 

Aufgaben des Personalvermittlers

Die Aufgaben des Personalvermittlers beginnen mit der Auftragsvergabe eines Unternehmens. In einem Briefing mit diesem, wird das Anforderungsprofil der Vakanz thematisiert. Auf dieser Basis sucht der Personalvermittler nach geeigneten Kandidaten. Hierfür nutzt er sein breitgefächertes Netzwerk, indem er sich an privaten und beruflichen Kontakten bedient.

Hat er Kandidaten gefunden, die auf das Anforderungsprofil des Auftraggebers passen, kommt es zur Direktansprache der potenziellen Kandidaten (Active Sourcing). Nachdem er den Erstkontakt zu mehreren passenden Personen aufgenommen hat, werden die besten Kandidaten gefiltert und dem Unternehmen vorgestellt. Mittels Bewerbungsgesprächen unterstützt der Vermittler seinen Auftraggeber bei der Auswahl des besten Kandidaten und steht diesem bis zum Vertragsschluss beratend zur Seite.

  • Briefing durch das Unternehmen
  • Analyse des Anforderungsprofils
  • Suche nach geeigneten Kandidaten in privatem & beruflichen Netzwerk
  • Ansprache passender Kandidaten (Active Sourcing)
  • Filterung & Auswahl der besten Kandidaten
  • Vermittlung der besten Kandidaten an das Unternehmen
  • Beratende Tätigkeiten bis zum Vertragsschluss
Aufgaben des Personalvermittlers
Aufgaben des Personalvermittlers

Der Personalvermittler wird im allgemeinen Sprachgebrauch oftmals mit dem Personaldienstleister verwechselt. Letzterer arbeitet häufig im Rahmen einer Arbeitnehmerüberlassung (Zeitarbeit), was beim Personalvermittler nicht der Fall ist. Ein Vermittler wird damit beauftragt einen passenden Kandidaten zu finden. Dieser wird in der Regel direkt vom Unternehmen angestellt oder arbeitet auf selbstständiger Basis (z.B. Freelancer).

Zur Kategorie der Vermittler zählen auch Headhunter und Recruiter, welche via Direktansprache agieren. Ebenfalls als Vermittler zählen Plattformen, die beispielsweise Freelancer vermitteln. Hier ist die Plattform der Vermittler zwischen Auftraggeber und Freelancer.

Arten & Unterschiede von Personalvermittlern

Neben der Verwechslung der Begrifflichkeiten Dienstleister und Vermittler, verschwimmen die Grenzen auch zwischen unterschiedlichen Arten der Personalvermittler. Alle genannten Formen agieren auf dieselbe Weise: Sie fungieren grundsätzlich als Vermittler zwischen Unternehmen und potenziellen Kandidaten.

1. Direktvermittlung

Die direkte Personalvermittlung bezeichnet die erfolgreiche Vermittlung eines vom Personalvermittler vorgeschlagenen Bewerbers und dem auftraggebenden Unternehmen. Es kommt somit direkt und somit ohne Umwege, wie beispielsweise durch Leih- oder Zeitarbeit, zu einem Arbeitsvertrag. Diese Art der Vermittlung ist branchenunabhängig für jede Unternehmensform geeignet.

2. Headhunter & Personalberater

Headhunter oder auch Personalberater und Executive Search Consultant genannt, sind ebenfalls direkte Vermittler. Der Unterschied zur klassischen Personalvermittlung liegt rein in der Spezifität und Komplexität des Bewerbers.

Während die oben genannte Vermittlungsart breit aufgestellt ist, sucht der Headhunter nach den besten Kandidaten für äußerst anspruchsvolle Anforderungsprofile. Oftmals handelt es sich um die Suche nach High Potentials oder Führungskräfte.

3. Recruiter

Der Recruiter kann zum einen eine Mischform der beiden vorgenannten Vermittlungsarten sein, kann aber auch sehr häufig direkt in der Personalabteilung des suchenden Unternehmens arbeiten. Zu seinen Aufgaben gehört nicht nur die reine Personalsuche in Form von Stellenbörsen und Active Sourcing (analog zum Headhunter und Vermittler), sondern auch das Führen von Bewerbungsgesprächen, die Personalauswahl und das Initiieren von Employer Branding Maßnahmen. Während die oben genannten Formen als unabhängige Vermittler zwischen Kandidaten und Unternehmen agieren, sind Recruiter Teil des Unternehmens, welches Bewerber sucht.

DirektvermittlerHeadhunterRecruiter
Direkte Vermittlung ohne Umwege über Zeit- oder LeiharbeitTätigkeitsfeld analog zum DirektvermittlerTätigkeitsfeld wird durch weitere Gebiete ergänzt
Branchenunabhängig für jedes Unternehmen geeignetFokus auf Vermittlung von hohen Anforderungsprofilen (Fach & Führungskräfte)Angesiedelt in der Personalabteilung
Arbeiten unabhängig & auf ProvisionsbasisArbeiten unabhängig & auf ProvisionsbasisArbeiten nicht unabhängig & werden vom Unternehmen regulär bezahlt

Wann werden Personalvermittler eingesetzt?

Professionelle Personalvermittler sind Experten in Sachen Mitarbeitersuche. Sie stellen zwar keinen Ersatz für die Personalabteilung dar, dennoch ist die Zusammenarbeit mit Vermittlern mit vielen Vorteilen verbunden. In Folgenden Szenarien kann sich der Einsatz eines Vermittlers lohnen:

  • Unter Zeitdruck: Wird für ein aktuell laufendes Projekt kurzfristige Expertise benötigt, welche im bestehenden Team nicht vorhanden ist, kann ein Personalvermittler ein passendes Teammitglied vorschlagen.
  • Bedarf an qualifiziertem Personal: Sucht ein Unternehmen einen Kandidaten mit außergewöhnlichem Know-how oder langjähriger Erfahrung, vertrauen sich diese lieber professionellen Personalvermittlern an. Sogenannte High Potentials, also Führungspersönlichkeiten oder Experten, sind in Zeiten des War for Talents hart umkämpft. Hier agieren professionelle Headhunter bei der Vermittlung zwischen Unternehmen und Experten, indem sie ihr berufliches und privates Netzwerk voll ausschöpfen, um die Besetzung der Vakanz sicherzustellen.
  • Bei zeitlich begrenzten Projekten: Wenn vorübergehende Projekte in Planung sind, greifen Unternehmen gerne zu Vermittlungsplattformen. Hier agiert die Plattform als Vermittler zwischen Unternehmen und Kandidat. Je nach Anforderung an das Projekt, können Unternehmen anhand eines Kandidatenpools Kontakt zu den jeweils passenden Personen aufnehmen. Die Nutzung einer Freelancerplattform spart Firmen wertvolle Zeit und Geld. Zum einen müssen sie keine teuren Stellenausschreibungen schalten, um im Zuge dessen jemanden fest einzustellen und zum anderen können sie aktiv auf potenzielle Talente zugehen (Active Sourcing) und können somit das Warten auf den Eingang einer Bewerbung einsparen.

  • Bei überdurchschnittlichem Aufwand: Erwartet ein Top-Unternehmen auf eine Stelleanzeige tausende Bewerbungen, kann der Aufwand für dieses schnell sehr hoch werden. Um sich den Zeitaufwand für das Sichten der Bewerbung einzusparen, greifen Unternehmen in solchen Fällen bevorzugt zu Personalvermittlern. Dieser trifft zunächst eine Vorauswahl, um jene Kandidaten vorzustellen, die am geeignetsten für die Stelle erscheinen.

Was kostet eine Personalvermittlung?

Die Frage nach dem Gehalt eines Personalvermittlers kann nicht pauschal beantwortet werden. Die Kosten für eine Arbeitnehmervermittlung variieren stark. In der Regel arbeiten Personalvermittler auf Provisionsbasis, das heißt sie kriegen nach erfolgreicher Vermittlung und Vertragsunterzeichnung einen vorab vereinbarten Prozentsatz.

Dieser orientiert sich am Bruttojahresgehalt des zu besetzenden Jobs und beträgt circa 20-30 Prozent. Je nach Branche, Schwierigkeitsgrad der zu besetzenden Position und der Qualifikation des Mitarbeiters, kann dieser Prozentsatz variieren. Hochspezialisierte Headhunter bewegen sich meist über dem Durchschnitt. 

Auch der Zeitpunkt der Bezahlung ist nicht festgesetzt. Meist wird das Honorar dann fällig, wenn die Stelle erfolgreich besetzt wurde. Spezialisierte Headhunter hingegen bevorzugen die Variante der hälftigen Bezahlung, sodass 50 Prozent bei der Auftragsgabe und der Rest nach erfolgreichem Abschluss bezahlt wird.

Über den Autor

Demet Okyay

Demet Okyay ist Masterstudentin im Fach Digital Marketing & seit Februar 2021
Werkstudentin im Bereich SEO bei freelancermap.de

Von Demet Okyay