Was ist der Betriebsabrechnungsbogen (BAB)?

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Ein Betriebsabrechnungsbogen, kurz BAB genannt, dient dazu, alle im Unternehmen anfallenden Kosten sinnvoll zu verteilen. Der Betriebsabrechnungsbogen ist ein zentrales Instrument der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung und gehört der internen Kosten- und Leistungsrechnung von kleinen und mittleren Unternehmen an.


Inhalt des Artikels:

  1. Definition Betriebsabrechnungsbogen
  2. Aufgaben des BAB
  3. Der BAB in der Praxis
  4. Aufbau des BAB
  5. Zuschlagskalkulation
  6. Direkte und indirekte Kosten

Definition

Der Betriebsabrechnungsbogen (BAB) kommt im internen Rechnungswesen zum Einsatz und hilft dabei, direkte und indirekte Kosten ihren Entstehungsorten zuzuordnen. Mittels dieser Zuordnung werden die Kosten auf den jeweils angefallenen Produktionsprozess oder das jeweilige Produkt verteilt. Dabei wird eruiert, welche Kosten wo angefallen sind, um im Anschluss daran eine wirtschaftliche Bewertung und Kontrolle durchführen zu können.

Die Grundidee hinter dem BAB ist die innerbetriebliche Leistungsverrrechnung. Das bedeutet, dass ein Unternehmen innerhalb ihrer Kostenrechnung, in Kostenstellen (Bereiche des Unternehmens) unterteilt wird. Jede Kostenstelle verursacht aus unterschiedlichen Gründen Kosten, unabhängig davon, ob es sich hierbei um die Produktion, den Fuhrpark oder die Personalabteilung handelt.

Ein Teil dieser Kostenstellen, welche auch Hilfskostenstellen genannt werden, haben die Eigenschaft der Leistungserbringung für andere Bereiche. Ein Beispiel hierfür stellt die Kostenstelle Fuhrpark dar, denn Firmenwägen werden von vielen Abteilungen genutzt. Hier lässt sich dennoch erkennen, dass ein Vertriebsaußendienst die Autos beispielsweise weitaus häufiger in Anspruch nimmt als die Personalabteilung.

Aus diesem Grund ist es sinnvoll, die Ausgaben der Hilfskostenstellen auf die anderen Kostenstellen zu verteilen um so, die realistische Abbildung der jeweils beanspruchten Leistung zu gewährleisten. Hat eine Abteilung zum Beispiel viele Mitarbeiter, verursacht diese höhere Kosten für die Kostenstelle Personal als eine kleinere Abteilung.

Aufgaben des BAB

Der Betriebsabrechnungsbogen hat im Wesentlichen die folgenden drei Aufgaben:

1. Verteilung der Gemeinkosten

Die Gemeinkosten werden auf die verursachenden Kostenstellen verteilt. Hierfür werden sogenannte Schlüssel verwendet. Beispiel: Die Gebäudemiete wird den einzelnen Kostenstellen wie z.B. Verwaltung, Vertrieb und Produktion zugerechnet. Hierfür wird die Quadratmeterfläche als Umlageschlüssel verwendet.

2. Verrechnung der Gemeinkosten

Die Verrechnung der Gemeinkosten zwischen den jeweiligen Kostenstellen erfolgt mittels geeigneter Umlageschlüssel. Beispiel: Die Kostenstelle Kantine wird anhand der zubereiteten Mahlzeiten an die entsprechenden Abteilungen verrechnet. Hier könnte die jeweilige Mitarbeiteranzahl der Abteilungen als Umlageschlüssel zur Verrechnung dienen.

3. Berechnung der Gemeinkostenzuschlagssätze

Der Gemeinkostenzuschlag ist ein prozentualer Zuschlag auf die Einzelkosten, um die Zuteilung auf Kostenträger zu ermöglichen. Dieser ermöglicht, die anfallenden Gemeinkosten möglichst exakt auf die einzelnen Kostenträger zu verteilen. Nur mittels dieser Maßnahmen, kann die Wirtschaftlichkeit der Kostenträger geprüft werden.

Aufgaben des Betriebsabrechnungsbogen
Aufgaben des Betriebsabrechnungsbogen

Der Betriebsabrechnungsbogen in der Praxis

Die Kostenstellenrechnung im Betriebsabrechnungsbogen erfolgt tabellarisch und wird vor allem in kleinen und mittleren Unternehmen (KMUs) händisch erstellt. Diese Tabellen legen die zuständigen Angestellten über entsprechende Software wie Excel oder in speziellen Buchhaltungssoftwares an. Als Selbstständiger gibt es mittlerweile zusätzlich die Möglichkeit, kostenlose Online Vorlagen für die Erstellung eines BAB zu nutzen.

Über den Betriebsabrechnungsbogen ist es möglich, innerbetriebliche Vergleiche durchzuführen und Zeiträume miteinander in Bezug zu setzen. Diese Kosten- und Zeitvergleiche erlauben es, die wirtschaftliche Sinnhaftigkeit von Ausgaben und Investitionen pro Kostenstelle und somit pro Bereich zu hinterfragen.

Aufbau des Betriebsabrechnungsbogens

Der BAB weist die Hilfs- und Hauptkostenstellen üblicherweise horizontal und die Kostenarten vertikal aus. Die Abrechnungsperioden können Monate, Quartale oder auch ganze Jahre sein.

 Betriebsabrechnungsbogen in der Praxis
Betriebsabrechnungsbogen in der Praxis

Kosten, die bei der Herstellung von Gütern entstehen, werden in Kostenarten unterteilt (zum Beispiel Löhne und Gehälter) und werden im BAB auf die entsprechenden Kostenstellen aufgeteilt. Zudem wird festgestellt, ob es sich um Gemeinkosten oder Einzelkosten handelt. Einzelkosten können direkt einer Hauptkostenstelle zugeteilt werden (z.B. Material). Gemeinkosten sind nur indirekt an der Erzeugung der Endprodukte beteiligt.

Dies können zum Beispiel Kosten für Miete oder Strom sein, die von allen Abteilungen in einer Unternehmung gleichermaßen verbraucht werden und nicht direkt der Herstellung eines Produktes zugeordnet werden können. Sie werden anteilsmäßig auf sämtliche Abteilungen, also auf alle Kostenstellen, aufgeteilt. Die Gemeinkosten werden über einen Umlageschlüssel von der Hilfskostenstelle auf die richtige Hauptkostenstelle umgelegt.

Berechnung von Zuschlagssätzen

Als letzter Schritt im BAB wird in der Regel der Zuschlagssatz für alle Hauptkostenstellen berechnet. Dieser gibt prozentual an, wie viele Gemeinkosten in einer separaten Preiskalkulation berücksichtigt werden müssen. Für die Berechnung wird die Summe der Gemeinkosten durch die Zuschlagsbasis dividiert. Bei der Zuschlagsbasis handelt es sich um die Einzelkosten der jeweiligen Kostenstelle.

Die Ermittlung der Zuschlagssätze wird anhand der folgenden Formel berechnet:

Zuschlagssatz (in %) = Gemeinkosten ÷ Zuschlagsbasis × 100

Für das oben genannte Beispiel wird der Zuschlagssatz für die Kostenstelle Material also folgendermaßen berechnet:

12.4% = 185.548 ÷ 1.500.000

Direkte und indirekte Kosten

Als Grundlage der internen Kostenkontrolle hilft der BAB, die laufenden Aufwendungen im Blick zu behalten. Er ermöglicht es auch, gegebenenfalls gegenzusteuern, sollten sich Optimierungspotenziale zeigen. Um diesen Auftrag zu erfüllen, listet er die Gemeinkosten über verschiedene Kostenstellen, bzw. Abteilungen auf. Hierbei unterscheidet der BAB in der Kostenrechnung zwischen direkten Leistungen und indirekten Leistungen.

Zu den direkten Leistungen gehören Einzelkosten, die beispielsweise durch die aufgewandte Arbeitszeit oder Materialkosten entstehen.  Indirekte Leistungen sind hingegen unabhängig von der Produktion und Bestandteil der Gemeinkosten. Unter die Gemeinkosten fallen sämtliche Kosten, die nicht konkret einer Kostenstelle zuzuordnen sind. Das können Werbekosten sein, Mietaufwendungen oder Stromrechnungen. 

Nicht immer lassen sich die Kostenstellen ohne weiteres auf entsprechende Kostenträger projizieren. Einfach geht die eindeutige Zuordnung beispielsweise bei Materialkosten oder Löhne für die Produktion. Schwieriger ist die Zuteilung bei Energie- oder Sachversicherungskosten. Die Schwierigkeit liegt hierbei darin, den richtigen Umlageschlüssel zu wählen, denn in einigen Fällen gibt es mehrere potenziell passende Schlüssel. Welche letztlich für die Zuteilung gewählt werden, entscheiden die Zuständigen Controller auf Basis von vergangenen Erfahrungswerten und dem nötigen Know-how.

Über den Autor

Demet Okyay

Demet Okyay ist Masterstudentin im Fach Digital Marketing & seit Februar 2021
Werkstudentin im Bereich SEO bei freelancermap.de

Von Demet Okyay