Die Rolle der Baustellenassistenz ist entscheidend für die organisatorische Stärke unserer Baustellenbüros, um einen reibungslosen Ablauf und gute Qualität in den Bauprojekten zu gewährleisten.

Standort: Wardenburg

Qualifikationen

Ausbildung zur Bürokauffachkraft, Technischer Zeichner*in oder vergleichbare Ausbildung.

fundierte Kenntnisse in der elektronischen Dokumentenverwaltung, bzw. sicherer Umgang mit Dokumentenablage und Verwaltungssystemen (SAP) / Datenbanken (Access) / Microsoft SharePoint.

hohes Maß an Einsatzbereitschaft und Organisations- bzw. Improvisationstalent sowie eine ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit.

Fähigkeit, sich in kurzer Zeit in projektspezifische, technisch-organisatorische Sachverhalte einzuarbeiten

Bereitschaft sich bei einer längeren Anreisezeit vom Wohnort zur Baustelle, ggf. vor Ort eine Unterkunft zu beschaffen, um eine sichere Präsenz von montags bis freitags vor Ort zu gewährleisten

Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind nicht zwingend erforderlich, aber wünschenswert.

Sicherer Umgang mit gängigen MS Office Produkten (WORD; EXCEL, Power Point, Outlook, Access, Share point)

Aufgaben

Managing des gesamten Bürobetriebes und des Dokumentenmanagements. Unterstützung des Oberbauleiter und des Bauleitungsteams bei der Ausführung ihrer Arbeiten

Selbstständiges Anlegen, Führen und Fortschreiben eines Baustellen Document-Control Centers / Archivs, gewerkeübergreifend für die gesamte Baustellendokumentation

Einpflegen und Austausch der revidierten Bauzeichnungen, Spezifikationen, Baustellenunterlagen in die elektronische Baumappe, sowie Pflegen der vorhandenen Hard Copies im Archiv

Einrichtung, Führen und Verwalten eines Projektarchivs

Verwaltung und Pflege des Kunden-Sharepoints in enger Abstimmung mit den jeweiligen Fachbauleitern

Verwaltung der elektronischen Ablage von gewerkeübergreifenden Rotstrich – Dokumentationen

Verwaltung und Pflege des Dokumentenmanagementsystems und der Datenbanken

Übergreifende Erstellung und Verwaltung der Inbetriebnahme-Dokumentation

Unterstützung der Oberbauleitung, sowie des Fachbauleitungsteams des Bauherrn (Kunde)

Selbständige Wahrnehmung der üblichen Büromanagementaufgaben, wie z.B. Beschaffung von Büromaterialien; Organisation des Caterings für Baubesprechungen; Aktualisierung von Büroausstattung und Bürobesetzungen; Koordination von Baustellenbesuchen; Organisation der Besprechungsräume und Koordination des Reinigungsdienstes, etc.

Entgegennahme und Weiterleitung von Telefongesprächen; Koordination von Terminen sowie Vor- und Nachbearbeitung von Besprechungen, weitgehend selbständige Protokollierung von regelmäßigen Besprechungen, Kalenderverwaltung (Outlook)

Zusammenstellen von Baustellenunterlagen, Vorbereitung von Formularen und Formblättern, Führung und Verwaltung der Ablagen / Dokumentation (Korrespondenz, Lieferscheine, Materialzeugnisse etc.)

Fortschreibung von Besprechungsprotokollen, Wochen- und Monatsberichten der Oberbauleitung

Erfassung von Daten und Eingabe in das SAP, z.B. Materialerfassung / Lieferscheine des durch den Bauherrn beigestellten Materials

Digitale Verwaltung der Baustellensicherheitsakte in enger Zusammenarbeit mit dem SiGeKo (Sicherheits- und Gesundheitsschutz Koordinator) / FaSi (Fachkraft für Arbeitssicherheit)

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