Beschreibung
Wir suchen für unseren Kunden eine Projektassistenz (m/w) für den Standort München.Unterstützung der internen Projekt Organisation in administrativen Angelegenheiten. Controlling der internen Accounting Datenbank. Bindeglied zwischen Projekt, Finanance und dem Kunden. Mitarbeit in einem übergreifendes Team mit onsite (intern + extern) und offshore Mitarbeitern.
Interne Abrechnungsdatenbank: eigenständige Bearbeitung von monatlich wiederkehrenden Aufgaben
• Verwaltungsaufgaben: Erstellung, Pflege und Verwaltung von verschiedenen, größtenteils personalbezogenen Dokumenten
• Prozesse: Sicherstellung der Einhaltung von Prozessen im Projekt
• Informations Management: Aktualisierung von abgelegten Informationen, Sammeln und zur Verfügung stellen von Informationen an das Projektteam, Rundschreiben Service
• Support Funktionen: Organisation von Veranstaltungen und Meetings, ggf. auch Reiseorganisation, Unterstützung der Account- und Betriebsleitung im Tagesgeschäft
• Kontakt Person: Ansprechpartner für organisatorische Themen das Projekt betreffend, Teilnahme in regelmäßig stattfindenden Meetings
• Überarbeiten und Pflege von Dokumenten im Sharepoint System: Reiseguideline, etc.
• Unterstützung des Programm Managers bei der Verwaltung der Contract Change Requests (CCRs): Ablage der CCRs im kundeneigenen Sharepoint System, ggf. Ablage im Sharepoint, Anforderung von SoWs beim Kunden
• Begleiten der Steering Boards (intern und extern) und Erstellen der Protokolle
• Organisation von Kundenworkshops und Begleitung derselben inkl. Erstellen der Protokolle
• Teilnahme an wöchentlichem Clusterheadmeeting und Erstellen des Protokolls
• Teilnahme am wöchentlichen OM Meeting und Erstellen des Protokolls
• Organisation von Unterkunft und Anreise bei Reisen nach Indien/ Anforderung von Einladungsschreiben für Visums Beantragung
• Hotelbuchungen für die Indischen Kollegen bei Onsite Aufenthalten
• Erstellung und Verteilung von Rundschreiben
• Tätigkeiten bei Mitarbeiter Austritten: Verwaltung von Laufzetteln, Einsammeln und Rückgabe des Equipments, Meldung von Mitarbeiteraustritten an Kunden, Markierung ausgetretener MA in der Userliste
• Bestellung von Büromaterial bei Bedarf
• Unterstützende Tätigkeiten für Account Director und Service Level Manager
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Interne Accounting Datenbank:
• Anlegen neuer Mitarbeiter/ Deaktivieren von ausgeschiedenen Mitarbeitern
• Monatliche Prüfung der Budget Stati zusammen mit dem Programm Manager
• Controlling der Mitarbeiter Bereitschaftsbuchungen von Onsite und Offshore MA: Korrektur der Fehlbuchungen, Information der Mitarbeiter
• Kontrolle von Buchungen anhand monatlich generierter Fehlerliste und Klärung mit den betroffenen Mitarbeitern
• Erstellen von Auswertungen
• Monatssperrung inkl. Information aller Mitarbeiter onsite und offshore
• Erstellen der Komplettauswertung auf welcher die kaufmännische Abrechnung basiert
• Bei Nachbuchungen nach Erstellung des Komplettexports, erzeugen einer Korrekturdatei und Weitergabe an Financial
• Abrechnung von nicht projektbezogenen Themen – Erstellen von Übersichten und Leistungsnachweisen, Einholen der Kundenunterschriften und Weitergabe an FTS Financial
• Erstellen der Leistungsnachweise für alle Projekteinzelverträge – einholen der Kundenunterschrift und Weitergabe an FTS Financial (Upload im FTS Sharepoint)
• Erstellen von Auswertungen unterschiedlicher Art auf Anfrage
Verwaltungsthemen:
• Verwaltung und Anpassung der Dokumente (OrgPläne, Clusterheadübersicht, -Responsible Übersicht des Kunden, Kontaktliste intern) im Sharepoint
• Nachhalten der Aufenthaltsdaten der Indischen Kollegen onsite
• 14 tägiger Versand der aktuellen MA Liste an den Kunden
• Verwaltung des Equipments der Mitarbeiter: Hardware, Bereitschaftsnotebooks, Bereitschaftshandys
• Kundenansprechpartner bei sämtlichen organisatorischen und verwaltungstechnischen Belangen – Bearbeitung derselben
• Ansprechpartner und Organisator von sämtlichen das betreffende Umzugsaktivitäten
• Arbeiten in einem internationalen Team
• Dokumentationen auch in Englisch
• Überarbeiten und Pflege von Dokumenten in Sharepoint
• Referenzen über Vertriebs- oder Teamassistenztätigkeit
Finanz
Versicherung
• Zuverlässigkeit und Genauigkeit bei der Erstellung von Dokumenten
• Selbstständiges Einbringen und Übernehmen von Aufgaben ist erwünscht
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung inkl. WORD_Profil, Stundensatz und Verfügbarkeit. Reference :J092436 Duration :24 MONATE Location : MÜNCHEN Languages : DEUTSCH, ENGLISCH GFT Resource Management GmbH GEISTHARDT, FRANZISKA T : F :