Sekretär

Beschreibung

1 Junior Sekretär & 1 Junior Projektassisstenz (m/w/d) // ab Juni // Bremen/Diepholz vor Ort // Arbeitnehmerüberlassung

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Zur Unterstützung meines Kunden suche ich ab sofort 1 Junior Sekretär & 1 Junior Projektassisstenz (m/w/d)
Projektrahmendaten:

• Sekretär: Standort Bremen, Vollzeit vor Ort
• Projektassisstenz: Standort Diepholz, 20 Stunden/Woche vor Ort
• Projektsprache: Deutsch,
• Startdatum: asap, Dauer: 18 Monate + Option auf Verlängerung

Must-Haves:

• Anwender-Erfahrung mit SAP
• Erfahrung in einem Konzernumfeld
• Abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau/-mann o. ä.

Nice-To-Haves:

• Gute Anwendungskenntnisse mit MS Project
• kann auch direkt aus der Ausbildung kommen

Aufgaben des Sekretärs (m/w/d)

• Unterstützung der/des Vorgesetzten oder des Sekretärs bei administrativen und organisatorischen Aufgaben nach entsprechender Abstimmung
• Unterstützung des Sekretärs bei der Organisation des Sekretariats
• Verwaltung und Beschaffung von Büromaterial und -ausstattung sowie Organisation von Umzügen oder innerbetrieblicher Transporte
• Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen
• Bearbeitung von Dienstreiseanträgen, -genehmigungen und Dienstreiseabrechnungen in SAP
• Administrative Vorbereitung und Planung von Konferenzen, Workshops, Besprechungen (in- und extern), Organisation von Reisen im In- und Ausland (Hotel, Flüge, Mietwagen, etc.), Betreuung von Gästen
• Erstellung von Präsentationen, Berichten und Übersichten weitgehend nach Vorgabe
• Erledigung anfallender Korrespondenz, Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten in Deutsch und Englisch weitgehend nach Vorgabe
• Sichtung und Aufbereitung der E-Mails/Eingangs-/Ausgangspost sowie Verteilung nach Dringlichkeit und Zuständigkeit
• Verwaltung der Sekretariatsablage
• Protokollführung in Besprechungen

Aufgaben der Projektassistenz (m/w/d)

• Unterstützung der Projektleitung bei organisatorischen und administrativen Projektaufgaben
• Koordination von Aufgaben in Zusammenarbeit mit internen und externen Stellen
• Organisation und inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen z.B. Ausbildungen und Belehrungen
• Unterstützung des Projektmanagements bei Planungs-, Erfassungs- und Informationsaufgaben (wie z.B. Berichtswesen, Reporting)
• Teamorganisation (z.B. Führen der Urlaubskartei, An- und Abwesenheitstabelle)
• Dokumentenmanagement, z.B. Dateneingabe und Terminüberwachung zur luftrechtlichen Nachweisführung der Mitarbeiter (Qualifikations- und Ausbildungsmanagement)
• Durchführung und Überwachung von Einkaufsaktivitäten (u.a. Dienstleistungen wie Wäscheservice)

Klingt das interessant für Sie? Dann melden Sie sich mit Ihrem aktuellen Lebenslauf sowie Ihrer Gehaltsvorstellung direkt bei mir.
Denken Sie auch an Bekannte und Kollegen und leiten diese Mail gern weiter.
Viele Grüße
Jan Stangenberg
Senior Candidate Consultant Delivery Center
SThree GmbH
Esplanade 40
20354 Hamburg
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