Beschreibung
Office Management / Team Assistenz (m/w/d) im Facility ManagementFür meinen Kunden in Bonn suche ich Unterstützung im Office Management / Team Assistenz (m/w/d) im Bereich Facility Management in einer befristeten Festanstellung.
Rahmendaten:
- Start 15.02.2021
- Ende 31.07.2022
- Einsatzort: Bonn
- Auslastung: Vollzeit
Aufgabenschwerpunkte:
- Arbeitsplatzbelegungsprozess deutschlandweit; Stamm-Datenpflege (Ordermanagement) (Softwaretoolpflege, Kommunikation intern u. extern)
- Umfasst die Aufgaben für ein permanentes Controlling der durch die betreuten Objekte und Flächen zur qualitätsgesicherten Erfüllung von Bedarfsanforderungen
- Disponieren und Zuweisen der eingehenden Flächenkostenanträge und Flächenanforderungen an die jeweiligen Fachbereiche zu weiteren Bearbeitung
- Das Flächencontrolling beinhaltet ein laufendes Überwachen und Steuern der angemieteten oder beigestellten Flächen in Bezug auf Flächengröße und - nutzungsart (Büro, Lager, Besprechung, Technikräume) unter Berücksichtigung der vorhandenen bzw. notwendigen Anzahl an Arbeitsplätzen. Diese werden typisiert nach den Kategorien FEST, WAP (Desk-Sharing, alternierender Tele-Arbeitsplatz), Flex-AP. Aus dem Ergebnis des laufenden Flächencontrollings werden Entscheidungen zur Entwicklung, Fortführung und Aktualisierung von standortbezogenen Arbeitsplatzkonzepten und Raumbüchern abgeleitet
- Büroorganisation, Verfolgung aktueller Vorgänge. Organisieren und Führen notwendiger Ablagen
- Zuweisung von Aufgaben nach Bedarf durch Führungskraft/Auftraggeber
- Sachbearbeitung, Koordination und Verwaltung zugeordneter Sachthemen in Form von Problemerkennung, Problemanalyse und das Ausarbeiten von Lösungsvorschlägen.
- Administration in den jeweiligen spezifischen Aufgabenbereichen. Hierzu zählt auch die Unterstützung von Projektorganisationen. Unterstützung der Führungskräfte und der Mitarbeiter bei der Umsetzung der spezifischen Aufgaben
- Koordiniert im Bereich Corporate Real Estate einzelne oder mehrere übergreifende Fachthemen innerhalb seiner Org.-Einheit im Auftrag der jeweiligen Leitung
- Ansprechpartner für alle Belange in seinem Verantwortungsbereich, Unterstützung
- des Fachgruppenleiters/Fachabteilungsleiter
Ihr Profil:
- Vertiefte Kenntnisse in einschlägigen Tools (MS-Office: Visio, Word, PowerPoint, Excel, Outlook) MS-Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook
- Deutsch Muttersprachenniveau
- Mindestens eine anerkannte Berufsausbildung in einem kaufmännischen Ausbildungsberuf (z. B. Immobilienkaufmann, Rechtsanwaltsfachangestellter), alternativ andere (elektrotechnische/handwerkliche) Berufsausbildung oder Studium (z. B. Bachelor of Arts Real Estate) (möglichst mit Zusatzzertifikat wie z. B. Immobilienfachwirt (IHK), Fachwirt für Gebäudemanagement)
- Führerscheinklasse B
- SAP Kenntnisse
- Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Bereich Facility Management /Immobilienwirtschaft bzw. vergleichbarem Bereich
- Organisationsgeschick, Analysefähigkeit und qualitätsorientierte Arbeitsweise
- Gute Ausdrucksweise / Kommunikationsfähigkeit / Kundenorientierung
Wenn diese Vakanz interessant ist, senden Sie mir bitte Ihren aktuellen Lebenslauf und Ihr Wunschgehalt zu.
Dieser Geschäftszweig der SThree GmbH betreut die ausgeschriebene Stelle im Auftrag ihres Kunden.