Beschreibung
Aufgabenbeschreibung:Fachliche Gesamtleitung sowie Rollout, Change- und Adoptions-Management für ein SharePoint-Intranet:
Der flächendeckende Rollout des neuen Intranets ist angesichts der großen Heterogenität und nur geringen Standardisierung innerhalb des Kunden, sowie der spezifischen Anforderungen der verschiedenen Bereiche, eine große Herausforderung. Die Abteilung Kommunikationbenötigt für den Rollout sowie das Change- und Adoption-Management ein Team zur Unterstützung.
Bei den wahrzunehmenden Aufgaben handelt es sich explizit um fachliche und nicht um technische Aufgaben.
Das Team benötigt neben vertieften Kenntnissen zu SharePoint vor allem Erfahrung bei der Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes und den damit verbundenen Herausforderungen im Change- (Akzeptanzerhöhung an den MPI) und Adoption-Management (Integration spezifischer Institutsanforderungen).
Des Weiteren verfügt das Team über entsprechende Erfahrung bei der Aufnahme von Anforderungen und Wünschen (auf Kundenseite) und der angemessenen Überführung in eine neue digitale Infrastruktur, sehr gute Kommunikationsfähigkeiten (Deutsch und Englisch) sowie Verhandlungsgeschick.
Neben dem Testmanagement (Konzept und Durchführung von Tests) gehören auch die Konzeption, Durchführung und Steuerung von Trainings (Präsenzschulungen, Webinare, Videocasts und ggf. gedruckte Schulungsunterlagen) sowie die fachliche Betriebsunterstützung einschließlich Migrationsunterstützung.
Das Team soll aus Zentrale Ziele:
- Integration der bestehenden Kollaborationsräume
- Verbesserung des Informationsangebots
- Verbesserung der Kommunikation zwischen den Funktionsgruppen der (z.B. Verwaltungsleiter, Gleichstellungsbeauftrage, PR-Referenten, Einkäufer, Sicherheitsbeauftragte etc.)
- Sukzessive Integration weiterer Bereich und damit einhergehend die inhaltliche Weiterentwicklung der Intranet 2.0-Plattform;
- Bereitstellung von Anwendungen auf allen Ebenen
Zentrale Herausforderungen:
- Es gibt keine gemeinsame Struktur der Informationsbereitstellung und der Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Instituten, die wenigsten Institute haben Erfahrung mit SharePoint.
- Der Kunde nutzt im Betrieb nicht unbedingt Microsoft Office Produkte; Kompatibilität von SharePoint mit iOS (Mac) und Linux erforderlich.
- Flexibilität des Systems für sowohl Verlinkung, Schnittstellen, als auch Neu-Programmierung von Custom-Anwendungen wie Abwesenheitskalender, Raum-/Gerätereservierung, formularbasierte Mitarbeiter-Abfragen (Staff-Database), kurze Mitarbeiterumfragen (Mini-Polls)
- Direct Messaging (Chatfunktionalität) und VOIP sowie Push-Funktion für eilige Infos
- Es müssen die individuellen Anforderungen der Institute berücksichtigt werden, gleichzeitig soll der Rollout möglichst effizient geschehen.
- Berücksichtigung der Auswirkungen auf den Betrieb.
Gesucht wird ein Team bestehend aus mehreren Experten, die je nach Qualifikation folgende Anforderungen/Aufgaben abdecken können:
1. Fachliche Gesamtleitung:
Zur initialen und kontinuierlichen Ausrichtung des Projektteams und der Rollout-Aktivitäten auf die Zielsetzung, nämlich die erfolgreiche Einführung und Adoption des neuen Intranets in mind. 10 MPIs p.a., ist eine Gesamtleitung vorgesehen.
Die Gesamtleitung verantwortet die Zielerreichung mit Abt. Kommunikation und stellt ein tragfähiges fachliches Rollout-Konzept sowie dessen erfolgreicher Anwendung in den einzelnen Rollout-Teilprojekten pro MPI sicher.
2. Rollout, Change- und Adoption-Management:
Beratung, Planung und Integration der Struktur für den Publishing und Kollaborationsbereich sowie Erheben und Definieren von Anforderungen über Workshops mit den Projektbeteiligten in enger Abstimmung mit dem im Technikteam (IT Team Kunde) angesiedelten SharePoint Solution Architect, einschließlich aller konzeptionellen Grob- und Feinplanungen für Rollout, Change und Adoption.
3. Testmanagement:
Erwartet wird die Erarbeitung eines Testkonzepts, die Formulierung von Test Cases einschließlich des Qualitätsmanagements für funktionale Tests sowie die Durchführung und Steuerung von Tests (ggf. auch bilingual) unter Berücksichtigung der Möglichkeit zur automatischen bzw. halbautomatischen Durchführung der Tests im Zuge des Ausbaus bzw. der Entwicklung weiterer Funktionalitäten für die SharePoint-Plattform sowie die Rückkopplung der Testergebnisse an das Entwicklerteam.
4. Training:
Erwartet wird die Entwicklung von Schulungskonzepten, die Entwicklung und Bereitstellung insbesondere von digitalen (Webcasts und/oder Webinare) und ggf. auch gedruckte Schulungsunterlagen auf Deutsch und Englisch sowie die Durchführung von Präsenzschulungen für verschiedene Zielgruppen vor Ort an den Kunden (Administratoren, interne Redakteure, ggf. allgemeine Nutzer).
Organisation und Durchführung von Schulungsterminen im Rahmen der Projekte Intranet 2.0 und dem Rollout an den Instituten.
5. Fachliche Betriebsunterstützung:
Unterstützung der Kommunikationsabteilung bei der Beratung der im Zuge der Migration bestehender Institutsinhalte und ggf. Anwendungen auf die SharePoint- Plattform; Unterstützung beim Befüllen oder migrieren von vorhandenen Inhalten in das Intranet des Kunden.
Anforderungen:
SharePoint +++
Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes +++
Reisebereitschaft innerhalb Deutschlands ++
Sprachen: Deutsch und Englisch +++
Projektdaten:
Projekt:15052
Beginn: 01.10.2019
Dauer: 30.09.2021
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wir freuen uns über Ihren Kontakt!