Beschreibung
Die Nash direct GmbH ist auf die Vermittlung von hochqualifizierten Professionals in den Bereichen IT und Engineering spezialisiert. Wir bieten unseren Mitarbeitern Zugang zu interessanten Positionen deutschlandweit mit vielversprechenden Perspektiven für eine berufliche Zukunft.
Wir suchen für den Einsatz bei unserem Kunden aus der Telekommunikationsbranche in Nürnberg eine(n)
Projektoffice Assistenz (m/w)
Referenznummer: #
Vertragsform: Festanstellung mit der Nash direct GmbH mindestens 1 Jahr
Aufgaben:
Als Projektoffice-Assistenz des Fachgebietes unterstützen Sie Projektleiter, Servicemanager und
Mitglieder eines Projektteams bei vielfältigen Aufgaben
- Dokumentation aller Auftragsvorgänge von Anfang bis Ende
(z.B. Pflege von Bestell- und Statuslisten etc.)
- Tracking von offenen Punkten in verschiedenen Prozessen wie z.B. im Beschaffungsprozess der Faktura oder von Projekt- Meilensteinen
- Organisation von und Einladung zu Terminen und Veranstaltungen inkl. Raumbuchung, Terminkoordination und Terminüberwachung
- Pflege von Projektablagen
- Dokumentation von Arbeitsabläufen
- Einladungen von Personen zu Vorstellungsgesprächen und Tel.-Interviews
- Vorbefüllung und Versand von notwendigen Formularen für die verschiedenen Prozesse
- Fehlersuche und Klärung in diversen Prozessschritten durch Kommunikation mit internen
und externen Abteilungen/Kunden/Partnern
- Erstellung und Qualitätssicherung von Nachweisen und Dokumenten
(z.B. Kontrolle auf Vollständigkeit und Richtigkeit von Stundenachweisen)
- Erstellung von Reports und von monatlich wiederkehrenden Nachweisen
- Aufnahme und Dokumentation von Kundenwünschen
- Kostenabgrenzung auf Kostenstellen/Rückstellungen/Umsatzabgrenzungen
- Mitarbeit beim Forecast
- Wareneingänge buchen und Waren in Empfang nehmen
- Rechnungsprüfung und Mitarbeit bei der Rechnungsfreigabe
- Rechnungsstellung an Endkunde
- Erstellung von Anschreiben und Geschäftsbriefentwürfen
- Unterstützung bei Reiseplanung und -buchung
- Anlegen und Überwachen von E-Mail-Funktionspostfächern
- Mitarbeit bei der Abwicklung aller notwendigen Formalien und Terminvereinbarungen für
einen erfolgreichen Einsatzbeginn von Personal beim Kunden
- Monitoring und Dokumentation des Vertragsverlaufes (erbrachte Leistungen)
- Kontrolle des Materialbestandes und Durchführung von Bestellungen
- Information des Gebäudemanagements bei Störungen am oder im Gebäude oder bei Infrastrukturproblemen
Ihr Profil:
- Sie sind ausgebildete Bürokauffrau/-kaufmann, IT-Kauffrau-/kaufmann und/oder verfügen
über vergleichbare Berufserfahrung als Projektoffice-/Teamassistenz
- Sehr gute Kenntnisse mit MS Excel, MS Word und MS Powerpoint und Umgang mit webbasierten
Tools
- SAP Kenntnisse
- Kundenfreundliches Auftreten (Besonders gegenüber öffentlichen Kunden und Behörden)
-Grundkenntnisse im Bereich Projektmanagement
-Gute Kenntnisse im Projektcontrolling
- Grundverständnis für die Informations- und Kommunikationstechnologie (ICT) sowie Prozessverständnis (z.B. für Beschaffungsprozesse)
- Grundverständnis für vertragsrelevante Themen
- Grundkenntnisse der englischen Sprache
- Bereitschaft zur Überprüfung 1 nach dem SÜG
Wir bieten:
Leistungsbezogenes Gehalt
- Zahlung von zusätzlichen Sozialleistungen
(Urlaubs- und Weihnachtsgeld, vermögenswirksame Leistungen)
- Eine abwechslungsreiche Position mit anspruchsvollen Aufgaben
- Eine individuelle Beratung und Betreuung
Unsere Mitarbeiter schätzen unsere Unternehmenskultur, die Projektvielfalt und die Attraktivität unserer Kunden. Ein marktgerechtes Gehalt und Transparenz in Richtung unserer Kunden und Mitarbeiter sind für uns wichtige Werte und die Grundlage für eine langfristige Zusammenarbeit.
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns auf die Zusendung Ihrer aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen
Mit freundlichen Grüßen,
Karolina Wawrzyniak
ICT Manager
Nash direct GmbH
(see below)
Düsseldorf, Germany